區(qū)域教育科研管理信息化探析

全　力

摘 要：杭州上城區(qū)作為中心城區(qū)，多年以來一直重視教育科研工作，并取得了大量成果，推動了上城教育的發(fā)展。與上城教育科研的繁榮相比，我們的教育科研信息管理工作相對滯后。為改變這種局面，上城區(qū)教育科研的業(yè)務主管部門用兩年時間，系統(tǒng)分析科研管理流程，建設了新的教育科研網(wǎng)絡管理平臺，從而優(yōu)化上城區(qū)教育科研業(yè)務流程并實現(xiàn)管理信息化。

關鍵詞：教育科研；業(yè)務流程；優(yōu)化；管理信息化

中圖分類號：G463文獻標識碼： A 文章編號：1673-8454（2009）06-0084-03

一、區(qū)域教育科研信息管理的問題

杭州市上城區(qū)教育科研工作有著悠久的歷史和輝煌的成績，目前各個層面的學校和教育局直屬單位也非常重視教育科研工作，每年都會有大量的課題立項和成果產(chǎn)生，參與課題研究的人數(shù)也呈上升趨勢。與這種繁榮相比，我們的教育科研信息管理工作顯得有些落后，主要表現(xiàn)為以下幾個方面。

1.檔案殘缺

目前由省、市、區(qū)各級部門組織的教育科研活動種類繁多，有規(guī)劃類、教師教育類、新課改類等，一項完整的課題研究工作應該包括通知發(fā)布、課題方案、立項公布、開題咨詢、中期研究進展、結題報告、評獎公告等多項內容，由于一項課題研究歷時時間長，課題延期、主持人工作調動、科研管理人員變更等諸多不穩(wěn)定因素都會導致科研信息流失。這在前期上城區(qū)改革開放30年科研成果梳理的過程中暴露得尤為明顯，上城區(qū)1978年以來20年的大量在全國有影響力的重大科研成果沒有保存下來；近10年的科研情況雖然在電腦里有相關存檔，但都是以簡易的文件夾、電子文本的形式保存，或只有一個課題名稱，沒有相關背景資料，或沒有精細分類，查詢復雜，難以迅速找到所需要的信息。

２.共享困難

每年匯集到區(qū)教育科研管理部門的課題方案、課題成果等有上百萬字，成堆的紙質文本和動輒幾十兆字節(jié)的電子文本是科研員經(jīng)常要面對和處理的。但是區(qū)科研部門更多承擔的是上傳下達的工作，每年上城區(qū)市級課題獲獎有數(shù)十項，但其研究內容在全區(qū)而言知曉率很低，這些研究成果往往凝結著一個學校的特點和眾多教師的實踐智慧，對于其他有著同樣情況的學校以及教師可以起到借鑒、學習作用，但是目前沒有合適的傳播渠道，依靠教研員個人去組織成果推廣活動起到的作用也是有限的。利用互聯(lián)網(wǎng)是一種途徑，但是當前又缺乏一個能起到科研信息資源庫的網(wǎng)絡平臺，同時還會涉及知識產(chǎn)權保護、交流途徑等問題。

３.耗費資源

每次科研課題立項或成果申報，都會涉及蓋章、收集、運送等多項工作，各?？蒲胸撠熑藭ㄉ蠋滋鞎r間收集齊所有相關材料，再送到區(qū)科研部。同樣，區(qū)科研部也會花上幾天時間對這批龐大的資料進行收集、整理。每個學年要經(jīng)歷10次這樣的過程，消耗大量人力和時間，對于時間本已十分緊張的學校而言，安排起來更是顯得局促緊張。而且，每次評比結束，剩下的堆積如山的文本材料難以得到有效利用。

面對這樣的問題，如何有效管理教育科研信息、優(yōu)化業(yè)務流程是區(qū)科研管理部門要考慮的一項工作。雖然該項工作短期內難以見到顯著成效，但是從長遠看來，必將對我們回顧歷史、理清思路起到重要作用。“上城區(qū)教育科研電子管理網(wǎng)絡平臺”就是基于對這個問題的思考產(chǎn)生的，它的設計和研發(fā)歷時一年，主要解決的就是上城區(qū)教育科研業(yè)務流程優(yōu)化和科研管理電子信息化的問題。

