中職學(xué)校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)探討

戴冰凌

摘? 要：中職學(xué)校實施財務(wù)檔案信息化管理適應(yīng)了信息時代和社會發(fā)展的趨勢，但在發(fā)展過程中仍存在一些問題。因此，通過分析、研究中職學(xué)校財務(wù)檔案信息化管理的內(nèi)容，提出了有針對性的規(guī)劃方案，僅供參考。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案;信息化建設(shè);中職學(xué)校;數(shù)字化建設(shè)

中圖分類號：G275.9 ????????????文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A?? ????????????文章編號：2095-6835（2014）23-0145-02

1? 財務(wù)檔案管理信息化的背景

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)體制和教育改革的不斷深化和發(fā)展，中職學(xué)校財務(wù)檔案出現(xiàn)了許多新的特點，比如信息量增大、時效性增強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)變動頻繁、內(nèi)容更新迅速、查閱服務(wù)的數(shù)量和類型增多等。同時，各種財務(wù)會計賬簿和報表的內(nèi)容每年都處于變動之中，新的內(nèi)容和項目不斷出現(xiàn)。對于中職學(xué)校財務(wù)檔案的查詢、檢索和利用，也呈現(xiàn)出日益增多的趨勢。上述現(xiàn)象都給中職學(xué)校的財務(wù)檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，也對當(dāng)前中職學(xué)校財務(wù)檔案管理工作提出了新的要求。因此，從短期看，實行中職學(xué)校財務(wù)檔案信息化管理是應(yīng)對新變化和適應(yīng)新環(huán)境的有效措施;從長期看，其可有效降低輕中職學(xué)校財務(wù)檔案管理工作的難度，節(jié)省人力、財力資源，提高檔案管理的工作效率、質(zhì)量和服務(wù)水平，從而全面提高中職學(xué)校財務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化水平。

2? 財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

2.1? 財務(wù)檔案的數(shù)字化建設(shè)

財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)是指對重要的財務(wù)信息資源文件原件，采用電子掃描儀、光盤刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)字檔案資源格式轉(zhuǎn)化器等現(xiàn)代化的信息采集技術(shù)和設(shè)備，將紙質(zhì)的財務(wù)數(shù)據(jù)文件有效轉(zhuǎn)換成數(shù)字化財務(wù)檔案資源的過程。數(shù)字化財務(wù)檔案信息資源是指在硬磁盤、軟磁盤、激光光盤、閃存盤和網(wǎng)絡(luò)硬盤等各種數(shù)字化介質(zhì)中存儲的財務(wù)檔案數(shù)據(jù)資料。與傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)財務(wù)檔案載體相比，數(shù)字化財務(wù)檔案具有明顯的優(yōu)勢，具體有以下4點：①便于管理。數(shù)字化財務(wù)檔案便于復(fù)制或修改，便于糾正錯誤的數(shù)據(jù)、信息。②便于存儲。數(shù)字化財務(wù)檔案的存檔形式豐富多樣，既可以方便地打印至紙質(zhì)材料上，也可以存儲在硬盤、軟盤、光盤和網(wǎng)盤等數(shù)字化存儲介質(zhì)中。③便于傳送。數(shù)字化財務(wù)檔案便于攜帶和遠(yuǎn)程傳送，不僅傳送的數(shù)量多，而且速度極快。④便于利用。數(shù)字化財務(wù)檔案便于計算、統(tǒng)計和分析，可快速查詢財務(wù)檔案的相關(guān)信息。因此，數(shù)字化財務(wù)檔案不僅能夠更好地滿足中職學(xué)校財務(wù)檔案管理工作的發(fā)展需求，還能提高中職學(xué)校財務(wù)檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

