檔案信息資源公共服務(wù)能力的探討

文/河北省撫寧縣人民政府采購中心 安津?qū)?/p>

檔案信息資源公共服務(wù)能力的探討

文/河北省撫寧縣人民政府采購中心 安津?qū)?/p>

【摘要】增強檔案信息資源的公共服務(wù)能力除了是一種順應(yīng)時代要求的表現(xiàn)之外，還是檔案信息資源從“管理型”轉(zhuǎn)變?yōu)椤胺?wù)型”的一個過程，也是發(fā)揮檔案信息資源利用價值的重要途徑。所以，探討檔案信息資源公共服務(wù)能力對于現(xiàn)階段開展檔案管理工作意義重大。

【關(guān)鍵詞】檔案信息資源；公共服務(wù)能力；探討

一、改變服務(wù)意識，樹立人本理念

增強檔案信息資源公共服務(wù)能力的前提條件是轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新服務(wù)意識。所以，管理檔案信息資源的人員必須樹立公共服務(wù)意識，本著“以人為本”的精神管理檔案信息資源，還要充分意識到提升檔案信息資源公共服務(wù)能力的緊迫性和重要性，發(fā)揮人在檔案信息公共服務(wù)中的作用和價值。一方面，要意識到改良服務(wù)水平的重要性，在檔案信息資源建設(shè)中突出服務(wù)對象的實際需求，樹立主動服務(wù)的意識，轉(zhuǎn)變服務(wù)意識，變被動為主動，將檔案館打造成一個真正意義上的檔案信息資源“集散地”和社會公眾共享檔案信息資源的“數(shù)據(jù)庫”。另一方面，要加大建設(shè)人才隊伍的力度，通過引入輪訓(xùn)機制、激勵機制和競爭機制來不斷改善檔案工作人員隊伍的工作能力和水平，使之為廣大共享以及使用檔案信息資源的主體提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、建立集中服務(wù)機構(gòu)，拓展服務(wù)內(nèi)容與方式

檔案信息資源的利用環(huán)境、館藏容量、利用方式和內(nèi)容直接關(guān)系到了檔案信息資源的公共服務(wù)能力，因此建立一個集中型的檔案信息資源利用機構(gòu)是相當(dāng)有必要的?，F(xiàn)階段，館藏檔案信息資源匱乏、品種單一，無法滿足大眾的查詢需求等現(xiàn)象已成為了阻礙檔案公共服務(wù)能力提升的重要問題。相關(guān)工作人員可以本著便捷高效的原則，堅持以聚集檔案的目的對檔案接收體制進行全方位的創(chuàng)新，在檔案中心對原本分散于各部門的專業(yè)檔案進行優(yōu)化、歸類以及整合，建立檔案資源集中保管中心，真正實現(xiàn)檔案資源的一體化、現(xiàn)代化發(fā)展。

三、優(yōu)化檔案信息資源配置，提升其公共服務(wù)效益

優(yōu)化配置檔案信息資源的重中之重是最大限度地開發(fā)和利用檔案信息資源，開發(fā)基于科研、文化、歷史等基礎(chǔ)上形成的檔案資源，挖掘可以服務(wù)教育事業(yè)的特色檔案信息資源；對文件、音像、圖片等實物檔案資源進行大力開發(fā)，形成可以服務(wù)企業(yè)的特色檔案資源；挖掘與農(nóng)業(yè)發(fā)展相關(guān)的科學(xué)技術(shù)、政策法規(guī)、種植經(jīng)驗等檔案信息資源，形成專門為農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)的特色檔案信息資源；挖掘不同時期、不同地區(qū)的各種中華民族文明和歷史文化信息資源，形成可以為和諧社會建設(shè)服務(wù)的特色檔案信息資源，使這些資源為公眾提供更好的信息服務(wù)，構(gòu)建共享環(huán)境，充分發(fā)揮信息資源的價值。

四、創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)公共服務(wù)體系，拓寬其服務(wù)渠道

網(wǎng)絡(luò)的普及為檔案信息資源公共服務(wù)的發(fā)展創(chuàng)造了極為有利的條件，也使服務(wù)渠道日益豐富了起來。一方面，開發(fā)新的信息服務(wù)渠道。人人網(wǎng)、微博、微信等全新的信息交流方式已成為了人們生活、學(xué)習(xí)中不可或缺的部分。所以，檔案信息資源管理人員不妨利用這一渠道為人們提供檔案信息服務(wù)。每一個檔案館都可以申請一個公開的微博賬號，利用微博平臺宣傳自己的服務(wù)，發(fā)布活動通知、提供在線咨詢、推送一些檔案知識服務(wù)等。另一方面，加大建設(shè)檔案網(wǎng)站的力度。檔案網(wǎng)站是提供檔案信息管理服務(wù)的平臺和主陣地，要提升檔案信息管理服務(wù)能力，首先就要擁有一個正規(guī)的網(wǎng)站。相關(guān)人員可以通過建立完善的檔案信息檢索系統(tǒng)來提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息查詢服務(wù)，使用戶隨時隨地都能登陸網(wǎng)站查詢檔案信息；也可以主動與用戶進行交流和溝通，了解他們的實際需求，針對這些需求提供個性化的服務(wù)，在服務(wù)中不斷強化檔案信息資源公共服務(wù)的能力。

五、構(gòu)建公共服務(wù)能力的評價體系，提高其服務(wù)質(zhì)量

首先要對檔案信息資源公共服務(wù)能力的評價指標(biāo)進行明確。以用戶的需求為出發(fā)點對檔案信息資源的質(zhì)量進行評估，評價指標(biāo)要凸顯“效用”二字，且具有一定的動態(tài)性和主觀性。常見的質(zhì)量評價指標(biāo)包括：1.有效性，即用戶所獲取的檔案資料能否幫助其解決問題。2.可靠性，用戶所獲取的檔案資料是否完整、準(zhǔn)確，有無滿足檔案信息質(zhì)量的要求。3.及時性，即用戶所獲取的檔案信息是否經(jīng)過更新的，能否使用戶對最新、最及時的信息檔案資源有全面的了解和掌握。4.便利性，根據(jù)科學(xué)的指標(biāo)評價檔案信息資源的技術(shù)手段、組織結(jié)構(gòu)、檢索途徑等。當(dāng)然，在評估檔案信息資源公共服務(wù)能力時必須采用行之有效的手段。準(zhǔn)確、客觀地評估檔案信息資源的質(zhì)量，而且必須以評價指標(biāo)作為參考，輔以定性方式，靈活地選用評價指標(biāo)。比如，從真實性、準(zhǔn)確性、信息加工層次、可靠性、權(quán)威性等幾個角度去評價信息的可依賴性；采用用戶評價、問卷調(diào)查、用戶打分的方式評估信息的便捷性、及時性、實用性、服務(wù)質(zhì)量。

六、結(jié)語

綜上所述，在這個信息爆炸的年代，檔案信息資源公共服務(wù)作為一種服務(wù)性質(zhì)的工作，勢必會因信息化的不斷推進而出現(xiàn)這樣或那樣的問題。為此，檔案信息資源機構(gòu)只有不斷地增強自身的服務(wù)能力和水平，才能跟上時代的發(fā)展步伐，為廣大百姓提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源公共服務(wù)。