試論企業(yè)會(huì)計(jì)電算化中的內(nèi)部控制策略

時(shí)春雷

摘要：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和應(yīng)用，企業(yè)逐漸實(shí)行會(huì)計(jì)電算化，將計(jì)算機(jī)作為數(shù)據(jù)處理的工具，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化和效率化，減輕了會(huì)計(jì)人員的工作負(fù)擔(dān)，提高了會(huì)計(jì)信息的精度和準(zhǔn)度。但是受技術(shù)的限制，目前我國(guó)會(huì)計(jì)電算化還存在一定的問(wèn)題，數(shù)據(jù)輸入有誤甚至是數(shù)據(jù)篡改的現(xiàn)象嚴(yán)重，數(shù)據(jù)的整體保密性不強(qiáng)。本文對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)進(jìn)行了認(rèn)識(shí)，并在分析會(huì)計(jì)電算化存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上提出企業(yè)電算化內(nèi)部控制的策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；會(huì)計(jì)電算化；內(nèi)部控制；數(shù)據(jù)

會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)學(xué)、信息技術(shù)、企業(yè)管理等學(xué)科相互結(jié)合后產(chǎn)生的綜合性學(xué)科，其本質(zhì)是將電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)工作中，即用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬與報(bào)賬，以及部分代替對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)和決策的過(guò)程。手工記賬是企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)信息管理的傳統(tǒng)模式，手工記賬的業(yè)務(wù)流程以及人員分工都對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)信息的管理產(chǎn)生了重要的影響。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，傳統(tǒng)的手工記賬已經(jīng)不能滿足企業(yè)會(huì)計(jì)信息管理的需要，會(huì)計(jì)電算化逐漸發(fā)展起來(lái)，會(huì)計(jì)電算化在提高工作效率和減輕工作負(fù)擔(dān)的同時(shí)也對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了新的問(wèn)題，企業(yè)需要在管理目標(biāo)的指導(dǎo)下制定本企業(yè)的目標(biāo)控制策略，提高會(huì)計(jì)信息管理的質(zhì)量。

一、企業(yè)會(huì)計(jì)電算化帶來(lái)的變化

1、會(huì)計(jì)信息處理的內(nèi)容和形式發(fā)生變化。

會(huì)計(jì)電算化是指電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)會(huì)計(jì)信息管理中的應(yīng)用，會(huì)計(jì)電算化集數(shù)據(jù)處理工具、數(shù)據(jù)庫(kù)、信息論和控制論于一體，財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算的工作被簡(jiǎn)化，企業(yè)財(cái)務(wù)管理的水平提高，企業(yè)會(huì)計(jì)工作逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。會(huì)計(jì)電算化主要是通過(guò)電算化軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，企業(yè)需要專業(yè)的電算化系統(tǒng)管理員和維護(hù)員，會(huì)計(jì)核算的效率提高，成本控制、財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)和銷售預(yù)測(cè)等工作成為企業(yè)新型的財(cái)務(wù)管理模式，企業(yè)要實(shí)行的新的內(nèi)部控制制度，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理目標(biāo)。

2、財(cái)務(wù)人員的工作內(nèi)容發(fā)生變化。

傳統(tǒng)的手工記賬只需要財(cái)務(wù)管理人員對(duì)財(cái)會(huì)信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的記錄和計(jì)算，財(cái)務(wù)管理部門主要由財(cái)會(huì)人員組成。但是會(huì)計(jì)電算化模式下的財(cái)務(wù)管理部門主要是由財(cái)務(wù)管理人員、系統(tǒng)管理員和維護(hù)員組成，財(cái)務(wù)人員不僅要具備專業(yè)的知識(shí)和技能，還需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的熟悉，實(shí)現(xiàn)人機(jī)的交互，整體上提高會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)度和精度。

