新時期做好檔案資源建設與管理探討

向虹霖

摘 要：隨著我國高科技產業(yè)化進程的逐漸加快，正在向信息網絡化、資源共享化方向發(fā)展，這一切都使傳統(tǒng)的檔案管理模式與利用方式發(fā)生了深刻的變革。加強檔案的資源建設、推進檔案工作的法制化進程已經尤為今后工作發(fā)展的必然趨勢。本文作者對新時期的檔案資源建設與管理進行了探討。

關鍵詞：檔案；檔案資源建設與管理；探討

中圖分類號：G271

文獻標識碼：B

文章編號：1008-0422（2013）08-0115-01

1 前言

隨著經濟和社會各項事業(yè)的發(fā)展，信息資源的開發(fā)利用已經成為人們的自覺行為，信息資源已經成為重要的戰(zhàn)略資源。檔案是人類社會活動的真實記錄，是綜合信息資源的重要組成部分，其中蘊藏著豐富的信息資源。檔案管理工作的最終目的，就是最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源。做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，就能充分利用檔案的潛在價值創(chuàng)造出經濟效益和社會效益。如何做好檔案信息資源的開發(fā)利用，是擺在廣大檔案工作者面前的一個具體問題。

檔案信息資源的開發(fā)利用是一項系統(tǒng)工程，是對人類精神財富的升華和再創(chuàng)造，要做好檔案信息資源的開發(fā)利用，需要在社會各界給予高度重視和大力支的持基礎上，持續(xù)有序地進行。必須切實加強檔案基礎業(yè)務工作，注重做好收集工作，不斷豐富館藏，處理好開發(fā)與保密的關系，在檔案利用的廣度、深度及提供良好服務方面加大力度，認真分析自身優(yōu)勢和檔案利用者的實際需要，主動出擊，實行多渠道、全方位、多層次開發(fā)利用檔案信息資源，開拓開發(fā)利用的新領域，發(fā)展開發(fā)利用新局面，加大現(xiàn)代化技術的運用，大力宣傳檔案工作，提高檔案工作者的整體素質，促進檔案信息資源開發(fā)利用工作的開展。

2 加強檔案資源建設，為檔案信息資源的開發(fā)利用打好基礎

開發(fā)利用檔案信息資源，擁有檔案是基礎。檔案資源建設是一項事關檔案事業(yè)興旺發(fā)達的基礎性工程，最大限量的收集是最大利用的前提和保證，只有大力加強檔案資源建設，注重做好檔案收集工作，檔案信息資源的開發(fā)利用工作才有可能做得更好。檔案的收集工作是檔案信息資源開發(fā)利用的起點，沒有檔案的收集，就沒有檔案信息資源，沒有檔案信息資源，就不可能進行開發(fā)利用，從這個意義上說，檔案資料的收集工作是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎，是首要擴大征集和接受檔案的范圍和標準，占有和把握一切可被利用的、原始的作。檔案部門要要及時、準確、客觀地收集檔案資源，大力豐富館藏，最大限度地、客觀的、真實的檔案，不斷豐富充實檔案信息資源這座寶庫，堅實地打好檔案開發(fā)利用的基礎，為最大限度地滿足開發(fā)利用提供豐厚的物質基礎。同時要對現(xiàn)有館藏檔案進行數(shù)字化處理，采用數(shù)字方式存儲起來，實現(xiàn)檔案信息資源信息化，為網絡傳輸建立充足的數(shù)據庫資源。這也是檔案基礎業(yè)務工作的一項重要內容。

3 加大檔案開放力度，滿足開發(fā)利用檔案信息資源的需求

各級檔案館要在做到明確檔案密級，做好相關級別檔案的保密工作，確保國家機密，維護檔案所有權者的利益的基礎上，遵循“開放檔案的范圍應最大化，檔案保密的范圍應該最小化”的首要原則，加快檔案開放進程，對到期的檔案加快鑒定速度，依照《檔案法》的規(guī)定，把可以開放的檔案盡快開放出來，要建立科學合理的降解密制度，處理好全面開發(fā)與適度保密的關系，積極穩(wěn)妥地做好已經到開放期檔案的劃控和解密工作，對經濟、科技、文化以及歷史檔案可根據《檔案法》及有關條例隨時通過各種形式向社會開放，以便被社會、團體及時利用。這是滿足開發(fā)利用檔案信息資源需求的一個重要渠道和舉措。

