ERP中的采購作業(yè)流程分析

楊春煉　董日壯　段良濤　李凱

摘要：ERP是采購管理與信息化的完美結(jié)合，它將企業(yè)、客戶和供應(yīng)商三方需求統(tǒng)籌在一起。其中采購作業(yè)流程是采購管理中最重要的部分之一，它是詳細(xì)論述采購部門職責(zé)或任務(wù)的運(yùn)營指南，是采購活動(dòng)具體執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)。一個(gè)優(yōu)質(zhì)的采購作業(yè)流程能直接提高采購管理水平，實(shí)對現(xiàn)陽光采購，這于降低企業(yè)運(yùn)營成本具有戰(zhàn)略意義。該文通過實(shí)際設(shè)計(jì)ERP，提煉出了一套采購作業(yè)流程。

關(guān)鍵詞：采購管理；流程分析；ERP

中國分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）30-7226-03

自瓦特發(fā)明蒸汽機(jī)照亮人類生活新時(shí)代以來，如今人們又進(jìn)入了一個(gè)新的時(shí)代——互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)正在改變著人們的學(xué)習(xí)、生活和工作方式，網(wǎng)絡(luò)的形式將成為貫穿一切事物的形式，極其重要。企業(yè)信息化也是順應(yīng)這大趨勢，基于ERP的采購作業(yè)流程就是要追蹤采購活動(dòng)并落實(shí)到具體網(wǎng)絡(luò)流程上，這聽起來簡單但操作復(fù)雜又意義深遠(yuǎn)：它要考慮到不同用戶的職能權(quán)限、物料的進(jìn)出、采購申請和采購訂單的走向等等，企業(yè)配套的ERP系統(tǒng)能幫助企業(yè)保障物資供應(yīng)，建立牢固友好的供應(yīng)商關(guān)系[1]。該文通過實(shí)際設(shè)計(jì)ERP，來祥解一套采購作業(yè)流程，其包括三個(gè)大流程申請流、申請流到訂單流的轉(zhuǎn)換、訂單流。這三個(gè)大流程中又包括七個(gè)小流程，其包括供應(yīng)商管理、物料管理、采購申請、采購分配、采購訂單、訂單入庫、訂單付款。

1 信息化采購作業(yè)流程存在的問題

根據(jù)對企業(yè)的實(shí)際調(diào)研發(fā)現(xiàn)，企業(yè)采購普遍存在大量的共性問題。傳統(tǒng)的采購方式雖然實(shí)時(shí)交互性好，但其只適合小作坊來高效運(yùn)行，無法操控大公司的大數(shù)據(jù)。在現(xiàn)代企業(yè)都往ERP系統(tǒng)傾斜的過程中，很多流程不清晰、流程與實(shí)際運(yùn)作脫節(jié)、流程繁多且層次不清、很多人會(huì)擔(dān)心ERP數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確等問題。依筆者所見，ERP就像是一個(gè)機(jī)器人，不僅要求構(gòu)造完整完整（流程清晰），也要求能“學(xué)習(xí)”（需要各部門負(fù)責(zé)人員及時(shí)準(zhǔn)確的更新維護(hù)數(shù)據(jù)），那么企業(yè)采購便可實(shí)現(xiàn)大公司小作坊運(yùn)行的效果。那么我們就應(yīng)該設(shè)計(jì)一套清晰的采購作業(yè)流程，并且落實(shí)人員責(zé)任，規(guī)范管理。

2 采購作業(yè)流程分析

系統(tǒng)就是要為客戶省時(shí)省事，否則一個(gè)電話能解決的問題，沒必要麻煩用一個(gè)系統(tǒng)，所以本著參與人員最少化，流程最簡化的思想，我所提煉的ERP采購流程業(yè)務(wù)分析大體動(dòng)作過程如圖1所示。

