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    基層醫(yī)院檔案管理存在問題及對策

    2012-12-24 01:17:42衡明慧
    檔案管理 2012年6期
    關(guān)鍵詞:基層醫(yī)院檔案管理信息化

    衡明慧

    1基層醫(yī)院檔案管理中存在的問題

    1.1管理意識薄弱,檔案利用率低。檔案管理在社會生活和經(jīng)濟建設(shè)中的作用十分重要,有效地利用檔案資源,可以為社會帶來巨大的經(jīng)濟效益和社會效益,也能促進各項事業(yè)的高速發(fā)展。在基層醫(yī)院檔案管理工作中,許多負責(zé)人認為,檔案管理工作不能創(chuàng)造經(jīng)濟效益,只是對檔案進行簡單的收集整理和存放保管,看不到檔案的利用價值,檔案管理意識薄弱,缺乏對檔案管理工作的足夠重視,在利用檔案為醫(yī)院管理工作服務(wù),為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)等方面的認識不足,阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的進程,使多數(shù)檔案不能發(fā)揮其功效。

    1.2檔案管理制度不健全。目前,在檔案管理方面,除了專門的檔案管理部門之外,一些大的企事業(yè)單位在檔案管理方面都存在著許多問題。許多基層醫(yī)院基本上沒有專門的檔案管理機構(gòu),檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn),也沒有系統(tǒng)地學(xué)過檔案管理方面的知識,業(yè)務(wù)上不合格,往往不能做到“專人專崗”,導(dǎo)致檔案管理工作不精細、不正規(guī)。另一方面,缺乏嚴格的考核,管理體制不夠健全,或者制定有相關(guān)的管理制度,但執(zhí)行不力,形同虛設(shè),缺乏監(jiān)管。由于人力、財力投入不足,使得檔案管理混亂,檔號編輯上不規(guī)范,案卷標題書寫紊亂,影響檔案的使用和查閱。

    1.3檔案硬件投入及經(jīng)費不足,檔案檢索效率不高。許多基層醫(yī)院對檔案管理必備的硬件設(shè)施投入不到位,沒有設(shè)立專門的檔案室。或者,即便有檔案室,但庫房雜亂狹窄,“八防”設(shè)備不配套等,造成檔案材料霉變,甚至缺損不完整等檔案損毀的現(xiàn)象。基層醫(yī)院檔案缺乏現(xiàn)代化的管理手段,對于檔案的檢索利用率不高,只是將歸檔材料基本信息簡單錄入,并將其以電子化的形式保存,并沒有系統(tǒng)地進行檔案的編排和整合,不利于檔案及時有效地檢索。

    1.4檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。目前,基層醫(yī)院檔案管理工作人員普遍存在知識結(jié)構(gòu)偏差、年齡偏大、綜合素質(zhì)偏低等缺陷,遠遠不適應(yīng)現(xiàn)代社會對檔案管理的需要。同時,醫(yī)院管理層對檔案工作的不重視,也導(dǎo)致從事檔案管理的人員對工作缺乏熱情和積極性。大部分基層醫(yī)院的檔案管理人員均沒有經(jīng)過系統(tǒng)化、專業(yè)化的檔案管理知識的培訓(xùn),檔案資料的收集、整理及檔案的保管、利用、開發(fā)等業(yè)務(wù)不熟悉。

    2提高基層醫(yī)院檔案管理效率的對策

    2.1領(lǐng)導(dǎo)重視和支持檔案管理工作。想徹底改變基層醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀,要把檔案管理納入醫(yī)院管理的重要議程,與醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同規(guī)劃、同發(fā)展,在財力、人力、物力等各方面給予適當政策傾斜。要加大檔案管理的宣傳力度,提高各級部門對檔案管理工作的認識,使檔案管理工作得以順利進行。檔案管理人員要樹立大局觀,加強主動服務(wù)意識,為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案信息服務(wù),使得檔案工作的認可度和影響力得到提升。

    2.2實現(xiàn)檔案管理信息化。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)社會化的實現(xiàn),檔案管理正從傳統(tǒng)的紙質(zhì)手工管理向現(xiàn)代信息化管理邁進,這是時代的召喚和需求。因此,檔案管理應(yīng)和信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等結(jié)合起來,才能和現(xiàn)代信息社會的發(fā)展相配套。這就要求基層醫(yī)院檔案管理部門積極推動檔案電子信息化進程,使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。檔案信息化管理使檔案從原來的封閉式、分散式走向開放式,形成一體化、網(wǎng)絡(luò)化的管理模式,實現(xiàn)檔案信息資源共享,達到檔案信息資源開發(fā)利用的效益,提高辦公效率。

    2.3提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)。選用政治覺悟高、工作責(zé)任強、思想作風(fēng)正的優(yōu)秀人才加入基層醫(yī)院檔案管理工作中去,用真正具有深厚文化素養(yǎng)、精湛專業(yè)技能的人才充實檔案管理隊伍。對目前從事檔案管理工作的人員實行在職教育和崗位技能培訓(xùn),使他們進一步掌握檔案管理的原則和方法,增強檔案管理工作的科學(xué)性,提高工作效率,提升檔案管理質(zhì)量。同時,適當引入競爭機制,調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。

    (作者單位:漯河市中醫(yī)院來稿日期:2012-08-20)

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