新《中華人民共和國檔案法》背景下檔案工作的創(chuàng)新改革策略研究

[摘 要]新《中華人民共和國檔案法》的出臺，對現(xiàn)代企業(yè)中檔案工作者的工作思路提出了新的要求，并指出了未來工作改革的方向。檔案管理部門作為企業(yè)中重要的管理部門，承擔著對信息收集整理保存的重要職能，新《中華人民共和國檔案法》符合時代發(fā)展進程的要求，從多方位立體細化了檔案工作的細節(jié)問題，為檔案工作的規(guī)范化管理和系統(tǒng)化治理提供了堅實的基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]檔案工作；數(shù)字化；管理模式

一、新《中華人民共和國檔案法》提出的要求

新《中華人民共和國檔案法》對檔案管理工作提出了以下四個要求，可以簡稱為“四化”，以下四部分內(nèi)容涵蓋了新時代檔案工作的新要求。

（一）管理制度化

首先，管理制度化是指在管理治理工作上應(yīng)具有詳細的模式和框架，具體工作和職能部署應(yīng)當準確到人，每個部分都有相應(yīng)的管理人員負責。即企業(yè)內(nèi)部應(yīng)明確管理人和責任人，系統(tǒng)劃分工作職能，做到人員各司其職，從整體上提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。其次，檔案工作的具體內(nèi)容往往較為煩瑣，在流程中常常因為個人失誤導(dǎo)致工作出現(xiàn)問題，從而引發(fā)連鎖反應(yīng)。因此，在檔案工作中，從檔案收集到檔案使用，都需要有詳細的工作流程和工作準則。例如，各類檔案的立卷歸檔、收集整理的規(guī)范化工作流程。最后，檔案工作仍舊需要監(jiān)督制度進行整體把控，監(jiān)督制度的確立能夠從宏觀上激發(fā)工作人員的積極性，同時，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)密切關(guān)注制度和新規(guī)的執(zhí)行情況，采用績效考核等評定方式，對改革過程中的不足和問題及時指出，肯定當前獲得的成效，形成良性循環(huán)，不斷增強檔案工作效能。

（二）流程規(guī)范化

在企事業(yè)單位中，檔案工作具有管理性和服務(wù)性。其管理性體現(xiàn)在對歷史各類文件信息的收集，包括了部分較為機密的信息文件，檔案工作者在所屬部門對以上多類材料進行整理收集，并把控檔案資料的提取收納工作，對于信息安全來說，檔案工作者有著十分重要的作用。因此，檔案工作的流程規(guī)范化是保證信息安全的重要手段之一。檔案工作流程，首先從收集檔案資料開始，該階段應(yīng)嚴格按照歸檔范圍進行整理。之后，對所收集檔案進行管理，按照時間順序、檔案之間的關(guān)系、不同文件的重要程度進行分類，保證檔案具有清晰的順序排列，并處于不同分類中，為后續(xù)的工作提供便利，做好鋪墊。在借閱檔案和使用上，需要對借閱者進行評估，特別是對于涉及機密的檔案，需做好全方位的工作，并需要得到主管負責人的批準。最后，根據(jù)借閱時間設(shè)定明確的歸還時間，以避免檔案出現(xiàn)遺失和損毀情況。

