[摘 要]檔案是高校各項事業(yè)得以發(fā)展的基礎(chǔ),固定資產(chǎn)檔案管理不僅是固定資產(chǎn)管理工作中不可或缺的一環(huán),也是檔案工作中的重要組成部分。文章以高校固定資產(chǎn)檔案管理為研究對象,注重分析高校固定資產(chǎn)檔案管理工作中存在的問題,并針對問題提出高校固定資產(chǎn)檔案管理的對策,以期為高校提升固定資產(chǎn)檔案管理水平,提高固定資產(chǎn)檔案的使用效率提供參考。
[關(guān)鍵詞]高校;檔案管理;固定資產(chǎn)
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.20.053
[中圖分類號]G647 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194(2024)20-0-03
0" " "引 言
固定資產(chǎn)是高校順利開展教學(xué)、科研和管理工作的物質(zhì)保障。隨著我國對高等教育的投入不斷增加,以及重視程度不斷提高,高校固定資產(chǎn)的數(shù)量越來越多、種類越來越豐富,固定資產(chǎn)的管理難度也隨之增大。資產(chǎn)檔案管理作為固定資產(chǎn)管理中重要的一環(huán)[1],也面臨更多困難和挑戰(zhàn)。加強固定資產(chǎn)檔案管理不僅有助于提升固定資產(chǎn)管理水平、優(yōu)化固定資產(chǎn)配置、防止國有資產(chǎn)流失,還能促進高校提高固定資產(chǎn)使用效率,實現(xiàn)高校高質(zhì)量發(fā)展。
1" " "高校固定資產(chǎn)檔案管理工作中面臨的問題
1.1" "資產(chǎn)檔案管理制度不完善,執(zhí)行力不足
第一,部分高校缺乏獨立的固定資產(chǎn)檔案管理制度,通常以單位整體的檔案管理章程為執(zhí)行依據(jù),缺乏針對性。一方面,現(xiàn)有的規(guī)章制度對固定資產(chǎn)檔案的歸檔主體界定不夠清晰,檔案管理人員的職責(zé)劃分不夠明確,缺乏對業(yè)務(wù)操作和流程的標(biāo)準(zhǔn)化管理。另一方面,缺乏以固定資產(chǎn)為對象的檔案收檔范圍、檔案資源價值甄別、檔案組卷規(guī)則等方面的規(guī)范。第二,部分高校的固定資產(chǎn)檔案管理制度是完善的,但是執(zhí)行力度跟不上,普及不到位,在高校日常管理中經(jīng)常發(fā)生忽視、無視制度,跨越流程的業(yè)務(wù)操作問題,導(dǎo)致固定資產(chǎn)檔案在產(chǎn)生時就是不完整、不可靠、缺乏真實性的。比如,在登記固定資產(chǎn)入庫信息時,存在資產(chǎn)信息登記隨意或滯后的問題,這就造成了固定資產(chǎn)檔案資料或信息不齊全,從源頭上導(dǎo)致固定資產(chǎn)檔案資源缺失,影響了檔案信息的可靠性、完整性與真實性。
1.2" "資產(chǎn)檔案管理工作不成體系,難以整合數(shù)據(jù)信息
從檔案管理工作體系來看,固定資產(chǎn)檔案資料收集與歸檔的權(quán)責(zé)劃分往往會出現(xiàn)重疊或者“兩不管”的現(xiàn)象,固定資產(chǎn)檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)。資產(chǎn)處作為固定資產(chǎn)的統(tǒng)籌管理部門,主導(dǎo)資產(chǎn)從規(guī)劃、采購、使用到報廢處置等環(huán)節(jié)的各項工作,因此大部分的固定資產(chǎn)檔案都會匯集到資產(chǎn)處。但資產(chǎn)處的主要職責(zé)是合理采購資產(chǎn)、配置資產(chǎn)及安全管理資產(chǎn),因此在對資產(chǎn)檔案的管理上并不如檔案室專業(yè)。而檔案室作為全校檔案管理工作的主導(dǎo)部門,又缺乏對固定資產(chǎn)管理的專業(yè)知識,同時固定資產(chǎn)的直接使用部門或個人的權(quán)責(zé)也有限,這就造成了檔案室無法顧及固定資產(chǎn)檔案管理工作的細(xì)節(jié),資產(chǎn)處、資產(chǎn)直接保管部門或個人又無法全面負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)檔案管理工作的兩難局面。另外,從各部門工作的側(cè)重點來看,資產(chǎn)處與財務(wù)處的功能和職責(zé)不同,資產(chǎn)處注重的是資產(chǎn)采購與管理,而財務(wù)處則注重資產(chǎn)賬目的金額正確與否,加之資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)往往是獨立存在的兩個系統(tǒng),缺乏數(shù)據(jù)共享平臺,導(dǎo)致固定資產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)無法整合到一起,會出現(xiàn)資產(chǎn)與財務(wù)賬實不符的問題,從而影響對固定資產(chǎn)檔案信息的利用效率。
