關(guān)于企業(yè)檔案工作相關(guān)規(guī)范的幾點(diǎn)思考

蘇陽(yáng)

摘 要： 檔案工作的開(kāi)展需要國(guó)家不斷制定相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來(lái)指導(dǎo)、約束，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的實(shí)施同樣能推動(dòng)現(xiàn)實(shí)檔案工作的開(kāi)展。本文基于我國(guó)2010年實(shí)施的關(guān)于企業(yè)檔案綜合性管理規(guī)范的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的幾點(diǎn)思考，通過(guò)對(duì)比研究分析我國(guó)企業(yè)檔案工作規(guī)范的變化。

關(guān)鍵詞： 企業(yè)檔案 規(guī)范文件 比較研究

2009年國(guó)家檔案局發(fā)布了《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（以下稱(chēng)為《規(guī)范》），并于2010年1月1日起正式實(shí)施?！兑?guī)范》的頒布實(shí)施具有重大的現(xiàn)實(shí)意義，它總結(jié)了新中國(guó)成立以來(lái)我國(guó)企業(yè)檔案管理的基本經(jīng)驗(yàn)、規(guī)律和相關(guān)要求，將多年來(lái)積累的經(jīng)驗(yàn)做法以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的形式規(guī)定下來(lái)，從多個(gè)方面對(duì)企業(yè)檔案工作提出了具體要求，是新時(shí)期企業(yè)檔案工作規(guī)范化建設(shè)的重要指導(dǎo)性文件。

《規(guī)范》的頒布既是為了適應(yīng)全球數(shù)字化和信息技術(shù)飛速發(fā)展的國(guó)際環(huán)境，又是為了響應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)制度和企業(yè)制度改革的前進(jìn)步伐。在此之前，我國(guó)頒布的檔案工作的各項(xiàng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)都是關(guān)于企業(yè)檔案工作的某一方面或者某一具體業(yè)務(wù)的零星的、非系統(tǒng)的單項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，所以作為全面系統(tǒng)指導(dǎo)企業(yè)檔案工作依據(jù)的《規(guī)范》是第一個(gè)非單項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，它的頒布表明了我國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的不斷深化。與《規(guī)范》相類(lèi)似的具有系統(tǒng)性全面性特點(diǎn)的企業(yè)檔案工作的規(guī)范是2002年9月1日起施行的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（以下稱(chēng)《規(guī)定》）?！兑?guī)定》的實(shí)施取代了1987年發(fā)布實(shí)施的《國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》，成為我國(guó)企業(yè)檔案工作的指導(dǎo)性法規(guī)。從規(guī)定到規(guī)范、從國(guó)企檔案工作到企業(yè)檔案工作演變，證明了我國(guó)對(duì)于非國(guó)有企業(yè)重要性認(rèn)識(shí)的不斷深化，對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)狀況掌握的不斷加深，是我國(guó)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程不斷推進(jìn)的有力佐證。

一、從“檔案”到“文件材料”再到“文件”

《國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》第一章第二條規(guī)定將企業(yè)檔案定義的屬概念設(shè)定為“檔案”一詞。而在《規(guī)定》中，第二條將企業(yè)檔案的屬概念設(shè)定為了“文件材料”。在《規(guī)范》中，對(duì)企業(yè)檔案的定義“是企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件”。因此，這里的企業(yè)檔案的屬概念就換成了“文件”。同時(shí)在《規(guī)范》的檔案術(shù)語(yǔ)中加入了對(duì)于電子檔案的定義。

從最初的“檔案”到“文件材料”再到“文件”，雖然只是一個(gè)詞組的變化，卻深刻反映了當(dāng)時(shí)我國(guó)的現(xiàn)實(shí)國(guó)情和檔案工作的開(kāi)展?fàn)顩r。我國(guó)改革開(kāi)放剛剛起步的80年代，現(xiàn)代檔案工作和研究都處于初級(jí)階段。當(dāng)時(shí)，國(guó)營(yíng)企業(yè)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的主要支柱和基本成分，規(guī)模大，實(shí)力強(qiáng)。私營(yíng)和外資等非公企業(yè)的發(fā)展只是處于起步階段，規(guī)模小，實(shí)力弱。所以企業(yè)檔案工作的針對(duì)對(duì)象就毫無(wú)疑問(wèn)成了國(guó)營(yíng)企業(yè)，這些計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下產(chǎn)生發(fā)展起來(lái)的企業(yè)，其檔案的構(gòu)成成分相對(duì)固定和穩(wěn)定，無(wú)論是從現(xiàn)實(shí)工作還是理論研究來(lái)看檔案的數(shù)量比較少和種類(lèi)單一，因此將企業(yè)檔案的屬概念只是簡(jiǎn)單地設(shè)定為“檔案”，并以列舉的方式說(shuō)明其外延，進(jìn)一步對(duì)此定義加以補(bǔ)充。在當(dāng)時(shí)文、檔之爭(zhēng)的還未激烈的情況下，在電子文件還未普遍使用的情況下，在信息技術(shù)還不發(fā)達(dá)的情況下，這樣的定義可以說(shuō)是可行的，并不會(huì)給現(xiàn)實(shí)工作帶來(lái)不便。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步，電子文件的產(chǎn)生使檔案工作和檔案理論研究產(chǎn)生了翻天覆地的變革。文檔一體化，也作為一個(gè)時(shí)代的特色被提上了檔案工作的歷史篇章。各種類(lèi)型的國(guó)營(yíng)和非國(guó)營(yíng)企業(yè)在我國(guó)土地上扎根成長(zhǎng)，電子信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案理論研究隨著實(shí)踐工作不斷深化發(fā)展，而對(duì)企業(yè)檔案定義的不同規(guī)定正是這一現(xiàn)實(shí)狀況的直觀反映。

