對高校人事檔案收集工作的幾點(diǎn)思考

朱莎

摘 要：高校人事檔案的收集是人事檔案管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，隨著教育體制改革的不斷深入以及高校人事制度的改革，人事檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變思路，變被動(dòng)收集為主動(dòng)收集，變封閉式管理為開放式管理，堅(jiān)持以人為本可持續(xù)發(fā)展的收集思路，與時(shí)俱進(jìn)，把人事檔案收集工作做得更細(xì)、更全、便好，努力把人事檔案服務(wù)提高到一個(gè)新的水平，為學(xué)校的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；收集工作；思考

人事檔案收集工作是人事檔案管理的一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作，沒有人事檔案科學(xué)、系統(tǒng)的收集，就沒有完整的人事檔案內(nèi)容，就會對整個(gè)人事檔案的質(zhì)量有著極其重要的影響。

隨著教育制度的改革和高校教育的快速發(fā)展，近幾年人事檔案的收集工作面臨著新的考驗(yàn)，一方面，為整合資源，提高辦學(xué)質(zhì)量，一些高校之間進(jìn)行了合并，在多校合并過程中，由于撤銷合并單位比較多，人員崗位變動(dòng)較大，部分人事檔案材料在合并移交過程中出現(xiàn)了缺失和遺漏等情況；另一方面，對人才的重視已經(jīng)成為高校內(nèi)涵建設(shè)、求生存謀發(fā)展的重心，于是學(xué)校紛紛出臺政策吸納各類高學(xué)歷、高職稱的人才，在此過程中，這些高學(xué)歷高職稱人才的檔案流動(dòng)性就增大，給檔案收集工作帶來一定的難度。在這樣的背景下，作為一名高校人事檔案工作者，應(yīng)如何轉(zhuǎn)變思路，與時(shí)俱進(jìn)地開展人事檔案收集工作呢？下面筆者將結(jié)合自己的工作對人事檔案的收集工作進(jìn)行一些初淺的探討。

1 轉(zhuǎn)變思路，結(jié)合學(xué)校的發(fā)展積極開展檔案收集工作

1、變被動(dòng)收集為主動(dòng)收集。以往檔案管理人員的工作重心主要投在了檔案的整理、編目、規(guī)檔和查借閱方面，檔案材料是由開展業(yè)務(wù)方面的人員來負(fù)責(zé)移交，檔案管理人員因此形成坐等靠以及檔案不全和自己沒有責(zé)任這樣一些思想。所以檔案管理者必須具備良好的職業(yè)素質(zhì)，作為一名人事檔案管理人員，既要耐得住寂寞，又不能安于寂寞，就是說，既要認(rèn)真做好檔案的接收、編目、裝訂、歸檔等瑣碎工作，又要主動(dòng)去克服工作中的隨意性，努力改變歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)的現(xiàn)象，因?yàn)楸粍?dòng)收集往往會造成一些檔案材料的不全。因此檔案管理人員應(yīng)有目標(biāo)有計(jì)劃地開展工作，可根據(jù)處內(nèi)科室的業(yè)務(wù)分工，分別制定出人事處各科室的詳細(xì)歸檔材料目錄和移交時(shí)間，讓各業(yè)務(wù)科室明確自己在業(yè)務(wù)活動(dòng)中人事檔案的收集和歸檔內(nèi)容，使檔案收集工資規(guī)范化和系統(tǒng)化。

2、變封閉型管理為開放式管理。人事檔案工作不是閉門造車，不是僅僅起到整理和保管的作用，而應(yīng)開放式地提供服務(wù)，并通過服務(wù)進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案的收集和歸檔工作。例如職工在查閱親屬關(guān)系方面的需求比較大，那么在今后的收集過程中，對于個(gè)人親屬關(guān)系方面的材料，具有一定的保存價(jià)值又能為個(gè)人提供服務(wù)的資料就應(yīng)該進(jìn)行收集和歸檔。此外，人事檔案管理人員還應(yīng)積極參與和配合各業(yè)務(wù)科室開展工作，及時(shí)地掌握和督促工作中形成的文件資料，并進(jìn)行歸檔，這樣檔案的收集工作才能做得更細(xì)、更全、更好。

3、要堅(jiān)持以人為本可持續(xù)發(fā)展的收集思路。一方面，人事檔案是為職工、為組織人事部門服務(wù)的，所以人事檔案的收集應(yīng)“以人為本”。根據(jù)服務(wù)對象的需求和變化，將體現(xiàn)人們工作、生活狀態(tài)、智慧結(jié)晶的各種類型的檔案材料收集起來，并力求所形成材料的齊全完整，為收集工作拓展新的發(fā)展空間，以便更好地為學(xué)校和職工提供服務(wù)。另一方面，檔案的價(jià)值并非恒定不變，而是動(dòng)態(tài)變化的，人事檔案的范疇是隨著學(xué)校的發(fā)展和相關(guān)工作的進(jìn)一步規(guī)范而呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)地變化，在此過程也產(chǎn)生了一些新的文件材料，這些材料并沒有在原來的歸檔范圍之內(nèi)，但具有保存意義和價(jià)值。因此，我們必須要有可持續(xù)發(fā)展的檔案收集理念，要能夠根據(jù)學(xué)校和國家的發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)地將一些有價(jià)值的文件材料收入個(gè)人檔案里。例如，目前新招聘人員的人事檔案按國家要求要進(jìn)行人事代理，交由人才中心管理，那么我們單位內(nèi)收集的資料不要僵化在原來的范圍，可根據(jù)工作的需要，對個(gè)人有保存意義和價(jià)值的資料進(jìn)行增加，如學(xué)歷學(xué)位、資格證書身份證復(fù)印件，人事代理合同書，高校教師資格申請書、獨(dú)子證申請表等資料都可進(jìn)行收集和歸檔。