為解決檔案館檔案信息開放在時間上老化、內容上滯后，空間上斷層脫節(jié)的問題，設立現(xiàn)行文件服務利用中心，沖破《檔案法》和《檔案法實施辦法》規(guī)定的實施檔案開放的領域，將一些與公民利益密切相關的材料按一定的方式向外公開，也是切實可行的辦法。

4 運用現(xiàn)代信息技術手段，提高檔案信息資源開發(fā)利用水平

實踐已經充分證明，現(xiàn)代信息技術手段是高質量快速進行檔案信息資源開發(fā)的重要手段，它可以創(chuàng)造優(yōu)越的條件，提高檔案信息的質量以及檔案信息的傳遞技術，使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，使大力開發(fā)和科學合理、有效利用檔案信息資源成為現(xiàn)實，也可以為共享檔案信息資源打下基礎。積極、主動運用現(xiàn)代信息技術，全面地傳遞信息，是開發(fā)利用檔案信息的主要途徑。

檔案部門要使計算機進入檔案信息開發(fā)利用領域，加大計算機和網絡技術的運用，為檔案信息開發(fā)利用工作配備復印機和簡易印刷器械，實現(xiàn)檔案信息開發(fā)利用全程現(xiàn)代化。要將不同載體上的、不同表現(xiàn)形式的檔案信息，通過計算機錄入、掃描等多種手段轉化成數(shù)字信息，達到利用計算機和互聯(lián)網來實現(xiàn)檔案信息的自動化管理和傳輸目的。逐步建立具有高效率管理和開發(fā)利用檔案信息資源能力的多媒體全文數(shù)據庫網絡管理系統(tǒng)，開展檔案計算機檢索、檔案信息網絡傳遞、網絡檔案信息咨詢服務以及網上檔案信息的開發(fā)利用、公開發(fā)布檔案信息、提供檔案宣傳與指導等，適應社會的發(fā)展和時代的要求。

5 加強檔案編研工作，是檔案信息資源的開發(fā)利用的重要途徑

檔案編研工作可以把檔案承載的信息從靜態(tài)轉化為動態(tài)，由傳統(tǒng)的服務轉為提供綜合檔案信息的高層次服務。通過檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成檔案信息半成品，向社會提供服務，使利用者直接獲得信息，縮短收集信息的時間，提高工作效率，推進各項事業(yè)的發(fā)展。它是提供檔案信息為社會服務的重要方式，是開發(fā)檔案信息資源的主要手段。加大編研工作的力度，提高檔案編研水平，確立編研工作的中心地位，是促進檔案信息資源開發(fā)利用的必然所在。

檔案編研質量對深層次開發(fā)利用檔案信息資源有著重要影響。要搞好編研工作，檔案工作者必須參與社會活動，了解用戶的檔案需求，從中確定帶有普遍性需求的編研題目，進行有較強的針對性和實用價值的編研。下功夫潛心編寫出一些時效性，特色性，專業(yè)性，實用性較強的檔案信息資料編研成果，確保編制出適合社會需求的編研成果，提高檔案編研成品的質量。使檔案信息增值，最大限度地滿足各級領導決策以及廣大檔案利用者的信息需求。

6 搞好檔案服務工作，優(yōu)化開發(fā)利用檔案信息資源的環(huán)境

檢索工具是從浩瀚的檔案中迅速提取檔案的有效手段。編制檔案檢索工具，是開發(fā)利用檔案信息資源的基礎工作，要十分重視這項工作。應本著檢索檔案信息實用、方便、迅速、準確的原則，采用微機管理及實行電子計算機檢索等現(xiàn)代化服務手段，完善檢索工具，優(yōu)化檢索手段，提高服務效率。

檔案利用工作是檔案業(yè)務工作的中心環(huán)節(jié)，是開發(fā)利用檔案信息資源的直接途徑。要搞好檔案的利用服務?！稒n案法》指明，檔案的利用是指對檔案的閱覽、復制和摘錄。檔案的利用工作是檔案部門為利用者提供檔案和各種相關服務。要最大限度地滿足各方面對檔案利用的需求，要熱情接待查檔人員，簡化查檔手續(xù)方便群眾，為利用者提供更便捷的服務，提高查全率和查準率。要竭誠為檔案的利用者提供多樣化的高質量服務，主動拓展服務領域，開展全方位、多層次、多渠道的信息服務。要加快檔案信息化建設，全面推進檔案信息資源的數(shù)字化建設，提高服務能力，讓用戶方便快捷地利用檔案信息資源。

