淺析ERP系統(tǒng)對會計工作的影響

譚 燊

摘要：ERP系統(tǒng)是借助于先進信息技術(shù)，以財務(wù)管理為核心，集物流、資金流、信息流為一體，支撐企業(yè)精細(xì)化管理和規(guī)范化運作的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。隨著信息化程度的不斷提高，ERP系統(tǒng)被越來越多的企業(yè)所接受。筆者結(jié)合自己的工作，具體分析了ERP系統(tǒng)的特點及其對會計工作的影響和對財務(wù)人員的新要求，為企業(yè)順利實施ERP系統(tǒng)提供了參考建議。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；特點；影響；要求

一、ERP系統(tǒng)的內(nèi)涵及其所具有的特點

ERP系統(tǒng)是一個根據(jù)訂單對企業(yè)范圍內(nèi)的資源進行規(guī)劃和財務(wù)核算的信息系統(tǒng)，它以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)提供決策運行的管理平臺。ERP系統(tǒng)集中體現(xiàn)了先進的信息技術(shù)和全新的管理思想。它是從MRP II發(fā)展而來的，不同于傳統(tǒng)的MRPII系統(tǒng)，它是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的，利用信息技術(shù)成果，對企業(yè)內(nèi)部的各類資源，包括人、財、物，信息等進行規(guī)劃、統(tǒng)籌與整合，從而減少多余環(huán)節(jié)，降低成本，提高生產(chǎn)率，增強企業(yè)競爭力。同時它又是一個較完整的集成化管理信息系統(tǒng)，把企業(yè)的業(yè)務(wù)流程看作一個緊密聯(lián)接的供應(yīng)鏈，將整個企業(yè)劃分成幾個相互協(xié)同作業(yè)的子系統(tǒng)，包括分銷、制造、會計、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、人力資源、運輸?shù)裙芾硐到y(tǒng)，把企業(yè)內(nèi)部信息與客戶需求和供應(yīng)商的信息資源有效鏈接到一起。ERP作為一種嶄新的信息化管理系統(tǒng)，不同于獨立的財務(wù)軟件，將企業(yè)的財務(wù)工作納入了基于供應(yīng)鏈的管理系統(tǒng)中，它徹底改變了傳統(tǒng)的會計工作的作業(yè)方式，給企業(yè)的財務(wù)工作帶來了許多新變化。ERP系統(tǒng)主要具備以下特點：

1整合了企業(yè)供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售價值鏈，各項業(yè)務(wù)之間及業(yè)務(wù)與財務(wù)處理之間實現(xiàn)了充分集成。實施ERP系統(tǒng)要求企業(yè)按照ERP系統(tǒng)流程優(yōu)化企業(yè)的主要核心業(yè)務(wù)，并且在ERP系統(tǒng)中運行；生產(chǎn)、銷售、采購、設(shè)備等核心業(yè)務(wù)的信息全部在ERP系統(tǒng)中與財務(wù)信息動態(tài)集成；財務(wù)、銷售、采購、庫存等主要報表由ERP產(chǎn)生；管理者可通過ERP系統(tǒng)對各類信息進行查詢、監(jiān)控、分析與決策，借助于ERP系統(tǒng)來支持企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)(包括：原材料的采購與儲運、生產(chǎn)計劃與生產(chǎn)加工、產(chǎn)品儲運與銷售、設(shè)備維護等)的運作，更好地實現(xiàn)信息共享，可以更為高效、合理地配置和使用企業(yè)的各種資源，提高企業(yè)資源的利用率。

2吸收并內(nèi)嵌了國際先進企業(yè)的財務(wù)管理實踐，改善了企業(yè)會計核算和財務(wù)管理的業(yè)務(wù)流程。如支持集成業(yè)務(wù)會計憑證的自動生成，及憑證的集中式審核，加快了期末封賬的速度，提供了多種預(yù)算在線控制功能，支持銀行存款電子對賬，支持信用限額控制以及即時賬齡分析功能等，使得財務(wù)管理及會計核算的效率得到大幅提高。財務(wù)系統(tǒng)不僅在內(nèi)部的各模塊充分集成，與供應(yīng)鏈和生產(chǎn)制造等系統(tǒng)也達到了無縫集成，使得企業(yè)各項經(jīng)營業(yè)務(wù)的財務(wù)信息能及時準(zhǔn)確地得到反饋，從而加強了對資金流的全局管理和控制。