二、區(qū)域教育科研管理業(yè)務流程優(yōu)化

“上城區(qū)教育科研電子管理網(wǎng)絡平臺”把教育科研管理的流程作為首要考慮的問題?？蒲泄芾砣缙髽I(yè)的經(jīng)營運作一樣，是由一系列連貫又交錯的業(yè)務流程來實現(xiàn)的。例如，在科研項目的管理中，有立項申報流程、課題中期管理流程、課題結題流程、科研成果登記流程等等。這些流程都是密切關聯(lián)的。但目前的現(xiàn)狀是這些流程在各自孤立地運行，沒有能夠形成一個有機的整體。

隨著教育科研的不斷發(fā)展，當前的科研管理工作的主要職能將更多地集中在為教育行政部門和參與教育科研的教師提供信息服務上，只有對當前科研管理業(yè)務的流程進行優(yōu)化，才能面對大量信息和繁雜的日常事務，才能對教育科研活動的各種要素進行合理組織、調控，保證科研管理工作的及時、高效。設計教育科研管理業(yè)務流程的目的是為了最大限度地改善科研管理水平和提高工作效率，不斷消除一切無效作業(yè)與浪費，獲得最佳的效益。根據(jù)教育科研的特點，我們規(guī)范了上城區(qū)教育科研業(yè)務流程（見圖1）。

1.發(fā)布計劃階段

區(qū)科研部根據(jù)上級主管部門的通知，制訂新的課題計劃，首先確定基本信息，包括年度、課題類別、課題級別、擬立項數(shù)、有效申報起止日期。

2.教師個人申報階段

教師根據(jù)科研部發(fā)布的計劃進行個人申報，個人申報要錄入的基本信息有：課題名稱、成果形式、單位、職務、職稱、通訊地址、電話、課題方案、研究內容類別，這個類別是為了以后檢索用的，比如查詢“過去5年以來上城區(qū)開展的所有關于班級管理類的課題”，同時還需要添加課題組成員，被選擇的課題組成員能進入該課題組查閱、錄入相關資料，并獲得學分。

3.學?？蒲兄鞴艹鯇?/p>

學校教師申報課題之后，進入待審核狀態(tài)，學?？蒲胁块T主管需要對所有課題進行初審，填寫單位意見，審核結論為“上報區(qū)里，返回修改、校級立項、不立項”。

4.區(qū)科研部復審、立項

區(qū)科研部對所有通過學校初審的教師課題進行復審，在區(qū)一級的課題評審中，區(qū)科研部將組織專家進行評審，通過復審的即為正式立項課題，沒有通過復審的返回學校，由學校決定是否進行校級立項或不立項。

5.研究中期階段

課題立項以后，教師可以在自己立項的課題檔案內，輸入開題、結題、相關研究進展等內容，并能提交最終結題論文，學校科研主任可以有權對學校內的立項課題進行管理，區(qū)科研部有權對全區(qū)所有的課題進行管理。

6.評獎階段

在評獎階段，將最后的結果賦予相關的課題，根據(jù)公布的情況，這個最終的結果將進入每個課題的檔案，并能提供查詢。

三、區(qū)域教育科研電子信息化管理

“上城區(qū)教育科研電子管理網(wǎng)絡平臺”（以下簡稱“網(wǎng)絡平臺”）要解決教育科研電子信息化管理的問題。教育科研管理業(yè)務流程僅僅確立是不夠的，還需要借助計算機技術、網(wǎng)絡技術和通訊技術的發(fā)展和應用，使教育科研管理的信息交換變得方便快捷，使工作程序進一步簡化，減少工作量，節(jié)省人力，提高工作效率和服務水平；同時，也使各項管理工作進一步規(guī)范化和科學化。為了使業(yè)務流程直觀、明確，各類信息能夠迅速分類整理，需要建立一個體現(xiàn)信息集成和信息共享的教育科研信息化管理系統(tǒng)，而這個系統(tǒng)必須覆蓋科研管理的全流程才能真正實現(xiàn)優(yōu)化和提高工作效率的目的。該平臺在信息化管理上體現(xiàn)出以下特點。

