高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的研究

雷波

摘 要 國家檔案資源是以高校檔案為基礎(chǔ)建立的，它在國家檔案資源體系中占據(jù)了重要位置。在高校檔案中要數(shù)教學(xué)檔案和學(xué)生檔案這兩個(gè)類別的信息量最為龐大。我國各大高校存放了大量的圖紙和文檔于檔案室，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的管理模式現(xiàn)已經(jīng)造成了相關(guān)部門工作效率的瓶頸，在工作中缺乏行之有效的檔案管理手段。當(dāng)今，各大高校檔案管理部門面臨的主要問題有：如何有效地提高組織能力、強(qiáng)化管理模式和檔案的充分利用，更好地實(shí)現(xiàn)檔案館的作用。本文依照上面所陳述的問題，針對(duì)學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)思。

關(guān)鍵詞 校友信息管理 網(wǎng)絡(luò) 聯(lián)系

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1 背景及意義

近幾年，隨著通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及軟件工程方法等的飛速發(fā)展，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域里管理信息系統(tǒng)（Management Information System，MIS）以成為必不可少的一部分，在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中它的應(yīng)用層面最為最普遍。①

檔案的本質(zhì)就是信息是由各種文件材料轉(zhuǎn)化而來，是一項(xiàng)特殊的社會(huì)智力資源。它同信息家族的其他成員一模一樣，身背著所有信息的共同特點(diǎn)，它們都可以被收集、檢索、處理、傳遞、存貯、交換和利用。各大學(xué)或高等院校都相繼建立了檔案信息中心，其目的是為了更好的對(duì)檔案進(jìn)行保存、管理和充分利用。以便對(duì)高校檔案的集中管理，確保了具有永久保存價(jià)值的檔案，同時(shí)有助于高校在教學(xué)、科研等方面的改進(jìn)。高等學(xué)校本身的性質(zhì)、職能決定了高等院校檔案館不僅是永久保存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，對(duì)全校檔案工作負(fù)有行政管理的職責(zé)。因此設(shè)計(jì)開發(fā)一套新的檔案管理信息系統(tǒng)來取代原系統(tǒng)的單據(jù)手工傳遞工作，將具有非常重要的意義。而且，由于系統(tǒng)能夠在未來的時(shí)期內(nèi)穩(wěn)定地發(fā)揮作用，提高了管理的質(zhì)量，降低了管理的成本，減少人工開支，節(jié)省資金，并且可大大提高信息量的取得，縮短信息處理周期，提高學(xué)生信息的利用率，提高檔案管理的高效化、準(zhǔn)確化、合理化。

2 研究現(xiàn)狀

檔案館管理方針在我國高等院校中實(shí)施至今已有近六十幾年的歷史。由最初的傳統(tǒng)管理模式發(fā)展到現(xiàn)在，實(shí)現(xiàn)了高度標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理模式。創(chuàng)建了一套規(guī)范有序的檔案工作管理體系，以便在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一實(shí)施，為我國在未來的檔案管理體系中開拓了一片良好的新天地。如今，隨著國內(nèi)各大高校的參與并且在校園內(nèi)建立了綜合檔案室或檔案館，為該校進(jìn)行統(tǒng)一有效的管理學(xué)生檔案奠定了基礎(chǔ)。

在21世紀(jì)，在檔案管理體系中實(shí)現(xiàn)了以計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)作為一種工作手段，幾乎覆蓋了檔案工作的各個(gè)工作環(huán)節(jié)。近幾年來，全國各地對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了有效部署，檔案行政部門在這方面也取得了一定的成功。截止2007年第二季度，全國已有3000多萬條的檔案信息實(shí)現(xiàn)對(duì)外開放。

目前，國內(nèi)已有部分高校建立起專門的信息中心，并以著手購買硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。以開展檔案信息化管理為導(dǎo)向，有針對(duì)性的開發(fā)一些檔案管理信息系統(tǒng)軟件，如云南大學(xué)《文檔一體化應(yīng)用系統(tǒng)》、清華大學(xué)《學(xué)籍卡綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)》等。此類系統(tǒng)最大的特點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)了校內(nèi)電子文件歸檔功能。

3 系統(tǒng)介紹

根據(jù)檔案管理系統(tǒng)目前存在的問題和發(fā)展趨勢(shì)，以學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)進(jìn)行有效的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。其主要工作如下：

