對高校檔案利用情況的調(diào)查與思考

賈文麗

摘要：對高校檔案利用情況進(jìn)行調(diào)查分析，利用率總體呈上升趨勢，階段性特點(diǎn)亦很顯著；不同目的的檔案利用水平各不相同，呈現(xiàn)以學(xué)校中心工作和高等教育發(fā)展為導(dǎo)向的特征。檔案利用工作要進(jìn)一步強(qiáng)化超前服務(wù)意識，加大檔案的開放和開發(fā)力度，科學(xué)整合檔案資源，加強(qiáng)利用研究，完善檔案統(tǒng)計(jì)年報表，統(tǒng)籌兼顧，提高檔案利用的整體水平。

關(guān)鍵詞：高校；檔案利用；數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)；分析

山東科技大學(xué)檔案館是2010年4月在原校綜合檔案室的基礎(chǔ)上成立的，隸屬學(xué)校黨委校長辦公室。截止到2011年12月底，共收藏淮南礦業(yè)學(xué)院、泰安煤礦學(xué)校、山東礦業(yè)學(xué)院、山東煤炭教育學(xué)院、山東科技大學(xué)、山東省財政學(xué)校、泰山科技學(xué)院7個檔案全宗檔案94042卷。管理黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、產(chǎn)品、出版、外事、財會、聲像、實(shí)物、干部人事等13個檔案門類，具有紙質(zhì)、照片、錄像帶、錄音帶、磁盤、光盤等載體形式的檔案。目前已建成門類較為齊全、館藏較為豐富、管理較為規(guī)范的“省特級檔案館”。

檔案利用作為檔案工作的立身之本，日益受到重視。筆者以山東科技大學(xué)檔案館7個全宗檔案為調(diào)查對象，對1998年～2011年十四年間的檔案利用情況進(jìn)行調(diào)查分析，以期探索利用工作規(guī)律，找出存在的問題，采取相應(yīng)的對策，進(jìn)一步提升檔案工作水平。

1相關(guān)數(shù)據(jù)的調(diào)查與分析

1.1檔案利用率調(diào)查。檔案利用率，通常是檔案界用以衡量檔案利用工作成績的標(biāo)尺。利用率是個量化概念，指被利用檔案的卷、件等的絕對數(shù)量占館藏總量的百分比；或在某一時段利用者在特定人群范圍內(nèi)所占的比率，簡言之，就是用數(shù)量來評價檔案被利用的程度，通過利用人次和利用卷次兩個指標(biāo)來衡量。山東科技大學(xué)檔案館1998年～2011年檔案利用情況如下表所示。

統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，1998年～2011年十四年間，檔案館共接待查檔利用14397人次，平均每年1028人次；提供檔案資料59781卷次，平均每年4270卷次，平均每年所調(diào)用的檔案數(shù)量不到館藏總量的10%。2005年、2006年、2007年和2011年檔案利用卷次節(jié)節(jié)攀高，利用人次也有不同程度的增長?？傮w上看，檔案利用水平呈逐年上升趨勢，但利用率的高低與館藏量的大小并不成正比關(guān)系[1]，利用人次與利用卷次之間也無特定關(guān)系。

1.2 檔案利用目的調(diào)查。檔案統(tǒng)計(jì)年報表根據(jù)檔案利用目的又分為以下幾類：編史修志、工作查考、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、宣傳教育和其他。1998年～2011年，山東科技大學(xué)檔案館提供利用檔案資料卷次分類統(tǒng)計(jì)如下表所示。

