干部人事檔案數(shù)字化建設研究

摘要：本文針對干部人事檔案數(shù)字化建設問題進行研究，首先闡述干部人事檔案特點與數(shù)字化建設意義，然后立足于干部人事檔案數(shù)字化建設現(xiàn)狀，挖掘思想意識、管理系統(tǒng)建設、安全防護等方面存在的問題，最后提出解決方案。力求通過轉(zhuǎn)變思想觀念、創(chuàng)建干部人事檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)、加強系統(tǒng)安全管理等方式，使機關事業(yè)單位的干部人事檔案管理系統(tǒng)得以更新，檔案信息化水平得到提升，安全得到保障。

關鍵詞：機關事業(yè)單位；干部人事檔案；數(shù)字化處理；信息技術(shù)

一、引言

在大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)難以滿足現(xiàn)實需求，對組織人事工作效率產(chǎn)生了不良影響。為提高檔案利用效率，促進檔案管理效率與自身發(fā)展，機關事業(yè)單位應積極適應時代變化，探索符合時代發(fā)展要求的檔案管理模式。然而，許多機關事業(yè)單位過于偏重業(yè)務領域，忽視了檔案管理工作，導致難以為數(shù)字化建設提供充足的基礎設施，且資金和精力的投入不足。此外，在檔案安全管理方面的相關制度不健全、系統(tǒng)防護機制不完善，使檔案內(nèi)容受到較大威脅。對此，單位領導班子和檔案管理人員應積極轉(zhuǎn)變工作思路，更新優(yōu)化現(xiàn)有檔案管理設備，并構(gòu)建檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)，注重系統(tǒng)安全與權(quán)限設定，確保干部人事檔案的安全。

二、干部人事檔案數(shù)字化概述

（一）檔案特點

干部人事檔案是在組織建設、人事管理等工作中形成，將干部政治素養(yǎng)、成長經(jīng)歷、工作業(yè)績等內(nèi)容真實展現(xiàn)出來。同時，此類檔案屬于黨的重要執(zhí)政資源，在專業(yè)化、高素質(zhì)干部團隊建設中具有重要作用，其特點如下。一是真實性。檔案內(nèi)容是在人事部門干部管理期間形成，可以真實展現(xiàn)干部整體情況，要求內(nèi)容務必真實，可直接用于干部隊伍培養(yǎng)，是選拔、監(jiān)管干部的關鍵參考資料。二是動態(tài)性。這類檔案不是靜態(tài)的，在形成后隨著時間推移，干部履歷發(fā)生改變，檔案內(nèi)容也要及時更新和補充，具有時效性，如若干部人事關系發(fā)生改變，檔案也要及時轉(zhuǎn)移，堅持“檔隨人走”原則。三是機密性。人事檔案包含許多個人隱私，可能涉及國家機密、工作機密等，為了確保秘密事項不被泄露，檔案傳遞、借閱時有嚴格的規(guī)定，務必按照規(guī)定程序，保證信息安全[1]。

（二）數(shù)字化建設意義

在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字信息與檔案工作結(jié)合日益緊密，干部人事檔案管理需與時俱進，充分適應機關事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理要求，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供助力。從整體上看，檔案數(shù)字化建設的意義主要體現(xiàn)在以下幾方面。

一是有助于檔案管理能力提升。干部人事檔案具有特殊性，對單位人才選拔和人資利用具有重要影響，是機關事業(yè)單位向前發(fā)展的驅(qū)動力，這就要求檔案管理應與時俱進。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，依靠檔案管理人員在辦公區(qū)域進行查詢、復印等服務，已無法滿足單位發(fā)展的實際需求。數(shù)字化建設能夠促進檔案管理能力提升，彌補傳統(tǒng)管理模式的缺陷，實現(xiàn)檔案資源高效利用，發(fā)揮其潛在價值，為機關事業(yè)單位的穩(wěn)健發(fā)展提供助力。二是有助于檔案的現(xiàn)代化管理。在干部管理工作中，人事檔案在職稱評定、崗位調(diào)動、薪資調(diào)整等方面發(fā)揮著重要作用，是決策的重要參考依據(jù)。通過數(shù)字信息技術(shù)的應用，可使檔案管理朝著電子化、智慧化轉(zhuǎn)型，便于查閱和存儲，從而為業(yè)務工作的順利開展提供有效支持。三是確保檔案完整性與準確性。傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)為主，每一次查閱都會造成不同程度的損耗，縮短保存期限。在流轉(zhuǎn)期間還會出現(xiàn)涂改、污染、偽造等情況，影響檔案內(nèi)容真實性，增加問題檔案數(shù)量。通過數(shù)字信息技術(shù)的應用，檔案以電子化形式展現(xiàn)，減少人員與紙質(zhì)檔案的直接接觸頻率，有效預防檔案篡改和污染情況，內(nèi)容完整性與準確性得到保障，且便于長期保存。

