體育檔案管理的現(xiàn)代化研究

文/山東省成武縣體育發(fā)展辦公室 周向華

體育檔案管理的現(xiàn)代化研究

文/山東省成武縣體育發(fā)展辦公室 周向華

【摘要】本文首先闡述了體育檔案管理存在的問題，并提出實現(xiàn)體育檔案管理現(xiàn)代化的具體方法和體育檔案管理現(xiàn)代化的策略，旨在為體育檔案管理提供科學依據(jù)。

【關鍵詞】體育；檔案；管理；現(xiàn)代化

隨著辦公自動化和CAD計算機設計的普及,越來越多的與體育相關活動的記錄將產(chǎn)生于電子工作環(huán)境中,電子文件的形成,使體育檔案載體形態(tài)發(fā)生了很大的變化,出現(xiàn)了像電子材料、磁性材料、光電材料、光學材料等載體的文獻。面對這些新載體的出現(xiàn)，在體育檔案的保存過程中，應建立完整信息保存途徑，通過完善信息檔案管理的制度，使體育檔案管理走向現(xiàn)代化、標準化、科學化，有效提高體育檔案的工作效率，確保體育檔案的真實性、有效性、準確性，為提升我國體育檔案管理機制，提高檔案管理能力服務，將有助于體育檔案利用價值的最大化。

一、體育檔案管理存在的問題

（一）標準混亂以及發(fā)展存在差異性。在體育部門，一部分已經(jīng)進行了檔案原文的計算機檢索和存儲，還存在一些單位檔案計算機管理主導是目錄管理，僅僅當作憑證文件，存儲要求對原文進行查閱。為此，大部分的體育檔案管理依舊處于單純的登記、搜集整理的階段，體育檔案缺少再生價值。

（二）不完善的檔案管理制度。體育檔案管理由于較晚起步，因而缺少完善的制度。從某種意義上被忽視，導致體育檔案管理缺少依法治理力度。體育檔案管理部門不規(guī)范、不完整、不及時地收集檔案材料，導致收集到的檔案材料不夠科學、全面，系統(tǒng)。因為缺少適宜檔案應用的有效策略、規(guī)制、程序，造成了體育檔案缺少有效應用率。

（三）檔案觀念較差，未能夠明確現(xiàn)代化檔案管理的意義。有人提出具備了計算機裝置然后進行現(xiàn)代化的檔案管理，這是片面的，他們不清楚前期的檔案管理事項是進行現(xiàn)代化檔案管理的突出問題，不明確缺少了質量較高的檔案數(shù)據(jù)輸入，即使是再好的程序與再先進的裝置也是毫無價值的，而應當明確前期處理檔案數(shù)據(jù)是需要手工進行的，這項任務十分繁瑣與艱巨，要求較強的責任感與時間觀念才可以實現(xiàn)，是一個長期的過程，并非一蹴而就。也有的人提出僅僅需要多購置先進的機器裝置，就屬于現(xiàn)代化的檔案管理。然而，不少體育檔案管理部門會閑置很多的計算機裝置，有時僅僅是打字用的，且很少切實服務于體育檔案管理。

（四）體育檔案工作者的素質比較低。新形勢下的體育檔案管理要求富有責任感、素質較高、層次較高的專業(yè)技術工作者來實施管理，這樣才可以進行現(xiàn)代化的體育檔案管理。然而，當今體育檔案管理部門缺少這種人才，他們當中的絕大部分并非專門的檔案管理人員，而是一些兼職工作者，在完成自身本職工作之后兼職進行檔案管理。為此，這會導致體育檔案管理缺少時效性和完整性。

二、現(xiàn)代化體育檔案管理的內容

（一）體育檔案管理技術的現(xiàn)代化?，F(xiàn)代化的體育檔案管理過程是循序漸進的，各個單位務必根據(jù)相應的實際現(xiàn)狀，在對先進技術裝置進行配置的時候，堅持效益為先的原則，綜合性地探究檔案管理者的素質能力、單位檔案管理的實際現(xiàn)狀、標準化的體育檔案管理，對方案進行科學地選用，實現(xiàn)高效地配置。先是現(xiàn)代化的基礎技術，也就是體現(xiàn)在收集、整理、保管、統(tǒng)計等一系列的環(huán)節(jié)。再者是對現(xiàn)代化的技術進行開發(fā)應用，也就是體現(xiàn)在體育檔案管理的一系列編纂與檢索上。最后是應用現(xiàn)代化的裝置實現(xiàn)體育檔案的管理，這涵蓋縮微化體育檔案存儲、計算機化的體育檔案工作，以及應用現(xiàn)代化的技術裝置。

（二）組織和法制管理現(xiàn)代化的體育檔案管理。現(xiàn)代化體育檔案管理的基礎就是組織管理的現(xiàn)代化。組織管理現(xiàn)代化的體育檔案工作就是借助系統(tǒng)工程的方法與理論，為了使體育檔案管理總任務與總目標實現(xiàn)而創(chuàng)建的一種功能結構，并且為了使這個功能實現(xiàn)而設計的，有著分明職責、層次多等特點，且在總任務與總目標的實現(xiàn)當中實現(xiàn)最大的效率。而作為體育檔案管理歷史性轉移的法制現(xiàn)代化是社會發(fā)展的趨勢。創(chuàng)建立足于《檔案法》的體育檔案法規(guī)體系，以及使體育檔案宏觀調控健全，妥善地解決發(fā)展與改革的關系，從而努力促使法制現(xiàn)代化的體育檔案管理實現(xiàn)。