經(jīng)統(tǒng)計(jì)得知，編史修志利用檔案9836卷次，占利用總量的16.5%；工作查考利用檔案32324卷次，占利用總量的54.1%；學(xué)術(shù)研究利用檔案394卷次，占利用總量的0.66%；經(jīng)濟(jì)建設(shè)利用檔案1206卷次，占利用總量的2.02%；宣傳教育利用檔案522卷次，占利用總量的0.87%；其他類利用檔案15499卷次，占利用總量的25.9%。十四年間，工作查考利用一直穩(wěn)居利用榜首，尤以2005年、2006年、2007年和2011年為最。編史修志利用特點(diǎn)顯著，利用的高峰與低谷轉(zhuǎn)換突兀。十四年間，分別于2005年、2006年和2011年凸現(xiàn)三次利用高峰，致使這三年利用量統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)總體偏高，呈現(xiàn)出較強(qiáng)的階段性和時效性；經(jīng)濟(jì)建設(shè)類與編史修志類有相似之處，也具有較強(qiáng)的時效性，但波動幅度稍弱。其他類主要是對個人檔案利用的統(tǒng)計(jì)，2009年前，學(xué)生學(xué)籍檔案是該項(xiàng)的主體，利用量逐年穩(wěn)步提升；2009年后，干部人事檔案的利用計(jì)入此類，導(dǎo)致這一年其他類的數(shù)據(jù)有顯著增長。以學(xué)術(shù)研究、宣傳教育為目的的利用一直維持在較低水平。兩者的年平均利用量在30卷左右，而且，分別有兩年出現(xiàn)了利用的空白點(diǎn)。

1.3調(diào)查情況分析。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，一定時期以來，高校檔案就利用主體而言，主要是學(xué)校黨政管理人員，目的多是“工作查考”，著重圍繞學(xué)校中心工作展開，而師生等個體利用者較少，突出表現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案利用工作的特點(diǎn)，這種狀況延至2006年出現(xiàn)重要轉(zhuǎn)折，廣大師生及校友對檔案信息的需求，逐漸成為檔案利用工作的重要取向之一。

1998年～1999年，山東科技大學(xué)的前身山東礦業(yè)學(xué)院積極爭取省市領(lǐng)導(dǎo)的支持，擬建設(shè)省屬綜合性重點(diǎn)大學(xué)。為組織申報和專家論證，調(diào)用了大量的依據(jù)性檔案材料，致使這兩年的利用率略高于2000年和2001年。2001年，學(xué)校在青島建設(shè)新校區(qū)，濟(jì)南、泰安兩校校區(qū)改造，使得前后幾年時間內(nèi)，對財會類和基建類等檔案的利用需求大增；2008年，學(xué)校大規(guī)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)和改造基本完成，利用隨之減少。2006年，學(xué)校舉辦慶祝建校55周年活動，校慶籌備組從2005年即開始部署工作，為編寫校史、布置校史館等工作，急需學(xué)校建校初期、前期的檔案材料。校史編寫組一行4人連續(xù)查檔4個多月，調(diào)用檔案館庫存各全宗各載體的大量檔案。2011年，學(xué)校建校60周年大慶，檔案利用再次提升。統(tǒng)計(jì)資料顯示，2005年，利用檔案3288卷次，2006年，4700卷次，2011年，1112卷次，分別占全年利用總數(shù)的47.5%、54.6%和18.2%，而2005年之前、2006年～2011年之間利用卷次較少，說明編史修志工作具有臨時性特點(diǎn)。值得注意的是，2011年的利用量明顯低于2005年和2006年，原因是剛剛過去的55周年校慶，已經(jīng)做了大量基礎(chǔ)性工作，無疑降低了這次檔案的利用需求量。2007年，教育部對我校進(jìn)行本科教學(xué)評估，為補(bǔ)充完善評估支撐材料，學(xué)校各部門尤其是教學(xué)管理部門在檔案館調(diào)閱、復(fù)印了大量材料，因而，2007年，檔案利用總卷次和工作查考類利用均出現(xiàn)高峰。