三、干部人事檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀

（一）數(shù)字化工作重視程度不足

據(jù)調(diào)查，各地干部人事檔案管理水平不盡相同，一些單位的檔案管理設施不完善，檔案整理尚不完善，數(shù)字化建設更是成為空談。究其原因，這主要是因為相關人員缺乏檔案管理意識，沒有深刻意識到數(shù)字化處理的重要性，甚至個別領導對檔案管理持可有可無的態(tài)度，忽視檔案管理者業(yè)務能力的培養(yǎng)，認為檔案只需妥善保存，無須親自參與和過問。還有些領導存在敷衍應付的想法，認為只要相關單位對檔案審查通過即可，日常確保不丟失并做好借閱管理工作即可。受此思想影響，單位大部分資金都投入其他業(yè)務中，檔案管理逐漸被邊緣化，甚至連一些基本的軟硬件需求都無法滿足，嚴重制約了檔案管理和數(shù)字化建設工作的高效開展。

（二）人事檔案信息化系統(tǒng)不健全

近年來，在信息技術(shù)的大力支持下，人事檔案信息化建設正在穩(wěn)步進行。盡管取得了一定成效，但在實際工作中仍面臨一些挑戰(zhàn)。一是基礎設施不完善，許多單位的人事檔案管理系統(tǒng)缺失，仍然依賴傳統(tǒng)方式，數(shù)字化建設意識不強，領導層投資不足，缺少信息化辦公設施和基礎設施支持，使得現(xiàn)有設備和設施已相對落后，難以實現(xiàn)全網(wǎng)聯(lián)合管理，導致“信息孤島”現(xiàn)象。二是軟件開發(fā)力度不足，現(xiàn)有的人事檔案管理系統(tǒng)功能單一，升級更新緩慢，信息化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)不完善，軟件使用安全性得不到保障，這不僅阻礙了人事檔案資源的共享，也增加了泄密的風險。三是管理標準不規(guī)范，在檔案流轉(zhuǎn)、借閱、存儲等方面，缺乏統(tǒng)一的管理系統(tǒng)支持，檔案信息化管理模式單一，各部門間缺乏有效溝通，常常出現(xiàn)執(zhí)行不到位的情況，導致檔案管理效率低下，阻礙檔案數(shù)字化處理與建設事業(yè)開展[2]。

（三）檔案安全受到威脅

干部人事檔案關乎機關事業(yè)單位發(fā)展，還涉及員工的個人隱私，因此，對檔案安全提出嚴格要求。機關事業(yè)單位對干部檔案的安全性認知不足，尤其是在數(shù)字化背景下，許多紙質(zhì)檔案開始朝著電子化轉(zhuǎn)變，越來越多人事檔案信息被存儲到網(wǎng)絡空間，使安全隱患進一步加大。如若沒有完善的檔案安全網(wǎng)絡系統(tǒng)支持，很容易遭受黑客、病毒的攻擊，對檔案信息安全構(gòu)成嚴重威脅。

