電子檔案管理人員的重要性

馬靜

[摘 要]電子文件管理、電子文件歸檔的方法步驟及實(shí)施、歸檔后形成電子檔案的保存和開(kāi)發(fā)利用等，都要靠電子文件、電子檔案的形成者及其管理人員實(shí)施。沒(méi)有形成者及其管理人員，一切都無(wú)從談起。因此，培養(yǎng)一支合格的電子文件、電子檔案管理隊(duì)伍就顯得特別重要。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；管理人員；重要性

一、電子檔案管理的特殊性

電子文件管理，電子文件歸檔后形成電子檔案的管理，與紙質(zhì)檔案的管理，有著截然不同的區(qū)別，這就造成電子文件及電子檔案管理的特殊性。

（一）信息內(nèi)容數(shù)碼化

電子文件、電子檔案是將文字、圖形、圖像、影像、聲音等信息，按照一定的格式轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號(hào)，進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸。紙質(zhì)檔案通常是由文字、圖形、圖像等直接顯示其信息。

這樣，管理人員對(duì)電子文件、電子檔案所記錄的信息不能直接閱讀，要靠通過(guò)相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能知曉。管理人員如不借相應(yīng)的軟硬件技術(shù)和相關(guān)設(shè)備，就無(wú)法管理電子文件、電子檔案。

（二）文檔處理一體化

電子文件、電子檔案和電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，有著密不可分的關(guān)系。離開(kāi)了電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，就沒(méi)有電子文件、電子檔案可言。這樣，電子文件歸檔和紙質(zhì)文件歸檔有著截然不同的區(qū)別，紙質(zhì)檔案在歸檔前的文件階段，檔案人員無(wú)須過(guò)問(wèn)或參于管理，無(wú)須知道文件產(chǎn)生背景及其印刷等有關(guān)技術(shù)。待到文件階段的后期，其使用額度不高時(shí)，對(duì)那些具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件，由文書(shū)人員進(jìn)行收集、整理、歸檔，交檔案館或機(jī)關(guān)檔案室保存。而電子文件歸檔必須要了解形成電子文件的相應(yīng)軟件和設(shè)備。在電子文件設(shè)計(jì)形成階段，檔案人員就要參于設(shè)計(jì)，進(jìn)行指導(dǎo)，使產(chǎn)生的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進(jìn)行統(tǒng)一管理和長(zhǎng)期保存；同時(shí)還要了解具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件產(chǎn)生背景、設(shè)計(jì)思想、數(shù)據(jù)格式、以及相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)等。電子文件形成后，在使用過(guò)程中，檔案人員要參與對(duì)其管理，熟知在使用過(guò)程中發(fā)生的各種情況，并進(jìn)行積累。要及時(shí)按檔案整理、簽定的有關(guān)要求，對(duì)電子文件進(jìn)行整理、鑒定、歸檔。否則長(zhǎng)時(shí)期不過(guò)問(wèn)，相關(guān)技術(shù)發(fā)生了變化，設(shè)備陳舊或更新，原來(lái)的電子文件，在新的條件下必然讀不出來(lái)，這樣人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄就可能遭受損失。從管理方面看，電子文件、電子檔案之間很難劃分出明顯的界限。電子文件的形成者，電子檔案的管理者，要通力協(xié)作，才能保證電子文件、電于檔案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在電子文件時(shí)代，文檔一體化管理，勢(shì)在必行。

（三）保管保存技術(shù)化

電子檔案的保存要比紙質(zhì)檔案保存復(fù)雜的多。紙質(zhì)檔案只要符合保管、保護(hù)條件，就能達(dá)到長(zhǎng)期保存的目的。而電子檔案長(zhǎng)期保存就不那么簡(jiǎn)單。首先要考慮電子檔案可存取性、可用性、可理解性等，這就要求不僅保存電子檔案所表述的信息，而且還要保存相應(yīng)的軟硬件技術(shù)及背景信息和元數(shù)據(jù)等。電子檔案所依賴(lài)的電子計(jì)算機(jī)發(fā)展很快，設(shè)備不斷更新，軟件技術(shù)日新月異；其存儲(chǔ)載體性能也不甚耐久，磁性存儲(chǔ)載體常有粘連等現(xiàn)象，光盤(pán)也有矯變和保護(hù)膜遭受劃傷等現(xiàn)象。這些都是影響電子檔案長(zhǎng)期保存的不利因素，需要電子檔案的管理人員認(rèn)真對(duì)待，并且要有一整套的對(duì)策、技術(shù)和措施。

（四）利用形式多樣化

檔案的開(kāi)發(fā)利用，是檔案工作者重要任務(wù)之一。我們保存檔案的目的，就是為了更好地發(fā)揮檔案的作用，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。對(duì)于紙質(zhì)檔案的開(kāi)發(fā)利用，我國(guó)已有一整套的方針政策和方法。如檔案借閱制度、三十年前的檔案原則開(kāi)放、公布檔案史料、編研、舉辦檔案陳列展覽等。對(duì)于電子檔案的開(kāi)發(fā)利用，將會(huì)出現(xiàn)一系列新問(wèn)題，如怎樣保證電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。又如電子檔案利用場(chǎng)所，是允許上網(wǎng)利用，還是只限于在檔案館（室）的借閱系統(tǒng)，還有電子檔案的開(kāi)放年限問(wèn)題、保密問(wèn)題、跨國(guó)利用問(wèn)題等等。這些都要根據(jù)電子檔案的特性，制定相應(yīng)的政策和方法，不能照般紙質(zhì)檔案開(kāi)發(fā)利用的政策和方法，而且還要有足夠的軟硬件技術(shù)保證才能開(kāi)發(fā)利用好電子檔案。

二、電子檔案管理的困難性

對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，是一項(xiàng)極其困難而艱巨的任務(wù)。這絕不是僅僅值得紙質(zhì)檔案一套管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅值得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。前者了解電子文件形成、存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)，就無(wú)法對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行管理，更無(wú)法達(dá)到長(zhǎng)期保存和開(kāi)發(fā)利用電子檔案的目的。后者不借檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)，無(wú)法理解電子檔案長(zhǎng)期保存的必要性和嚴(yán)重性，無(wú)法實(shí)施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔，也就不可能采取一切必要的技術(shù)和措施，長(zhǎng)期保存電子檔案，使人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄不遭受損失。所以，我們不能盲目地認(rèn)為凡是從事紙質(zhì)檔案管理的人員，都能管理電子檔案；也不能機(jī)械地認(rèn)為凡是懂得電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)的工程人員，都可以管理電子檔案。電子檔案的管理是由電子文件的出現(xiàn)而出現(xiàn)的新生事物。各級(jí)檔案部門(mén)必須認(rèn)識(shí)到：在電子時(shí)代，電子檔案的實(shí)質(zhì)是技術(shù)工程；電子檔案管理，實(shí)質(zhì)是一項(xiàng)檔案技術(shù)工程的管理，是一門(mén)新型的檔案管理學(xué)科。電子檔案的管理，要求管理人員既具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法；又要熟練掌握微電子技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等。它必須將這兩門(mén)學(xué)科溶于一體，否則就無(wú)法對(duì)電子文件、電子文件歸擋及其歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行有效管理，這就大大地增加了管理的難度。

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