現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

黨傳玲，郭小艷.日照市中醫(yī)醫(yī)院人事科，山東日照　76800；.日照市人民醫(yī)院人事科，山東日照　76800

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現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

黨傳玲1，郭小艷2
1.日照市中醫(yī)醫(yī)院人事科，山東日照276800；2.日照市人民醫(yī)院人事科，山東日照276800

［摘要］通過文獻(xiàn)分析法對(duì)現(xiàn)代醫(yī)院病歷檔案管理的創(chuàng)新之處進(jìn)行分析。現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新主要表現(xiàn)為：管理理念、管理制度、檔案服務(wù)等方面的創(chuàng)新?，F(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新，為解決檔案管理工作中存在的問題提供了指導(dǎo)方向。

［關(guān)鍵詞］現(xiàn)代醫(yī)院；病歷檔案管理；創(chuàng)新措施

隨著現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國的醫(yī)療水平不斷提升，衛(wèi)生水平與過去相比有顯著的改善，醫(yī)院管理成為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容。病歷檔案作為醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，在提高醫(yī)院醫(yī)療水平具有重要的作用。醫(yī)院病歷檔案是記錄患者的一般資料以及臨床資料的相關(guān)文件，其中包括患者自身對(duì)疾病的主觀感受以及他人對(duì)患者的客觀體檢結(jié)果，還有醫(yī)護(hù)人員對(duì)患者的病情的分析、臨床治療以及轉(zhuǎn)歸結(jié)果等方面做出的記錄、文書以及單據(jù)等憑證。

1　病歷檔案管理的重要性

病歷檔案管理過程是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，在此過程中，受到多方面的影響，容易出現(xiàn)各種問題。隨著我國病歷檔案建設(shè)的不斷增加，病歷檔案管理受到社會(huì)各界的關(guān)注，創(chuàng)新病歷檔案管理模式，提高病歷檔案的安全性，是病歷檔案有序進(jìn)行的重要前提?？茖W(xué)的病歷檔案管理模式需要以監(jiān)督與控制為主，做好監(jiān)督與控制工作，保障病歷管理檔案工作的有效開展，摒棄傳統(tǒng)的病歷檔案管理模式，構(gòu)建新型病歷檔案管理模式。

據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)學(xué)指出，在醫(yī)院醫(yī)療糾紛中，有許多的醫(yī)療糾紛都是由檔案管理人員不合理的操作而導(dǎo)致的［1］。因此，病歷檔案管理需要突破傳統(tǒng)自上而下的管理模式，將以人為本作為病歷檔案管理工作開展的原則，建立一種能夠提高檔案管理人員責(zé)任感的管理模式。其主要是通過提高檔案管理人員的管理意識(shí)、專業(yè)素質(zhì)以及管理技能，培養(yǎng)其責(zé)任感，實(shí)現(xiàn)病歷檔案管理工作的有效開展，有助于提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，保障病歷檔案管理工作的合理開展，促使檔案管理人員自覺、高效、創(chuàng)造性的完成自身的工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的自我控制、自我管理以及自我約束。檔案管理人員是病歷檔案的主體，其自我約束是工作有序開展的基本保障。只有將傳統(tǒng)的秩序管理轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾?，才能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院的平穩(wěn)發(fā)展［2］。

在現(xiàn)代的醫(yī)院管理中，病歷檔案管理是其重要的管理方式，其立足于個(gè)體行為的自覺性與自發(fā)性，只有重視到這一點(diǎn)，才能夠進(jìn)行有效的管理活動(dòng)。而管理則是通過檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高檔案管理人員的責(zé)任感，有助于提高病歷檔案檔案管理人員的自覺性［3］。所以，改進(jìn)病歷檔案管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。完善管理能夠突破傳統(tǒng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度的約束，引入激勵(lì)制度進(jìn)而讓檔案管理人員進(jìn)行自我激勵(lì)，有助于提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。

改進(jìn)管理能夠激發(fā)檔案管理人員主觀能動(dòng)性，提高檔案管理人員在活動(dòng)中的自覺性。檔案管理人員是醫(yī)院資源的一種要素，同時(shí)也是活動(dòng)的主體。管理模式將以人為本作為工作原則，將病歷檔案作為醫(yī)院的重要資源，重視提升檔案管理人員的工作積極性；同時(shí)注重發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，重視檔案管理人員責(zé)任感以及專業(yè)技能的培養(yǎng)，從而激發(fā)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，明確檔案管理人員的主體地位［3］。在主觀能動(dòng)性的趨勢(shì)下，檔案管理人員的責(zé)任感得到有效的提升，遵守相關(guān)制度以及標(biāo)準(zhǔn)的自發(fā)性和主動(dòng)性得到提升，病歷檔案管理也能夠得到實(shí)現(xiàn)。

