論新時(shí)期高校教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)及必備的信息化能力

張佳麗

摘要：教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理中的行政人員，是基層的教學(xué)管理工作者，是教學(xué)工作順利進(jìn)行的重要保障。教學(xué)秘書的工作復(fù)雜、時(shí)效性強(qiáng)、任務(wù)重、要求高，隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，教學(xué)秘書的工作方式也隨之發(fā)生著巨大的變化，因此教學(xué)秘書應(yīng)該具備一定的信息化工作能力。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書 高等學(xué)校 工作特點(diǎn) 信息化

教學(xué)管理是教學(xué)工作的重要組成部分，涉及到學(xué)校教學(xué)工作的方方面面，是一項(xiàng)任務(wù)繁重、時(shí)效性和紀(jì)律性很強(qiáng)的系統(tǒng)工程。高校教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理工作中具體事務(wù)的執(zhí)行者，是最基層的教學(xué)管理人員，是聯(lián)系院校領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處、校辦公室等各職能部門和協(xié)調(diào)師生的紐帶，是維護(hù)教學(xué)正常運(yùn)行的橋梁。因此教學(xué)秘書是保證教學(xué)管理暢通的重要環(huán)節(jié)。然而教學(xué)秘書的工作千頭萬緒，遇到的矛盾和問題相對其它工作來講相對復(fù)雜，有一定的特點(diǎn)。當(dāng)今社會，信息技術(shù)高速發(fā)展，教學(xué)秘書的工作也要與時(shí)代接軌，要以新時(shí)代的新武器來不斷完善和提高自己的工作，適應(yīng)新的教學(xué)改革形勢，提升教學(xué)管理水平。以下談?wù)撘幌滦聲r(shí)期教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)及必備的信息化能力。

1 教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)

1.1 主動性。教學(xué)秘書的日常事務(wù)多而繁雜，不僅接受教務(wù)處安排的工作，還要接受大量臨時(shí)性的工作。雖然教學(xué)秘書常被視作領(lǐng)導(dǎo)的左右手和耳目，但是為了更好的履行自己的職責(zé)，教學(xué)秘書就必須要積極思考，善于觀察和分析問題，其思維方式以及工作方式也不能僅僅局限于被動地服從和服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，而應(yīng)該經(jīng)常主動進(jìn)言，有事多向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報(bào)，交心通氣，為領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策發(fā)揮主動作用。

1.2 及時(shí)性。教學(xué)秘書的有些工作時(shí)間要求緊，具有時(shí)效性，必須及時(shí)處理。諸如教師因病不能上課，因事請假調(diào)課等，就必須迅速辦理調(diào)、停課手續(xù)并及時(shí)將有關(guān)情況與安排通知學(xué)生。在各種監(jiān)考安排中，有些老師會因?yàn)橥话l(fā)狀況無法按時(shí)趕往考場，教學(xué)秘書就要及時(shí)的安排空閑老師完成監(jiān)考工作。所以教學(xué)秘書很多工作若處理不及時(shí)則很容易造成教學(xué)秩序混亂，釀成教學(xué)事故。

1.3 統(tǒng)籌性。教學(xué)秘書的工作涉及到學(xué)院的全部教學(xué)工作，涉及面比較廣。既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理好教學(xué)，還要處理好教學(xué)方面的具體事務(wù)，協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，還要經(jīng)常完成教務(wù)處和領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的很多其它工作。因此，教學(xué)秘書工作實(shí)質(zhì)上是綜合性很強(qiáng)的工作。這就要求教學(xué)秘書能從大局出發(fā)，統(tǒng)籌安排好各項(xiàng)工作，在工作中找到規(guī)律，確保教學(xué)工作的順利進(jìn)行。

1.4 服務(wù)性。教學(xué)秘書是教學(xué)工作的管理者也是師生的服務(wù)者，教學(xué)秘書的工作形象在一定程度上也體現(xiàn)了其所在系部乃至學(xué)校的形象。因此，教學(xué)秘書工作的主要立足點(diǎn)為服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生，這是教學(xué)秘書日常工作的核心。具體來說就是教學(xué)秘書的工作要急教師之所急，解學(xué)生之所困。在工作中要摒棄私心，為教師的“教”和學(xué)生的“學(xué)”提供方便有益的服務(wù)，如為教師和學(xué)生提供教學(xué)方面的咨詢、后勤方面的保證以及服務(wù)，包括教材、課表、教室安排等等。所以說，教學(xué)秘書的工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作。

2 教學(xué)秘書必備的信息化能力

教學(xué)秘書要每天要面對大量的通知、文件、電話、會議資料，這些材料信息都是教學(xué)秘書工作的常規(guī)信息，也是從不同的方面和角度保證教學(xué)工作順利進(jìn)行的重要信息來源。在信息化高度發(fā)達(dá)的今天，高校教學(xué)管理建立在以計(jì)算機(jī)為主的網(wǎng)絡(luò)平臺之上，計(jì)算機(jī)操作水平直接反映了教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作上是否稱職。因此，為了提高教學(xué)管理工作的效率和質(zhì)量，教學(xué)秘書在掌握相關(guān)的業(yè)務(wù)知識的同時(shí)，還要不斷地學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作知識，逐步開發(fā)計(jì)算機(jī)在教學(xué)管理工作中的功能，促進(jìn)教學(xué)信息化管理。以下舉例簡要介紹幾種常用的教學(xué)秘書工作必備的信息化技能。