接下來我們說一下基礎(chǔ)工作：

基礎(chǔ)工作：在采購開始前，我們要做好供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理，在企業(yè)中，采購部門天天與市場資源打交道，采購部門需要靠敏銳的市場嗅覺來獲得一批可靠的供應(yīng)商的鼎力相助，從而保障供給，相互協(xié)調(diào)工作實(shí)現(xiàn)雙贏。在供應(yīng)商信息中，需要明確的物料條目、最低的采購價(jià)格、最高的供給數(shù)量以及供給日期等等具體信息[2]。此外，需要采購部門對供應(yīng)商進(jìn)行監(jiān)控，以此來及時(shí)更新供應(yīng)商信息，保證ERP數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。對新開發(fā)的供應(yīng)商最好進(jìn)行一段時(shí)間的認(rèn)證過程，經(jīng)過評審再作為許可采購的供應(yīng)商再錄入系統(tǒng)[3]。其次我們要做好物料管理，物料管理：物料管理即公司根據(jù)自身情況增加需求條目，該部分由后勤領(lǐng)導(dǎo)管理。物料管理可以根據(jù)公司實(shí)際需求做出自己的特色管理，例如有的公司將物料分類為常備性物料（采用存量計(jì)劃采購）和專用性物料（隨用隨買，不保證庫存）。最后在該系統(tǒng)中，我們涉及的工作人員依次有：部門員工、部門領(lǐng)導(dǎo)、國資處、總經(jīng)理、采購人員、倉庫人員、財(cái)務(wù)人員。

然后我們進(jìn)入采購流程，我們根據(jù)采購條目的走向，將采購流程分為三個(gè)大流，分別為：申請流（采購申請+部門審批+國資處審批+總經(jīng)理審批）、申請流到訂單流的轉(zhuǎn)換（采購分配+采購訂單）、訂單流（國資處審批+訂單入庫+訂單付款）。這樣做實(shí)現(xiàn)很好的分流效果，加上我們不同模塊對應(yīng)不同職能的人員進(jìn)行工作，這樣就控制各部門之間的訪問權(quán)限，更好的管理采購流程。

下面我們主要結(jié)合具體動(dòng)作與實(shí)際用語言來闡述采購流程。

2.1 申請流

在申請流中，已采購申請為操作元，一條申請中可以包含多條采購條目，條目以申請的形式存在。

2.1.1 采購申請

采購申請，是獨(dú)自申請，即只要有權(quán)限的人都可提出申請。它需要申請人員能科學(xué)測定采購提前期[4]，這樣當(dāng)用到貨物時(shí)才會(huì)不斷料、待料，不影響生產(chǎn)線。提交申請之后有對應(yīng)部門人員進(jìn)行審核。若審核通過，后勤人員會(huì)查看庫存表（單種物料要考慮到所有的申請），若庫存滿足則可直接領(lǐng)用（先進(jìn)先出，減小過期率），無需采購，這能保證倉庫不囤料，減少資金積壓和場地占用[5]。否則應(yīng)采購，則加入采購分配。提出申請的同時(shí)，進(jìn)入申請流。

3.1.2 三級(jí)審批

三級(jí)審批包括部門審批+國資處審批+總經(jīng)理審批[6]，顧名思義，就是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)自己的職能對采購申請進(jìn)行批復(fù)意見填寫，然后決策（通過、退回修改、不通過）。三級(jí)審批的系統(tǒng)操作能極大提高現(xiàn)實(shí)中人力及時(shí)間使用的效率，幫助企業(yè)高效運(yùn)行。其中，三級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不僅可以處理信息，其實(shí)自己也能提出采購申請，在審批的時(shí)候，就直接跨過自己這一層的審批即可。

2.2 申請流到訂單流的轉(zhuǎn)換

采購分配里面看到的不是采購申請，是采購申請中的每一個(gè)條目，然后根據(jù)條目，分配給對應(yīng)的采購人員。

采購人員收到采購分配以后，根據(jù)采購分配的條目，進(jìn)行供應(yīng)商的選擇，供應(yīng)商+對應(yīng)的采購條目，生成采購訂單。這樣就實(shí)現(xiàn)了申請流到訂單流的轉(zhuǎn)換。

