淺談科技檔案的收集

李文琴

(黑龍江省哈同高等級(jí)公路管理處)

1 按制度接收歸檔

1.1 科技文件材料的形成、積累

(1)向科技業(yè)務(wù)部門(mén)和科技人員介紹、講解組成保管單位的方法,要求和科技文件材料價(jià)值鑒定、確定保管期限以及密級(jí)劃分等基本原則、方法和要求。

(2)協(xié)助科技業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)應(yīng)歸檔的科技文件材料制訂歸檔的具體進(jìn)度,及時(shí)督促,按時(shí)完成歸檔工作。

(3)對(duì)科技單位部門(mén)的保管單位的內(nèi)容和科技文件材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),特別是重要的保管單位和重要的科技文件材料,要詳細(xì)檢查。

(4)對(duì)保管單位內(nèi)科技文件的紙張材料、字跡、編制格式進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。

(5)及時(shí)向歸檔的科技業(yè)務(wù)部門(mén)提供歸檔用的表格、表樣等。

(6)親自協(xié)助科技業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)歸檔的科技文件材料進(jìn)行價(jià)值鑒定、保管期限的劃定和密級(jí)劃分等工作。

(7)對(duì)組成的保管單位,檢查標(biāo)題與內(nèi)容是否相符,書(shū)寫(xiě)是否簡(jiǎn)練,字跡是否工整,整個(gè)卷面各項(xiàng)內(nèi)容的書(shū)寫(xiě)是否準(zhǔn)確和符合要求。

(8)檢查組成的保管單位的編目、張?zhí)柕木幠?、備考表的填?xiě)是否準(zhǔn)確。

(9)檢查組成的保管單位,裝訂是否準(zhǔn)確和符合要求,金屬物是否去掉。

(10)檢查重要的科技檔案是否具有三套,需送科技專(zhuān)業(yè)檔案館儲(chǔ)存的科技檔案是否符合要求。

1.2 接收科技文件材料的歸檔

(1)科技文件材料的歸檔范圍

科技文件材料的歸檔范圍,主要以服務(wù)和服從本單位生產(chǎn)建設(shè)科技活動(dòng)的現(xiàn)行利用和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用為總的出發(fā)點(diǎn),結(jié)合業(yè)務(wù)部門(mén)的職能任務(wù)加以確定。

①文件材料的歸檔范圍

技術(shù)任務(wù)書(shū)或技術(shù)協(xié)議書(shū)、設(shè)計(jì)方案、計(jì)算書(shū)、工作圖、標(biāo)準(zhǔn)化審查報(bào)告、試驗(yàn)記錄、定型試驗(yàn)總結(jié)、技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告、發(fā)展建議書(shū)、鑒定總結(jié)、產(chǎn)品檢驗(yàn)大綱、說(shuō)明書(shū)、合格證明書(shū)、易損件圖冊(cè)、精度檢驗(yàn)單和裝箱單、反饋意見(jiàn)等。

②科研文件材料的歸檔范圍

科研工作長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃、技術(shù)委托書(shū)、技術(shù)協(xié)議書(shū)、研究任務(wù)書(shū)、上級(jí)有關(guān)的批準(zhǔn)文件及重要指示、專(zhuān)題報(bào)告、技術(shù)措施規(guī)劃、國(guó)內(nèi)外考察報(bào)告、專(zhuān)題分析報(bào)告、技術(shù)方案說(shuō)明書(shū)、可行性分析報(bào)告及批準(zhǔn)書(shū)、研究試驗(yàn)大綱、研究試驗(yàn)方案、階段性研究報(bào)告、試驗(yàn)總結(jié)、初步設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、技術(shù)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)。

③基建文件材料的歸檔范圍

可行性研究報(bào)告、工程地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告、設(shè)計(jì)計(jì)劃任務(wù)書(shū)、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、施工記錄、載荷試驗(yàn)、材料試驗(yàn)、結(jié)構(gòu)試驗(yàn)、隱蔽工程記錄、工程質(zhì)量檢查評(píng)定書(shū)、主要建筑物的測(cè)量記、竣工圖文件材料等

