雞籠山金礦Excel共享工作簿應用詳解

劉超++黃濤++王友元

[摘 要]雞籠山金礦計劃與驗收的報表數(shù)據(jù)匯總、統(tǒng)計繁瑣，各數(shù)據(jù)間關聯(lián)性強，人工統(tǒng)計易出錯。針對此種情況，作者詳細的介紹了如何使用Excel共享工作簿功能，提高數(shù)據(jù)的歸納整理速度，發(fā)揮資源共享、討論交流等作用。

[關鍵詞]Excel；共享工作簿；數(shù)據(jù)統(tǒng)計；資源共享

中圖分類號：TP391.13 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）16-0114-02

0 引言

礦山企業(yè)的生產(chǎn)作業(yè)計劃編制、儲量報表統(tǒng)計工作等復雜、繁瑣，數(shù)據(jù)在人工匯總時會出現(xiàn)各種各樣的錯誤，而檢查修改等工作又耗時、耗力。

而Microsoft Excel表格共享提供了一種簡單而靈活的方式，使一組人可以就列表或其他數(shù)據(jù)驅(qū)動項目進行合作。使用excel共享工作簿，操作者可以使用熟悉的 Excel 功能設計工作流；管理者可以根據(jù)實時更新的動態(tài)數(shù)據(jù)做出正確的決策；計劃員可以更快、更準確的匯總計劃、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等。

本文介紹了如何共享Excel表格、使用Excel共享工作簿，概述了共享工作簿的準備和管理方式。

1 如何共享Excel表格

1.1 建立局域網(wǎng)工作組

1.1.1 設置IP地址

在桌面的“網(wǎng)上鄰居”用鼠標點擊右鍵打開屬性，可以看到一個“本地鏈接”的圖標，接著用鼠標點擊右鍵打開屬性，點擊“常規(guī)”下的“TCP/IP”的屬性，將IP地址人工寫進去。切記IP最后一位數(shù)字每臺電腦應當不一樣，IP：192.168.100.×，子網(wǎng)掩碼：255.255.255.0，網(wǎng)關：192.168.100.1，DNS：202.99.160.68。其中IP和網(wǎng)關其余數(shù)字一樣但最后一位不能一樣，其中DNS各個地區(qū)不一樣[1]。

1.1.2 設置工作組

桌面右鍵屬性“我的電腦”，找到“計算機名”中點擊“更改”，“工作組”中設置你需要的工作組名（如生產(chǎn)技術部的縮寫SCJSB等），即可成功。

1.1.3 修改guest屬性。

“我的電腦”用鼠標點擊右鍵打開“管理”，點開“本地用戶和組”，點開“用戶”，其中有guest應該是有紅叉的，接著用鼠標雙擊，將“帳戶以停用”前的小鉤鉤去掉，然后保存關閉。

1.1.3 設置安全性能。

打開“控制面板”中的“管理工具”（如果是“分類視圖”下，先點擊“性能和維護”），打開“本地安全策略”，再開“本地策略”、接著“用戶權利指派”，在右側找到“拒絕本地登錄”和“解決從網(wǎng)絡訪問這臺計算機”，雙擊打開，將其中的“guest”刪除，保存。

打開“控制面板”中的“管理工具”（如果是“分類視圖”下，先點擊“性能和維護”），打開“本地安全策略”，再開“本地策略”（和上面一樣），打開“安全選項”，找到“帳戶：使用空白密碼的……”，雙擊打開，將其改為“已禁用”，保存，即可。

1.2 如何在局域網(wǎng)內(nèi)共享EXCEL工作表[2]

1.2.1 打開EXCEL如圖所示，在“工具”菜單下選擇“共享工作簿”。

1.2.2 在“共享工作簿”中，點擊“編輯”選項卡，在其窗口中勾選“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”。

