檔案館信息利用服務(wù)水平的定量評價研究

于華

摘 要：針對檔案館信息利用服務(wù)的特點(diǎn)，選取模糊模型來定量評價檔案館信息利用服務(wù)水平。首先，選用層次分析法確定各指標(biāo)在檔案管理中所占的權(quán)重，然后，對影響檔案館信息利用服務(wù)水平的指標(biāo)狀況進(jìn)行評價，綜合各指標(biāo)的狀況和其所占權(quán)重確定檔案館信息利用服務(wù)的整體水平。最后，選擇粵西某高校檔案館作為具體研究對象，進(jìn)行了問卷調(diào)查，給出了具體的水平評價結(jié)果。

關(guān)鍵詞：檔案；信息利用；定量評價；模糊評判

信息化的快速發(fā)展給傳統(tǒng)的檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。如何利用新技術(shù)為社會長久發(fā)展服務(wù)就成了檔案部門不得不重新思考和解決的問題。檔案工作者直接與利用者的接觸是整個檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，所以檔案部門要想提升檔案利用服務(wù)工作的效率，更好地發(fā)揮檔案信息作用，就必須從檔案信息利用服務(wù)工作著手，以利用者的滿意程度作為衡量檔案信息服務(wù)工作的重要指標(biāo)。[1]

1 評價檔案館信息利用服務(wù)水平的目的

為了提高檔案館的服務(wù)水平，促進(jìn)檔案館的信息資源高效利用，對檔案館的信息利用以及檔案館服務(wù)進(jìn)行有效的評價是十分有必要的。[2]對檔案信息利用服務(wù)評價可以更有效地把握檔案信息利用服務(wù)活動的方向，有利于檔案信息利用服務(wù)科學(xué)化管理，進(jìn)而能夠全面提升檔案信息利用服務(wù)活動的質(zhì)量，對檔案信息利用具有導(dǎo)向、激勵、規(guī)范作用，促進(jìn)傳統(tǒng)檔案館向信息化現(xiàn)代化檔案館的轉(zhuǎn)換，同樣對加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，使檔案人員成為檔案信息的管理者、傳播者，成為信息資源的開發(fā)者和信息利用的咨詢者有著十分重要的意義。[3]

2 模糊綜合評判模型

模糊綜合評判作為模糊數(shù)學(xué)的一種具體應(yīng)用方法，它是在模糊環(huán)境下，應(yīng)用模糊變換原理和最大隸屬度原則，考慮與被評價事物相關(guān)的多種因素，為了評判目的而對事物作出綜合決策的方法。其優(yōu)點(diǎn)是：數(shù)學(xué)模型簡單，容易掌握，對多因素、多層次的復(fù)雜問題評判效果比較好，是別的數(shù)學(xué)分支和模型難以代替的方法。[4] [5]

4 檔案館信息利用服務(wù)水平的模糊綜合評判

4.1 指標(biāo)數(shù)據(jù)來源及評價標(biāo)準(zhǔn)。我們針對粵西某高校檔案館的信息服務(wù)水平進(jìn)行具體評價。首先走訪學(xué)校有關(guān)部門獲取所需的數(shù)據(jù)以及制作二級指標(biāo)的問卷，然后在此高校進(jìn)行問卷調(diào)查，得到下面的數(shù)據(jù)。

5 結(jié)果分析

5.1 本研究最后實(shí)際測算出的評價值為76.1， 表明檔案館的信息利用服務(wù)水平定量評價數(shù)值介于評價指標(biāo)良好和中等之間且接近良好水平。因此，對一檔案館的信息利用服務(wù)水平的評價，我們用AHP和FAP方法能夠從定量的角度給出較準(zhǔn)確的評判，比單一的定性的評價具有準(zhǔn)確性、客觀性、可操作性。

5.2 每年經(jīng)費(fèi)投入中固定設(shè)備費(fèi)用投入量占整個經(jīng)費(fèi)的比例很高，它是決定經(jīng)費(fèi)投入指標(biāo)的重要因素。投入資金的多少，將決定檔案利用服務(wù)的效率。業(yè)務(wù)管理費(fèi)用投入量占第二位，基本是內(nèi)部管理的費(fèi)用、專項(xiàng)費(fèi)用之和，說明雖然這三項(xiàng)費(fèi)用缺一不可，但業(yè)務(wù)管理費(fèi)用對提升檔案信息利用服務(wù)工作的作用要比內(nèi)部管理的費(fèi)用、專項(xiàng)費(fèi)用總和的作用還強(qiáng)。

5.3 本研究顯示，管理制度的健全以及領(lǐng)導(dǎo)能力的高低在檔案信息利用服務(wù)工作中起著重要的影響，因此，現(xiàn)代管理模式下的組織結(jié)構(gòu)將能使員工以更多溝通交流，去除組織的層化和官僚化的冗余人員，增強(qiáng)合作和競爭。

5.4 員工的素質(zhì)在影響檔案信息利用服務(wù)工作中所占的比重是23%，這充分說明檔案館應(yīng)該在員工的素質(zhì)上下功夫。通過計(jì)算還可以看到，員工工作積極性和員工交流融洽度在員工素質(zhì)中占有很大的比重。另一方面，雖然員工總體收入、教育培訓(xùn)、參加學(xué)術(shù)會議、繼續(xù)教育等活動每個方面對檔案信息利用服務(wù)工作影響不大，但總體來講，它們的影響因素可達(dá)40%，不可忽視。

5.5 業(yè)務(wù)創(chuàng)新和業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)程度是影響業(yè)務(wù)表現(xiàn)的最主要的兩個方面。計(jì)算的結(jié)果標(biāo)明，業(yè)務(wù)表現(xiàn)在檔案信息利用服務(wù)工作中雖然占的比例較小，但是它的作用足以左右指標(biāo)總的評分。

5.6 雖然從問卷調(diào)查發(fā)現(xiàn)，某高校的檔案館網(wǎng)站建設(shè)還在起步階段，對提升檔案信息利用服務(wù)水平的貢獻(xiàn)排在所有因素之后，但隨著固定經(jīng)費(fèi)投入的增加，信息化建設(shè)會越來越快，會給檔案館信息利用服務(wù)帶來重要的影響。

*本文為湛江市科技攻關(guān)計(jì)劃項(xiàng)目，項(xiàng)目編號：2013B01150；廣東省檔案科技項(xiàng)目，項(xiàng)目編號：YDK-61-2013。

參考文獻(xiàn)：

[1] 周彩英. 基于AHP和模糊綜合評判的檔案信息利用服務(wù)評價[J]. 檔案學(xué)通訊，2011（3）.

[2] 呂元智，朱穎. 公共檔案館服務(wù)績效模糊綜合評價實(shí)現(xiàn)模型研究[J]. 檔案學(xué)通訊， 2011（6）.

[3] 肖文建， 張暢. 我國檔案信息（工作）網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀與發(fā)展對策[J]. 檔案學(xué)通訊， 2004（6）.

[4] 賀仲雄. 模糊數(shù)學(xué)及其應(yīng)用[M]. 天津：天津科學(xué)技術(shù)出版社，1983.

[5] 藎壚. 實(shí)用模糊數(shù)學(xué)[M]. 北京：科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社，1989.

（作者單位：嶺南師范學(xué)院綜合檔案室 來稿日期：2014-11-09）