淺談財(cái)務(wù)電子檔案的管理

胡艷桃

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和會(huì)計(jì)電算化的快速發(fā)展及廣泛應(yīng)用，財(cái)務(wù)檔案的管理也隨之發(fā)生了質(zhì)的變化，由最初單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展成為電子檔案即將逐步取代紙質(zhì)檔案的管理方式。財(cái)務(wù)電子檔案體積小，容量大，且易于查閱和開發(fā)利用，成為現(xiàn)代檔案管理中極其重要的組成部分，如何確保財(cái)務(wù)電子化檔案的安全和完整，將成為信息時(shí)代財(cái)務(wù)檔案工作的突出問題。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)；電子檔案；管理

一、加強(qiáng)財(cái)務(wù)電子檔案的必要性

財(cái)務(wù)電子檔案是指存貯于磁盤、光盤等現(xiàn)代磁性介質(zhì)中的財(cái)務(wù)工作的應(yīng)用程序及一切財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)范疇內(nèi)會(huì)計(jì)核算形成的電子數(shù)據(jù)和相關(guān)資料。隨著我國會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的快速發(fā)展，原有的財(cái)務(wù)檔案管理辦法已不適應(yīng)現(xiàn)階段的需要。大量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的核算和資料的形成依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，建好用好財(cái)務(wù)電子檔案， 不僅能夠減輕財(cái)務(wù)人員勞動(dòng)負(fù)擔(dān)，提高財(cái)務(wù)電子檔案管理工作水平和財(cái)務(wù)管理工作效率， 還能更好地為后期的財(cái)務(wù)工作提供快捷、準(zhǔn)確、方便的利用服務(wù)，所以，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)信息化的強(qiáng)大功能，加強(qiáng)財(cái)務(wù)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，是搞好財(cái)務(wù)檔案管理的趨勢，也是必然要求。

二、財(cái)務(wù)電子檔案的特點(diǎn)

較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，財(cái)務(wù)電子檔案是現(xiàn)代信息化的產(chǎn)物，有許多新的特點(diǎn)：

1.財(cái)務(wù)電子檔案的存貯介質(zhì)具有多種形式，對貯存環(huán)境的要求也有所不同，如磁性介質(zhì)檔案應(yīng)遠(yuǎn)離磁場或者專設(shè)磁場屏蔽柜，以防消磁，丟失數(shù)據(jù)；光盤介質(zhì)檔案對清潔度要求較高，以防盤面磨損、刮擦；每張光盤應(yīng)附有硬質(zhì)護(hù)殼，避免擠壓損毀，不可讀取等。財(cái)務(wù)電子檔案易于修正、拷貝和重置，也可以隨時(shí)打印輸出紙質(zhì)文本，

2.財(cái)務(wù)電子檔案以各種介質(zhì)貯存大大節(jié)省了數(shù)據(jù)的保存空間， 便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞。電子檔案中的數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工傳輸中人為的種種失誤，同時(shí)運(yùn)用計(jì)算機(jī)的操作和網(wǎng)絡(luò)交流，使得財(cái)務(wù)管理工作中的數(shù)據(jù)查詢、報(bào)表分析、修改數(shù)據(jù)等工作更加準(zhǔn)確、便捷、完整，達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始的紙質(zhì)檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

3.財(cái)務(wù)電子檔案的體積小，容量大，占用存儲(chǔ)空間小，不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性，需要借助一定的儀器設(shè)備予以復(fù)現(xiàn)；對存儲(chǔ)條件要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點(diǎn)。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外，還要進(jìn)行防病毒、防磁化等。

4.會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)控制技術(shù)的復(fù)雜性表現(xiàn)在系統(tǒng)人工控制與各類程序化控制相結(jié)合。財(cái)務(wù)電子檔案的高科技信息含量大，而且實(shí)行電算化的時(shí)間越長，會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多， 對財(cái)務(wù)電子檔案的完整性要求就更高，財(cái)務(wù)電子檔案更需要科學(xué)的管理。要求管理人員要具備較高素質(zhì)和管理水平。

