淺析電子檔案管理中若干問題研究

胡俊風

摘要:闡述了電子檔案及其特點、電子檔案的管理原則、中文文件的歸檔、電子檔案管理體系及電子檔案的優(yōu)點等。

關鍵詞:電子檔案;檔案管理;紙質(zhì)檔案

一、電子檔案及其特點

檔案工作向電子化、網(wǎng)絡化的方向發(fā)展,這是一個劃時代的變化。它帶給我們的不僅是一種挑戰(zhàn),也是一次提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案信息效用的機遇。電子檔案是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?。它與紙質(zhì)檔案有很大的不同,產(chǎn)生了巨大的變化。

1.電子檔案呈數(shù)字化信息形態(tài)

在計算機內(nèi)部,無論是生成、存儲還是傳輸?shù)忍幚?電子檔案均是以數(shù)字編碼的形式存在?，F(xiàn)在一個檔案館的全部紙質(zhì)檔案在電子時代變成了一張小小的光盤。從一張紙幾百個字到一張光盤3.4億字,變化是驚人的。

2.電子檔案信息的獨立性

紙質(zhì)檔案的內(nèi)容與載體是不可分離的整體。電子檔案則不同,其內(nèi)容存儲的位置不固定,甚至可以從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體,其內(nèi)容信息卻不發(fā)生變化,還可通過網(wǎng)絡脫離原載體進行傳輸。

二、電子檔案的管理原則

為了確保電子檔案的質(zhì)量,實現(xiàn)信息化戰(zhàn)略的既定目標,電子檔案的管理工作必須遵循一定的原則。

1.規(guī)范性原則

規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則,也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。規(guī)范性原則的要求是:所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術模式、文本格式和工作標準進行,并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務。因此,對上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認可的規(guī)范與標準。這樣做,不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費,提高信息存儲傳輸?shù)男?而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術方案。

2.效率原則

檔案信息的電子化工作面廣量大,耗時耗財,必須十分講究工作的效率與效益。首先,應在充分分析研究的基礎上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案,包括最優(yōu)化的工作流程、最合理的技術模式(信息存儲格式、信息組織模式)和最適宜、先進、高效、經(jīng)濟的電子化加工系統(tǒng)設施。合理的技術方案的確定,是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵;而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng),則是檔案信息電子化工程的助推器。盡管電子化加工系統(tǒng)的建設配置可能需要較大的投入,但它具有一次性投入而長期受益的特點。構建良好的檔案信息電子化加工系統(tǒng),將極大地提高檔案信息電子化加工的速度,加快電子化的發(fā)展進程。

三、電子文件的歸檔

電子文件以共新穎性及與傳統(tǒng)管理方法和手段的不一致性,給檔案工作帶來管理方法上的根本性改變。電子文件與紙質(zhì)文件有著本質(zhì)不同的歸檔方式和特殊歸檔現(xiàn)象。

1.歸檔要求

歸檔電子文件的質(zhì)量關系到以后電子文件的保管與利用,因此檔案部門應采取措施,保證電子文件歸檔的質(zhì)量要求。

2.歸檔范圍

由于電子文件產(chǎn)生與利用的環(huán)境的特殊性,其歸檔范圍與其它介質(zhì)檔案相比有不同的特點。電子文件歸檔范圍不僅包括文件本身,而且對產(chǎn)生電子文件的支持文件、數(shù)據(jù)文件及其它有關文件一并歸檔。

3.歸檔時間

電子文件亦需要文件形成部門經(jīng)過一段時間的積累并加以鑒定和整理,因此電子文件的歸檔時間可與紙質(zhì)文件相同,即管理文件在次年年初歸檔,技術文件在項目完成后歸檔。

4.電子檔案管理體系

電子檔案作為檔案管理的一種重要形式,應納入我國現(xiàn)行的檔案管理體系,由檔案部門集中管理。對于電子檔案進行管理的初期需要注意下列問題。

五、電子檔案的優(yōu)點

1.操作方便

形成檔案之前的電子文件,其增、刪、改都很方便,而且改后不留任何痕跡,保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案/具有高度的標準性,使之對電子檔案的檢索更架方便。

2.復制時不容易丟失信息

紙質(zhì)文件復制或縮微品拷貝時經(jīng)常會出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題,而電子檔案的復制,由于電子化的信息處理,幾乎不存在這些問題。所以復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別等。

參考文獻:

[1]馬秀珍:電子檔案的特點及管理對策,山西檔案,2005(4)

[2]何嘉蓀:辦公自動化系統(tǒng)與電子檔案管理,杭州:浙江大學出版社,2003