3強調(diào)面向業(yè)務(wù)流程的財務(wù)信息的收集、分析和控制。系統(tǒng)支持提供數(shù)據(jù)全面、準(zhǔn)確、及時動態(tài)，完全做到了數(shù)據(jù)共享，使物流、資金流、信息流三流合一成為可能。同時使財務(wù)系統(tǒng)做到對業(yè)務(wù)活動的成本和資金的事中、事前控制。

4更全面地提供財務(wù)管理信息，為戰(zhàn)略決策和業(yè)務(wù)合作等各層次的管理需要服務(wù)。除了提供必須的財務(wù)報表外，能提供多種管理性報表和查詢功能，并提供了易于終端用戶使用的財務(wù)建模和分析模塊。

5支持企業(yè)的全球化經(jīng)營。為分布在世界各地的分支機構(gòu)提供一個統(tǒng)一的會計核算和財務(wù)管理平臺，同時也能支持各國當(dāng)?shù)氐呢攧?wù)法規(guī)和報表要求。如提供多幣種會計處理能力，支持各幣種間的轉(zhuǎn)換；支持多國會計實體的財務(wù)報表合并等。

二、實施ERP系統(tǒng)對傳統(tǒng)會計工作所帶來的影響

1提高了信息的共享程度。使用ERP系統(tǒng)前，會計部門使用一個獨立的財務(wù)軟件記賬，數(shù)據(jù)在會計人員內(nèi)部信息共享，其他部門甚至上級部門也無法登錄到財務(wù)系統(tǒng)中；使用ERP系統(tǒng)后，整個集團公司采用同一系統(tǒng)，只要為相關(guān)人員設(shè)置職責(zé)，有權(quán)限的人都可隨時登錄系統(tǒng)，查詢相關(guān)信息。數(shù)據(jù)信息的共享不僅減少了會計人員的工作量，而且提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率和工作效率，減少了流程的復(fù)雜度和失誤。

2數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也有很大的提高。因數(shù)據(jù)共享及審核功能的加強，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。會計人員對采購部門轉(zhuǎn)來的人庫出庫數(shù)據(jù)進行審核，發(fā)現(xiàn)錯誤及時通知采購部門進行修改。對于應(yīng)付憑證進行付款時，必須查詢到相關(guān)的發(fā)票，核對供應(yīng)商、金額、時間等相關(guān)信息，不會出現(xiàn)多支付欠款及付錯供應(yīng)商的問題。年末結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤時，由系統(tǒng)自動結(jié)轉(zhuǎn)，并將除收人、成本、費用外的會計科目數(shù)據(jù)自動結(jié)轉(zhuǎn)下年，收人、成本、費用科目、工資明細(xì)科目、在建工程明細(xì)科目、壞賬準(zhǔn)備明細(xì)科目等，均按企業(yè)的不同要求進行數(shù)據(jù)的自動更新，減少手工結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)的誤差。

3報表質(zhì)量提高到一個新的水平。ERP系統(tǒng)采用統(tǒng)一的模板生成會計報表，保證了各月報表數(shù)據(jù)的一致性，提高了報表質(zhì)量。對于不同會計制度下的會計報表(如國內(nèi)會計報表、香港準(zhǔn)則下會計報表、美國準(zhǔn)則下會計報表)能夠自動生成，能夠自動合并會計報表的功能，提高了工作效率，保證了報表質(zhì)量。

4增強了企業(yè)的風(fēng)險防范能力。ERP系統(tǒng)使企業(yè)管理實現(xiàn)了信息化，使企業(yè)信息數(shù)據(jù)實時更新成為可能。因此，現(xiàn)代化的財務(wù)管理應(yīng)充分利用及時更新的數(shù)據(jù)信息，對企業(yè)各個環(huán)節(jié)進行實時監(jiān)控，有效發(fā)揮財務(wù)預(yù)警功能，當(dāng)出現(xiàn)危機前兆時即向決策者做出反應(yīng)，及時糾正，使企業(yè)風(fēng)險降至最低。