2　醫(yī)院病歷檔案管理工作的創(chuàng)新

2.1管理理念的創(chuàng)新

新時(shí)代背景下，先進(jìn)的管理主要體現(xiàn)在兩方面：一方面，管理學(xué)中包括了其他學(xué)科的內(nèi)容，學(xué)科之間的交叉性比較顯著，且理論與實(shí)踐之間的關(guān)系也越來越密切；另一方面，科學(xué)理論逐步發(fā)展的過程中，管理系統(tǒng)化的研究與探索也在不斷開展［4］?，F(xiàn)代醫(yī)院檔案管理中必然有其內(nèi)在規(guī)律，需要明確檔案管理的潛在規(guī)律，并在此基礎(chǔ)上不斷突破，建立健全完善的檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)病歷檔案管理的創(chuàng)新。

2.2管理制度的創(chuàng)新

隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，管理制度也在不斷更新，傳統(tǒng)的病歷檔案管理模式已經(jīng)不適用于現(xiàn)代醫(yī)院管理。在新時(shí)代背景下，檔案管理部門需要根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況做出相應(yīng)的調(diào)整。在實(shí)際工作中，病歷檔案管理作為一項(xiàng)復(fù)雜的工作，涉及到醫(yī)院的方方面面，需要提高醫(yī)院資源的利用率，在現(xiàn)行病歷檔案管理制度中，可以擴(kuò)大病歷檔案管理范圍，能夠提升管理工作的價(jià)值［5］。

2.3檔案服務(wù)的創(chuàng)新

在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的現(xiàn)代，信息化和智能化技術(shù)在人們?nèi)粘Ｉ钪械玫搅似占?。信息化技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠提高病歷檔案管理的效率和質(zhì)量，同時(shí)能夠保證管理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和實(shí)效性［6］。就現(xiàn)代醫(yī)院病歷檔案管理工作而言，需要借助于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，不斷創(chuàng)新檔案管理方法，有助于提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量，為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。同時(shí)，要提高管理人員的責(zé)任心，確保管理工作的有效性。

3　醫(yī)院病歷檔案管理中存在的問題

3.1傳統(tǒng)觀念束縛了檔案管理的發(fā)展

病歷檔案管理作為醫(yī)院管理中的重要組成部分，是一門獨(dú)立的科學(xué)。隨著現(xiàn)代醫(yī)療水平的不斷提高，病歷檔案管理工作的潛力被醫(yī)學(xué)界所重視。但由于我國的病歷檔案管理工作的開展相對(duì)較晚，在許多方面都存在著缺陷，特別是在病歷檔案管理中，有許多醫(yī)院員工對(duì)于病歷檔案管理工作存在錯(cuò)誤的認(rèn)知［7］。其認(rèn)為這項(xiàng)工作就只是機(jī)械地對(duì)檔案進(jìn)行記錄和存儲(chǔ)，沒有認(rèn)識(shí)到病歷檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展的作用以及積極效益，并且醫(yī)院只是安排一些非專業(yè)人員對(duì)病歷檔案進(jìn)行管理工作，而又由于缺乏計(jì)算機(jī)知識(shí)，導(dǎo)致病歷檔案管理的信息化水平較低。

3.2基礎(chǔ)建設(shè)不足

由于病歷檔案管理工作不能為醫(yī)院帶來直接的積極效益，因此，大部分醫(yī)院仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，甚至無專門的檔案整理室。部分醫(yī)院將病歷檔案辦公室、整理室以及庫房設(shè)置在同一房間內(nèi)，將檔案簡單地堆放在一個(gè)書架上，沒有進(jìn)行配套保護(hù)措施建設(shè)，例如消火栓、防盜門等、除濕器設(shè)備，容易導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)破損、甚至資料中的字跡模糊等現(xiàn)象，導(dǎo)致存在安全隱患，容易出現(xiàn)各種因素的破壞，也導(dǎo)致病歷檔案很難進(jìn)行使用［8］。

3.3病歷檔案質(zhì)量低，使用價(jià)值低

近些年來，由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)全球化程度的加深、醫(yī)院管理層對(duì)于病歷檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致醫(yī)護(hù)人員對(duì)于病歷記錄的書寫不規(guī)范、字跡潦草、記錄質(zhì)量低、缺乏相關(guān)診斷依據(jù)、各種不合理操作、診斷的主次不準(zhǔn)確、醫(yī)學(xué)術(shù)語的使用不正確、記錄時(shí)間不合理、記錄內(nèi)容不完整、沒有對(duì)患者進(jìn)行病史的詢問、沒有深入調(diào)查患者、沒有按照病歷書寫的規(guī)范進(jìn)行病歷檔案的記錄，導(dǎo)致病歷檔案的質(zhì)量低，應(yīng)用價(jià)值不高。

4　提高醫(yī)院病歷檔案管理工作水平的措施

4.1提高醫(yī)院病歷檔案管理意識(shí)

