高校學籍檔案翻譯過程的服務性思考

龐莉

伴隨著國與國之間文化交流的日益廣泛，外國企業(yè)進軍國內(nèi)市場以及中國留學生源源不斷地輸送到國外深造留學的步伐也越來越快，如何提高高校學生成績檔案翻譯利用工作質量，建立和創(chuàng)新學籍檔案利用和翻譯機制成為高校檔案工作亟待解決的新問題。

1 高校學籍檔案翻譯過程概述

學籍檔案涉及眾多學生的方方面面，查檔涉及面廣泛，數(shù)量頻繁，除了學校的教學管理、教學評估、后勤服務、學生思想工作外，它還適用于社會。如，因出國留學，需提供各科學業(yè)成績和有關證明情況；因落實政策、提職調(diào)級、晉升職稱、畢業(yè)證件丟失，需出具學歷證明；依據(jù)檔案材料撰寫專門文章和著作，編寫校史、學院概況、個人簡歷或函復查詢等。

學籍檔案為學生和校友移民、留學和深造服務，主要是為需要移民、留學的畢業(yè)生、在校生提供中、英文成績單，中、英文的學歷學位證明，高考成績證明等檔案資料。隨著留學生和移民以及在外企工作人員的逐漸增多，使得海外就業(yè)的人員來校提取學習成績單、學歷學位等證明的人數(shù)也不斷增加。具體來說，移民人群對學籍檔案的需求主要是因為他們在海外工作時需要提供大學本科或研究生階段的學習成績、畢業(yè)證書、學位證書的中、英文證明。留學人群對學籍檔案的需求，主要是滿足其申請國外大學時所需要的高考成績，大學本科或研究生階段的中、英文學習成績，畢業(yè)證明，學位證明等中、英文檔案資料。外企對學籍檔案的需求，主要是為了對員工在校期間的各種情況的真實了解以及考核員工是否能夠應對將要承擔的工作，用來作為員工進入公司的重要考察手段。以陜西師范大學為例，每年出國留學和深造的在校學生和需要辦理移民等事宜的畢業(yè)校友總計已超過300人次，且在不斷遞增，因此，學籍檔案的翻譯在檔案利用中異常重要。

在學生成績翻譯過程中難免會出現(xiàn)翻譯不準確、不明了的問題，在中英文成績對照以及翻譯流程，學生成績管理中都會呈現(xiàn)或多或少問題，為解決這些問題，首先要建立健全學生成績管理的機制。加強管理、確保成績檔案真實性是提高利用工作質量關鍵，確保檔案材料真實性是檔案利用工作的靈魂。而學生既可以從檔案館又可以從教務處或所在院系得到成績單，檔案的真實性、翻譯的準確性就難以得到保障。因此，加強管理、確保成績檔案的真實性是非常嚴肅而重要的。要做到這一點，必須加強以下幾個環(huán)節(jié)的工作：

第一，歸口管理，檔案把關最重要。各高校應明確規(guī)定包括學生成績在內(nèi)的所有學籍證明材料都由學校檔案館歸口管理和提供利用，并且經(jīng)校辦蓋章后才能對外出示。如果是未畢業(yè)的學生，材料還未歸檔，可以先由相關院系提供材料，學校檔案館臨時保存，并根據(jù)這份材料提供中英文證明材料，這樣便保證了材料出口的唯一性和提供利用工作的統(tǒng)一管理。

第二，責任到人，建立健全監(jiān)督機制。高校檔案館可以采取按收集、整理、錄入、利用等不同工作內(nèi)容來編崗，每個人負責自己崗位的事情，流水作業(yè)，先由一同志調(diào)卷后再由另一同志翻譯制作成績單，最后由成績單管理負責人審核簽字用印，從而實現(xiàn)多崗位參與，相互監(jiān)督把關，這就杜絕了證明材料制作過程中失真的可能。

第三，統(tǒng)一格式，規(guī)范管理，注重高校形象。高校檔案管理部門在提供學生成績檔案利用過程中，應對所有出示的證明材料采用統(tǒng)一的格式，并且制作采用印有?；諛酥镜膶Ｓ眉垙?、信封。所有的證明材料都須使用專用紙張印制，并用專用的信封封口后再蓋上封口章，才能出館，規(guī)范的管理無疑也是高校形象的象征。