2.2.1 采購分配

在采購分配時(shí)，我們應(yīng)該做到根據(jù)條目的各個(gè)屬性進(jìn)行排序，這樣有利于我們進(jìn)行批量處理，簡化處理大數(shù)據(jù)；有利于我們分門別類的處理，更有條理性執(zhí)行分配使我們選擇需要的條目給對應(yīng)的采購人員，所以在執(zhí)行分配前，要考慮到物料的采購數(shù)量、采購日期、運(yùn)輸方式，執(zhí)行分配時(shí)需要根據(jù)物料類型指派有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的采購人員，同時(shí)也可以分配數(shù)量，以達(dá)到大筆訂單可以分批次、分不同人員采購的目的。采購分配是個(gè)重要環(huán)節(jié)，關(guān)系到采購物品是否能夠適時(shí)、適質(zhì)、適量、適價(jià)、適地的入庫[7]。endprint

2.2.2 采購訂單

采購人員收到采購分配，根據(jù)ERP中的供應(yīng)商信息，綜合考慮有關(guān)物價(jià)、數(shù)量、運(yùn)輸方式、售后服務(wù)等要求，來對供應(yīng)商進(jìn)行優(yōu)選，并且填寫相關(guān)備注，選擇支付方式等細(xì)節(jié)，然后生成訂單。該訂單要求能夠打印，打印出來紙質(zhì)版作為供應(yīng)商和企業(yè)溝通的依據(jù)憑證。采購訂單生成，并且國資處審批通過后便可由采購人員電話通知供應(yīng)商供貨。

2.3 訂單流：國資處審批+訂單入庫+訂單付款

在訂單流中，已采購訂單為操作元，一條訂單中可能包含多條采購條目，條目以訂單的形式存在。

2.3.1 訂單入庫

供應(yīng)商將貨物運(yùn)到企業(yè)，需要庫管人員根據(jù)采購訂單對貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收不通過則聯(lián)系換貨、補(bǔ)貨等，驗(yàn)收通過之后庫管人員簽收入庫，簽收之后，及時(shí)修改庫存，保證ERP數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。簽收入庫后，要對供應(yīng)商的訂單進(jìn)行蓋章，以便供應(yīng)商拿著蓋章訂單找財(cái)務(wù)人員經(jīng)行核算。在此期間，若采購申請人員看到自己的采購申請已經(jīng)入庫，便可攜帶采購申請單前去領(lǐng)用，庫管人員同時(shí)亦要做好庫存的更改。

2.3.2 訂單付款

涉及到資產(chǎn)都是企業(yè)的核心問題，采購付款不是簡單的結(jié)賬走人，我簡單根據(jù)涉及到的其他部門人員總結(jié)一下。供應(yīng)商的貨物入庫之后，拿著庫管人員蓋過章的紙質(zhì)采購訂單找財(cái)務(wù)人員結(jié)算。財(cái)務(wù)人員將其跟ERP系統(tǒng)上的訂單數(shù)據(jù)比對，如屬實(shí)，則根據(jù)訂單上的支付方式給供應(yīng)商結(jié)算。結(jié)算結(jié)束后，修改訂單的狀態(tài)。至此，訂單流結(jié)束，整個(gè)采購活動(dòng)亦結(jié)束。

3 結(jié)束語

采購作業(yè)流程不在“多”，而在“清”，即：各部門之間的關(guān)聯(lián)與界面清晰、責(zé)權(quán)分明；各級(jí)人員管理清晰、層次分明；新老程序的變更清晰、時(shí)間分明；授權(quán)與監(jiān)管同步。清晰的采購作業(yè)流程是為了流暢的采購活動(dòng)做準(zhǔn)備。沒有哪套ERP系統(tǒng)是萬能的，公司要根據(jù)實(shí)際需要來形成自己的采購作業(yè)流程。ERP運(yùn)行后，要求每一名員工、每一名領(lǐng)導(dǎo)都真正的參與進(jìn)來，根據(jù)外部市場和環(huán)境的變化驗(yàn)證采購作業(yè)流程，將不適應(yīng)的地方進(jìn)行淘汰維護(hù)?，F(xiàn)代企業(yè)正逐步走向虛擬管理和協(xié)同商務(wù)的運(yùn)營模式[8]，一套擁有清晰化采購作業(yè)流程的ERP系統(tǒng)應(yīng)用到采購活動(dòng)中，不但可以保證供應(yīng)鏈，同時(shí)是企業(yè)和供應(yīng)商建立伙伴關(guān)系的橋梁，提高采購管理效率。

參考文獻(xiàn)：

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