2.2? 財務(wù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在中職學(xué)校財務(wù)檔案信息化建設(shè)的過程中，各種類型的數(shù)據(jù)庫建設(shè)是重點環(huán)節(jié)之一。隨著中職學(xué)校財務(wù)工作的日趨復(fù)雜，中職學(xué)校財務(wù)檔案的內(nèi)容和類別更加多樣化。中職學(xué)校財務(wù)檔案的內(nèi)容一般包括財務(wù)核算憑據(jù)類檔案，比如工資、獎金、津貼和扣稅發(fā)放表等;銀行業(yè)務(wù)類檔案，比如銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等;財務(wù)收支票據(jù)類檔案，比如各種費用的收據(jù)、助學(xué)金和獎學(xué)金發(fā)放清冊、國家貸款發(fā)放清冊、行政事業(yè)單位往來款項的票據(jù)、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收費的收據(jù)、上級部門給予中職學(xué)校的各項財政費用的收據(jù)、中職學(xué)校的教學(xué)和教科研經(jīng)費開支、中職學(xué)校行政和后勤部門的辦公支出等，以及中職學(xué)校財務(wù)檔案管理中形成的保管、移交和銷毀登錄的清冊。這些財務(wù)檔案可較為完整地反映中職學(xué)校的經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)狀況，它們構(gòu)成了中職學(xué)校財務(wù)收支的主線。根據(jù)這些中職學(xué)校財務(wù)檔案的內(nèi)容和類別，在財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，可有針對性地建設(shè)相關(guān)內(nèi)容的財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫。比如在中職學(xué)校的財務(wù)管理中，可建設(shè)會計檔案管理數(shù)據(jù)庫、財務(wù)報告檔案管理數(shù)據(jù)庫、財務(wù)檔案銷毀管理數(shù)據(jù)庫、外來資金管理檔案數(shù)據(jù)庫、對外業(yè)務(wù)往來財務(wù)檔案管理數(shù)據(jù)庫、資金結(jié)算檔案管理數(shù)據(jù)庫、工資管理檔案數(shù)據(jù)庫;在學(xué)生管理中，可建設(shè)學(xué)生收費管理檔案數(shù)據(jù)庫、學(xué)生貸款獎、助學(xué)金管理數(shù)據(jù)庫;在后勤管理中，可建設(shè)后勤收費管理檔案數(shù)據(jù)庫、工程建設(shè)財務(wù)管理檔案數(shù)據(jù)庫、固定資產(chǎn)折舊管理檔案數(shù)據(jù)庫;在教學(xué)科研方面，可建設(shè)教學(xué)資金管理檔案數(shù)據(jù)庫、科研資金管理檔案數(shù)據(jù)庫。此外，還可建設(shè)中職學(xué)校校長專項資金管理檔案數(shù)據(jù)庫等。

2.3? 財務(wù)檔案信息化安全性建設(shè)

中職學(xué)校財務(wù)檔案信息化建設(shè)中的安全性建設(shè)是非常重要的內(nèi)容，這是因為任何先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)都是一把“雙刃劍”，它在大幅度地更新、改進(jìn)原有技術(shù)的同時，也必然會帶來新的問題。正是因為新問題的不斷出現(xiàn)和產(chǎn)生，才得以推動科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，中職學(xué)校財務(wù)檔案信息化建設(shè)也是如此。在中職學(xué)校財務(wù)檔案安全性建設(shè)中，除了實施政策性、思想性、制度性等安全防范措施外，還應(yīng)實行技術(shù)性防范措施。具體措施包括以下7種：①確保中職學(xué)校財務(wù)檔案信息資源存儲載體的安全性。主要包括財務(wù)檔案信息資源存儲的介質(zhì)安全、網(wǎng)絡(luò)安全等。②確保中職學(xué)校財務(wù)檔案信息資源內(nèi)容的原始性。主要包括采用數(shù)字簽署技術(shù)，比如證書式數(shù)字簽名和手寫式數(shù)字簽名。③采用加密技術(shù)。比如在檔案信息資源的遠(yuǎn)程傳送過程中，可采用雙密鑰碼加密。④采用檔案數(shù)據(jù)防改寫技術(shù)。比如將檔案文件設(shè)置為只讀狀態(tài)，并在計算機(jī)外存儲器中采用只讀型光盤。⑤采用備份技術(shù)。比如將財務(wù)檔案信息資源的內(nèi)容通過復(fù)制、輸出和打印，形成紙質(zhì)備份檔案后保存。⑥確保中職學(xué)校財務(wù)檔案信息資源計算機(jī)管理系統(tǒng)的安全性。應(yīng)采用身份驗證技術(shù)，給每位合法用戶一個由字母、數(shù)字或特定符號組成的通行證，它可代表該用戶的身份驗證信息。⑦采用防火墻技術(shù)。

