聲像檔案的管理探究

陳雁丹

【摘 要】聲像檔案和其他載體形式的檔案一樣，記錄著相關(guān)行業(yè)的發(fā)展。聲像檔案具有記錄準(zhǔn)確逼真、記錄內(nèi)容形象生動(dòng)、記錄信息涵蓋面較廣的特點(diǎn)，往往能夠?qū)σ呀?jīng)發(fā)生的事件進(jìn)行最準(zhǔn)確的還原和再現(xiàn)，這是文字記錄所不能達(dá)到的作用和效果。所以，聲像檔案已經(jīng)成為各行各業(yè)檔案信息資源的重要組成部分，具有重要的保存、查閱和參考的價(jià)值。提高聲像檔案管理水平，健全聲像檔案管理辦法，有著重要的意義。本文將對(duì)聲像檔案的管理進(jìn)行淺顯的探究。

【關(guān)鍵詞】聲像檔案；信息記錄；信息傳遞；管理探究

聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片（包括底片、反轉(zhuǎn)片）、影片（正負(fù)片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。聲像檔案主要以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式、記錄在政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片等專(zhuān)門(mén)載體的歷史記錄。它是全宗檔案的重要組成部分。

對(duì)聲像檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理具有很重要的意義和作用。然而目前，聲像檔案的管理存在著許多的問(wèn)題，嚴(yán)重影響著檔案資料的完整性和使用價(jià)值。所以，有必要對(duì)聲像檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。

1.聲像檔案管理存在的問(wèn)題

1.1聲像檔案來(lái)源廣，收集困難

聲像檔案的形成，主要是活動(dòng)舉辦部門(mén)和舉辦個(gè)人進(jìn)行記錄和攝制的，來(lái)源非常廣泛，并且記錄時(shí)間、記錄重點(diǎn)依據(jù)活動(dòng)不同和記錄部門(mén)不同而有所側(cè)重，很多資料在事件的過(guò)程、時(shí)間、人物上并未做出特殊記錄和標(biāo)注，影響了聲像檔案的使用、收集和歸檔。另外，很多部門(mén)和個(gè)人為了檔案資料使用方便和保管便捷，對(duì)聲像檔案任意放置和處置，很多部門(mén)并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的人員去進(jìn)行聲像檔案的管理，一旦人員調(diào)整，就會(huì)將一些重要的聲像檔案資料丟失，使得聲像檔案資料不全面，甚至經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案資料丟失的現(xiàn)象。

1.2聲像檔案資料保管條件差，造成資料損壞

聲像檔案資料的管理，要比其它形式的檔案資料具有更為嚴(yán)格的管理要求。然而很多單位并沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)業(yè)的檔案管理部門(mén)，尤其是對(duì)聲像檔案資料進(jìn)行特殊的管理。

聲像檔案資料多是一些照片、底片、音頻、視頻資料等，這些資料在保管的過(guò)程中對(duì)外界條件具有特殊的要求，比如對(duì)于照片和底片就必須放置在專(zhuān)門(mén)收集的照片檔案冊(cè)以及底片冊(cè)之中，而且還要盡可能的避免光照、受熱、受潮濕等，而聲像、影像資料則要注意防磁。如果不注重對(duì)這些資料進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的管理，則很容易造成聲像資料的損壞。在現(xiàn)實(shí)狀況中，很多單位由于對(duì)這種珍貴的聲像檔案資料隨意處置，和普通的檔案資料放置在一起，因此就造成了很多資料被損壞的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，從而使其失去長(zhǎng)久保存和利用的價(jià)值。

1.3對(duì)聲像檔案不重視，開(kāi)發(fā)和利用不夠

對(duì)聲像檔案的重視程度嚴(yán)重影響著聲像檔案的管理。聲像檔案的管理過(guò)程中之所以存在著那么多的問(wèn)題，除了管理制度不健全的因素，主要還是重視程度不夠。很多單位都人為聲像檔案可有可無(wú)，損壞和丟失了可以再重新取得，有些人則嫌保管麻煩，進(jìn)行隨意處置，還有些人將公共的聲像檔案資料視作個(gè)人資料，這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，嚴(yán)重影響著聲像檔案的保管和查閱。

另外，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，照相機(jī)、攝影機(jī)等更新速度也非?？欤?，聲像檔案資料的生成和保存成為了很多單位都會(huì)選擇的檔案記載形式。然而在實(shí)際過(guò)程中，很多單位在這方面的配備上還是非常欠缺的。有些單位雖然有所配備，但是卻閑置資源，造成浪費(fèi)。還有些單位根本沒(méi)有這方面的配備。有些單位在形成聲像檔案之后，就將其束之高閣，不重視聲像檔案資料的利用價(jià)值。所以，聲像檔案的開(kāi)發(fā)和利用，也成為聲像檔案管理當(dāng)中存在的重要問(wèn)題。