1.2.3 這個時候會有警告對話框彈出，不要管它，點擊“確定”按鈕即可。

1.2.4 這個時候，會在EXCEL窗口標題欄中看到“共享”字樣。

1.2.5 在“共享工作簿”中，點擊“編輯”選項卡，在其窗口中勾去“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”可以取消共享工作簿。

完成以上步驟后，工作組內(nèi)的計算機均可進入共享的Excel工作薄，進入后就可以輸入資料（生產(chǎn)計劃、指標統(tǒng)計等各類資料）。各表之間完全透明，一個管理者可以檢視其他部門或單位的各類數(shù)據(jù)最新的指標或進度，也可以檢查當前誰正在編制共享的工作薄，并可以使用自動更新來保持數(shù)據(jù)監(jiān)控。

2 實時使用共享工作簿

對于跟蹤狀態(tài)、收集和匯總信息以及編譯列表，共享工作簿是行之有效的解決方案。當使用者需要為每個用戶指定一個實時維護的工作表區(qū)域，并且每個人都需要看見其他人所做的工作時，請使用共享工作簿。使用者也可以允許在列表的結尾添加用戶。

以下共享工作簿示例是雞籠山金礦生產(chǎn)技術部的計劃員為月度生產(chǎn)作業(yè)計劃匯總而設計的。

打開工作薄，建立工作表并共享在工作組中，按分類命名“一礦”、“天城公司”、“二礦”等，創(chuàng)建此工作簿的管理員（計劃員）將不同的管片技術員分配到不同區(qū)域的計劃表格中。每個人都可以在工作簿中添加行或列。如果某個技術員負責一礦的采掘充計劃，該技術員可以在一礦的表中更新自己的作業(yè)計劃，天城公司的技術員則可以在天城公司的表中更新自己的作業(yè)計劃（見圖1）。每個人都可以輸入注釋（紅色三角形表示）以提供狀態(tài)信息。計劃員（管理員）在屏幕上保持顯示工作簿，并且通過每隔幾分鐘自動更新一次每個人的更改來監(jiān)視進度。

對于某些統(tǒng)計，共享工作簿可能并不是最好的解決辦法，例如，大型而復雜的工作表模式，因為隨著時間的延續(xù)，其中的結構和公式將頻繁地發(fā)生變化或變形。如果由單個所有者進行管理或者由用戶輪流編輯和更新信息，此類工作簿將更易于維護。

3 使用共享工作簿功能時的注意事項

如果使用者圍繞共享工作簿設計了一個項目，則在創(chuàng)建或設置要共享的工作簿時，需考慮以下幾個問題。

3.1 設置共享后不能更改的功能

共享工作簿后，某些Excel命令和功能將變?yōu)椴糠挚捎没蛲耆豢捎?。例如，如果工作簿中包含?shù)據(jù)透視表，則在共享工作簿之前，需要對報表進行所有布局更改和自定義。共享工作簿后，使用者能夠查看報表但不能進行更改。同樣，在共享工作簿之前設置的所有條件格式或數(shù)據(jù)有效性驗證規(guī)則將繼續(xù)有效，但是不能更改這些設置。

3.2 確定跟蹤要保持的數(shù)據(jù)的更改量

Excel 可以記錄使用者對共享工作簿更改過的信息，包括使用者和他更改的內(nèi)容，同時會記錄已刪除的數(shù)據(jù)或信息，Excel會默認保留歷史記錄30天，如管理員或使用者關閉了共享工作博，則更改的所有信息均會被刪除。

同時由于數(shù)據(jù)量的逐漸增多，共享的工作簿可能會由100Kb增大為100Mb，導致共享工作簿的運行緩慢。建議不需要跟蹤修改信息的使用者，將該功能關閉，避免Excel工作薄無限變大影響使用。