2.4? 財務(wù)檔案信息化服務(wù)性建設(shè)

中職學(xué)校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)是管理手段上的變化，而檔案管理的最終目的是服務(wù)于社會。因此，如果能有效地挖掘和開發(fā)財務(wù)檔案中的有用信息，分析中職學(xué)校在教學(xué)、科研、管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、辦學(xué)方向和財務(wù)運行中的一些特點，并發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，則可提出有針對性的解決對策，進(jìn)而為辦學(xué)決策提供服務(wù)，為學(xué)校的長久可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)，為教學(xué)和科研提供服務(wù)，為行政管理和后勤管理提供服務(wù)。

中職學(xué)校財務(wù)檔案信息資源具體的服務(wù)內(nèi)容有以下4方面：①為用戶提供個人財務(wù)信息查詢服務(wù)。比如可為本校師生、員工提供服務(wù)，使他們通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)查詢和了解與自己有關(guān)的工資發(fā)放明細(xì)、個人所得稅繳納額、獎金發(fā)放狀況、各種補貼發(fā)放狀況及其他所需的財務(wù)信息。②為用戶提供財務(wù)檔案信息

資源的線索型檢索服務(wù)。比如可為用戶提供財務(wù)檔案信息資源的遠(yuǎn)程公共目錄查詢、遠(yuǎn)程題錄、摘要內(nèi)容檢索和光盤等特定載體類型檔案資源的遠(yuǎn)程檢索服務(wù)。③為用戶提供中職學(xué)校財務(wù)檔案信息資源的下載服務(wù)。比如可為用戶提供可公開利用的中職學(xué)校財務(wù)檔案信息資源的全文或原文下載、獲取、打印或遠(yuǎn)程傳送等服務(wù)。④利用多種網(wǎng)絡(luò)工具為用戶提供服務(wù)。比如可利用電子郵件、網(wǎng)絡(luò)電話、網(wǎng)絡(luò)硬盤和文檔分享資源網(wǎng)站等工具，提供有關(guān)中職學(xué)校財務(wù)檔案信息資源的服務(wù)。

3? 結(jié)束語

中職學(xué)校財務(wù)檔案信息化管理對學(xué)校的教育、科研、財務(wù)和行政管理等工作均起到了很強(qiáng)的現(xiàn)實作用。為了強(qiáng)化中職學(xué)校財務(wù)檔案信息化管理，中職學(xué)校需要加快財務(wù)檔案信息化建設(shè)的步伐，從檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、安全性建設(shè)和服務(wù)性建設(shè)等方面著手，實現(xiàn)高效利用檔案資源、節(jié)約檔案管理成本的目的，從而帶動中職學(xué)校財務(wù)工作全面提升。

參考文獻(xiàn)

[1]張萍.學(xué)校財務(wù)檔案信息化管理之我見[J].內(nèi)江科技，2014（01）.

[2]裴宇奇.試論中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（07）.

〔編輯：張思楠〕

Explore Vocational School Financial Records Management， Information Technology

Dai Bingling

Abstract： Vocational schools to implement financial records information management to adapt to the trend of the information age and social development， but there are still some problems in the development process. Thus， by analyzing the contents of the study vocational school financial records information management proposed a targeted plan for reference purposes only.

Key words： financial records; information technology; vocational schools; digital construction

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Liu Yan

Abstract： Contents bibliographic archive file briefly express the contents and elements of files， directories with high quality finishing record can improve the quality of archive files; therefore， to comprehensively improve the level of business archives through problem analysis has important significance. Analysis of the quality of the archive directory， elaborated common bibliographic archive file directory errors， and gives an overall improvement in the level of business archives finishing methods.

Key words： archive files; bibliographic catalog; bibliographic error; level of business