運(yùn)用Ｅｘｃｅｌ強(qiáng)化醫(yī)院財(cái)務(wù)收入審核

王　君　朱志峰　胡延菊　吳紹榮

【摘 要】 隨著三峽大學(xué)仁和醫(yī)院(以下簡稱“我院”)支付方式的不斷增加,收入審核難度增大,如何準(zhǔn)確、全面、及時(shí)地了解收入的上繳情況,方便核對賬目,已成為亟待解決的問題。我院財(cái)務(wù)人員經(jīng)過不斷摸索,利用Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能,采用建立模板、自動(dòng)匯總、公式判斷等辦法,建立了一整套工作流程,有效提高了財(cái)務(wù)收入審核的力度。

【關(guān)鍵詞】 收入; 監(jiān)審; Excel

一、Excel強(qiáng)化醫(yī)院財(cái)務(wù)收入的思路

醫(yī)院財(cái)務(wù)收入審核(以下簡稱審核)是醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理的重要組成部分,直接影響醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理的質(zhì)量。醫(yī)院一般建立了收入查詢系統(tǒng),其主要職能是對各種收入比如門診、住院、體檢等分別進(jìn)行各種查詢,分類進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。審核不僅要對各種收入進(jìn)行統(tǒng)計(jì),更主要的是要在確保收入資金及時(shí)回籠的情況下對各收費(fèi)員工作的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。傳統(tǒng)的審核一般只確保票款相符即可,審核完成沒有記錄,這在支付方式單一時(shí)是可行的。目前醫(yī)院收入的支付方式較以前有很大的不同,項(xiàng)目、品種繁多,主要有現(xiàn)金、社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)、特殊行業(yè)醫(yī)療保險(xiǎn)、各類商業(yè)保險(xiǎn)、各類金融機(jī)構(gòu)結(jié)算卡。同時(shí),醫(yī)院為了簡化兄弟醫(yī)院單位送診的病人、大型廠礦企業(yè)職工就醫(yī)時(shí)的結(jié)算程序,一般采用掛往來賬的形式進(jìn)行結(jié)算。因此當(dāng)支付方式變得復(fù)雜,票據(jù)數(shù)目、種類、人次繁多時(shí),出錯(cuò)或者各種支付方式互串直接影響到收費(fèi)員工作的質(zhì)量,核對查找困難會(huì)給月末銀行對賬、醫(yī)保對賬以及對往來單位(有時(shí)需要核對每筆明細(xì))結(jié)賬帶來很大的工作量,工作效率極低。為此我院綜合現(xiàn)階段審核特點(diǎn),利用Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能進(jìn)行審核管理,對各種支付方式分類匯總,完整記錄審核的整個(gè)過程,取得了良好的效果。

二、具體操作步驟

(一)建立Excel模板體系

醫(yī)院每筆收入均需通過收費(fèi)員窗口進(jìn)入收費(fèi)系統(tǒng),醫(yī)院通常會(huì)設(shè)門診、住院兩種服務(wù)區(qū)域。門診、住院收入內(nèi)容及收費(fèi)結(jié)算方法各有不同,為此我院根椐其結(jié)算特點(diǎn)建立了兩種Excel模板體系。

1.建立門診收入審核日報(bào)表模板。門診收入審核報(bào)表模板分日報(bào)表(圖1)和周報(bào)表(圖2)

圖1模板的建立通過Excel內(nèi)的公式來實(shí)現(xiàn)。其主要可分為四部分:(1)掛賬合計(jì)=SUM(H21:V21),H21:V21為統(tǒng)籌醫(yī)療、博愛醫(yī)院等醫(yī)保支付協(xié)作醫(yī)院、單位;(2)應(yīng)交款合計(jì)=E19+F19-G19;(3)實(shí)交款合計(jì)=SUM(Z19:AE19);(4)誤差=+W19-Y19。通過設(shè)立誤差欄(W-Y)來檢驗(yàn)其正確性。