（三）標準化的體育檔案管理。以工作指標、管理指標、技術指標等標準體系對體育檔案管理的硬件裝置、實體，組織等管理的規(guī)范與衡量是標準化檔案管理體系的重點內容。技術指標是安全、有序、統(tǒng)一、集中管理檔案實體；管理指標是根據(jù)體育檔案工作的特點和客觀規(guī)律制定的一致性指標，而工作指標設置不同崗位與體育檔案機構的指標。換言之，在統(tǒng)計、收集、整理體育檔案以及管理和建設檔案庫房的過程當中，需要制定一致性的指標。

三、體育檔案管理現(xiàn)代化的策略

（一）在體育檔案管理工作當中應用現(xiàn)代化技術。跟傳統(tǒng)意義上的體育檔案管理模式進行比較，體育檔案管理的電子化和信息化業(yè)已變成一種發(fā)展方向。跟以往紙質的體育檔案進行比較，電子檔案可以對運動員訓練以及體育比賽的整個過程進行更加全面、準確地記錄，并且可以更加方便與快捷地保存電

子化的體育檔案，能夠借助計算機在任何的地點與時間對所要求的檔案信息進行提取，這使得體育檔案信息的應用效率大大地提高。為此，強化建設體育檔案管理系統(tǒng)。在共享系統(tǒng)的基礎上，體育檔案管理結構能夠強化互相之間的協(xié)作，創(chuàng)建一種健全的體育檔案管理系統(tǒng)，且借助現(xiàn)代化的科學方法，對體育檔案的信息進行更加有效地應用。

（二）技術與人的統(tǒng)一。正所謂物的現(xiàn)代化僅僅是表面上的，而人的現(xiàn)代化才是深層次上的，而現(xiàn)代化應當是先人后物。這體現(xiàn)了只有使所有的工作貫徹實施到人，才可以完成，而少了人，即使是再先進的裝置，再理想的管理模式也難以奏效。為此，在制定和實施規(guī)劃的時候，務必重視技術和人的統(tǒng)一，避免技術和人的分離，最為根本的是人的技術素質，倘若忽視了掌握技術的程度，盲目地應用現(xiàn)代化的管理方式與技術，就難以進行現(xiàn)代化的體育檔案管理。

（三）持續(xù)完善體育檔案管理的團隊。重點是培訓體育檔案管理工作者的業(yè)務能力、專業(yè)知識、綜合素質，確保體育檔案管理工作者在工作的過程中可以結合有關的需要實現(xiàn)自身的工作目標，提高工作質量，只有如此，才可以順應我國體育事業(yè)發(fā)展的需要。具體而言，應當搞好下面的一些工作事項：首先應當對體育檔案管理工作者實施專業(yè)知識的培訓，以及使培訓的方式持續(xù)地豐富，使培訓有著非常強的多樣性，進而讓檔案管理工作者可以更加有效地學習和理解檔案管理的知識，進而推動他們在體育檔案管理的實際工作當中應用理論知識，推動體育檔案管理的持續(xù)健康發(fā)展。再者應當從職業(yè)道德上要求體育檔案管理工作者，讓他們有著較高的職業(yè)素質，重點是更進一步提高管理工作者的上進心和工作熱情，使管理工作者的責任觀念增強，讓他們有著強烈的責任意識，并且還應當更加深入地向體育檔案管理工作者普及體育檔案管理的重大意義，只有如此，才可以更加有效地推動企業(yè)檔案管理工作者保證質量地實現(xiàn)工作目標。

（四）重視體育檔案管理的組織建設。對各類各級體育檔案室跟各級體育檔案管理部門的關系要理順，完善企事業(yè)單位、團體、機關等機構，創(chuàng)建網(wǎng)絡化、規(guī)范化、合理化的體育檔案管理制度，可以系統(tǒng)地控制體育檔案的管理組織，以及時地反饋，從組織上確保體育檔案管理方法與技術的現(xiàn)代化。首先，上級領導需要關注且從組織上給予保障。對體育檔案管理理想之處進行縱觀，大部分的決策人員從初期就明確現(xiàn)代化體育檔案管理的重大意義，創(chuàng)建和完善跟本機構與本區(qū)域發(fā)展要求一致的體育檔案管理制度與體育檔案管理部門，進而從組織上給予很好的保障。在同一機構內，可以提高檔案部門的地位，從而推動體育檔案管理工作的有序進行。其次，物質基礎是投入的資金?，F(xiàn)代化體育檔案管理有效進行的基礎和前提條件是良好的硬件環(huán)境。在當前的信息技術條件的基礎上，購置一部分現(xiàn)代化的辦公裝置，能夠提高工作效率，也保障了理想管理效益的實現(xiàn)。只有確保上述兩點的真正實施，才可以由根源上確保理想的現(xiàn)代化體育檔案管理工作的進行。

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