2006年，個人檔案的利用首次突破一千卷次，成為檔案利用新的增長點(diǎn)。2008年實(shí)施的《高校檔案管理辦法》進(jìn)一步明確，高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)；加蓋高校檔案機(jī)構(gòu)公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。致使個人檔案尤其是教師檔案、學(xué)生檔案的利用涉及面越來越廣，利用率不斷提高。教師檔案廣布在黨群、行政、教學(xué)、科研、財會、出版、聲像、實(shí)物、基建、人事等檔案門類中，教師在深造、職務(wù)職稱晉升、科研項(xiàng)目申報、結(jié)題、報獎、買房貸款、遺產(chǎn)繼承等方面起著重要的憑證作用。學(xué)生檔案主要集中于教學(xué)類檔案中，包括新生錄取名冊、在校生名冊、學(xué)生學(xué)籍表、登記表、獎懲、學(xué)籍異動等，其中，學(xué)籍檔案是學(xué)生國內(nèi)外求學(xué)求職、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證的重要依據(jù)[2]，在高等教育快速發(fā)展的今天尤其重要。2009年～2011年，個人檔案利用已連續(xù)三年超過以工作查考為目的的利用，成為檔案利用的“重頭戲”。

以學(xué)術(shù)研究、宣傳教育為目的的檔案利用長期居低不上。山東科技大學(xué)是以理工為主的省屬重點(diǎn)大學(xué)，科研工作活躍，科研成果豐碩，具有較高的科學(xué)研究查考價值。但由于科研檔案一直屬于未開放檔案，利用者僅限于科研管理部門和檔案形成者本人，他人利用必須由科研管理部門簽字蓋章或經(jīng)檔案形成者本人同意，嚴(yán)重制約著此類檔案的開發(fā)利用。宣傳教育類館藏亦很豐富，山東科技大學(xué)有著60多年的建校歷史，60多年篳路藍(lán)縷，薪火相傳，有文字、聲像、圖片、實(shí)物等多種載體形式的檔案，集歷史性、直觀性、原始性和知識性為一體，富含進(jìn)行宣傳教育的生動素材，但宣傳教育工作效益的隱蔽性和滯后性特點(diǎn)，成為此類檔案不被重視的深層原因。據(jù)查詢，十四年間，所提供的利用主要是配合學(xué)校55周年、60周年校慶和教育部本科教學(xué)評估活動進(jìn)行的。

總之，檔案利用率不論從人次還是卷次上看，總趨勢具有逐年上升的特點(diǎn)。從利用目的看，利用情況并不均衡，不遵循統(tǒng)一的利用規(guī)律，而且不同利用目的的檔案利用呈現(xiàn)出各自不同的特點(diǎn)，體現(xiàn)了高校檔案利用工作既與學(xué)校中心工作的運(yùn)行緊密相連，又具有明顯的時代特點(diǎn)，與高等教育的發(fā)展同步。

2 思考與建議

2.1主動做好超前利用服務(wù)工作。以工作查考為目的的檔案利用，不論今后還是將來都是檔案利用的主體；經(jīng)濟(jì)建設(shè)和編史修志的利用雖有較強(qiáng)的時效性，但其作為學(xué)校階段性的中心工作也是不容忽視的，而且從本質(zhì)上看，二者也具有工作查考的性質(zhì)。如何在現(xiàn)有工作的基礎(chǔ)上，繼續(xù)保持和提高此類檔案的利用水平？筆者認(rèn)為，進(jìn)一步強(qiáng)化超前服務(wù)意識是不二之選，如檔案部門要緊緊圍繞重大紀(jì)念活動，圍繞黨政工作大局和中心工作，分析檔案潛在需求，提前整合檔案信息資源，超前安排檔案工作目標(biāo)，主動做好檔案信息利用服務(wù)工作。

