高校檔案管理社會(huì)化問(wèn)題分析

董亞玲

【摘 要】在社會(huì)的不斷發(fā)展下，高校檔案管理和利用已經(jīng)從單純的文獻(xiàn)信息服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)楦嘣?、更全面、更多層次的社?huì)化服務(wù)。（中華人民共和國(guó)教育部、國(guó)家檔案局第 27號(hào)令）頒布）《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定在新的歷史時(shí)期，需要提升高校檔案管理的社會(huì)化服務(wù)水平。為此，文章結(jié)合現(xiàn)階段高校檔案管理存在的問(wèn)題，為如何加強(qiáng)高校檔案社會(huì)化管理進(jìn)行策略分析。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；社會(huì)化；服務(wù)；實(shí)現(xiàn)方式

高校是培養(yǎng)高素質(zhì)勞動(dòng)者和國(guó)家高精尖人才的地方，因此，高校的檔案資源豐富、涉及的內(nèi)容廣泛，包含了高校發(fā)展的歷史資料、重要科研成果、國(guó)家科學(xué)發(fā)展的各種資料等，是衡量某一高校管理水平的重要標(biāo)志之一。在新的歷史時(shí)期，我國(guó)《高等學(xué)校檔案管理辦法》指出高校檔案管理服務(wù)發(fā)展要為社會(huì)發(fā)展創(chuàng)造便利的條件，高校檔案管理要注重其服務(wù)職能的實(shí)現(xiàn)。因而，探索高校檔案管理社會(huì)化服務(wù)發(fā)展模式、構(gòu)建高校檔案生活服務(wù)理論是現(xiàn)階段高校檔案管理工作的重要課題。因此，探索高校檔案管理社會(huì)化問(wèn)題具現(xiàn)實(shí)意義。

一、現(xiàn)階段高校檔案管理工作存在的問(wèn)題

在高校改革的深化發(fā)展下，高校的辦學(xué)體制、辦學(xué)規(guī)格、辦學(xué)層次等發(fā)生了深刻的變化。在這樣的形勢(shì)下，高校領(lǐng)導(dǎo)者為了適應(yīng)新時(shí)代教育發(fā)展需要，加強(qiáng)了對(duì)學(xué)校教學(xué)科研工作的重視。但對(duì)高校檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，在高校檔案管理工作上存在一些不足，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）高校存檔意識(shí)淡薄，收集工作困難

高校檔案管理雖然在剛開(kāi)始成立的時(shí)候就形成了各種規(guī)章制度，但是在具體執(zhí)行上不夠嚴(yán)格，導(dǎo)致一些以文件歸檔的檔案會(huì)以歸檔不方便為理由不愿意歸檔，還有一些檔案信息被個(gè)人保存，沒(méi)有交由給有關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一化的歸檔登記管理。

（二）高校檔案管理手段和服務(wù)方式落后，程序不規(guī)范

一些檔案的管理內(nèi)容、方式等都得到了改革，但是一些高校檔案管理人員仍采用傳統(tǒng)的方式來(lái)處理檔案，這種陳舊的檔案處理方式和現(xiàn)代化辦公需求發(fā)展不相適應(yīng)。在新的歷史時(shí)期，高校檔案應(yīng)用管理應(yīng)該在對(duì)外服務(wù)上實(shí)現(xiàn)更多的創(chuàng)新。

但是很多高校檔案管理局限在傳統(tǒng)方式上，結(jié)合時(shí)代變化，利用網(wǎng)絡(luò)、郵寄進(jìn)行檔案管理的方式不多。高校檔案社會(huì)化服務(wù)局限在現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)方式，在日常管理上滿足于檔案的借閱、檔案的復(fù)制等簡(jiǎn)單操作上，檔案社會(huì)化服務(wù)缺乏創(chuàng)新。

（三）高校檔案的開(kāi)發(fā)利用范圍有限

很多高校沒(méi)有限定檔案開(kāi)放范圍，只是進(jìn)行檔案的日常化管理服務(wù)，沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)檔案服務(wù)于社會(huì)的開(kāi)發(fā)利用。由于檔案不同于一般私有財(cái)產(chǎn)，一些國(guó)家為其制定了相應(yīng)的法律保護(hù)措施。但如果沒(méi)有對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)，就不會(huì)發(fā)揮出檔案長(zhǎng)久的利用服務(wù)價(jià)值。高校想要開(kāi)放檔案利用范圍，就需要對(duì)檔案開(kāi)放范圍進(jìn)行鑒定。但很多高校受人力、物力、財(cái)力的影響，檔案開(kāi)放范圍的鑒定工作對(duì)他們來(lái)講存在很大的難度。