四、干部人事檔案數(shù)字化建設的對策建議

（一）提高重視程度，更新數(shù)字化設備

針對檔案數(shù)字化建設中，領導層和員工在思想意識層面存在的問題，應通過明確責任、實施獎懲措施、加強宣傳等方式，提高認知水平，并加強基礎設施，升級數(shù)字化設備，為檔案數(shù)字化處理打好基礎。一方面，提高領導干部及全體員工的重視度。領導干部應發(fā)揮先鋒模范作用，帶動全體員工對人事檔案管理擁有正確的認知，不斷更新人事檔案管理理念，為數(shù)字化建設提供思想支持。還要明確管檔員責任與權(quán)利，完善激勵機制，對在檔案數(shù)字化建設中做出突出貢獻的人員，應給予物質(zhì)或精神上的獎勵，增強檔案管理者的榮譽感；對于出現(xiàn)失誤或者懈怠人員，應給予警告或處罰。日常注重工作資源投放和工作條件的改善，使檔案管理員能夠無后顧之憂，全身心投入工作之中。另一方面，加強數(shù)字化基礎設施建設。數(shù)字化設備是檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎，相關部門應加大投資力度，為檔案數(shù)字化處理提供充足的資金支持。首先，采購計算機刻錄設備，檔案處理期間的文件、數(shù)據(jù)、信息等，都要通過刻錄存儲到電子設備中。在刻錄設備選擇時，應保證通用性，以免與現(xiàn)有設備接口不匹配，影響檔案信息順利傳遞；其次，完善設備防護軟件，如防火墻、殺毒軟件等，更新現(xiàn)有的數(shù)字化設備，促進系統(tǒng)升級，修補漏洞。確保各類管理軟件能夠在安全和諧的網(wǎng)絡環(huán)境下使用，使檔案上傳、下載操作得到保障。同時，在資金允許的情況下，還可購買更高級別的設備，如存儲設備、數(shù)據(jù)庫服務器、路由器等，創(chuàng)建數(shù)據(jù)信息服務系統(tǒng)，使檔案處理效率進一步提升[3]。

（二）創(chuàng)建數(shù)字化處理系統(tǒng)，提高檔案信息化水平

當前各行業(yè)信息化水平逐漸提升，傳統(tǒng)干部檔案管理模式的弊端逐漸展現(xiàn)出來，主要表現(xiàn)為原件容易損壞、工作效率低下等，難以適應經(jīng)濟發(fā)展與干部隊伍發(fā)展需求，急需創(chuàng)建數(shù)字化處理系統(tǒng)，促進檔案信息化水平提升。該系統(tǒng)由信息采集、檔案管理、信息利用等模塊構(gòu)成，基礎數(shù)據(jù)源于紙質(zhì)檔案錄入、材料掃描等多種途徑，借助內(nèi)部辦公平臺，實現(xiàn)檔案信息的批量采集與管理，使干部檔案信息處理實現(xiàn)質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

1.檔案采集模塊

將紙質(zhì)檔案從實體庫中提取后，拆卷，核對頁碼，將高掃和平掃材料相區(qū)分，然后開展數(shù)據(jù)采集工作，掃描期間要將圖像糾偏、去黑邊、去污處理，核對檔案目錄，初步審核電子信息，再由專人負責檔案原件數(shù)據(jù)審核，確保無誤后，將原檔案裝訂處理，電子數(shù)據(jù)歸檔存儲，以備后用。

2.檔案管理模塊

該模塊主要功能在于材料整理、傳遞、保管與查閱等，涵蓋了業(yè)務管理、信息管理等內(nèi)容。其中以業(yè)務管理為核心，適用于材料管理、案卷管理及信息審核。根據(jù)國家檔案局頒布的關于人事檔案信息系統(tǒng)建設的要求，使該系統(tǒng)的總體規(guī)劃更加完善，檔案信息處理更加系統(tǒng)規(guī)范，與干部人事檔案數(shù)字化建設目標相契合。

3.檔案閱檔模塊

干部檔案網(wǎng)上查閱業(yè)務涉及三類角色，即領導層、管檔人員、檔案查詢者，將其分別設為A類、B類和C類角色，先由C類角色提交查檔申請，寫明查檔目的與內(nèi)容，由B類角色初步審核，如與規(guī)定不符，可駁回申請，如若符合規(guī)定，則提交給A類角色，由其根據(jù)申請表內(nèi)容作出批示，將批示結(jié)果傳遞給B類執(zhí)行，如若批示“允許”，C類角色可擁有查檔權(quán)限，否則無權(quán)限。

（三）加強系統(tǒng)安全設計，確保干部檔案安全

干部人事檔案涉及許多用戶信息，在干部人事檔案的數(shù)字化建設過程中，安全必須置于首位。因此，應結(jié)合國家相關規(guī)定，制定檔案安全保障制度，加強檔案信息安全，并在系統(tǒng)安全架構(gòu)設計中，完善各層次體系并合理設定權(quán)限，有效預防外界和人為等多種因素對檔案構(gòu)成的威脅，盡量降低檔案信息更改和泄露等問題產(chǎn)生，具體如下。

