淺談企業(yè)貨幣資金的內(nèi)控管理

景鳳芹

摘 要：貨幣資金是企業(yè)的重要支付手段和流通手段，是企業(yè)資產(chǎn)的審查重點(diǎn)，同時(shí)也是控制風(fēng)險(xiǎn)最高的資產(chǎn)。加強(qiáng)貨幣資金的內(nèi)部控制是保證各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的有效進(jìn)行的重要手段。筆者曾經(jīng)隨同審計(jì)機(jī)構(gòu)做過一家公司的內(nèi)部控制調(diào)查，下面以ABC公司為例談一下貨幣資金的內(nèi)部控制。

關(guān)鍵詞：貨幣資金；內(nèi)部控制；職責(zé)分離

一、ABC公司的內(nèi)部控制構(gòu)建背景

隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，原有制度已經(jīng)不能滿足公司治理需求。為了加強(qiáng)管理，ABC公司自2012年開始全面建立和完善內(nèi)部控制制度。

二、公司貨幣資金內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）貨幣資金定義。貨幣資金（以下簡稱“資金”）是指企業(yè)所擁有或控制的現(xiàn)金、銀行存款、其他貨幣資金等。公司的支票以及公司收到的匯票、本票、支票等視同貨幣資金管理。

（二）內(nèi)部控制目標(biāo)。1.確保資金的管理和使用符合國家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求；2.明確現(xiàn)金管理、銀行賬戶管理等各業(yè)務(wù)的職責(zé)權(quán)限和崗位分離要求，落實(shí)責(zé)任追究制度，確保資金管理工作安全有效運(yùn)行；3.明確資金計(jì)劃、資金收付、費(fèi)用審批、資金相關(guān)會計(jì)處理等業(yè)務(wù)的管理要求、程序和權(quán)限，提高營運(yùn)資金財(cái)務(wù)控制活動(dòng)的有效性。

（三）公司的內(nèi)部控制建設(shè)情況

1.嚴(yán)格執(zhí)行年度和月度資金計(jì)劃。公司建立“自上而下，自下而上”年度資金計(jì)劃和月度資金計(jì)劃制度。年度資金計(jì)劃經(jīng)過上下溝通和平衡，并經(jīng)過總經(jīng)理辦公會和董事會的審批后，由公司財(cái)務(wù)管理部據(jù)此進(jìn)行年度的資金安排。

月度資金計(jì)劃是為了了解資金需求的實(shí)際發(fā)生時(shí)間和變動(dòng)情況而編制，是年度資金計(jì)劃的補(bǔ)充。所有大額資金支出均必須在年度及月度資金計(jì)劃內(nèi)方能支付。這為資金的提前合理安排奠定了基礎(chǔ)。

2.合理分工，實(shí)現(xiàn)不相容職務(wù)分離。為了做好資金的監(jiān)控，保證資金的安全，公司采用了以下措施：

（1）網(wǎng)銀支付授權(quán)分工。財(cái)務(wù)管理部設(shè)置出納崗、一級授權(quán)支付崗、二級授權(quán)支付崗、三級授權(quán)支付崗進(jìn)行貨幣資金的管理。每級授權(quán)支付崗有不同的金額授權(quán)范圍，通過銀行分出不同的優(yōu)盾和密碼進(jìn)行控制。同時(shí)規(guī)定出納崗不得兼任稽核、會計(jì)檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。

（2）現(xiàn)金及票據(jù)盤點(diǎn)分工。出納崗負(fù)責(zé)每日下班前進(jìn)行現(xiàn)金的盤點(diǎn)，核算負(fù)責(zé)人每月不定期進(jìn)行現(xiàn)金監(jiān)盤，財(cái)務(wù)管理部副部長每半年進(jìn)行一次現(xiàn)金監(jiān)盤。每次盤點(diǎn)及抽盤后分別在盤點(diǎn)表上簽字交由出納崗歸檔。