3、會(huì)計(jì)檔案發(fā)生變化。

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案都是紙質(zhì)的，數(shù)據(jù)的記錄、更改和變化都需要在會(huì)計(jì)檔案上進(jìn)行。企業(yè)會(huì)計(jì)電算化模式下的會(huì)計(jì)檔案都存留在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，財(cái)會(huì)人員需要打印紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)重要的磁盤和光盤進(jìn)行保存，方便進(jìn)行及時(shí)的檢查。因此，在會(huì)計(jì)電算化的模式下，會(huì)計(jì)檔案形式和內(nèi)容也發(fā)生了變化。

二、企業(yè)會(huì)計(jì)電算化中內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

會(huì)計(jì)電算化是專業(yè)化系統(tǒng)化的工作，企業(yè)在實(shí)行電算化管理之后，要向?qū)ｉT的機(jī)關(guān)進(jìn)行報(bào)批，按照相關(guān)的流程進(jìn)行數(shù)據(jù)的記錄和管理。企業(yè)要聘請(qǐng)專門的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)管理員和維護(hù)員，對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄和管理，整體上實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息記錄的準(zhǔn)確性。但是目前我國(guó)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制還存在一定的問(wèn)題。

1、認(rèn)識(shí)不到位，基礎(chǔ)工作薄弱

許多單位在推行會(huì)計(jì)電算化中存在著觀念認(rèn)識(shí)的片面性，只知道會(huì)計(jì)電算化處理資料十分快捷，注重在事務(wù)性工作方面的功能，忽視了會(huì)計(jì)電算化在管理工作方面的功能，忽視會(huì)計(jì)電算化人才的培養(yǎng)及使用。使現(xiàn)有會(huì)計(jì)提供的信息不能及時(shí)、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。主要表現(xiàn)在認(rèn)為從手工記賬到實(shí)行會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)核算工具的改變，對(duì)會(huì)計(jì)職能、企業(yè)管理方法和管理流程產(chǎn)生影響不大；另外還片面認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化是樹立企業(yè)形象的一種手段，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理意義不大；會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，在很大程度上減少會(huì)計(jì)人員的工作量，減少勞動(dòng)強(qiáng)度，但也增加了操作人員、系統(tǒng)維護(hù)人員等責(zé)任。目前，不少企業(yè)缺乏嚴(yán)密的財(cái)務(wù)管理制度，導(dǎo)致財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和會(huì)計(jì)人員對(duì)其核算結(jié)果的質(zhì)疑，造成會(huì)計(jì)電算化不能正常運(yùn)轉(zhuǎn)，從而導(dǎo)致預(yù)測(cè)、決策、預(yù)算、控制、分析等基礎(chǔ)工作比較薄弱。

2、數(shù)據(jù)信息失真。

會(huì)計(jì)電算化提高了工作的效率，減輕了數(shù)據(jù)記錄和計(jì)算的負(fù)擔(dān)，數(shù)據(jù)的加工、報(bào)表的生成以及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的查詢都在計(jì)算機(jī)上完成，數(shù)據(jù)傳統(tǒng)的組織性受到影響，數(shù)據(jù)控制功能進(jìn)一步減弱。會(huì)計(jì)電算化的典型特點(diǎn)是數(shù)據(jù)處理的集中化和自動(dòng)化，但是數(shù)據(jù)信息失真的現(xiàn)象非常普遍，數(shù)據(jù)輸入、程序和文件被篡改的現(xiàn)象嚴(yán)重，會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)在反復(fù)計(jì)算的過(guò)程中很容易發(fā)生數(shù)據(jù)失真的問(wèn)題，數(shù)據(jù)輸入的錯(cuò)誤直接會(huì)影響會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

3、內(nèi)部控制制度存在問(wèn)題。

企業(yè)在實(shí)行現(xiàn)代化的會(huì)計(jì)信息管理之后，還要向相關(guān)的部門審批，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸出、輸入和處理，進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化的注冊(cè)登記，用會(huì)計(jì)電算化代替手工記賬。但是很多企業(yè)不能按照相關(guān)的程序?qū)嵭袃?nèi)部的會(huì)計(jì)電算化，企業(yè)雖然有內(nèi)部控制制度卻不能真正的實(shí)行，數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性受到影響，內(nèi)部控制的效果不高。