2.2加大檔案的開放和開發(fā)力度。針對檔案利用效益總體過低，尤以學(xué)術(shù)研究和宣傳教育為目的的檔案利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于館藏建設(shè)的現(xiàn)狀，加大檔案的開放和開發(fā)力度。據(jù)有關(guān)資料統(tǒng)計(jì)，我國科研人員一半以上在高校，80%以上的科研成果由高校承擔(dān)完成，科研水平已成為衡量高?？蒲腥藛T實(shí)力和高校競爭力的重要指標(biāo)之一，科研檔案的重要性日益引起重視。今天，我國的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、防抄襲剽竊手段更加完善，開放不涉密的科研檔案（對確需保密或有產(chǎn)權(quán)歸屬的檔案，檔案館應(yīng)注明特殊標(biāo)識，單獨(dú)存放，嚴(yán)格遵守查借閱審批手續(xù)）進(jìn)行學(xué)術(shù)研究、規(guī)范培養(yǎng)科技人員是完全可行和非常必要的。對宣傳教育類檔案，檔案部門要轉(zhuǎn)變“坐等服務(wù)”的傳統(tǒng)觀念，利用館藏宣傳教育資源優(yōu)勢，主動承擔(dān)宣傳教育重任，擔(dān)當(dāng)檔案利用主體角色。開發(fā)資源，加強(qiáng)編研；引進(jìn)“外智”，加強(qiáng)館內(nèi)外人才的相互合作，創(chuàng)建更多的宣傳教育精品；借助電視臺、校園網(wǎng)、報紙、檔案網(wǎng)等媒介，推出有特色、有新意、有實(shí)效的檔案宣傳活動，更好地服務(wù)工作大局，將檔案部門打造成宣傳教育的陣地[3]，開創(chuàng)檔案利用工作的新局面。

2.3加強(qiáng)對個人檔案資源的科學(xué)整合和利用研究。檔案部門要牢固樹立“以人為本”的工作理念，以滿足各方面尤其是廣大師生員工利用需求為導(dǎo)向，密切追蹤改善民生的重大舉措，完善制度，組織力量，全力推進(jìn)個人檔案資源整合，科學(xué)配置檔案資源體系。加強(qiáng)對個人檔案利用研究，簡化利用手續(xù)，創(chuàng)造利用條件。利用先進(jìn)快捷的通信技術(shù)，拓展遠(yuǎn)程查閱檔案利用服務(wù)。除學(xué)籍信息外，將更多民生檔案納入遠(yuǎn)程查閱服務(wù)范疇，避免利用者遠(yuǎn)途奔波查檔，充分發(fā)揮檔案服務(wù)廣大師生和構(gòu)建和諧校園方面的積極作用[4]。保持和進(jìn)一步提升個人檔案利用的廣度和深度。

2.4細(xì)化統(tǒng)計(jì)報表中利用目的分類。檔案統(tǒng)計(jì)年報表“利用檔案的目的”欄目設(shè)計(jì)合理與否，直接影響到檔案利用統(tǒng)計(jì)工作的準(zhǔn)確性和完整性，以及對檔案利用工作的宏觀把握。現(xiàn)在通用的統(tǒng)計(jì)表，執(zhí)行的是國家檔案局1999年修訂的《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報制度》規(guī)定，至今，已綿延使用十幾年，利用分類一直未變。隨著社會的發(fā)展和時代的進(jìn)步，檔案利用情況早已發(fā)生變化，這種分類方式的針對性和實(shí)用性明顯不足[5]。應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作的發(fā)展不斷修改，不斷完善，如進(jìn)一步細(xì)化檔案利用目的分類，將“工作查考”類分為黨群、行政、教學(xué)等分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；“其他類”過于籠統(tǒng)，可直接改為“個人利用”，再進(jìn)一步細(xì)化為“教職工利用”、“學(xué)生利用”和“校友利用”三項(xiàng)。

3.總結(jié)

檔案利用工作是一個系統(tǒng)工程，檔案部門要堅(jiān)持圍繞工作大局開展檔案利用工作，自覺為各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為廣大師生員工及校友服務(wù)，為社會各方服務(wù)。要善于捕捉檔案利用信息的變化，根據(jù)不同利用目的，在不同時期采取不同的措施，統(tǒng)籌兼顧，努力提高檔案利用工作的整體水平，使檔案價值得到最大限度的體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：山東科技大學(xué)檔案館來稿日期：2012-06-30）