7 以效益為導向，使檔案信息資源的開發(fā)利用走向市場

檔案信息是無形資產，是檔案人員的經驗的總結，智慧的結晶，凝結了檔案工作者的勞動。因此，在提供服務時必須講經濟效益，要有償轉讓，要根據《檔案法》有關法律條文和物價部門的規(guī)定，收取一定的服務費用，讓檔案信息帶來客觀的經濟利益。使檔案工作直接融入市場，服務于市場經濟，躋身于經濟中心工作的前臺位置，承擔起為黨和政府宏觀決策服務，為企業(yè)發(fā)展決策服務，為區(qū)域經濟的發(fā)展壯大充當參謀事與助理決策的重要角色，是檔案信息資源的開發(fā)利用的重點，是做好檔案信息資源開發(fā)利用的有效途徑。

檔案信息作為商品進入市場，要受競爭規(guī)律的制約，可以調動檔案人員的工作積極性，把開發(fā)利用檔案信息資源的各項工作做得更好，提高利用效率，更好地為社會經濟活動提供服務，充分利用檔案的潛在價值創(chuàng)造出經濟效益和社會效益。

8 大力宣傳檔案工作，提高全社會開發(fā)利用檔案信息資源的意識

檔案信息資源的開發(fā)利用需要全社會的積極支持和參與，才能促進工作的開展。這就需要通過開展多種形式、多種渠道的檔案宣傳，擴大檔案工作的影響，使檔案走向社會，提高和強化全社會檔案利用的意識。檔案工作者要理直氣壯、深入細致地向社會宣傳檔案工作，要開展廣泛的輿論宣傳和暢通的信息交流。借助電視、報刊、互聯(lián)網等媒體，宣傳檔案法律法規(guī)，普及檔案知識，向社會傳遞檔案信息，吸引人們更好地利用檔案。

要有重點地進行宣傳。加強館藏內容的宣傳是開發(fā)利用檔案信息資源的關鍵。可以根據當?shù)氐闹行墓ぷ?，采取編印館藏、文件目錄、專題、舉辦展覽等多種形式，將一些館藏檔案信息主動介紹給用戶，宣傳檔案在經濟和社會各項事業(yè)發(fā)展中的價值和作用。為檔案信息的開發(fā)創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。對檔案開放利用的重點對象如史學研究者、科研工作人員、行政管理人員等進行重點宣傳。適時地向各級領導宣傳檔案工作，爭取他們的重視，使他們對檔案工作有全面的認識，使他們心目中有檔案工作的位置，以取得他們的關心與支持，以便于開展各項工作。

9 提高檔案工作者素質，加強檔案信息資源開發(fā)利用能力

要實現(xiàn)有效地開發(fā)利用檔案信息資源，必須大力加強對檔案工作者的培訓和再教育，提高在職人員的業(yè)務素質和知識水平，增強檔案人員的事業(yè)心和責任心，使在崗人員盡快了解和掌握新知識、新理論和新技能，熟悉現(xiàn)代化技術在檔案上的運用培養(yǎng)一支適應信息時代要求的檔案隊伍。同時，要積極引進各層次、多類型的人才，既注重引進中高級人才，又注意引進相關學科特別是理工科專門人才，合理調整檔案工作者隊伍的專業(yè)結構、年齡結構和個體知識結構。

作為檔案工作者，必須以“三個代表”重要思想為指導，不斷強化自身的素質，及時完善知識結構，加強現(xiàn)代化知識的學習，不僅必須具有一定的科學文化素質、相當?shù)臋n案專業(yè)知識和技能，還要懂得相關專業(yè)技術知識和計算機等現(xiàn)代化管理技能。要端正服務態(tài)度，積極工作，努力培養(yǎng)敬業(yè)精神和職業(yè)道德，增強使命感和責任感。認清形勢的變化，從工作大局出發(fā)，緊跟時代的步伐，解放思想，轉變觀念，樹立市場經濟意識，勇于實踐，開拓創(chuàng)新。只有這樣，才能提高檔案信息資源開發(fā)利用能力。

開發(fā)利用檔案信息資源，是檔案事業(yè)一項長期而艱巨重要的工作任務。讓我們都來關心檔案事業(yè)，提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案的重要信息資源作用，使檔案信息資源得到最大限度的開發(fā)利用，為黨和國家的經濟、政治、文化等諸多事業(yè)的發(fā)展增添活力，為全面建設小康社會、開創(chuàng)建設有中國特色的社會主義新局面更好地服務。

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