周報(bào)表與日報(bào)表在同一個(gè)模板中,數(shù)據(jù)主要由日報(bào)表中Excel內(nèi)的公式匯總形成,如收入合計(jì)為+AH8+AJ8+AL8;統(tǒng)籌醫(yī)療為+H61;博愛醫(yī)院為+N4。周報(bào)表中重點(diǎn)要設(shè)置判斷差別欄來檢驗(yàn)其正確性。判斷差別欄由應(yīng)繳款+AI14+AI15+AI16+AP14

+AP1、實(shí)繳款+AN8+AH9-AP9-AS9-AI10-AM10-AP10-AS10

-AI11-AM11-AP11-AS11-AI12-AM12-AP12-AS12形成判斷,差別+AS13-AT12為零時(shí)保存?zhèn)洳?審核完成。

2.建立住院收入審核報(bào)表模板。住院收入審核報(bào)表模板與門診收入審核一樣,分日報(bào)表(圖3)和周報(bào)表(圖4)。住院收費(fèi)通常采用預(yù)收款形式。醫(yī)保病人的醫(yī)保費(fèi)用支出為結(jié)算金額與實(shí)結(jié)金額之差。建立日報(bào)表模板時(shí)分設(shè)應(yīng)繳費(fèi)J、應(yīng)繳款R、實(shí)繳款T以及誤差S四區(qū)域。

J=+E5-F5+G5-H5(結(jié)算金額E、退費(fèi)金額F、預(yù)收款G、退預(yù)收款H);R=+J5+K5-L5;T=SUM(U5:Z5)。在建立模板時(shí)考慮到結(jié)算金額與實(shí)際結(jié)算金額I形成醫(yī)保費(fèi)用,醫(yī)保M=+E5-I5,通過設(shè)立誤差欄來檢驗(yàn)其正確性S=+R5-T5。

周報(bào)表(圖4)住院周報(bào)表與門診周報(bào)表相同。

(二)數(shù)據(jù)的錄入工作

門診收入的錄入依據(jù)每位收費(fèi)員當(dāng)日填寫的收費(fèi)報(bào)告單收入數(shù)據(jù),利用收入查詢系統(tǒng)進(jìn)行查詢,此項(xiàng)工作必須細(xì)致、準(zhǔn)確。它的準(zhǔn)確性直接影響到Excel審核工作的質(zhì)量。將各位收費(fèi)員收費(fèi)報(bào)表一一錄入圖1所列項(xiàng)目中,利用誤差欄檢驗(yàn)其正確性。數(shù)據(jù)錄完后自動(dòng)累加至周報(bào)表形成圖2。以其差別判斷來檢驗(yàn);住院收入的錄入較門診收入復(fù)雜,不能單純以收費(fèi)員的報(bào)告單錄入,要對結(jié)算金額等圖3所列項(xiàng)目進(jìn)行明細(xì)錄入,如圖5。其他與門診收入錄入同理。數(shù)據(jù)錄入工作完成并保存后誤差為零,審核結(jié)束。

三、運(yùn)用Excel進(jìn)行審核解決的問題

(一)查詢對賬功能。如當(dāng)月發(fā)現(xiàn)POS卡對賬有誤時(shí),打開當(dāng)天的記錄便清楚地顯示出明細(xì),對賬一目了然,如圖6。有效糾正了原來對賬時(shí)漫無目的、全面審核工作量大而不能突出重點(diǎn)的弊端。

(二)審核更直觀,極大地提高了工作效率

由于設(shè)有誤差來判別正確且審核過程存檔,能準(zhǔn)確把握每天的收費(fèi)情況,審核更直觀,若有差錯(cuò)及時(shí)更改。促使收費(fèi)員上繳收入日清日結(jié),實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)地反映收入變化狀態(tài),勿需等到周報(bào)表或旬報(bào)表出來后才能了解欠費(fèi)、差錯(cuò)等情況,極大地提高了工作效率。

目前醫(yī)院收入查詢是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,財(cái)務(wù)收入審核如何與收入查詢系統(tǒng)連接是下一步需探究的問題。●

【主要參考文獻(xiàn)】

[1] 王成春,蕭雅云.Excel2002 函數(shù)應(yīng)用秘笈[M].北京:中國鐵道出版社,2002.1.

[2] 實(shí)燕,劉丹.Excel實(shí)用財(cái)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)[M].北京:電子工業(yè)出版社,2007.