(2)科技文件材料的歸檔時(shí)間

根據(jù)不同類(lèi)型的科技文件材料形成過(guò)程的特點(diǎn),正確地劃定歸檔時(shí)間,對(duì)于維護(hù)科技檔案的完整,促進(jìn)科技檔案工作的開(kāi)展,都有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

科技文件材料的歸檔時(shí)間有隨時(shí)和定期兩種。所謂隨時(shí)歸檔,就是在設(shè)計(jì)任務(wù)完成后,將形成的科技文件材料加以系統(tǒng)整理組成保管單位,填寫(xiě)保管期限,注明密級(jí),由負(fù)責(zé)人審查完畢立即歸檔;另一種是結(jié)合本單位的具體情況和各種科技文件材料形成的特點(diǎn),按規(guī)定的歸檔時(shí)間歸檔。

(3)科技術(shù)檔案材料的歸檔份

為了維護(hù)科技檔案的完整和滿足日常工作需要,合理地確定科技文件材料的歸檔份數(shù)是完全必要的。

(4)科技檔案的歸檔要求

①凡屬歸檔范圍內(nèi)的科技文件材料,必須收集齊全,保證科技檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確,對(duì)歸檔時(shí)有缺損的情況無(wú)法補(bǔ)救的,在“備考表”中注明。

②凡屬重大工程目,尖端科學(xué)技術(shù),具有重要?dú)v史意義的科技檔案,要根據(jù)有關(guān)要求,向科技專(zhuān)業(yè)檔案館移交。

③歸檔的科技檔案,必須由歸檔單位技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字。

④歸檔的科技檔案,必須符合國(guó)家和行業(yè)的圖樣標(biāo)準(zhǔn),材質(zhì)優(yōu)良,圖樣清晰、字跡工整,不得用圓珠筆、鉛筆書(shū)寫(xiě),不準(zhǔn)使用復(fù)寫(xiě)紙。

⑤幾個(gè)單位共同協(xié)作完成的科技項(xiàng)目,主辦單位應(yīng)保存一整套完整的科技檔案,協(xié)作單位保管自己承擔(dān)任務(wù)部分的科技檔案,并將復(fù)制本送交主辦單位保存。

⑥歸檔的科技文件,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)行業(yè)和本單位的保密規(guī)定和保管期限表,在保管單位封面上另注密級(jí)和保管期限。

⑦歸檔的科技檔案,應(yīng)編制移交目錄一式三份,向科技檔案部門(mén)移交時(shí),交接雙方在歸檔交接單上簽字并各存一份備查。

2 收集零散的科技檔案材料

(1)正常情況。這就是對(duì)已歸檔的成套科技檔案的零星補(bǔ)充。有許多科技檔案不僅記述和反映科技活動(dòng)的過(guò)程,也記述和反映對(duì)象實(shí)體的歷史和現(xiàn)狀。人們?cè)趯?duì)實(shí)體的使用、維修、改造過(guò)程中,總要不斷地產(chǎn)生新的科技檔案補(bǔ)充到原已歸檔的成套檔案中去。這是產(chǎn)生零星科技檔案的正常情況,因此必須對(duì)實(shí)體繼續(xù)產(chǎn)生的科技文件材料進(jìn)行歸檔,以便保持科技檔案同它所反映的實(shí)體對(duì)象的一致性。

(2)非正常情況。這是由于有關(guān)的規(guī)章制度不健全,應(yīng)該集中保存的科技檔案沒(méi)有完全集中起來(lái),有一部分還散落在科技部門(mén)或科技人員手中,于是就要開(kāi)展零散科技檔案的收集工作。還有一種情況是由于保管或使用不當(dāng),損壞或丟失了一些科技檔案,也需要零星補(bǔ)充。

3 向本單位職工征集科研成果檔案

我國(guó)現(xiàn)行科技政策規(guī)定,職工的非職務(wù)科研成果屬職工個(gè)人所有。但是如果單位認(rèn)為不保存價(jià)值,可以同職工協(xié)商,征集其原件或復(fù)制件,并給予必要的精神或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)?？萍紮n案室征集科技檔案是偶然發(fā)生的,不是經(jīng)常性的收集渠道。而且,科技檔案室征集的對(duì)象范圍,一般不超過(guò)本單位,也就是一般不向外單位職工征集科技檔案。