外貿(mào)英語函電的文體風(fēng)格

趙翠玲 楊祎

摘 要：外貿(mào)英語函電在對(duì)外商務(wù)交流中至關(guān)重要。商務(wù)活動(dòng)從業(yè)者要想有效地達(dá)到交易目的維護(hù)自己的商業(yè)利益，必須掌握函電的文體風(fēng)格。其中包括：格式規(guī)范、邏輯合理；禮貌得體、講究謀略；語言正式，簡(jiǎn)潔明了。

關(guān)鍵詞：外貿(mào)英語函電 文體 風(fēng)格

外貿(mào)英語函電作為一種特殊用途的應(yīng)用文體，是國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中書面磋商的主要手段。要想準(zhǔn)確有效地撰寫英語函電，達(dá)到傳遞信息促成交易的目的，商務(wù)人員必須掌握函電獨(dú)特的文體風(fēng)格。筆者從格式、語氣和措辭用語三方面探討了外貿(mào)英語函電的文體風(fēng)格。

一、文體理論基礎(chǔ)

Halliday(1976)的系統(tǒng)功能文體學(xué)模式指出，語域是由多種與語言相聯(lián)系的情景特征構(gòu)成的，決定語言特征的情景因素歸納為三種：即語場(chǎng)(Field)，語旨(Tenor)，語式(Mode)。語域指使用特有的一種語言（如科技英語，商務(wù)英語）的社會(huì)文化群體。由于使用目的和場(chǎng)合的不同而產(chǎn)生了語域的變異。而語域變異的標(biāo)記是語言材料，表現(xiàn)在詞匯、語法方面，它們隨著語域的變化而變化。由此推知，商務(wù)英語是商務(wù)文化群體中所特有的一種英語，是現(xiàn)代英語的一種功能變體，是國(guó)際商務(wù)工作者之間長(zhǎng)期交際的結(jié)果。它的特殊性不僅表現(xiàn)在目的和意義上，而且表現(xiàn)在用詞、寫句和篇章結(jié)構(gòu)上。

二、外貿(mào)英語函電的文體風(fēng)格

（一）格式規(guī)范 邏輯合理

在對(duì)外貿(mào)易中，外貿(mào)英語函電具有明確的商務(wù)目的和既定的讀者，是具有法律效力的文件。如果貿(mào)易雙方發(fā)生糾紛，此前交換的信函就成為處理爭(zhēng)端的依據(jù)。因此，講究布局謀篇嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，行文邏輯清晰合理。

1．格式規(guī)范

外貿(mào)函電的寫作格式較為嚴(yán)格，分為齊頭式、縮行式、混合式，其中最流行的是混合式。一封完整的函電應(yīng)由信頭、封內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)尾客套語、署名、收信人行、內(nèi)容主題行、附件、抄送、責(zé)任人（分別代表寫信人和打字人）、附言12個(gè)部分構(gòu)成。每一部分都有其固定的位置。

2．邏輯合理

信的正文一般采用三段式結(jié)構(gòu)，包括開頭、主體、結(jié)尾三個(gè)部分，每一部分各司其職，缺一不可。開頭可能包括一個(gè)主題行，或提及上一封信，或概括這封信的內(nèi)容，講究開門見山、意圖明確；主體解釋并給出其它相關(guān)信息，使意義更明確，每一層新意思都要另起一段；結(jié)尾一般表達(dá)感激、期望，或提出要求。整封信函思維邏輯合理、語篇意義連貫。

例如，一封對(duì)未按期交貨的投訴信應(yīng)遵循以下程式：首段要提及供應(yīng)商的承諾；第二段要說明對(duì)方?jīng)]有履行諾言；第三段要申述違約對(duì)你造成的損失；第四段提出索賠，最后一段希望理賠。

（二）禮貌得體 講究謀略

外貿(mào)交流有一個(gè)鮮明特色，即競(jìng)爭(zhēng)中有合作，合作中有競(jìng)爭(zhēng)。鑒于此，外貿(mào)函電必然要求禮貌得體、講究謀略。

1．禮貌得體

對(duì)方立場(chǎng)（You Attitude）是外貿(mào)函電一貫推崇的交流原則。高明的交流方式是站在對(duì)方立場(chǎng)考慮對(duì)方需求，以禮貌客氣求合作，尊重對(duì)方進(jìn)而得到對(duì)方尊重，為進(jìn)一步交流打下基石。如：In case you are interested in a representative in the east coast of the United States, we believe we can do a substantial job for you. 假如你方有意在美國(guó)東海岸尋求代理人，我們相信能為你方提供大量的業(yè)務(wù)。同時(shí)寫信時(shí)要處處揣摩措辭用語，避免消極否定的語氣。

2．講究謀略

當(dāng)貿(mào)易中出現(xiàn)分歧時(shí)，講究謀略，委婉含蓄，迂回表達(dá)。如：We will make further efforts to try to find a compromise, so as to settle the claim as quickly as possible. 我們將進(jìn)一步努力設(shè)法找到折中辦法，以盡快理賠?！斑M(jìn)一步”、“設(shè)法”都非承諾，“盡快”也不是明確的時(shí)間。但能夠恰當(dāng)處理問題，并給自己留有余地，是自己處于進(jìn)可攻退可守的主動(dòng)地位。又如：We had better put the matter aside for further discussion some time later. 我們最好把此事留待以后進(jìn)一步探討。表面肯定，實(shí)則否定，但表達(dá)非常婉轉(zhuǎn)，考慮對(duì)方感情的接受程度，不破壞雙方業(yè)務(wù)關(guān)系。

（三）語言正式 簡(jiǎn)潔明了

1．語言正式

商務(wù)英語函電實(shí)質(zhì)就是一個(gè)完整的書面談判過程，語言正式，不求虛飾，而且用詞寫句、拼寫標(biāo)點(diǎn)都有嚴(yán)格的規(guī)范。另外商務(wù)術(shù)語、縮略語繁多，如Letter by Guarantee（銀行保函），standby credit（備用信用證），F(xiàn)OB（離岸價(jià)），CIF（到岸價(jià)）等。

2．簡(jiǎn)潔明了

商函十分講究實(shí)效，一般一信一件事，一段一個(gè)意思。正文每段文字不能過長(zhǎng)，每句話要直接簡(jiǎn)練，每個(gè)詞都簡(jiǎn)短易懂。在無損于禮貌的前提下，直截了當(dāng)?shù)仃愂鲂畔?，?jié)省讀者的閱讀時(shí)間。避免使用陳腐詞語（如attached please find）、拖沓的短語（如in view of the fact that）、可有可無的話語（如It is a good plan）。

三、結(jié)語

商務(wù)英語文體研究還是一個(gè)新興領(lǐng)域，但卻是個(gè)蓬勃發(fā)展的領(lǐng)域。在日益深化的商務(wù)活動(dòng)中，掌握外貿(mào)英語函電獨(dú)特的文體風(fēng)格必將成為商務(wù)從業(yè)人士重要的交際能力。

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