2 收集過程中的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)

1、要建立健全人事檔案的收集制度。人事檔案工作應(yīng)有計(jì)劃有總結(jié)，可結(jié)合學(xué)校的實(shí)際，建立健全人事檔案管理制度，克服工作中的隨意性，按照目的性、有效性、及時(shí)性的原則，實(shí)現(xiàn)人事檔案的規(guī)范管理。檔案管理人員通過與各科室業(yè)務(wù)工作的配合和督促，一方面可以增強(qiáng)大家對人事檔案的收集歸檔意識，形成重視檔案，自覺進(jìn)行檔案收集和移交工作的氛圍，另一方面可以督促業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案材料并及時(shí)歸檔。

2、明確人事檔案的收集范圍?？筛鶕?jù)人事處內(nèi)各科室的業(yè)務(wù)分工，分別制定出完整詳細(xì)的各科室收集歸檔文件內(nèi)容。以我校為例，人事處內(nèi)設(shè)工資科、專技科、人事科和綜合科四個(gè)科室，根據(jù)業(yè)務(wù)分工不同，分別制定出四個(gè)科室應(yīng)歸檔材料，如工資轉(zhuǎn)正定級表、工資變動(dòng)審批表、薪級變動(dòng)表、調(diào)動(dòng)人員的工資介紹信等材料由工資科負(fù)責(zé)收集和歸檔；專業(yè)技術(shù)人員任職資格評審表、工人等級資格審批表、單位的聘任通知、職工每年的履職考核表、大中專畢業(yè)生考核表、職工學(xué)籍、進(jìn)修培訓(xùn)等材料由專技科負(fù)責(zé)收集和歸檔；干部履歷表、事業(yè)單位聘用通知、聘用登記表、報(bào)到證、就業(yè)協(xié)議、體驗(yàn)表等材料由人事科負(fù)責(zé)；各級各類先進(jìn)表彰的登記表、解聘登記表、教師資格認(rèn)定申請表、人事代理合同等材料由綜合科負(fù)責(zé)。這樣各科室不管人員是否變動(dòng)，都能明確自己應(yīng)負(fù)責(zé)的歸檔內(nèi)容。

3、加強(qiáng)人事檔案材料的收集力度。隨著教育體制改革的不斷深入以及高校人事制度的改革，教職工考核、考察、學(xué)歷、學(xué)位、各類培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)晉升、工資變動(dòng)、干部聘任等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來新的更高的要求。一方面，除參與、制定和督促內(nèi)部各業(yè)務(wù)科室的檔案收集工作外，要主動(dòng)提醒涉及人事檔案材料的其處室人員進(jìn)行人事材料歸檔。如全校進(jìn)行完新一輪的科級干部聘任工作后，就應(yīng)主動(dòng)提醒組織部門移交干部任免呈報(bào)表等相關(guān)資料。另一方面，對于流動(dòng)性的人事檔案，比如人員調(diào)動(dòng)，檔案隨著人員調(diào)動(dòng)而轉(zhuǎn)移，也給收集材料增大了難度。為保證檔案的完整性，檔案移交過程中，發(fā)現(xiàn)缺漏要督促補(bǔ)上。因此，檔案管理人員在收集檔案材料時(shí)應(yīng)做到內(nèi)部收集與外部收集相結(jié)合，在收到從外單位調(diào)入人員的檔案時(shí)，要認(rèn)真檢查和核實(shí)，發(fā)現(xiàn)有缺漏的材料，要千方百計(jì)地及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充。

3 收集工作的方式與方法。人事檔案的收集采用定期收集和不定期收集的方式

定期收集一般根據(jù)業(yè)務(wù)部門的常規(guī)性工作來制定收集的時(shí)間和內(nèi)容，如每年的薪級工資表、履職考核表以及年終的獎(jiǎng)勵(lì)登記表等。事實(shí)上，人事檔案的大部分材料都是采用不定期的收集方式，都是根據(jù)業(yè)務(wù)工作情況，每辦理完畢一件工作后，就及時(shí)地進(jìn)行收集和移交。如：職稱評定材料、工資變動(dòng)審批材料、新錄用人員相關(guān)材料、省市表彰先進(jìn)材料等，這就需要檔案管理人員必須具備參與意識，隨時(shí)關(guān)注學(xué)校大事和處內(nèi)的業(yè)務(wù)工作，在日常實(shí)際工作中，與處領(lǐng)導(dǎo)、各科室加強(qiáng)溝通與交流，對工作中形成的材料，待辦理完畢后，主動(dòng)收集歸檔，確保及時(shí)、齊全、完整地收集各類人事檔案資料。

人事檔案的價(jià)值在于利用，即為學(xué)校服務(wù)，為職工個(gè)人服務(wù)，為社會服務(wù)，所以在搞好學(xué)校人事檔案收集工作的同時(shí)，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案信息資源的開發(fā)與利用，采取多種形式和方法，讓人事檔案信息資源發(fā)揮更大、更好的作用，通過檔案管理人員自己主觀的努力，把檔案服務(wù)提高到一個(gè)新的水平，為學(xué)校的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。