二、對(duì)非國(guó)有企業(yè)的態(tài)度不斷轉(zhuǎn)變，對(duì)其重視度逐漸增強(qiáng)

從三個(gè)規(guī)范性文件中我們不難看出我國(guó)對(duì)于非國(guó)營(yíng)企業(yè)的重視程度不斷提高?！秶?guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》只是對(duì)國(guó)營(yíng)企業(yè)的檔案工作進(jìn)行了規(guī)定，對(duì)其起到了一定的指導(dǎo)和約束作用，對(duì)私營(yíng)經(jīng)濟(jì)等非國(guó)有企業(yè)并未涉及?！镀髽I(yè)檔案管理規(guī)定》第四條規(guī)定：“企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國(guó)家檔案局備案?！笨梢钥闯?，這里的企業(yè)本身就含有除非國(guó)營(yíng)企業(yè)之外的其他企業(yè)。而《規(guī)范》將國(guó)營(yíng)和民營(yíng)企業(yè)都擺在了同樣的平等位置上，沒(méi)有所謂的“國(guó)”“民”之分。當(dāng)時(shí)我國(guó)正處在國(guó)企改革和制度改革的轉(zhuǎn)折時(shí)期，從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型時(shí)期，非公經(jīng)濟(jì)力量還很薄弱，對(duì)社會(huì)的影響力十分有限。同時(shí)，其本身的發(fā)展?fàn)顩r和特點(diǎn)決定了它們對(duì)檔案的態(tài)度，這些非公企業(yè)由于其本身的逐利性，對(duì)于并不能產(chǎn)生明顯現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)效益的檔案工作并不重視，因此并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)對(duì)其工作進(jìn)行規(guī)范。隨著我國(guó)制度改革的不斷深化，民營(yíng)企業(yè)等非國(guó)營(yíng)企業(yè)已不再是國(guó)有企業(yè)的附屬品或附帶品，而是已經(jīng)成為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，已不再是可有可無(wú)的經(jīng)濟(jì)成分，而是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的鮮活動(dòng)力。因此，對(duì)這些民營(yíng)經(jīng)濟(jì)的檔案工作重視是毋庸置疑的。作為企業(yè)基礎(chǔ)性工作的檔案工作，其發(fā)展速度的快慢、發(fā)展?fàn)顩r的好壞對(duì)企業(yè)有著重要的影響，為了使民營(yíng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展不在基礎(chǔ)上出問(wèn)題，對(duì)其檔案工作的關(guān)注是理所應(yīng)當(dāng)?shù)?，而且是不可或缺的?/p>