4、舞弊和犯罪難度控制的難度加大。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的應(yīng)用雖然提高了工作的效率，減輕了財(cái)會(huì)人員的工作負(fù)擔(dān)，但是相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的犯罪活動(dòng)逐漸增加，犯罪控制的難度逐漸加大。企業(yè)會(huì)計(jì)信息的保密程度還比較低，存留在計(jì)算機(jī)上的數(shù)據(jù)信息很容易被不留痕跡的篡改，造成企業(yè)重要數(shù)據(jù)的復(fù)制、篡改和銷毀，對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成重創(chuàng)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)犯罪具有危害性大和較難發(fā)現(xiàn)的特點(diǎn)，企業(yè)要采取相應(yīng)的措施，加強(qiáng)內(nèi)部控制。

5、企業(yè)會(huì)計(jì)人員的電算化水平有待提高。

會(huì)計(jì)電算化是專業(yè)化系統(tǒng)化的工作，會(huì)計(jì)信息管理人員不僅要掌握專門的財(cái)會(huì)管理知識(shí)，還需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的了解，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)錯(cuò)誤之后進(jìn)行簡(jiǎn)單的維護(hù)和管理。此外，企業(yè)還需要聘請(qǐng)專門的電算化系統(tǒng)管理員和維護(hù)員，避免將有故障的電腦外出維修，造成企業(yè)財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)的泄露。此外，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，企業(yè)會(huì)計(jì)電算化技術(shù)也在不斷的更新，企業(yè)會(huì)計(jì)人員很難對(duì)新知識(shí)和新的操作系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)習(xí)，企業(yè)會(huì)計(jì)信息電算化的整體水平較低。

三、企業(yè)會(huì)計(jì)電算化中的內(nèi)部控制策略

企業(yè)電算化內(nèi)部控制主要是指企業(yè)要采取一切措施，維護(hù)電算化系統(tǒng)的正常使用，減少和防止電算化系統(tǒng)運(yùn)行中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)只有按照相關(guān)部門的要求進(jìn)行審批，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和管理，采取相關(guān)的內(nèi)部控制制度，電算化的優(yōu)勢(shì)才能整體上得到發(fā)揮，數(shù)據(jù)被篡改的可能性才能降低。因此，企業(yè)要結(jié)合相關(guān)要求和本企業(yè)的實(shí)際情況制定企業(yè)內(nèi)部控制制度，避免利用會(huì)計(jì)信息進(jìn)行犯罪現(xiàn)象的發(fā)生，減少企業(yè)的可能損失。

1、提高對(duì)會(huì)計(jì)電算化的重視。

受意識(shí)和成本的影響，很多企業(yè)還沒有實(shí)行企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)在管理制度以及內(nèi)部控制制度上也存在一定的問(wèn)題，會(huì)計(jì)信息管理的質(zhì)量不高。因此，要加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)、管理人員以及財(cái)會(huì)人員要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化以及電算化內(nèi)部控制重要性的認(rèn)識(shí)，逐步在企業(yè)內(nèi)部實(shí)行企業(yè)電算化管理。此外，企業(yè)會(huì)計(jì)人員是實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的主體，會(huì)計(jì)人員要不斷的加強(qiáng)自身的專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提升企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的質(zhì)量。