點擊修訂，在窗口“突出顯示修訂”中，取消勾選“在屏幕上顯示修訂信息一覽”，即可取消更改跟蹤。

3.3 決定是否限制用戶訪問權

管理員可以使用Excel的保護功能來決定哪些人可以訪問共享工作簿的哪些區(qū)域，以及哪些功能可以訪問。

工作表保護使管理員（計劃員）可以按名稱為每個用戶授予不同的訪問權。并可以只允許用戶編輯指定的區(qū)域，或者只允許用戶執(zhí)行某些類型的命令而不能執(zhí)行其他命令（見圖2）。工作簿保護將影響所有的用戶并決定是否可以插入、刪除、隱藏和取消隱藏工作表（見圖3）。保護共享可以避免工作簿的共享被刪除，還可以避免更改歷史記錄被刪除。

3.4 為使用者提供說明

使用者可以直接在工作表中輸入有關如何使用共享工作簿的信息，以便于用戶查找?？梢允褂米⑨?、文本框或數(shù)據(jù)有效性驗證等功能，指導用戶應輸入何種數(shù)據(jù)以及在什么地方輸入。

以下是一個在注釋中提供說明的示例。

選擇具有足夠空間的可訪問位置，共享工作簿時，需要將工作簿保存到網(wǎng)絡服務器或授權用戶可以打開的其他位置。不要將共享工作簿保存在 Web 服務器上，因為在那里用戶不能對工作簿進行編輯（共享工作簿應以 Excel 格式保存，而不是HTML）。如果打算跟蹤更改，請確保有足夠的可用空間，以滿足文件隨更改歷史記錄的累積而不斷增長的需要。

計劃保持備份副本，雖然更改跟蹤有助于防止數(shù)據(jù)丟失，但它并不能取代備份工作簿。請確保創(chuàng)建共享工作簿的副本（如同為常規(guī)使用的工作簿創(chuàng)建副本一樣）。

4 管理共享工作簿

要管理共享工作簿，首先應培訓工作組如何在工作簿中協(xié)同工作，然后監(jiān)視和管理與沖突性更改或斷開連接相關的所有問題。

4.1 告知有關使用工作簿的信息

使用共享工作簿必須保存，以便其他人查看他們的更改并且他們也能看到別人的更改。每個使用者均可以自定義共享工作簿的某些部分：可以在設置的時間間隔內(nèi)自動保存和更新；可以保留自己的篩選和打印設置或使用共享工作簿時建立時的設置；可以顯示或隱藏標識他們自己以及他人的更改的突出顯示。

如果礦山內(nèi)部門或單位的計算機具有幾個版本的Excel，請確保計劃使用共享工作簿的所有用戶都裝有Microsoft Windows的Excel 2003或更高版本，推薦使用最新的WPS。

4.2 處理沖突和不必要的更改

當兩個同時更新計劃的技術員（使用者）嘗試保存影響同一個單元格的更改時，其中一個技術員將看到“解決沖突”對話框并且必須選擇要在工作簿中保留的更改。可能需要事先為其他技術員提供一些有關如何避免這些沖突或如何解決這些沖突的信息。

共享工作簿的所有使用者都享有解決沖突的平等權利。如果使用者正在跟蹤更改，則可以通過顯示“歷史記錄”工作表檢查沖突的結果。有關查找沖突的選項的信息，請參閱Excel中相關幫助。

也可以使用更改跟蹤來標識和收回錯誤的更改或您不想保留的更改。例如，-440m黃濤技術員在更新天城公司-440m計劃時勿刪掉了-390m中段的計劃項，作為黃濤的管理員，可以使用更改跟蹤來恢復已刪除的條目。顯示“歷史記錄”工作表，對其進行篩選以查找由該技術員在更新計劃當日所做的全部更改，并尋找刪除的內(nèi)容：？找到已刪除的數(shù)據(jù)后，管理員便可以將其從“舊值”列復制回您的工作表。