三、對(duì)檔案的價(jià)值的認(rèn)識(shí)程度逐漸提高

檔案的價(jià)值是檔案這一客體對(duì)從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的主體所具有的憑證和參考意義，是通過(guò)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)體現(xiàn)出來(lái)的，并且最終是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)促成了檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。最初的檔案規(guī)范性文件對(duì)于檔案的價(jià)值只是停留在檔案的歷史文化價(jià)值和參考憑證價(jià)值，更多地強(qiáng)調(diào)檔案的歷史屬性和原始屬性。隨著企業(yè)檔案的發(fā)展壯大，信息時(shí)代的企業(yè)檔案成為社會(huì)檔案系統(tǒng)不可或缺的重要組成部分，企業(yè)檔案不僅僅停留在保存參考價(jià)值，其信息屬性所帶來(lái)的知識(shí)屬性和資產(chǎn)屬性等經(jīng)濟(jì)屬性日漸被企業(yè)和社會(huì)重視?！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》首次正式將企業(yè)檔案界定為“企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”，這里明確肯定了檔案的知識(shí)屬性和資產(chǎn)屬性。而《企業(yè)檔案管理規(guī)定》只是在定義企業(yè)檔案時(shí)，點(diǎn)出了檔案的參考保存價(jià)值，《國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》只是說(shuō)明了檔案工作是企業(yè)的基礎(chǔ)性工作，而對(duì)檔案的價(jià)值只是在定義時(shí)以屬概念——檔案隱晦指出其參考保存價(jià)值。除此之外，2001年，國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO15489-1《檔案管理通則》中首先正式提出檔案的資產(chǎn)屬性概念。2004年，中辦、國(guó)辦《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的若干意見(jiàn)》首次將“信息”界定為“生產(chǎn)要素、無(wú)形資產(chǎn)和社會(huì)財(cái)富”。而《規(guī)范》則對(duì)檔案的這一價(jià)值做了明確的肯定，這是對(duì)檔案和檔案工作認(rèn)識(shí)的又一步加深。

四、企業(yè)檔案資源開(kāi)發(fā)利用的保密性規(guī)定不斷寬松

在檔案資源的開(kāi)發(fā)利用方面，不同時(shí)期有不同的措施。做好保密工作是檔案工作人員最重要也是最基本的職業(yè)要求和職業(yè)道德之一。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，其檔案涉及企業(yè)的產(chǎn)權(quán)資料、客戶資料、核心技術(shù)等一系列的商業(yè)秘密?？梢哉f(shuō)，這些都是企業(yè)存在和發(fā)展的關(guān)鍵因素和動(dòng)力，尤其是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)繁榮發(fā)展、競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的今天，這些關(guān)鍵技術(shù)的開(kāi)發(fā)利用和保密掌控?zé)o疑是企業(yè)立足和取勝的關(guān)鍵。因此，在檔案的開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，為了防止機(jī)密泄露給本企業(yè)甚至國(guó)家社會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重危害，做好保密性規(guī)定是尤為重要的。《國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》第四章，第三十條規(guī)定：“企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)與提供利用，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度?！边@一規(guī)定，在當(dāng)時(shí)是為了保證涉及國(guó)家經(jīng)濟(jì)命脈的國(guó)營(yíng)企業(yè)的機(jī)密不被泄露，在網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)還不發(fā)達(dá)的時(shí)代，這是比較容易做到的。到了90年代，過(guò)于保守的思想有所改善，因此在保密性的規(guī)定下有所選擇、有所放松。比如《企業(yè)檔案管理規(guī)定》第十條“企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理”，這里不是一竿子打死的態(tài)度，而是有選擇地保密了?！兑?guī)范》在檔案資源開(kāi)發(fā)利用方面做了“檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)有效地提供檔案，并大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)”和“根據(jù)保密規(guī)定和知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限，超越權(quán)限的利用必須按相關(guān)規(guī)定審批”的規(guī)定，在放寬了保密限制的同時(shí)，對(duì)數(shù)字化的檔案利用也制定了相應(yīng)的規(guī)定，以在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的今天保證企業(yè)本身的商業(yè)秘密不被惡意泄露，以保證企業(yè)的合法權(quán)益。對(duì)企業(yè)檔案資源開(kāi)發(fā)利用的保密性規(guī)定不斷放寬，所揭示的是檔案社會(huì)化價(jià)值不斷深化和明顯的社會(huì)現(xiàn)實(shí)。檔案，包括其重要組成部分的企業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)為社會(huì)服務(wù)，為大眾服務(wù)。

《規(guī)范》是最新的、綜合性的企業(yè)檔案工作規(guī)范，《規(guī)范》的頒布無(wú)疑是我國(guó)檔案工作取得進(jìn)步的重要表現(xiàn)，其中許多規(guī)定都具有創(chuàng)新性，其最突出的特點(diǎn)就是對(duì)電子檔案和檔案數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等具有典型時(shí)代特點(diǎn)的企業(yè)檔案方面的相關(guān)規(guī)定，這也是它最大的優(yōu)勢(shì)，實(shí)際工作具有巨大的促進(jìn)作用。需要強(qiáng)調(diào)的是任何規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施都不是絕對(duì)的，只有懂得因地制宜，才能真正發(fā)揮這些文件的積極作用，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]宋魏巍.企業(yè)檔案工作的“雪中送炭”與“錦上添花[J].蘭臺(tái)世界，2007，（9）.

[2]王嵐.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的制定背景、目的、意義、特點(diǎn)與作用[J].機(jī)電兵團(tuán)檔案，2010，（4）.