第四，嚴格驗證，如實答復。由于當前在學生成績證明方面造假的風氣較盛，因此國外常常將一些學生的成績單進行真?zhèn)悟炞C，發(fā)函或成績證明材料返回教育部或者學生所在高校進行成績單學歷證明的真?zhèn)悟炞C，因此，學校檔案館應通過專人認真查證后，給予信函答復。如果對方提供了E-mail地址，亦可以通過網(wǎng)上回復，并加上電子編號與簽名，以保證回復的真實性。驗證環(huán)節(jié)至關重要，如實回復也彰顯了檔案的材料的嚴肅性。

其次，學生成績翻譯的準確性和真實性在學籍檔案利用中也是重中之重。為了使學籍檔案的翻譯更加規(guī)范化，做好以下幾點至關重要：（1）建立課程翻譯系統(tǒng)是提高利用工作效率的有效手段。檔案館可建立學校教務處課程中文庫的英文對照庫。這樣可以更全面更高效地提供翻譯服務。（2）準確、地道的外語翻譯是確保利用工作質量的重要前提。英文的準確地道不但代表了學校還代表國家的形象。因此，查看國外的課程設置，力求翻譯更加地道。（3）建立課程說明庫。

2 面向對象的學籍檔案翻譯服務機制的建立

2.1 建立學籍檔案翻譯系統(tǒng)。學生學籍檔案系統(tǒng)的主要功能模塊應包括學籍材料翻譯、翻譯記錄查詢、翻譯詞匯管理、系統(tǒng)管理維護。學籍材料翻譯模塊能對學生的類別和成績數(shù)據(jù)存在的形式進行即時的著錄和自動導入，并進行自動數(shù)據(jù)分析。而與現(xiàn)有教務管理系統(tǒng)的學生成績數(shù)據(jù)、學校開設課程數(shù)據(jù)庫進行共享，直接導入教務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，因而自動翻譯是該系統(tǒng)重點解決的問題。翻譯記錄查詢模塊能提供按院系、專業(yè)、姓名、時間自動排序和關鍵詞檢索的功能。對于查詢結果，系統(tǒng)還可以進行查看、修改和刪除，并能對某一門中文課程的英文翻譯進行在線查詢，實現(xiàn)了一個課程在線翻譯的功能。翻譯詞匯管理模塊能對課程中文名稱對應的英文翻譯、中英文課程說明等進行管理，特別是在一門課程中文對應幾種翻譯形式的情況下，能進行自動選擇。系統(tǒng)管理維護模塊能提供完全和存在權限控制，包括用戶管理、權限管理和日志管理以及系統(tǒng)各種參數(shù)的設置等功能，如能在后臺進行系統(tǒng)功能實現(xiàn)的算法修改，也是此翻譯系統(tǒng)實現(xiàn)的突破性進展。采用課程翻譯系統(tǒng)以后，將大大提高成績檔案翻譯利用工作的效率和準確率。具體來說，瀏覽器/服務器（B/S）結構作為客戶機/服務器（C/S）的替代技術已經(jīng)成為目前各類網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的主流技術。本系統(tǒng)正是基于瀏覽器/服務器（B/S）結構，不需要安裝客戶端，具有易安裝、易維護、易操作的特點。服務器要求安裝windows2000server或者windows2003server，使用IIS服務器，安裝Excel組件、Access數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)采用模板定制技術，可以實現(xiàn)對不同高校、不同學院的各種不同規(guī)則的成績單、畢業(yè)證、學位證的生成等。模板文件格式可由用戶自行定制。模板與系統(tǒng)實現(xiàn)對接，中文課程添加翻譯后可直接生成英文模板的課程翻譯。以陜西師范大學研究生成績單為例，英文成績單模板如下：

2.2 模擬學籍檔案翻譯流程。建立學生成績檔案翻譯系統(tǒng)后，將其植入學校檔案館網(wǎng)站，并向全校學生進行宣傳成績翻譯系統(tǒng)的可行性及重要性，并在網(wǎng)站中詳細解釋該系統(tǒng)的操作流程，如下：（1）學生及校友與檔案館聯(lián)系，提取中文成績表。（2）登錄檔案館網(wǎng)站，點擊成績翻譯系統(tǒng)鏈接；點擊學生登錄；注冊用戶名（學生姓名）、密碼。該系統(tǒng)采用實名制注冊，用戶名一欄務必填寫真實姓名；登錄翻譯系統(tǒng)。（3）點擊左側基本設置中的信息修改項，輸入個人相關信息（基本信息將出現(xiàn)在成績單上，請務必認真填寫），點擊“確認修改”按鈕。（4）點擊左側“成績管理”按鈕，對照中文成績表，按照系統(tǒng)說明輸入課程、學分、分數(shù)。請務必真實填寫，并將其保存。以陜西師范大學翻譯工作為例，具體見以下流程圖：