2.聲像檔案的功能

目前，聲像檔案資料成為各行各業(yè)檔案資料的重要組成部分。聲像檔案以其獨(dú)特的記載方式反應(yīng)出各行業(yè)的歷史發(fā)展、重大事跡、重要活動(dòng)以及先進(jìn)人物的面貌，它也是各行各業(yè)發(fā)展過(guò)程中點(diǎn)點(diǎn)滴滴的一個(gè)積累。聲像檔案具有其它檔案資料所不具有的優(yōu)勢(shì)和長(zhǎng)處，能夠彌補(bǔ)其它檔案記載形式存在的不足，并且，在檔案資料的呈現(xiàn)上具有其它檔案資料所不具有的先進(jìn)性。

聲像檔案在記錄過(guò)程中非常的方便快捷，而且記錄的內(nèi)容全面、生動(dòng)、形象。通過(guò)聲像檔案記載的資料，能夠最真實(shí)的反應(yīng)事情的全過(guò)程，還原事件的真實(shí)面貌。并且，聲像檔案比其它形式的檔案更容易保存和傳閱。

聲像檔案的出現(xiàn)，在豐富檔案資料的同時(shí)，也使得檔案資料的利用價(jià)值大大的增加，為后人了解已經(jīng)發(fā)生的歷史和已經(jīng)完結(jié)的重要?dú)v史活動(dòng)有著重要的意義。因此，加強(qiáng)聲像檔案管理工作，健全聲像檔案管理制度有著重要的現(xiàn)實(shí)作用。

3.解決聲像檔案管理存在問(wèn)題的對(duì)策和方法

3.1加強(qiáng)硬件投入

硬件設(shè)施是聲像檔案管理過(guò)程中需要首要解決的問(wèn)題。硬件投入包括人力、物力、財(cái)力的投入。

首先，每個(gè)單位當(dāng)應(yīng)該對(duì)聲像資料的攝制和取得選派次專(zhuān)人負(fù)責(zé)，這在一定程度上可以避免聲像資料來(lái)源廣泛，難于收集的問(wèn)題。在檔案管理的過(guò)程中，也應(yīng)該由專(zhuān)人進(jìn)行歸檔和整理，將聲像檔案和其它檔案資料一樣進(jìn)行保管。但是在保管的過(guò)程中應(yīng)該充分考慮到聲像檔案資料的特殊性進(jìn)行有區(qū)別的保存。在檔案交接過(guò)程中，也應(yīng)該尤其注意，做好交接工作，避免因檔案交接造成聲像檔案的缺失和損壞。其次，單位應(yīng)該投入一部分資金購(gòu)置攝像機(jī)、照相機(jī)、聲像資料保管載體等，確保聲像資料能夠按時(shí)取得，并且在保管過(guò)程中，最大限度的減少損害。另外，單位應(yīng)該投入經(jīng)費(fèi)對(duì)僧向檔案資料進(jìn)行保管。

3.2健全聲像檔案管理制度

單位內(nèi)部應(yīng)該注重對(duì)聲像檔案管理?xiàng)l例和制度的健全和完善，同時(shí)，還應(yīng)該積極學(xué)習(xí)國(guó)家統(tǒng)一的檔案管理制度，提高檔案管理人員的法制意識(shí)，對(duì)于規(guī)定要進(jìn)行完整保存的檔案做到完好無(wú)誤的保存。另外，單位在檔案管理方面應(yīng)該有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，從而確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。

3.3提高檔案管理人員的管理意識(shí)

聲像檔案管理過(guò)程當(dāng)中之所以存在著許多的問(wèn)題，主要還是相關(guān)工作人員的管理意識(shí)不夠強(qiáng)。所以，單位應(yīng)該注重加強(qiáng)聲像檔案管理的宣傳教育，增強(qiáng)相關(guān)工作人員對(duì)聲像檔案資料的重視程度。聲像檔案資料具有重要的記錄功能，具有其它檔案資料不可比擬的優(yōu)勢(shì)。每一份聲像檔案資料都記錄著一段極其珍貴的歷史，所以極具寶貴性。單位應(yīng)該積極給予重視。

3.4提高聲像檔案質(zhì)量

很多聲像檔案由于不是專(zhuān)業(yè)人員所攝制，在對(duì)事件的記錄上并不能全面的反應(yīng)。所以，應(yīng)該配備專(zhuān)業(yè)的人員攝制、制作和管理聲像檔案，確保聲像檔案的質(zhì)量。單位應(yīng)該對(duì)聲像檔案制作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其制作檔案的能力和水平。還應(yīng)該積極購(gòu)入攝像機(jī)、照相機(jī)等，確保聲像檔案的高質(zhì)。

4.結(jié)語(yǔ)

聲像檔案是檔案資料的重要組成部分。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于聲像檔案的制作和保管也提出了更高的要求，聲像檔案通過(guò)靜止、動(dòng)態(tài)的畫(huà)面，形象生動(dòng)的對(duì)事件進(jìn)行最全面的還原，具有文字記錄所達(dá)不到的效果，所以，應(yīng)該注重對(duì)聲像檔案的保管，不斷促進(jìn)聲像檔案管理工作的完善和健全。

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