醫(yī)院管理層領(lǐng)導(dǎo)需要立足于醫(yī)院平穩(wěn)發(fā)展的基礎(chǔ)上，正確認(rèn)識(shí)醫(yī)院病歷檔案管理工作對(duì)發(fā)展的積極作用，將其作為醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，加大其管理力度，并構(gòu)建獨(dú)立的醫(yī)院病歷檔案管理部門，不定時(shí)抽查部門的工作情況，通過加大監(jiān)督、指導(dǎo)以及抽查的方式來提高醫(yī)院病歷檔案管理工作水平，并建立相應(yīng)的考核機(jī)制，通過設(shè)定相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)以及指標(biāo)，對(duì)醫(yī)院病歷檔案管理工作進(jìn)行定時(shí)定量的考核，通過病歷檔案管理制度的完善，實(shí)現(xiàn)病歷檔案管理制度化、合理化以及科學(xué)化發(fā)展。

4.2完善病歷檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施以及提高管理隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)

要不斷完善醫(yī)院病歷檔案管理的各種基礎(chǔ)建設(shè)，構(gòu)建比較全面的病歷檔案管理系統(tǒng)，并定期對(duì)其中的設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和更新，保障其對(duì)于病歷檔案管理的作用，同時(shí)定時(shí)對(duì)病歷檔案管理庫房進(jìn)行檢查，并保證病歷檔案管理與服務(wù)工作能夠有序開展，同時(shí)需要適當(dāng)調(diào)整對(duì)病歷檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，例如添加計(jì)算機(jī)設(shè)備的購入，加強(qiáng)相關(guān)設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)。由于病歷檔案管理需要手動(dòng)進(jìn)行保管與存儲(chǔ)的，并且醫(yī)院病歷檔案具有專業(yè)性、秘密性以及制度性等特征，因此，在醫(yī)院病歷檔案管理人員的選擇需要符合職業(yè)道德素質(zhì)高、專業(yè)能力強(qiáng)以及工作負(fù)責(zé)的員工，并不斷加強(qiáng)對(duì)人員的思想道德培養(yǎng)以及專業(yè)技能培訓(xùn)，組織員工進(jìn)行新型技術(shù)的學(xué)習(xí)，從而達(dá)到提高醫(yī)院病歷檔案管理質(zhì)量的效果。

4.3提高法律意識(shí)

隨著現(xiàn)代法治型社會(huì)的建設(shè)，我國的法律法規(guī)不斷完善，公民的維權(quán)意識(shí)不斷提高，患者對(duì)病歷檔案的準(zhǔn)確性與科學(xué)性越來越重視，但醫(yī)護(hù)人員卻沒有認(rèn)識(shí)到這一問題，例如病理書寫過于潦草；手術(shù)記錄有誤；缺少知情同意書、委托授權(quán)書等；檔案未能及時(shí)歸檔甚至出現(xiàn)資料缺失等問題，容易導(dǎo)致出現(xiàn)醫(yī)療糾紛。因此，提高法律意識(shí)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，需要組織醫(yī)護(hù)人員以及檔案管理人員對(duì)《病歷書寫規(guī)范》《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》《中華人民共和國執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》以及《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)展開學(xué)習(xí)，規(guī)范其工作行為。有助于提高病歷檔案管理的效率，能夠?qū)崿F(xiàn)病歷檔案管理對(duì)提高醫(yī)院管理的積極作用，推動(dòng)病歷檔案管理的科學(xué)化、合理化發(fā)展，達(dá)到促進(jìn)病歷檔案管理工作又好又快完成，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

5　結(jié)束語

醫(yī)院病歷檔案對(duì)醫(yī)院的各方面都能夠起到積極的影響。因此，醫(yī)院要重視病歷檔案管理工作的開展，轉(zhuǎn)變自身的管理觀念，完善醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。文章首先針對(duì)醫(yī)院病歷檔案管理的重要性進(jìn)行分析，討論了醫(yī)院檔案管理對(duì)提升醫(yī)院綜合實(shí)力、樹立良好形象等優(yōu)點(diǎn)，然后分析了現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新內(nèi)容，并針對(duì)現(xiàn)代醫(yī)院病歷檔案管理中存在的問題展開討論，最后提出了相應(yīng)的解決措施，旨在提升醫(yī)院病歷檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

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The Innovation of the Modern Hospital Archives Management Work

DANG Chuan-ling1，GUO Xiao-yan2
1.Department of Personnel，Rizhao Hospital Of TCM，Rizhao，Shandong Province，276800 China；2.Department of Personnel，People’s Hospital Of Rizhao，Rizhao，Shandong Province，276800 China

［Abstract］Analyzed by modern literature analysis of hospital medical records management innovations.Modern hospital records management innovation mainly as follows﹕innovation and management philosophy，management systems，file services and other aspects.Innovative modern hospital records management，records management work in order to solve the problems in providing guidance direction.

［Key words］Modern Hospital；Medical records management；Innovative measures

［中圖分類號(hào)］R19

［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A

［文章編號(hào)］1672-5654（2016）03（b）-0030-03

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.08.030

［作者簡介］黨傳玲（1969.3-），女，山東日照人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。

收稿日期：（2015-12-11）