1.3" "信息技術(shù)手段應(yīng)用不夠充分,電子檔案存在安全風(fēng)險
目前,多數(shù)高校仍采用傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)檔案管理方法,即手工進行檔案資料歸檔、分類、查詢等工作,或停留在使用電子文檔或表格的階段[2]。雖然部分高校采用了信息化手段開展固定資產(chǎn)檔案管理,但對系統(tǒng)操作仍不熟練或是很少使用,不僅工作效率低,也容易出差錯。由此可見,高校目前的固定資產(chǎn)檔案管理方法已無法滿足資產(chǎn)檔案管理工作要求。此外,工作中大量使用信息技術(shù)手段,也意味著會增加電子檔案信息安全風(fēng)險。一方面,操作人員對資產(chǎn)管理系統(tǒng)使用不熟練,如操作失誤,會造成資產(chǎn)信息丟失;資產(chǎn)條碼標(biāo)簽容易被人為破壞、撕毀,造成賬實不符。另一方面,從電子檔案的保存環(huán)境來說,固定資產(chǎn)電子檔案對特定存儲介質(zhì)有很強的依賴性,一旦存儲介質(zhì)遭受破壞或自身發(fā)生故障,會造成無法挽回的損失。
1.4" "缺少資產(chǎn)檔案管理方面的復(fù)合型人才,相關(guān)管理人員專業(yè)素質(zhì)不高
實際上,多數(shù)高校缺乏兼具資產(chǎn)管理與檔案管理能力的復(fù)合型人才。檔案管理人員欠缺固定資產(chǎn)管理的專業(yè)知識,而固定資產(chǎn)檔案管理要求檔案管理人員從資產(chǎn)管理的角度出發(fā)去整理資產(chǎn)檔案,以便能夠提高固定資產(chǎn)管理水平。同時,資產(chǎn)管理人員也欠缺檔案管理經(jīng)驗。固定資產(chǎn)檔案管理人員在編研工作中缺乏主觀能動性,不利于資產(chǎn)檔案信息的深入挖掘與利用。此外,信息化時代對檔案管理人員或資產(chǎn)管理人員提出了更高的要求,即能夠熟練使用信息技術(shù)手段。而高校缺乏能熟練運用信息技術(shù)的復(fù)合型人才。另外,部分高校資產(chǎn)管理員和檔案管理員專業(yè)素質(zhì)不高,影響固定資產(chǎn)檔案管理質(zhì)量。比如,有的資產(chǎn)管理員并不是資產(chǎn)的直接使用人,在填制教學(xué)、科研設(shè)備的資產(chǎn)卡片時,對專用設(shè)備并不熟悉,不了解其功能和屬性,再加上與專業(yè)教師溝通不到位,甚至是不溝通,也不去實地核實資產(chǎn),從而錯填一些資產(chǎn)信息;有的資產(chǎn)管理員責(zé)任心不強,或精力有限,忽略了一些很重要但非必填的字段,如不填寫質(zhì)保期,導(dǎo)致設(shè)備需要檢修時,不知其保修年限,也不知如何聯(lián)系售后;而有的檔案管理員不具備辨別、分析以此為基礎(chǔ)產(chǎn)生的資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)盤點表等檔案材料是否符合歸檔要求的能力,這就會導(dǎo)致資產(chǎn)信息不完整,提高賬實不符問題的發(fā)生概率,人為降低資產(chǎn)管理軟件的使用效率。
2" " "高校固定資產(chǎn)檔案管理的對策
2.1" "完善資產(chǎn)檔案管理機制
2.1.1" "強化制度建設(shè),規(guī)范工作流程
高校應(yīng)根據(jù)自身的辦學(xué)規(guī)模及業(yè)務(wù)內(nèi)容,在現(xiàn)有檔案管理制度的基礎(chǔ)上強化制度建設(shè),規(guī)范工作流程。具體而言,檔案室應(yīng)與資產(chǎn)處合作設(shè)計一套適用于固定資產(chǎn)檔案管理的專用制度、編目規(guī)則與操作流程,并在規(guī)章制度中予以明示。在檔案資料收集、分類的階段,根據(jù)固定資產(chǎn)的生命周期,資產(chǎn)在取得、使用、退出使用的環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生不同的檔案資料,那么在收集檔案資料時應(yīng)有側(cè)重點。另外,在收集檔案資料的同時還要對檔案資料是否具有收檔價值進行鑒定。