1.電子化流程

該網(wǎng)絡平臺為上城區(qū)每一位教師設置了實名用戶名和密碼，從最初的環(huán)節(jié)開始，要申報課題研究的教師，登錄該平臺之后，先點擊“申報新的課題”，在里面找到自己想報的類別，如“2007年杭州教育規(guī)劃課題申報”，在規(guī)定的時間內上傳課題方案、保存，一個新的以自己課題名稱命名的電子課題檔案就會形成，然后根據(jù)網(wǎng)頁的提示，在正式立項后，自己隨時根據(jù)區(qū)科研部預設的流程錄入相關信息。同時，實行網(wǎng)上申報、網(wǎng)上提交研究材料、網(wǎng)上提交研究成果，節(jié)省了學校收集、傳遞過程的時間，并充分展示研究過程，以提供更多最終評比的依據(jù)。

2.信息集成

該平臺信息源是惟一的，由參與教育科研的主體——教師來錄入。任何一項課題的信息，都由課題負責人在規(guī)定的時間，在自己的電腦上，用區(qū)科研部已經(jīng)設置好的個人用戶名和密碼登錄科研管理平臺，錄入到系統(tǒng)里去，存儲到設置好的數(shù)據(jù)庫中，同樣的數(shù)據(jù)或信息不再需要第二個部門或任何其他員工再錄入一遍。這樣可以做到減少重復勞動、提高效率、避免差錯。人們很容易從系統(tǒng)中根據(jù)錄入數(shù)據(jù)的負責人查明每一信息的來源和錄入時間，做到責任分明。

3.分類檢索

該平臺根據(jù)科研項目主管部門、年份、研究級別、研究內容、獲獎級別等分類，按主管部門課題類別分為規(guī)劃類、教研類、師干訓類等；按等級課題級別分為國家、省、市、區(qū)等；按研究內容分為課堂教學類、學生德育類、心理健康類、教材開發(fā)類、班級管理類、教師教育類等，教師在錄入信息時只能按照這樣設定的方式選擇。這樣分類最大的好處在于設置關鍵信息點，有利于根據(jù)不同需要檢索課題研究資料。比如“2006年獲省級一等獎課題”、“1995-2005關于‘學生德育課題”，都可以迅速實現(xiàn)查找，同時，學校名稱、教師人名都可以作為檢索點關鍵詞。這樣，這個平臺對于學校、教師整理自己過去所取得的所有科研成果也可以起到很大幫助作用。

4.信息共享

所有與某項業(yè)務流程有關的授權科研管理人員都可以從指定的數(shù)據(jù)庫中調用課題原始信息，按照分類顯示在所有相應的記錄和表格上。實時地了解到相關信息，同時，該平臺還開發(fā)了“網(wǎng)絡協(xié)作”功能，所有課題除了課題方案、課題成果之外其他信息都是公開的，該平臺的每個使用者都可以利用查詢工具對全區(qū)所有課題的公用信息進行檢索，比如進行數(shù)學教學研究的教師可以查找同地區(qū)曾開展或正在開展的相關課題研究，并可以直接利用該平臺向課題負責人提出“加入?yún)f(xié)作組”的申請，一旦獲得許可，便可以查看包括課題成果在內的所有資料。

目前，通過“上城區(qū)教育科研電子管理網(wǎng)絡平臺”來優(yōu)化上城區(qū)教育科研流程與管理信息化還處在嘗試階段，還需要統(tǒng)籌規(guī)劃、不斷改進，這種方式對科研管理人員和參加課題研究的教師都提出了更高要求。更關鍵的是科研管理人員需要把握教育科研活動的基本規(guī)律，提高洞察能力和系統(tǒng)分析能力。具備這些知識能力的科研管理人員在實際工作中實施和完成管理創(chuàng)新意識成功的可能性必然擴大，而成功的創(chuàng)新管理經(jīng)驗又進一步豐富了管理創(chuàng)新主體的知識能力結構，為實現(xiàn)向更高層次、更具價值的科研管理創(chuàng)新做好準備。

參考文獻：

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（編輯：王天鵬）