二、高校檔案管理工作問(wèn)題產(chǎn)生的原因

高校檔案管理工作是高校教學(xué)和管理工作中的重要環(huán)節(jié)，目前高校檔案管理工作存在著檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高；教學(xué)檔案管理混亂；檔案管理工作重管理、輕服務(wù)等諸多問(wèn)題。存在這些問(wèn)題的主要原因有：檔案管理體系不完善；檔案管理人員業(yè)務(wù)水平及綜合素質(zhì)不夠等：

（一）高校檔案管理制度不完善

高校檔案管理仍沿用以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒(méi)有統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，各個(gè)部門的信息無(wú)法達(dá)到共享，已滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。例如其中的教學(xué)檔案是教學(xué)管理和實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生的一些原始資料，包括文字材料、視頻、錄音等，這些資料都具有一定的保存價(jià)值，然而教學(xué)檔案管理工作能夠反映一個(gè)學(xué)校的教學(xué)管理及教學(xué)實(shí)踐的水平。高校將其分為三級(jí)：校級(jí)、系級(jí)和教研室，三種不同類別的教學(xué)檔案，也分別制定了自己的檔案管理規(guī)章制度。但無(wú)論從管理體系還是規(guī)章制度來(lái)看，高校檔案管理工作在逐步發(fā)展與完善，同時(shí)也存在著諸多問(wèn)題。

（二）管理檔案人員缺乏專業(yè)背景，經(jīng)驗(yàn)不足

很多高校管理檔案的工作人員并不是只有學(xué)習(xí)檔案學(xué)專業(yè)的人員來(lái)從事這份工作，甚至有些工作人員是從零基礎(chǔ)開(kāi)始干起，任職期間沒(méi)有經(jīng)過(guò)任何的定期培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)以及相關(guān)的研討會(huì)，只能靠自己慢慢在工作過(guò)程中摸索，很多檔案管理工作的問(wèn)題就是從這個(gè)過(guò)程中產(chǎn)生的，加上檔案工作本身枯燥、乏味，地位輕，待遇低，難以產(chǎn)生吸引力，致使工作人員工作起來(lái)漫不經(jīng)心、應(yīng)付差事，缺乏責(zé)任心和積極性。

三、高校檔案管理社會(huì)化實(shí)現(xiàn)策略

高校檔案社會(huì)化管理的實(shí)現(xiàn)需要進(jìn)一步加強(qiáng)高校和高校、高校和地方之間的橫向聯(lián)合、合作管理，結(jié)合社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和高校檔案社會(huì)化屬性，高校檔案管理需要從制度、人員、設(shè)施、服務(wù)質(zhì)量、效能、信息化等方面入手，結(jié)合實(shí)際探究高校檔案的管理規(guī)律，進(jìn)一步揭示高校檔案管理和學(xué)校教職工、學(xué)生、社會(huì)公民之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的高校檔案管理，具體需要做好以下幾點(diǎn)工作：

（一）強(qiáng)化高校檔案管理的社會(huì)服務(wù)意識(shí)

高校檔案工作人員需要樹(shù)立良好的服務(wù)理念，在高校檔案社會(huì)化管理工作中投入自己的熱情和責(zé)任感，強(qiáng)化檔案管理的社會(huì)服務(wù)意識(shí)。高校檔案管理人員要樹(shù)立檔案應(yīng)用的開(kāi)放意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理和應(yīng)用面向社會(huì)、面向公眾。高校檔案管理人員需要意識(shí)到，高校檔案不僅僅是服務(wù)教學(xué)管理和學(xué)生就業(yè)的工具，而且也是傳播歷史、滿足人們文化需求的重要資源。因而，在高校檔案的社會(huì)化管理上需要進(jìn)一步提升檔案的開(kāi)放度，變檔案管理工作由被動(dòng)到主動(dòng)，積極創(chuàng)造條件，發(fā)揮出高校檔案服務(wù)社會(huì)的作用。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案的社會(huì)化宣傳