1.系統(tǒng)安全架構(gòu)設計

（1）服務器的物理防護。該層防護通常位于最底層，可為其他層打下堅實基礎。一些用戶在系統(tǒng)安全配置時，更傾向于網(wǎng)絡層、軟件等方面，常常忽視物理層的防護，很容易使服務器遭受物理損害，造成嚴重損失，且自行恢復難度較大。對此，機關事業(yè)單位應注重物理層的安全防護，通過機房棚頂防水處理、增加滅火器數(shù)量、機房安裝空調(diào)系統(tǒng)、設置防靜電保護設施等方式，使服務器運行空間溫度得到良好控制，避免高溫造成系統(tǒng)性能損傷，還可以通過防靜電措施來延長服務器的使用壽命。

（2）系統(tǒng)安全認證。該系統(tǒng)采用用戶名與數(shù)字簽名的認證方式，借鑒銀行系統(tǒng)的安全機制，設定同一用戶如若24h內(nèi)連續(xù)3次輸入錯誤密碼，則賬戶便會被凍結(jié)，由此避免黑客的暴力解密。用戶在登錄時還會出現(xiàn)字符串，由系統(tǒng)自動對比字符串，只有輸入正確的驗證碼，才可順利登錄，避免因多個軟件工具同時登錄，對服務器性能造成損傷，影響其他用戶的正常登錄；此外，為了加強客戶端訪問與數(shù)據(jù)管理，針對客戶端訪問地址進行加密，設置安全訪問機制，使用戶訪問的安全性得到切實保障[5]。

2.系統(tǒng)權(quán)限結(jié)構(gòu)設計

人事檔案信息系統(tǒng)面向業(yè)務全過程，所有功能都涵蓋在內(nèi)，用戶使用期間，根據(jù)權(quán)限便可使用其中部分功能。對于不同用戶來說，其訪問得到的界面信息有所區(qū)別，若無權(quán)限設置，系統(tǒng)便可將全部功能展示給用戶，此種頁面更加便捷且友好，但會降低系統(tǒng)的安全性。對此，該系統(tǒng)增加權(quán)限設計，劃分成三個結(jié)構(gòu)層次，具體如下。

（1）功能操作權(quán)限。這是最基本的權(quán)限級別，系統(tǒng)按照用戶等級為其設定相應權(quán)限，各類角色權(quán)限集合便是其可操作的全部權(quán)限。在系統(tǒng)訪問期間，系統(tǒng)根據(jù)用戶的功能菜單權(quán)限生成動態(tài)界面，用戶只能在自己權(quán)限范圍內(nèi)使用功能，無權(quán)操作未授權(quán)的內(nèi)容。

（2）數(shù)據(jù)訪問權(quán)限。與功能操作相比，該權(quán)限等級更高，系統(tǒng)可根據(jù)用戶類型、檔案存儲單位等，賦予相應權(quán)限，用戶獲得的權(quán)限為系統(tǒng)全部功能的一部分，只有當用戶擁有所有權(quán)限時，才可對系統(tǒng)所有功能進行使用，查閱全部檔案信息。在數(shù)據(jù)訪問權(quán)限的結(jié)構(gòu)中，可細分為三層，即數(shù)據(jù)操作、數(shù)據(jù)訪問、功能訪問，其中第一和第二種的權(quán)限范圍較廣，分別支持角色創(chuàng)建、角色菜單訪問、檔案閱讀與下載等。

（3）數(shù)據(jù)操作權(quán)限。該權(quán)限為最高層級，用戶在檔案查詢結(jié)束后，該權(quán)限可限定用戶的操作內(nèi)容，如閱讀、下載、打印等。當用戶具備該層次權(quán)限后，可同時擁有功能操作、數(shù)據(jù)操作兩項權(quán)限，例如，A用戶擁有下載權(quán)限，則自動擁有閱讀、打印權(quán)限；B用戶只有閱讀權(quán)限，則不支持下載和打印，由此維護檔案安全。

五、結(jié)束語

綜上所述，干部人事檔案管理模式正朝著數(shù)字化、信息化的方向轉(zhuǎn)變。在此期間，應把握人事檔案的特點與管理要求，通過轉(zhuǎn)變思想觀念、創(chuàng)建檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)、加強系統(tǒng)安全管理等方式，使思想意識、管理系統(tǒng)建設和安全防護等方面得到改善。同時，還要充分發(fā)揮權(quán)限設置、防火墻、計算機系統(tǒng)等技術(shù)優(yōu)勢，提高檔案資源的處理效率和利用率，便于后期查詢、更新和使用，為干部個人進步與機關事業(yè)單位的發(fā)展提供助力。

作者單位：孫凡 天津市教育委員會教育綜合服務中心

參考文獻

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