一方面,要鑒定資料內(nèi)容的真實性和完整性,如要檢查合同的簽訂日期、法人簽章等是否完善、有效;另一方面,要鑒定哪些是具有存檔價值的資料。因此,在擬定規(guī)章制度時應(yīng)明確規(guī)定哪些材料應(yīng)列為資產(chǎn)檔案的收集對象,并明確各責(zé)任單位應(yīng)該對哪些資料進行收集歸檔。例如,權(quán)屬證明、采購合同、統(tǒng)計報表等是具有收檔價值的資產(chǎn)檔案,可由資產(chǎn)處負(fù)責(zé)收集鑒定并移交至檔案室歸檔;而資產(chǎn)卡片、設(shè)備使用說明書、保修卡等則可交由資產(chǎn)直接使用者收集保管。這樣既可以分清檔案管理工作的主次,也可以避免互相推諉責(zé)任。在整理編目階段,科學(xué)的編目規(guī)則是檔案合理分類的前提[3]。資產(chǎn)檔案編目的關(guān)鍵在于按照資產(chǎn)內(nèi)容的主要特征,在每個資產(chǎn)項目生命周期的不同階段都使用統(tǒng)一的關(guān)鍵詞和分類體系。在避免近似項目之間的檔案資料相互混淆的同時,使同一項目內(nèi)的資料具有銜接性,可通過其中一環(huán)向前或向后檢索查詢。資產(chǎn)檔案信息不是割裂存在的,一套適用于資產(chǎn)檔案的編目規(guī)則便于將不同類型的資產(chǎn)檔案整合在一起,從而提高檢索速度與準(zhǔn)確率,以及檔案的服務(wù)質(zhì)量和信息價值。在檔案校對、存儲的階段,要重點核對檔案編目信息的準(zhǔn)確性和一致性,按照既定的編目規(guī)則有序存放檔案資料。對于檔案交出方,要做好移交清單的記錄,辦好移交手續(xù),按時完整地移交至檔案管理部門。對于檔案接收方,要做到應(yīng)收盡收,做好接收記錄,及時整理儲存檔案資料,對接收的紙質(zhì)檔案和電子檔案的完整性、安全性負(fù)有保障責(zé)任。
2.1.2" "按章辦公,履行職責(zé)
在建設(shè)資產(chǎn)檔案管理機制的過程中,要把各項規(guī)章制度落到實處。一方面,要明確各個環(huán)節(jié)、各項工作、每項資產(chǎn)的責(zé)任主體,深化檔案管理員隊伍建設(shè)和作風(fēng)建設(shè),做到責(zé)任到人,嚴(yán)格落實高校黨風(fēng)廉政建設(shè),規(guī)范辦事程序,增強員工服務(wù)意識,提高服務(wù)質(zhì)量;另一方面,要加大資產(chǎn)檔案管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)及流程的宣傳力度,擴大相關(guān)政策法規(guī)的普及范圍。進一步修訂和完善固定資產(chǎn)檔案管理流程,并編印成冊,組織全體教職工學(xué)習(xí)。全面落實檔案工作責(zé)任制,優(yōu)化檔案工作檢查考核機制,將檔案工作納入年度考核體系[4]。
2.2" "加強各部門溝通合作,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享
資產(chǎn)檔案的一大功能是通過對資產(chǎn)信息的收集、整理、分析,形成具有利用價值的數(shù)據(jù),以防止國有資產(chǎn)流失,促進保值增值,進行資產(chǎn)管理決策[5]。同時,檔案管理工作不是孤立進行的,特別是固定資產(chǎn)檔案管理工作。要想將固定資產(chǎn)檔案管理工作系統(tǒng)化,就要建立檔案室與資產(chǎn)處、資產(chǎn)處與各資產(chǎn)使用部門、資產(chǎn)處與財務(wù)處之間的多向溝通機制。以檔案室為領(lǐng)導(dǎo),發(fā)揮資產(chǎn)處中間樞紐的作用,強化資產(chǎn)處與資產(chǎn)使用部門的溝通和交流。首先,要確保各部門資產(chǎn)使用人或保管人知悉自己控制的資產(chǎn)狀況。各部門資產(chǎn)管理員要掌握所屬權(quán)限下部門的資產(chǎn)信息,做好部門內(nèi)部資產(chǎn)變更、處置、維修等檔案資料的收集整理;涉及跨部門業(yè)務(wù)操作的,如跨部門的資產(chǎn)變動、人員變動,要及時與資產(chǎn)處溝通,聯(lián)合辦好資產(chǎn)檔案資料交接手續(xù)。其次,資產(chǎn)處要掌握各資產(chǎn)使用部門的資產(chǎn)使用狀況與配置情況,以減少資產(chǎn)閑置浪費或資產(chǎn)緊缺無法滿足工作需求的情況。最后,資產(chǎn)處與財務(wù)處要做好工作對接,加強數(shù)據(jù)共享。資產(chǎn)卡片作為一項會計憑證,銜接資產(chǎn)處登記資產(chǎn)的工作和財務(wù)處的記賬工作,是實現(xiàn)賬實相符的關(guān)鍵點。財務(wù)處要在做好與資產(chǎn)處工作對接的基礎(chǔ)上,全面掌握資產(chǎn)卡片,然后對資產(chǎn)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)籌分析,做好資產(chǎn)采購預(yù)算編制,以合理配置資金,從而形成合理采購、合理配置資產(chǎn)的良性機制。