高校檔案管理部門可以利用檔案館，定期組織開(kāi)展各種專題展覽，加強(qiáng)對(duì)高校檔案館館藏資源和文獻(xiàn)資源的合理、高效利用，提升社會(huì)檔案意識(shí)。另外，高校檔案管理需要將社會(huì)宣傳工作作為日常性工作，在檔案管理宣傳上要勇于突破，多采用靈活的方式進(jìn)行。比如在新生入學(xué)的時(shí)候，高校檔案管理部門需要借鑒圖書(shū)館的方法為新生開(kāi)展講座和校園宣講，在向?qū)W生普及檔案知識(shí)的同時(shí)提升學(xué)生對(duì)學(xué)校的熱愛(ài)，具體做法如下：第一，通過(guò)網(wǎng)站、展覽等方式對(duì)檔案管理工作進(jìn)行宣傳，并定期舉辦各種活動(dòng)。第二，高校檔案管理部門要組織召開(kāi)高校檔案社會(huì)服務(wù)專題座談會(huì)。

（三）加強(qiáng)高校檔案信息服務(wù)的整體化、綜合化、動(dòng)態(tài)化管理

第一，建立高校檔案工作協(xié)會(huì)、研究會(huì)，加強(qiáng)高校檔案信息服務(wù)的整體化管理。將高校各部門、各教職人員、師生和社會(huì)活動(dòng)看作是一個(gè)整體，將檔案信息看作是一個(gè)信息系統(tǒng)，從各個(gè)層次、各個(gè)環(huán)節(jié)開(kāi)展檔案管理，協(xié)調(diào)各部門關(guān)系，并建立科學(xué)、統(tǒng)一和規(guī)范的檔案管理機(jī)構(gòu)、組織、協(xié)會(huì)等。通過(guò)高校檔案工作協(xié)會(huì)、研究會(huì)的建立，加強(qiáng)高校和高校、高校和地方之間的橫向聯(lián)合，促進(jìn)各個(gè)高校檔案管理工作的發(fā)展。第二，建立聯(lián)席會(huì)議制度。高校檔案管理協(xié)會(huì)可結(jié)合自身情況，一年召開(kāi)一次到兩次的檔案工作研究會(huì)，并形成相應(yīng)的管理制度，從而為各個(gè)高校檔案管理工作者的交流提供重要的平臺(tái)支持。

（四）應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的數(shù)字化

高校檔案管理想要更好的服務(wù)于社會(huì)，需要應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的數(shù)字化。在電子科學(xué)技術(shù)的深入發(fā)展下，無(wú)紙化辦公和電子文檔得到了人們的關(guān)注，高校檔案社會(huì)化管理可應(yīng)用計(jì)算機(jī)，并依托校園信息門戶，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，加強(qiáng)對(duì)大量檔案信息的處理，篩選出重要的檔案信息進(jìn)行分類劃管理。首先，對(duì)于應(yīng)用頻率比較高的檔案信息需要放置在明顯的位置上。其次，加強(qiáng)對(duì)高頻檔案的優(yōu)先數(shù)字化管理。最后，對(duì)于常用的檔案信息，比如學(xué)生的錄取信息柵、畢業(yè)證簽領(lǐng)冊(cè)、學(xué)位證簽領(lǐng)冊(cè)要單獨(dú)放置在方便查看的位置上。

綜上所述，高校檔案社會(huì)化管理不僅能夠拓展檔案信息的來(lái)源加強(qiáng)高校和高校之間的合作，而且能夠促進(jìn)高校自身改革創(chuàng)新發(fā)展，增強(qiáng)高校內(nèi)部檔案管理的生機(jī)和活力。在新的時(shí)代下，高校檔案的社會(huì)化管理需要進(jìn)一步處理好有償和無(wú)償之間的關(guān)系，加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理社會(huì)化服務(wù)意義的認(rèn)識(shí)，并調(diào)動(dòng)一切積極因素發(fā)揮出高校檔案在學(xué)校教學(xué)、科學(xué)研究等方面的應(yīng)用價(jià)值，促進(jìn)高校管理建設(shè)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]陳華.社會(huì)化改革下的高校后勤檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（03）：85

[2]金芳.基于社會(huì)參與理論的檔案信息化管理研究[J].中國(guó)管理信息化，2015（23）：168-169

[3]陳海英.順應(yīng)時(shí)代潮流 提升高校檔案社會(huì)化服務(wù)水平[J].遼寧經(jīng)濟(jì)，2014（07）：84-85

[4]李麗華.高校學(xué)生檔案管理及其社會(huì)化服務(wù)職能[J].武漢紡織大學(xué)學(xué)報(bào)，2013（02）：73-75

[5]李麗華.完善高校檔案管理 加大社會(huì)化服務(wù)[J].科技與企業(yè)，2012（10）：61

[6]彭麗斯.民辦高校人事代理的瓶頸與出路[J].遼寧經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院（遼寧經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)），2012（02）：21-22+33