新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

【摘 要】 電子檔案管理面臨著原件的真實(shí)性、內(nèi)容的保密性、保管的長久性、軟件的統(tǒng)一性等問題。為了適應(yīng)電子檔案管理的需要,應(yīng)盡快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才;建立健全維護(hù)電子文件真實(shí)和安全的法規(guī);制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。全面做好電子檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】 電子檔案;檔案管理;對策

信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用使人類生活的各個方面發(fā)生了巨大的變化。計(jì)算機(jī)應(yīng)用于辦公自動化和自動化工程設(shè)計(jì),產(chǎn)生了大量的CAD或公文性電子文件。由此引起的對電子文件和電子檔案的管理,是檔案工作者面臨的新問題。電子文件被廣泛地認(rèn)識和應(yīng)用,成為勢不可擋的潮流。計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用、電子文件的大量產(chǎn)生、信息高速公路的建成,為縮小檔案保存空間,快捷傳遞交流信息,搞好信息服務(wù),實(shí)現(xiàn)信息共享,帶來極大的方便,同時也給檔案工作帶來了一系列的新情況新問題。

一、檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

1、檔案載體的轉(zhuǎn)變

在檔案管理活動中,電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所不可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如高速公路工程設(shè)計(jì)過程中就需產(chǎn)生上萬份的圖紙,因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力,保存電子圖紙要比保存紙質(zhì)圖方便、省時、省力并且更有意義。

2、檔案的分類變化

舊有的關(guān)于文書檔案、科技檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破,取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中,計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目。各單位檔案信息的分類不盡相同,但可以肯定的是計(jì)算機(jī)管理過程中檔案分類更能貼近現(xiàn)代化管理的需要,分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。

3、檔案接收和保管也有所改變

在電子環(huán)境中,如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程,文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進(jìn)入到信息集成系統(tǒng)中去,則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。

無時無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國家有關(guān)文件制定出本單位的《電子文件歸檔管理辦法》,提請信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理的內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺,要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時性,掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時,單位的檔案保管也不再只以卷盒和柜架為裝具,更多的經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的單位檔案信息將存入“虛擬庫房”。

二、電子檔案工作面臨的問題

1、電子檔案原件的真實(shí)性

電子文件很容易被刪改,且修改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過程中,擬稿者無法留下自己的筆跡,單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā),日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改,也難以發(fā)現(xiàn)和確定。

2、電子檔案內(nèi)容的保密性

用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲在網(wǎng)絡(luò)某一個設(shè)備上的電子文件。另一方面,一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題,帶來了極大的威脅。

3、電子檔案保管的長久性

隨著辦公自動化的不斷深人,好多單位將會實(shí)現(xiàn)無紙辦公,所有的情況、決策、信息存儲在網(wǎng)絡(luò)中,人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲簡化了程序,也方便了利用,但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀,如出現(xiàn)“黑客”問題,遇到病毒問題或其它方面的故障,電子文件可能會在一瞬間同時消失,造成難以彌補(bǔ)的損失。

4、檔案管理軟件的統(tǒng)一性

計(jì)算機(jī)軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展,遠(yuǎn)不適應(yīng)各方面存儲的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件,勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯(lián)網(wǎng)。

三、應(yīng)采取的對策

1、盡快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才

培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識的人才已是各級檔案管理部門的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前要在加強(qiáng)全員計(jì)算機(jī)知識培訓(xùn)的同時,通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用人才,使他們不僅精通計(jì)算機(jī)技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù),熱愛檔案事業(yè);不僅會操作而且會設(shè)計(jì)程序,能夠開發(fā)軟件。

2、建立健全維護(hù)電子文件真實(shí)和安全的法規(guī)

在電子文件的形成、處理、歸檔,電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié),信息都有被更改、丟失的可能性,即使擁有完善的信息安全技術(shù),也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實(shí)施。因此,建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度,對于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性,保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來,使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時要通過立法確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用,確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

3、制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

隨著電子文件的大量產(chǎn)生,迫切需要建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式,用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來,使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理,這是擺在檔案部門面前的一項(xiàng)重大課題,也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。

4、研制開發(fā)數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件

建議由國家檔案局牽頭,研制開發(fā)適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的軟件,并在全國檔案系統(tǒng)統(tǒng)一推廣。我們盼望國家檔案局能把該問題列為工作重點(diǎn),以此帶動全國檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理水平的提高。

辦公自動化的廣泛實(shí)現(xiàn),信息高速公路的建成,對傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊,必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進(jìn)行一次徹底革命。檔案部門要盡快認(rèn)清形勢,采取有力措施,從工作重點(diǎn)和方式上來一次大轉(zhuǎn)變,從人才和技術(shù)力量上來一次大儲備,以從容應(yīng)對信息時代的挑戰(zhàn)。

【作者簡介】

夏利宏(1975-)女,漢族,河北省唐山市人,畢業(yè)于河北工業(yè)大學(xué),唐山市交通局檔案室工作,助理館員.