出納崗每月月末進(jìn)行票據(jù)盤點(diǎn)，核算負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)盤；財(cái)務(wù)管理部副部長抽盤現(xiàn)金時(shí)應(yīng)同時(shí)抽盤支票庫存及領(lǐng)用作廢情況。盤點(diǎn)及抽盤后分別在盤點(diǎn)表上簽字交由出納崗歸檔。

定期盤點(diǎn)減少出錯(cuò)的可能性，不定期的抽盤將杜絕舞弊行為，紙質(zhì)資料的保存為責(zé)任追究留下證據(jù)。

（3）付款程序職責(zé)分工及流程。①會計(jì)人員打印付款憑證簽章后，連同相關(guān)原始附件交給核算負(fù)責(zé)人進(jìn)行稽核。稽核有誤的，交由相關(guān)會計(jì)人員進(jìn)行修改或者與報(bào)銷人進(jìn)行溝通；稽核無誤的，交由出納崗以及各級網(wǎng)銀授權(quán)人辦理資金支付手續(xù)。②支付現(xiàn)金的，要求領(lǐng)款人在記賬憑證“經(jīng)辦人”欄簽字確認(rèn)，并在記賬憑證上加蓋“現(xiàn)金付訖”印章以示付款結(jié)束。銀行轉(zhuǎn)賬付款的，授權(quán)支付人員在其權(quán)限范圍內(nèi)操作網(wǎng)上銀行付款，付款完畢后在記賬憑證及原始單據(jù)的第一頁上加蓋“銀行付訖”印章。

嚴(yán)格的付款流程，減少錯(cuò)誤和舞弊發(fā)生的可能性。

（4）印章保管分工和使用規(guī)定。法定代表人印章由出納保管，財(cái)務(wù)專用章和發(fā)票專用章由核算負(fù)責(zé)人保管。

財(cái)務(wù)專用章在辦理銀行收付業(yè)務(wù)和出具證明財(cái)務(wù)事項(xiàng)時(shí)使用，法定代表人印章只能在辦理銀行收付業(yè)務(wù)時(shí)使用，發(fā)票專用章只能在辦理開具發(fā)票時(shí)使用。財(cái)務(wù)印章因公務(wù)需帶出單位的，需經(jīng)過財(cái)務(wù)部長審批，且出去辦事人員應(yīng)兩個(gè)以上。

3.減少現(xiàn)金支付，實(shí)現(xiàn)付款追蹤。公司規(guī)定，除下列范圍內(nèi)的支出可以采用現(xiàn)金支付外，其余支出必須通過網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬支付：①支付公司外個(gè)人勞務(wù)報(bào)酬。②個(gè)人墊支10，000元以下的支出。③結(jié)算起點(diǎn)1，000元以下的零星支出。

通過支付方式的規(guī)定，減少了現(xiàn)金支付的頻率，公司所有通過銀行支付的款項(xiàng)都能追索到支付對象，便于追查事項(xiàng)責(zé)任。

4.銀行對賬及時(shí)，有效遏制錯(cuò)誤及舞弊發(fā)生。出納崗收集銀行對賬單后傳遞給指定會計(jì)人員，由會計(jì)人員每月3日前完成上月銀行余額調(diào)節(jié)表的編制，交由核算負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)核并簽字后進(jìn)行存檔。對于發(fā)現(xiàn)的未達(dá)賬項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)聯(lián)系銀行或催促相關(guān)部門提交單據(jù)履行報(bào)銷手續(xù)。原則上未達(dá)賬項(xiàng)的處理不得跨月。