2.1 信息篩選及匯總。教學(xué)秘書通過掌握必要的計(jì)算機(jī)的應(yīng)用知識，讓工作更加輕松快捷。熟練掌握和運(yùn)用WORD、EXCEL、PPT等辦公軟件，對于提高工作效率事半功倍。教學(xué)秘書會經(jīng)常收到來自教務(wù)處或其他部門發(fā)來的EXCEL匯總表，利用EXCEL的數(shù)據(jù)篩選功能篩選出本部門的課程，本部門的學(xué)生等等這些信息。然后再進(jìn)行下一步的工作安排。將各種信息篩選后，需要將屬于本部門的信息匯總。一般大家習(xí)慣性使用EXCEL的默認(rèn)的sheet1，很少使用sheet2、sheet3。其實(shí)一個(gè)EXCEL的表中可以設(shè)置多個(gè)工作表，這樣可以分門別類，以免表格太多容易混亂。還可以通過工作表標(biāo)簽顏色進(jìn)行標(biāo)識，可以更加的清楚醒目，有利于提高工作的條理性。比如重補(bǔ)修任務(wù)安排，學(xué)生數(shù)據(jù)非常多，可以利用EXCEL中的透視圖功能準(zhǔn)確、快速、高效的統(tǒng)計(jì)整理出學(xué)生數(shù)據(jù)。如幾門課程，有多少學(xué)生報(bào)名重修這些課程等。還比如開學(xué)初補(bǔ)考和重補(bǔ)修考試安排等事務(wù)，很多學(xué)生要參加考試的科目有多門，在安排考試時(shí)，需要錯(cuò)開這些考試時(shí)間，避免沖突，那EXCEL軟件中的糾錯(cuò)功能能準(zhǔn)確地找出重復(fù)的數(shù)據(jù)。

2.2 監(jiān)考通知單的制作。每個(gè)學(xué)期的補(bǔ)考、期中期末考試都有大規(guī)模的監(jiān)考安排工作。尤其是基礎(chǔ)課部門，幾乎全校的班級都開設(shè)。因此考場數(shù)多，監(jiān)考老師也相應(yīng)非常多。為了使監(jiān)考工作按部有序的進(jìn)行，監(jiān)考通知單發(fā)揮著重要作用。當(dāng)教學(xué)秘書面對需要制作幾百份的監(jiān)考通知單的時(shí)候，壓力可見一斑。每一份監(jiān)考通知單都需要監(jiān)考老師姓名、監(jiān)考時(shí)間、地點(diǎn)等信息。然而教室是不同的。采用傳統(tǒng)辦法復(fù)制粘貼工作量巨大。在這種情況下，可以采用WORD的郵件合并功能。首先制作一個(gè)監(jiān)考單的空模板，將監(jiān)考安排EXCEL表制作好作為數(shù)據(jù)源。然后在工具欄里使用郵件合并功能即可輕松制作大批量的監(jiān)考通知單。同樣的方法也適用于大批量獎狀制作。

2.3 信息通知的現(xiàn)代化手段。在教學(xué)管理中，教學(xué)秘書的協(xié)調(diào)與組織能力是確保教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基本前提。教學(xué)秘書聯(lián)系最緊密的上級部門是教務(wù)處，教學(xué)秘書要將上級教務(wù)處的各項(xiàng)事務(wù)，及時(shí)地下達(dá)給系各教研室、各位教師及輔導(dǎo)員。如，教學(xué)檢查的通知，教學(xué)任務(wù)落實(shí)，調(diào)、停課的通知，英語四、六級考試通知，學(xué)生選課通知，補(bǔ)考、期中、期末考試安排等，這些都必須及時(shí)地通知到教師和學(xué)生。如果通過打電話的方式通知，教學(xué)秘書將耗費(fèi)大量的時(shí)間，非常不省時(shí)省力。有時(shí)所通知的事項(xiàng)對方聽過之后過段時(shí)間就記不清楚具體的時(shí)間、地點(diǎn)了?；谶@種情況，通知和發(fā)布信息可以通過QQ群的方式。將系部的教職工加入QQ群，重要信息可以發(fā)群公告。需要老師們討論決定的事項(xiàng)可以利用群投票功能。同時(shí)，QQ群的討論組功能也非常好?？梢詫Ⅻh員老師建立討論組?？梢詫⒏鱾€(gè)教研室分別建立討論組等等。這些功能都非常實(shí)用也大大提高了信息化辦公的效率，各種信息的共享非常及時(shí)準(zhǔn)確，也節(jié)省了教學(xué)秘書的大量時(shí)間用于做其他更重要的事情。另外，通信軟件的出現(xiàn)也對改進(jìn)教學(xué)秘書的工作方式起了非常重要的作用。采用飛信群發(fā)短信的方式通知老師是目前最普遍的方法，其優(yōu)點(diǎn)是老師們能夠立即收到信息，并且能夠很方便的查看短信，避免記錯(cuò)通知內(nèi)容。所以，教學(xué)秘書要不斷的了解新事物，更新自己的工作方式，這樣會使得工作效率大幅度提高。

3 總結(jié)

高校教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理工作的具體實(shí)踐者，也有著其特有的工作特點(diǎn)。針對這些工作特點(diǎn)，教學(xué)秘書應(yīng)該更加明確自己的工作職責(zé)，對自己做好角色定位。而在信息技術(shù)日新月異發(fā)展的今天，教學(xué)秘書作為連接教學(xué)主管部門、主管領(lǐng)導(dǎo)和教師等工作人員之間的橋梁，不斷學(xué)習(xí)并掌握現(xiàn)代化的信息工具對于提高高校教學(xué)管理效率、提高教學(xué)管理水平來講是非常必要的。

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