2.3" "推進固定資產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè),保障電子檔案的安全性
2.3.1" "推進固定資產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)
第一,使用專業(yè)的資產(chǎn)管理系統(tǒng),將固定資產(chǎn)信息錄入系統(tǒng),使其形成能夠被統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)。第二,搭配使用資產(chǎn)條碼信息技術(shù)和手機客戶端應(yīng)用,隨時、隨地掌握資產(chǎn)的使用狀況,提高資產(chǎn)盤點與日常管理的工作效率,減少賬實不符的情況,保證實物資產(chǎn)第一手?jǐn)?shù)據(jù)資料的完整性、真實性和可靠性[6]。但需要注意的是,如果使用條碼信息技術(shù),則要維護好資產(chǎn)標(biāo)簽,若有缺失要及時補簽,避免影響資產(chǎn)盤點工作,保證對資產(chǎn)的日常維護,以及資產(chǎn)檔案信息鏈的完整性。
2.3.2" "保障電子檔案的安全性
要想保障固定資產(chǎn)電子檔案信息的安全性,一方面要按需賦予用戶不同的等級權(quán)限,規(guī)范其權(quán)限內(nèi)的操作行為,減少人為因素造成的資產(chǎn)信息缺失或被篡改的問題;另一方面,要定期檢查硬件設(shè)施、備份數(shù)據(jù),特別是要定期檢查服務(wù)器的運行情況,如果發(fā)現(xiàn)異常要及時備份并與技術(shù)方聯(lián)系進行解決,注意管理存儲介質(zhì)的存放環(huán)境,做好防火、防塵、防水等防護措施。
2.4" "建立責(zé)任中心,培養(yǎng)專業(yè)性人才
固定資產(chǎn)檔案管理工作是一項綜合固定資產(chǎn)管理與檔案管理的復(fù)雜性工作。因此,高校需要培養(yǎng)跨領(lǐng)域的復(fù)合型人才。首先,高校要通過宣傳、培訓(xùn)的方式提高每位教職工的綜合知識水平。一方面,要加強教職工對國有資產(chǎn)重要性的認(rèn)識,使其樹立維護國有資產(chǎn)、防止資產(chǎn)流失的意識;另一方面,要加強檔案管理知識的普及,明確固定資產(chǎn)檔案是維護好國有資產(chǎn)的重要保障。其次,以個人為單位,建立個人責(zé)任中心,制定與績效相掛鉤的獎懲制度,增強各資產(chǎn)使用人或保管人的責(zé)任心與工作熱情,同時也要培養(yǎng)其認(rèn)真謹(jǐn)慎的工作態(tài)度。再次,以資產(chǎn)處為主導(dǎo),對各部門資產(chǎn)管理員做好固定資產(chǎn)基礎(chǔ)知識與資產(chǎn)管理技能的培訓(xùn);以檔案室為主導(dǎo)組織好針對各部門檔案管理員的資產(chǎn)檔案收集、整理、歸檔等技能培訓(xùn);再由資產(chǎn)管理員和檔案管理員聯(lián)合做好本部門其他教職工的培訓(xùn),以點帶面,層層遞進。最后,組建固定資產(chǎn)檔案管理工作群,定期舉辦工作交流會,互相學(xué)習(xí)并反饋問題。
3" " "結(jié)束語
固定資產(chǎn)檔案管理是一個長期且復(fù)雜的過程,需要持續(xù)地投入大量的時間、人力和物力。高校在固定資產(chǎn)檔案管理過程中面臨諸多問題,如資產(chǎn)檔案管理制度不完善,資產(chǎn)檔案管理工作不成體系,信息技術(shù)手段應(yīng)用不夠充分,以及缺少資產(chǎn)檔案管理方面的復(fù)合型人才等?;诖耍咝R晟瀑Y產(chǎn)檔案管理機制,加強各部門溝通合作并實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,推進固定資產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè),保障電子檔案的安全性,以及建立責(zé)任中心并培養(yǎng)專業(yè)性人才等,以此提高固定資產(chǎn)檔案管理水平。
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