電子檔案在檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策淺析

李春生

[摘 要]文章從電子檔案管理中存在的問(wèn)題，提出了具體的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案的載體已由紙質(zhì)檔案向電子檔案演變，檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案逐漸成了檔案管理的重要形式。做好電子檔案的管理工作，成為當(dāng)前檔案管理工作的重要內(nèi)容。電子檔案指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、優(yōu)盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的檔案文件。但電子檔案在工作實(shí)踐中還存在以下問(wèn)題需要我們加以注意和解決。

1.電子檔案在工作實(shí)踐中存在的問(wèn)題。

1.1電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性可以通過(guò)紙質(zhì)載體表現(xiàn)出來(lái)，人們通過(guò)字體、印跡、字跡的辨認(rèn)以及紙張制成材料的時(shí)間可對(duì)其原始性加以分析判斷，從而確保檔案材料的有效性、真實(shí)性。但電子文件的形成過(guò)程可以修改若干次，卻不會(huì)留下更改過(guò)的痕跡，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，從而使電子文件很難確認(rèn)原始的還是復(fù)制的。

1.2電子檔案極易發(fā)生失真問(wèn)題。電子檔案在操作過(guò)程中稍有疏忽就會(huì)導(dǎo)致信息失真，而且這種失真性會(huì)伴隨電子檔案生命的整個(gè)過(guò)程，而且還極易發(fā)生人為現(xiàn)象，故意篡改電子檔案，影響其真實(shí)性，這個(gè)過(guò)程往往不會(huì)留下任何痕跡。

1.3電子檔案內(nèi)容的完整性缺乏保障。雖然具有現(xiàn)代化的儲(chǔ)存載體如磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、優(yōu)盤(pán)，但由于這些載體的生命有限性以及各種病毒的侵襲，會(huì)導(dǎo)致載體被破壞，不能讀盤(pán)從而發(fā)生信息丟失的現(xiàn)象；在電子檔案的收集、編寫(xiě)過(guò)程，如不及時(shí)保存，也會(huì)因?yàn)橥蝗粩嚯姸鴮?dǎo)致檔案部分缺失；電子文件的背景信息伴隨文件處理過(guò)程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來(lái)龍去脈不清。

1.4電子檔案安全性不容忽視。信息化飛速發(fā)展，電腦黑客、各種病毒木馬不斷被更新，黑客攻擊電腦服務(wù)器造成服務(wù)器癱瘓，信息被泄；個(gè)別人為因素也不可排除，為個(gè)人利益驅(qū)使竊取或篡改電子檔信息，都會(huì)直接影響電子檔案的安全。

1.5電子檔案的存儲(chǔ)載體壽命問(wèn)題。電子檔案的存儲(chǔ)載體為磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、優(yōu)盤(pán)等。聚酯底基是磁盤(pán)和磁帶的支持體，具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)、易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。光盤(pán)是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤(pán)狀，由盤(pán)基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤(pán)常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點(diǎn)，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。因此在高溫，高濕，光照射，空氣污染，灰塵有害生物，有害生物，磁場(chǎng)和電場(chǎng)，機(jī)械應(yīng)力等條件下極易損壞。

2.電子檔案管理的合理化建議。

2.1要建立電子檔案統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式。

由檔案館部門(mén)負(fù)責(zé)建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類(lèi)型統(tǒng)一文件格式，使電子檔案使用和保管者使用統(tǒng)一的電子檔案模板進(jìn)行檔案管理。

2.1.1采集元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過(guò)程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)保存。

2.1.2簽署技術(shù)。使用光筆簽名，讓簽名者用專(zhuān)用的光筆直接在輸入板上簽名，當(dāng)屏幕是顯示出來(lái)的簽名者“筆跡”時(shí)方可查閱、刪改、編輯，從而減少在電子檔案形成過(guò)程中產(chǎn)生的信息失真等問(wèn)題。

2.1.3使用密碼認(rèn)證。對(duì)于電子文件我們可以利用密碼進(jìn)行管理，密碼不正確就無(wú)法對(duì)文件進(jìn)行訪問(wèn)，從而保證電子檔案的安全性。

2.1.4利用防火墻技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問(wèn)，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專(zhuān)利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全。

2.1.5防寫(xiě)措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，只讀式光盤(pán)（CD-ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫(xiě)入式光盤(pán)（WORM）可供使用者一次寫(xiě)入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來(lái)的信息。這些不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。

2.2保證磁光介質(zhì)生存環(huán)境。

2.2.1調(diào)節(jié)庫(kù)內(nèi)溫濕度。磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、優(yōu)盤(pán)等載體在室內(nèi)溫度17℃～20℃，相對(duì)濕度35%～45%的情況下才能更長(zhǎng)久的存在。因此對(duì)電子檔案庫(kù)內(nèi)的溫度濕度要經(jīng)常調(diào)節(jié)，可開(kāi)窗通風(fēng)或是使用去濕機(jī)，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫(kù)內(nèi)溫濕度。

2.2.2防強(qiáng)光照射。磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、優(yōu)盤(pán)等載體是懼怕陽(yáng)光的長(zhǎng)期照射，強(qiáng)光會(huì)導(dǎo)致磁盤(pán)消磁，因此要將電子檔案存在放在沒(méi)有陽(yáng)光長(zhǎng)期照射的室內(nèi)或是遮擋窗簾。

2.2.3防止灰塵滲入。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。

2.2.4防治有害微生物。電子檔案室內(nèi)要保持干燥，溫度適宜，防止霉菌發(fā)生渠道，要經(jīng)常檢查，開(kāi)窗通風(fēng)；采用防霉劑進(jìn)行化學(xué)預(yù)防；要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行消毒：可用熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰-苯酚、環(huán)氧乙烷；也可使用真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60-γ射線輻射消毒。

2.2.5遠(yuǎn)離磁場(chǎng)和電場(chǎng)。電子檔案在整理、保管、利用時(shí)應(yīng)避開(kāi)電動(dòng)機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚(yáng)聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無(wú)線電裝置等具體退磁或消磁的設(shè)備；要設(shè)專(zhuān)用庫(kù)房，或使用防磁金屬柜作為裝具，但不能使用鐵盒。

2.3電子檔案要多份保存，以防止突發(fā)事件破壞。

將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭(zhēng)人為或自然因素的破壞。