5.財(cái)務(wù)電子檔案內(nèi)容廣泛。除了票據(jù)、記賬憑證、賬簿、報(bào)表等傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案，還包括會(huì)計(jì)電算化中的各種系統(tǒng)軟件和應(yīng)用程序。這一系列的會(huì)計(jì)檔案高度集中在各種磁性介質(zhì)中，使得電子數(shù)據(jù)檔案的安全存在很大的隱患，磁性介質(zhì)不但體積小而且存儲(chǔ)容量大，因此電子數(shù)據(jù)檔案非常容易泄密、損毀或丟失并且危害性大、范圍廣、涉及的時(shí)間長。會(huì)計(jì)電子檔案管理缺乏有效的安全與保密措施。

三、加強(qiáng)財(cái)務(wù)電子檔案的管理的必要措施

加強(qiáng)財(cái)務(wù)電子檔案管理，必須要?jiǎng)?chuàng)新觀念，緊跟時(shí)代步伐，積極探索電子檔案管理的新思路和新方法，將理論不斷的在實(shí)踐中運(yùn)用和完善，不斷提高信息化管理和實(shí)際操作水平，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)電子檔案的潛在價(jià)值，科學(xué)合理的利用和挖掘會(huì)計(jì)檔案資源，

1.鑒于財(cái)務(wù)電子檔案容易泄密的特點(diǎn)，在貯存檔案信息時(shí)要采用一定的安全保密措施， 引入加密技術(shù)，建產(chǎn)嚴(yán)格的認(rèn)證制度，會(huì)計(jì)電子檔案對于數(shù)據(jù)信息的處理和存儲(chǔ)都明顯集中化，檔案信息存在很大隱患，一旦泄密，將會(huì)帶來不可估量的損失，嚴(yán)格的認(rèn)證制度可以防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)。從而保障財(cái)務(wù)電子檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。加密技術(shù)的引入可有效保證數(shù)據(jù)的安全性。

2.財(cái)務(wù)電子檔案在在形成電子介質(zhì)檔案時(shí)應(yīng)對數(shù)據(jù)雙份備份，分開存放，確需紙質(zhì)版的檔案信息也要將紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔，以滿足不同時(shí)期，不同情況的查閱，更要防止火災(zāi)等意外情況引起的整個(gè)財(cái)務(wù)電子檔案的毀滅與不可恢復(fù)性。財(cái)務(wù)電子檔案的貯存環(huán)境還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防潮、防塵等，定期進(jìn)行檢查，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無法挽救的損失。

3.要提高財(cái)務(wù)電子檔案管理人員的素質(zhì)。管理人員的素質(zhì)在會(huì)計(jì)電子檔案保管中起核心和關(guān)鍵作用，管理人員除了應(yīng)掌握會(huì)計(jì)學(xué)、檔案學(xué)的基本理論、基本方法和基本技能外，還應(yīng)了解計(jì)算機(jī)的通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及實(shí)際操作等，而且在道德標(biāo)準(zhǔn)、工作態(tài)度上也有了更高的要求。因此要加強(qiáng)對財(cái)務(wù)電子檔案管理人員的各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)更好的工作思路及電子檔案管理人員必須掌握的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，

4.完善軟硬件設(shè)施建設(shè)，加大對財(cái)務(wù)檔案管理資金的投入，更新電子檔案的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和管理環(huán)境 ，購置必要的存儲(chǔ)設(shè)備、計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)設(shè)備。建立網(wǎng)絡(luò)化電子檔案管理系統(tǒng)，會(huì)計(jì)電子檔案的利用將更加高效更加快捷。同時(shí)引入先進(jìn)的管理技術(shù)， 充分運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)檢索檔案、充分開發(fā)和利用電子檔案信息資源，挖掘和利用電子檔案的潛在價(jià)值。使財(cái)務(wù)電子檔案管理更加科學(xué)化、信息化、規(guī)范化。

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