5.加強(qiáng)票據(jù)管理，嚴(yán)格臺賬登記。出納崗負(fù)責(zé)公司支票的購買和管理。出納崗購買支票后，應(yīng)及時(shí)登記《支票備查簿》，詳細(xì)登記開戶銀行名稱、支票號碼、支票類別等。提取備用金時(shí)，出納崗應(yīng)根據(jù)庫存現(xiàn)金限額規(guī)定簽發(fā)支票。除提取備用金外，其他用途使用支票應(yīng)填寫《支票領(lǐng)用單》，會計(jì)人員審核后，經(jīng)財(cái)務(wù)管理部部長審批后領(lǐng)用。支票領(lǐng)用后應(yīng)由領(lǐng)用人在支票備查薄上登記領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人、支票號碼、用途、金額等信息。對于書寫錯(cuò)誤的支票，應(yīng)與支票存根一起加蓋“作廢”戳記后完整保管。未使用完的支票應(yīng)連同法定代表人印章一起放在保險(xiǎn)柜里。出納崗收到票據(jù)時(shí)，應(yīng)檢查相關(guān)信息的正確性與完整性，核對無誤后登記臺賬。收到的支票，須于次日前交付銀行結(jié)算。收到的紙質(zhì)匯票、本票等票據(jù)將原始票據(jù)存放在保險(xiǎn)柜內(nèi)，在票據(jù)到期前交付銀行結(jié)算。

6.嚴(yán)格執(zhí)行分級審批制度，保證資金安全。公司建立了網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，按照制度設(shè)置了審批權(quán)限，相關(guān)事項(xiàng)審批自動(dòng)轉(zhuǎn)至相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，減少了人為控制。各分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)分管業(yè)務(wù)內(nèi)容對支付款項(xiàng)的性質(zhì)和金額進(jìn)行嚴(yán)格審核，有效的保證了資金的安全。

7.進(jìn)行閑置資金管理，提高資金使用效率。根據(jù)每月的資金計(jì)劃，公司收支平衡后，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批同意后，大額閑置資金用于投資理財(cái)，小額賬戶資金與銀行簽訂協(xié)定存款協(xié)議，以實(shí)現(xiàn)貨幣資金的最大效益。

三、公司貨幣資金內(nèi)部控制的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）優(yōu)點(diǎn)

1.職責(zé)分工合理明確有效保障了資金安全?，F(xiàn)金由不同的人定期和不定期盤點(diǎn)，資金支付至少需要兩個(gè)人才能完成，有效的職責(zé)分工建立了相互牽制監(jiān)督的制度，很大程度上杜絕了舞弊的可能，保障了資金的安全。

2.財(cái)務(wù)信息化為分級審批權(quán)限嚴(yán)格執(zhí)行提供了平臺，并提高了工作效率。財(cái)務(wù)事項(xiàng)的分級付款審批完全由信息化系統(tǒng)自動(dòng)控制實(shí)現(xiàn)，杜絕了人為改變審批權(quán)限的情況發(fā)生。同時(shí)網(wǎng)報(bào)平臺與日常辦公信息平臺實(shí)現(xiàn)有效對接，并在審批人手機(jī)上安裝了客戶端，及時(shí)提示其完成審批，節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率。

3.資金計(jì)劃的嚴(yán)格執(zhí)行減少了不確定事項(xiàng)，提高了貨幣資金使用效率。公司目前在年度資金計(jì)劃之外，按照月度進(jìn)行大額資金計(jì)劃的編制，便于公司提前安排資金的使用和融資。同時(shí)根據(jù)實(shí)際情況，對閑置資金按照金額大小可以采取措施提高資金使用效率。

（二）缺點(diǎn)

目前公司業(yè)務(wù)事項(xiàng)授權(quán)分工較細(xì)，金額控制較為嚴(yán)格。雖然通過信息化解決了嚴(yán)格按照制度進(jìn)行審批的問題。但審批金額的限制導(dǎo)致部分常規(guī)事項(xiàng)審批鏈條過長，雖然保證了資金的安全，但在一定程度上降低了工作效率。

四、改進(jìn)措施

根據(jù)目前實(shí)際情況重新制定分級審批制度，建議部分事項(xiàng)可以簡化審批程序，盡量避免重復(fù)審批。如：預(yù)算中的所有事項(xiàng)均是經(jīng)過預(yù)算管理委員會、總經(jīng)理辦公會、董事會的討論后集體確定的，若年初預(yù)算中已包含的事項(xiàng)，在不突破預(yù)算金額且具備充分付款條件的情況下，建議減少付款審批環(huán)節(jié)。（作者單位：中航通用飛機(jī)有限責(zé)任公司）

參考文獻(xiàn)：

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