4.3 處理斷開連接的用戶

任何管理員或使用者都可以隨時斷開其他用戶與共享工作簿的連接。使用者也可能會因為服務器或網(wǎng)絡訪問問題而斷開連接。斷開連接的使用者無法將正在進行的更改保存到共享工作簿中。但是，如果打開了更改跟蹤，使用者可以使用新名稱保存工作簿，然后將更改合并到原始共享工作簿中。如果使用者要在脫機狀態(tài)下使用共享工作簿的副本進行處理，則可以使用同樣的方法將更改合并到原始工作簿中。

4.4 監(jiān)視進度

管理員可以檢查當前誰正在編輯共享工作簿，并使用自動更新來保持更改監(jiān)視。對于正在使用的共享工作簿，如果顯示“共享工作簿”對話框（“工具”菜單的“共享工作簿”命令），“編輯”選項卡中將列出當前打開該工作簿的所有用戶。請使用“高級”選項卡的“更新”區(qū)域來獲取定期更新（可根據(jù)需要選擇更新頻率）。請記住，管理員將只能看到用戶已保存的更改；Excel 不會顯示用戶尚未保存的更改。

4.5 使工作簿脫機以進行維護

有時，管理員可能需要取消工作簿的共享，以便重新設計工作簿結構，對設置進行更改并使用只有在工作簿未共享時才可用的命令，或者更改保護設置以為新使用者授權。當管理員停止共享工作簿時，也就斷開了當前正在使用工作簿的所有用戶的連接，同時永久性地放棄了更改歷史記錄。由于更改歷史記錄已被刪除，斷開連接的使用者將無法把他們的更改合并到工作簿，即使管理員重新共享工作簿。

由于這些后果，管理員可以計劃和安排維護以避免為用戶帶來不便。在停止共享工作簿之前，管理員應當確保所有使用者已合并更改并已關閉工作簿，并且復制或打印更改歷史紀錄（如果使用者正在跟蹤更改）。

5 如果表格超出了共享工作簿的大小怎么辦

如果一直連續(xù)保存更改歷史記錄，共享工作簿將變得非常龐大，從而降低加載速度。出現(xiàn)下列情況時，請考慮將工作簿轉換為Microsoft Access數(shù)據(jù)庫（或Wps Access數(shù)據(jù)庫）：工作簿過大導致無法有效使用、查找信息和進行維護；對于工作簿的許多使用者來說，管理用戶訪問變得十分耗時；或者，管理員或使用者必須不停地解決沖突。對于那些變得過于龐大和復雜以至于難以進行維護的工作表，Access是一個很好的選擇，因為Access為管理員提供了真正的多用戶功能和安全功能，以及可以幫助管理員維護數(shù)據(jù)準確性和完整性的選項。Access 允許管理員組織大量的數(shù)據(jù)以進行有效的存儲和檢索。

6 結語

共享工作簿很容易適應任何需要數(shù)據(jù)的團隊、部門或單位。與數(shù)據(jù)庫不同，Excel 共享工作簿不要求單個用戶承擔所有的管理工作。管理員（計劃員）可以選擇是否希望負責授權和管理項目，或者可以和工作組成員一起平等管理工作簿。

Microsoft Excel 是計算機技術中的基本內(nèi)容，其操作簡單易學，作為office的組件之一，在計算機中都默認安裝。此外，共享工作簿功能在目前礦山的很多領域都可以得到應用，如行政、財務和設備動態(tài)跟蹤等，利用Excel共享工作簿功能來協(xié)同辦公，能大大提高效率和準確率，且上手簡單易懂值得同類礦山或企業(yè)推廣。

參考文獻

[1] 倪文志，《局域網(wǎng)組建、配置與管理：入門與提高》，清華大學出版社，2003.

[2] 王建發(fā)、李術彬、黃朝陽，《Excel 2010操作與技巧》，電子工業(yè)出版社，2011.

作者簡介

劉超（1990—），男，漢，湖北武漢人，采礦工程師，現(xiàn)從事礦山采礦工程技術管理工作；