以上個人翻譯流程操作完成后，用戶可攜帶相關證件到檔案館提取成績單打印件（加蓋檔案館證明專用章），檔案館專門負責人將對中英文成績單做最終的校對與審核。

2.3 學籍檔案翻譯系統(tǒng)的服務性優(yōu)勢。首先，學籍檔案翻譯系統(tǒng)實現(xiàn)了異地翻譯的功能，故出具學籍證明、翻譯成績及畢業(yè)證書和學位證書方便快捷。以往辦理這種翻譯和證明需要花費大量的時間，現(xiàn)在只需要很少的時間，既快又準，大大提高了辦事效率，方便了利用者。其次，利用成績翻譯系統(tǒng)能直截了當?shù)亓私鈱W校畢業(yè)生的基本情況，就如同建立了學校的學生基本情況數(shù)據(jù)庫，學校檔案部門可以通過它為用人單位查實畢業(yè)生的信息，進行學歷鑒定。最后，為歷屆畢業(yè)生提供畢業(yè)成績中文件，減少對檔案原件損害。如果通過該系統(tǒng)的學生基本情況數(shù)據(jù)庫，調(diào)出并打印學生在校期間的學習成績，加蓋檔案部門公章，同樣可起到憑據(jù)作用，還可延長檔案原件使用年限。

3 加強學籍檔案翻譯利用的服務性措施

3.1 統(tǒng)一管理，健全學籍檔案管理網(wǎng)絡。各高校應明確規(guī)定包括學生成績在內(nèi)的所有學籍證明材料都由學校檔案館歸口管理和提供利用，且經(jīng)校辦蓋章后才能對外出示，保證了材料出口的唯一性和提供利用工作的統(tǒng)一管理。學籍管理是高校教學工作管理的重要組成部分，學籍檔案質量直接反映了學校管理水平，而且在新形勢下，尊重知識、看重文憑、查閱學籍檔案已成為信用用人的最基本手段，必須嚴格管理。領導重視是學籍檔案規(guī)范化管理的關鍵，特別是各級學籍管理人員，都必須提高對學籍檔案重要性的認識。健全檔案網(wǎng)絡是做好學籍檔案工作的重要措施，要理順學籍檔案的管理體制，進一步明確學生處、教務處、各系等作為學籍檔案形成部門的工作職責，將這些分散部門形成的學籍材料集中起來，由學校檔案管理部門統(tǒng)一管理。最后，由各部門兼職檔案員定期整理、編目，向檔案部門移交，并辦理移交手續(xù)。

3.2 完善監(jiān)督，確保學籍檔案的真實性。確保檔案的真實性是檔案管理工作的重中之重。如果學籍檔案管理過于分散，申請出國留學的用戶既能夠從檔案館查閱，又可以從網(wǎng)絡上或是學院里拿到學籍材料的話，那么檔案的真實性和權威性、翻譯的準確性就不能得到保障。因此，畢業(yè)生學籍，應以高校檔案館存檔的學籍記錄為準；在讀生學籍，以所在院系出具并蓋章的打印件為準，由檔案館暫存并翻譯，以備查詢。

3.3 規(guī)范流程，提高學籍檔案翻譯的標準化。早前出國的學生，其所修課程成績大都是自行翻譯，等翻譯好后再把翻譯件核查蓋章。在沒有統(tǒng)一標準情況下翻譯出的學籍，在申請人申請出國時，其真實性可能就會遭到質疑，從而影響到國外機構對當事人的客觀評價，同時也會影響國內(nèi)高校的聲譽和形象。因此，學籍應由高校檔案館按照標準統(tǒng)一翻譯，規(guī)范翻譯流程，提高翻譯的標準化，并使用印有學校?；蘸拖嚓P信息的專用標準信紙與信箋，密封后加蓋封口章，以此顯示所出具的學生成績的公正性與正確性。

（作者單位：陜西師范大學 來稿日期：2014-12-17）