2、企業(yè)要加強(qiáng)企業(yè)職責(zé)的分工控制。

會(huì)計(jì)電算化具有數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化和集中化的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)電算化的知識(shí)和功能比較集中，企業(yè)需要對(duì)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)行內(nèi)部控制，實(shí)現(xiàn)職責(zé)的分離。在會(huì)計(jì)電算化軟件使用之后，企業(yè)要對(duì)財(cái)會(huì)人員、系統(tǒng)管理人員以及維護(hù)人員進(jìn)行任務(wù)的分配，實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離，確保企業(yè)員工職責(zé)之間的平衡和制衡，減少數(shù)據(jù)被篡改的可能性。此外，企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人要對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化相關(guān)人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和教育，對(duì)不同的崗位職責(zé)進(jìn)行定位，提高會(huì)計(jì)電算化的精確度和準(zhǔn)確度。

3、制定嚴(yán)格的操作制度，避免信息的泄露。

企業(yè)只有加強(qiáng)數(shù)據(jù)處理的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，減少數(shù)據(jù)失真現(xiàn)象的發(fā)生，企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化管理水平才能得到進(jìn)一步的提升，會(huì)計(jì)電算化相關(guān)人員才能在自己的職責(zé)范圍內(nèi)做好管理與維護(hù)工作，提高數(shù)據(jù)處理的速度和準(zhǔn)度，整體上提升企業(yè)會(huì)計(jì)信息管理的水平。此外，企業(yè)會(huì)計(jì)信息管理人員要明確自身的操作權(quán)限和操作職責(zé)，系統(tǒng)的外部人員未經(jīng)允許不能進(jìn)入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，提高數(shù)據(jù)計(jì)算和處理的安全性，減少財(cái)務(wù)犯罪情況的發(fā)生，對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行有效的保護(hù)。

4、對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效管理。

在會(huì)計(jì)電算化模式下，企業(yè)會(huì)計(jì)人員不僅要對(duì)紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，還要做好磁盤信息的管理，會(huì)計(jì)檔案管理的任務(wù)進(jìn)一步加大。因此，相關(guān)人員要按照會(huì)計(jì)檔案的管理辦法進(jìn)行紙質(zhì)檔案和磁盤檔案的管理，制定妥善的保管措施，將磁盤放置在干燥的地方，避免數(shù)據(jù)的破壞和失真。此外，會(huì)計(jì)人員要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，不斷的對(duì)知識(shí)進(jìn)行更新，提高自身的綜合能力。

5、提高會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì)

單位的內(nèi)部控制制度內(nèi)涵是多方面的，但內(nèi)部控制制度不是萬(wàn)能的，會(huì)計(jì)系統(tǒng)是由人來(lái)操作的，一個(gè)系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對(duì)系統(tǒng)的安全是一種威脅。各種規(guī)章制度也都需要會(huì)計(jì)人員在工作中加以執(zhí)行，不然也只是流于形式。會(huì)計(jì)人員應(yīng)接受所用系統(tǒng)在安全方面的教育，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和安全意識(shí)，使用管理好自己的口令，定期修改自己的口令，提高系統(tǒng)的安全性。同時(shí)，要建立起良好的績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制以及約束機(jī)制，使擁有知識(shí)的人獲得合理的報(bào)酬，實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)造財(cái)富，留住了解重要信息資源的人才，防止人才流失以及相應(yīng)的信息資源損失。制度本身是否完善只是一個(gè)方面，只有全體員工共同營(yíng)造良好的內(nèi)部環(huán)境，通過(guò)不斷地完善內(nèi)部控制制度，才能實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的目的。

結(jié)語(yǔ)：

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，會(huì)計(jì)電算化逐漸被企業(yè)接受和應(yīng)用，會(huì)計(jì)電算化不僅可以提高數(shù)據(jù)處理的精度和速度，還可以減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，減少成本的支出。但是企業(yè)會(huì)計(jì)電算化還存在數(shù)據(jù)信息失真和信息管理人員水平不高的問(wèn)題，會(huì)計(jì)信息失真的現(xiàn)象嚴(yán)重。企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的重視，制定企業(yè)內(nèi)部控制制度，整體上提升會(huì)計(jì)信息的管理水平，增強(qiáng)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

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