5預(yù)算管理將會更全面更系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)為企業(yè)的預(yù)算管理提供了更加強大的技術(shù)支持：企業(yè)各業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人，可以隨時看到它所應(yīng)承擔(dān)的各項費用情況，在會計期間的任何一天，都可以獲得截至當(dāng)時的利潤情況表，并且與預(yù)算進行比較。ERP的這種技術(shù)支持，不但使經(jīng)營者可以根據(jù)預(yù)算對經(jīng)營策略做出及時調(diào)整，使預(yù)算管理真正落到實處，而且為預(yù)算編制積累了更加豐富的歷史數(shù)據(jù)。

三、實施ERP系統(tǒng)對會計人員提出的新要求

1會計人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念。由僅管理資金數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有全局觀念，把財務(wù)與企業(yè)戰(zhàn)略融為一體，資金管理更嚴(yán)格。企業(yè)財務(wù)管理的核心是資金管理，是對資金流的集中管理與控制。ERP系統(tǒng)在實施過程中對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進行了重組，充分實現(xiàn)了信息共享，減少了采購、銷售與財務(wù)之間的穿梭往來。ERP系統(tǒng)下的財務(wù)管理，應(yīng)充分利用財務(wù)與其他業(yè)務(wù)之間數(shù)據(jù)信息的聯(lián)通，提高管理效率。對資金的管理從傳統(tǒng)的事后算賬、做賬、統(tǒng)計、結(jié)算向前推進，使之貫穿于企業(yè)業(yè)務(wù)流程的每一個環(huán)節(jié)。管理人員可以看到資金運行的全過程，可以直接監(jiān)控資金運行的實時狀態(tài)。從市場調(diào)查、產(chǎn)品開發(fā)、拾談合同收取訂單開始，就應(yīng)充分考慮企業(yè)的資金問題，做好資金計劃，全面分析項目的盈利能力，減少漏洞，保證企業(yè)經(jīng)濟效益的最大化。

2會計人員需要改變知識結(jié)構(gòu)。使用ERP系統(tǒng)后，對于各模塊(如總賬模塊、應(yīng)付模塊、應(yīng)收模塊、在建工程模塊、固定資產(chǎn)模塊等)都制定了嚴(yán)格的業(yè)務(wù)規(guī)范，提高了財務(wù)管理水平。由于ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了信息共享，降低了會計人員的工作量，使會計人員有更多的精力從事慣例工作，相應(yīng)地加強了會計人員的管理水平。有權(quán)限登錄ERP系統(tǒng)的管理者(包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、管理層及相關(guān)工作人員)可自行登錄ERP系統(tǒng)，查詢需要的各種信息，不必再去各部門手工收集數(shù)據(jù)，提高了管理效率。

3會計人員需要轉(zhuǎn)變角色。實施ERP系統(tǒng)管理，對會計人員角色的影響是顯而易見的。會計人員應(yīng)當(dāng)增強緊迫感，找準(zhǔn)自己的角色和定位。為了適應(yīng)ERP時代市場對會計人員的需求，廣大會計人員應(yīng)該加強自身素養(yǎng)，不斷提高服務(wù)水平。要通過不斷地學(xué)習(xí)來精通會計、審計、財務(wù)管理理論與方法，熟悉企業(yè)經(jīng)營管理的全過程和與企業(yè)經(jīng)營管理有關(guān)的法律規(guī)范，掌握厚實的理論基礎(chǔ)和嫻熟的實踐技能，利用計算機網(wǎng)絡(luò)和ERP軟件熟練進行業(yè)務(wù)處理；同時，又要具有全局觀念、公關(guān)協(xié)調(diào)能力、組織管理能力、對資本市場的敏銳洞察力，要有開放性思維、創(chuàng)新意識、良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神等。

可見，企業(yè)實施ERP后，會計工作也將以企業(yè)價值最大化、提升核心競爭能力為核心，通過參與企業(yè)企業(yè)經(jīng)營，提供信息支持，實施預(yù)測、事中監(jiān)督和事后分析評價、決策等工作強化和提高企業(yè)管理水平，使成本投入的收效最大，進而達到增加企業(yè)價值的目的。