（1）實(shí)際系統(tǒng)的開發(fā)：根據(jù)當(dāng)前系統(tǒng)的實(shí)際需求，結(jié)合相關(guān)技術(shù)進(jìn)行設(shè)計(jì)與開發(fā)，在系統(tǒng)架構(gòu)上實(shí)行三個(gè)層次的深入研究：業(yè)務(wù)表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)管理層、應(yīng)用基礎(chǔ)；

（2）需求分析及系統(tǒng)架構(gòu)：詳細(xì)的分析了學(xué)生檔案管理系統(tǒng)對(duì)用戶所產(chǎn)生的作用以及用戶對(duì)信息管理系統(tǒng)的需求。在滿足用戶所提的要求下，進(jìn)行系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)以及對(duì)主要業(yè)務(wù)流程的分析。將C/S結(jié)構(gòu)和B/S結(jié)構(gòu)進(jìn)行了比較，總結(jié)出它們?cè)陂_發(fā)及使用中所存在的優(yōu)勢(shì)和問題。并根據(jù)學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的實(shí)際需求，確定系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)；

（3）系統(tǒng)開發(fā)及技術(shù)研究：基于NET、數(shù)據(jù)庫檢索、網(wǎng)絡(luò)安全、Web Service等技術(shù)的基礎(chǔ)上，對(duì)開發(fā)學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行了探討；

（4）集成與優(yōu)化：根據(jù)系統(tǒng)本身的特點(diǎn)和服務(wù)思想，提供一套行之有效的系統(tǒng)集成方案，并針對(duì)該方案進(jìn)行部署和采取相應(yīng)的安全措施。

該系統(tǒng)具有的特點(diǎn)如下：

（1）在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中嚴(yán)格按照國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行設(shè)計(jì)開發(fā)。加大對(duì)現(xiàn)有信息及網(wǎng)絡(luò)資源的利用，使系統(tǒng)在性能中具備良好的兼容性和快速的反應(yīng)能力。均衡檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)與各高校信息化建設(shè)的匹配，形成一個(gè)有機(jī)整體。另外，該系統(tǒng)結(jié)合了先進(jìn)的信息技術(shù)和創(chuàng)新的檔案管理，從而加快了檔案信息邁向數(shù)字化的腳步。

（2）從服務(wù)對(duì)象角度出發(fā)，結(jié)合檔案工作服務(wù)功能的要求，提供了友好的客戶訪問界面，并且提供了較為完善的檔案服務(wù)流程管理，全面的實(shí)施檔案館在業(yè)務(wù)流程處理和服務(wù)上的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。如今，高等院校在學(xué)生檔案和教學(xué)檔案中使用了管理信息系統(tǒng)，它比傳統(tǒng)的手工管理方式更加實(shí)用。檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)于高校的管理部門來講，該系統(tǒng)不但具有檢索迅速、查找方便、保密性好、壽命長、可靠性高、存儲(chǔ)量大、成本低等優(yōu)點(diǎn)，并將業(yè)務(wù)管理進(jìn)行了有效的改造，完全按照國家規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化以及現(xiàn)代化的管理模式，大幅度的提高了學(xué)生檔案管理的效率。在面對(duì)服務(wù)對(duì)象時(shí)該系統(tǒng)提供了友好的服務(wù)界面和簡便快捷的操作流程，以滿足了服務(wù)對(duì)象與服務(wù)提供者之間的互動(dòng)需求；

（3）在聯(lián)接上實(shí)現(xiàn)檔案館信息系統(tǒng)與學(xué)校職能部門的應(yīng)用聯(lián)接，這一實(shí)現(xiàn)提供了快捷高效的整合手段。將本系統(tǒng)與以往的檔案管理系統(tǒng)相比較，該系統(tǒng)除了具有計(jì)算機(jī)化的檔案管理外，還把信息資源作為檔案的重要來源，更加注重了信息的共享和利用。

4 小結(jié)

21世紀(jì)的今天，我國已經(jīng)進(jìn)入了以知識(shí)管理為核心的時(shí)代，電子政務(wù)與各行各業(yè)的信息化快速發(fā)展以及綜合運(yùn)營手段，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展也把知識(shí)管理理念推到了一個(gè)核心的地位。在開展檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)把檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)好，充分利用數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析工具提供快速檢索與服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享化，真正體現(xiàn)出系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)檔案保存中的價(jià)值和意義。

注釋

① 文淵工作室.Dreamweaver 2004[M].中國鐵道出版社，2005：7-6.