淺談新形勢下的檔案管理工作

姜淼+李瀚超

[摘要]改革開放以來，我國經(jīng)濟得到了突飛猛進的發(fā)展。檔案作為重要的信息資源之一，對社會主義現(xiàn)代化建設(shè)影響深遠(yuǎn)。然而，新形勢下的檔案管理工作如何更好地為社會主義市場經(jīng)濟服務(wù)成為檔案管理工作者日益關(guān)注的問題。目前檔案管理工作中還存在許多問題，在新形勢下無法適應(yīng)新需求，所以在做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的同時也要提高檔案管理工作的創(chuàng)新意識和服務(wù)意識。

[關(guān)鍵詞]新形勢 檔案管理 創(chuàng)新意識 服務(wù)意識

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）08-0043-01

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項具有管理性、服務(wù)性、政治性的工作。檔案管理工作具有規(guī)范的制度，包括檔案室管理制度、保密工作制度、檔案利用制度、檔案鑒定銷毀制度等。規(guī)范化的檔案管理仍然無法擺脫落后的趨勢。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可或缺的重要組成部分。但是，彌補檔案管理工作中的不足是當(dāng)下工作人員為之努力的目標(biāo)。

一、傳統(tǒng)檔案管理模式落后的原因

（一）部分管理人員及領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案管理工作的重視

辯證唯物主義認(rèn)為，物質(zhì)決定意識，意識是物質(zhì)的反映。部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作缺乏重視，這種意識的存在反映了我國現(xiàn)階段檔案管理方面存在的問題。意識影響人的行為，觀念的落后也會導(dǎo)致人的行為與現(xiàn)代化建設(shè)脫軌。簡單地認(rèn)為檔案工作只是抄寫以及保管資料的事務(wù)性工作是錯誤的，是輕視檔案工作的表現(xiàn)，這使檔案管理工作無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需求。

（二）缺乏科學(xué)的管理方法和手段

部分檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，所以對檔案的重要性、檔案分類、檔案名稱及編號、檔案整理、檔案保存等業(yè)務(wù)沒有明確的認(rèn)識，從而造成了檔案收集意識淡薄。此外，部分歸檔的材料不夠準(zhǔn)確、真實。

（三）檔案室硬件及環(huán)境設(shè)施配置不齊全

檔案室條件差，容易導(dǎo)致檔案發(fā)霉，甚至蟲蛀。管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。部分單位甚至缺乏專門放置檔案資料的專用庫房，檔案室內(nèi)電器設(shè)備、消防器材等設(shè)施不齊全，無法保證安全可靠實用。檔案庫房應(yīng)配置調(diào)控器、濕度的設(shè)施和設(shè)備，使庫房溫濕度基本保持在溫度14—24攝氏度，相對濕度45%—60%之間，但是部分檔案庫房不具備這樣的硬件設(shè)施。

二、新形勢對檔案管理工作的要求

（一）現(xiàn)代化檔案工作需要創(chuàng)新意識

只有不斷地更新檔案管理理念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，才能做好檔案管理工作。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平也會直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、創(chuàng)造性，努力豐富自身的專業(yè)知識和管理能力。在工作人員掌握新知識、新技能的基礎(chǔ)上，才能實現(xiàn)改革創(chuàng)新。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，要求管理方法要不斷改革。應(yīng)盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又具備檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理改革的任務(wù)。檔案管理可以在檔案館藏內(nèi)容、檔案資源利用、檔案編研等方面做出創(chuàng)新。現(xiàn)代社會是一個信息化社會，不僅工作人員要有創(chuàng)新性思維，同時也要加強檔案的信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)新。網(wǎng)絡(luò)不僅改善了檔案工作的管理手段，也改善了信息環(huán)境，從而大大提高了工作效率。網(wǎng)絡(luò)信息可以促進檔案管理系統(tǒng)化、科學(xué)化，充分實現(xiàn)檔案工作為社會服務(wù)、為經(jīng)濟高效發(fā)展服務(wù)的作用，網(wǎng)絡(luò)為檔案管理適應(yīng)社會發(fā)展的新形勢提供了便利條件。可以充分利用計算機記錄和管理，實現(xiàn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化，完善檔案管理并提高檔案的利用質(zhì)量，使其更好地為社會主義經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。利用業(yè)已建立起來的檔案信息庫，來進行檔案的編目、標(biāo)引，建立自動檢索系統(tǒng)，在編制完善的檢索系統(tǒng)的同時還要提高系統(tǒng)的安全防范。此外，對電子檔案要定期進行備份，以防數(shù)據(jù)信息丟失。

（二）現(xiàn)代化檔案工作需要服務(wù)意識

日前，長期遭到詬病的檔案管理費因收費過高被媒體曝光，一時間，檔案管理被推上了輿論的風(fēng)口浪尖。雖然已有媒體報道從2016年1月1日起，全國將取消檔案管理費，但是長期以來，不少檔案管理部門缺乏服務(wù)意識，無法從根本上消除高高在上的心態(tài)。檔案信息的管理目的是通過良好的服務(wù)和管理，使資源得到合理配置，進而更好地為社會發(fā)展服務(wù)。檔案管理工作是不容忽視的，因為它事關(guān)國家眾多人才的就業(yè)以及流動，因此，在檔案管理收費取消的同時，還應(yīng)該切實地改進檔案管理部門和人員的服務(wù)水平。檔案管理部門通過提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，其目的是為了更好地適應(yīng)社會需求，具有服務(wù)性。

三、結(jié)語

檔案管理是社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的重要組成部分。目前，隨著改革開放的不斷深入和經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，檔案工作已經(jīng)越來越多地滲透到社會生活的方方面面。政府信息公開使人民群眾親身感受到了政務(wù)公開的現(xiàn)實性，因而受到了廣大人民群眾的高度認(rèn)同。人們也不再局限于關(guān)心自己的小家，更加關(guān)心國家大事。此外，檔案管理工作還需要做出其他的整改措施，如做好工作計劃和目標(biāo)管理，合理配置資源，規(guī)范獎懲制度；建立規(guī)范的工作流程，工作人員職責(zé)清晰；實施定期監(jiān)督檢查；加強實際工作的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，加強道德修養(yǎng)建設(shè)。經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的共同努力，一定會建立一支和諧奮進的管理隊伍，實現(xiàn)檔案管理工作與時俱進，不斷創(chuàng)新。

責(zé)任編輯：張麗