（三）書寫標準化

檔案內(nèi)容的書寫標準化、具體的改革手段和方法，需要嚴格依照新《中華人民共和國檔案法》執(zhí)行。檔案工作的文字準確性，決定了其根本的工作職能。檔案內(nèi)容書寫無法做到完全標準，會造成諸多問題。在新《中華人民共和國檔案法》中，書寫標準化具體提到了以下內(nèi)容。以著錄和標引為例，以上兩個部分是檔案歸檔、保管和使用的基礎(chǔ)條件，因此在編寫著錄和標引時，應(yīng)當做到書寫標準化，具體如下：第一，具體書寫內(nèi)容以專業(yè)名詞為準，保證書寫格式的統(tǒng)一。這確保了工作人員對檔案書寫工作的專業(yè)程度，同時提高檔案的完整度、規(guī)范度。第二，著錄的編寫必須按照國家或所屬行業(yè)內(nèi)制定的規(guī)則進行，確保著錄的規(guī)范性，杜絕出現(xiàn)因?qū)I(yè)性不足導(dǎo)致的系列問題。第三，著錄編寫應(yīng)包括標題、文件編號、保密保管期限、時間及編號、稿件、載體形式、關(guān)鍵詞、人員姓名、附件、摘要和注釋等，所屬部門的管理者需要通過專門的培訓(xùn)熟練掌握以上內(nèi)容[1]。

（四）讀取數(shù)字化

伴隨科技的飛速發(fā)展，如今的檔案工作中出現(xiàn)了許多新型的、高效的工作方式。其中，數(shù)字化讀取和管理模式是最為突出和重要的。傳統(tǒng)的書面記錄方式并不能完全被取代，因為其仍然具有較高的可查性和記錄性。相比之下，數(shù)字化能夠為檔案工作帶來更高的工作效率，同時降低人工成本。首先，在數(shù)字化讀取方面，應(yīng)將紙質(zhì)文件逐步轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)檔案，使用計算機、掃描儀等電子設(shè)備，生成相應(yīng)的數(shù)據(jù)，并通過顏色、分辨率數(shù)據(jù)等方面進行分類，為后續(xù)的計算機處理提供便利。其次，需要建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，在目錄和全文檢索部分的建構(gòu)需要全面、具體，保證檔案提取收納工作的高效率。當紙質(zhì)檔案發(fā)生變動時，數(shù)據(jù)檔案也應(yīng)隨之進行更新。最后，檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)需要充分利用現(xiàn)代科技，融合檔案工作的特殊性，對檔案工作的各類需求進行整合，最終體現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫當中，體現(xiàn)出檔案工作改革的時代性。

二、新《中華人民共和國檔案法》為檔案工作帶來的轉(zhuǎn)變

（一）檔案管理制度的重新架構(gòu)

檔案管理工作在多年的發(fā)展歷程中逐漸形成了固定的模式和體系。然而，伴隨時代進步，社會發(fā)展要求不斷變化，所處環(huán)境的人文需求和信息需求發(fā)生了改變，因此，檔案管理制度應(yīng)隨之發(fā)生變化。例如，我國行政事業(yè)單位改革后，按照省、市、縣級別分別設(shè)立檔案室進行管理，很大程度上提高了檔案工作的效率，但在實際操作過程中仍然存在不足。例如，適應(yīng)新模式的管理機制并未完全建立，導(dǎo)致職能不明確，出現(xiàn)交叉管理的情況；其次，許多檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不足。行政事業(yè)單位的改革伴隨著基層人員崗位的調(diào)動，在變動后許多檔案工作人員并未接受內(nèi)部的專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致許多工作人員業(yè)務(wù)不熟練，出現(xiàn)工作效率下降的情況。新《中華人民共和國檔案法》的推出，從根本上為該類問題提出解決方案，這也意味著以往的檔案管理機制將會徹底發(fā)生改變。

（二）保證檔案管理工作的安全性

檔案工作具有很強的管理性，并且工作內(nèi)容相對來說較為復(fù)雜，在這樣的工作內(nèi)涵下，檔案管理工作中的安全性是檔案工作最終底線。隨著我國的社會管理制度不斷健全和發(fā)展，對檔案管理工作的要求和規(guī)范性也提出了新的要求。新《中華人民共和國檔案法》中推出了多條有關(guān)檔案工作安全性的具體條例，例如第十九條中，必須根據(jù)國家要求對檔案的保存和配置使用符合標準的場地、倉庫、設(shè)備等，以此保證檔案的安全性[2]。該條在基礎(chǔ)配備設(shè)施上對檔案工作提出了要求。保存場地的規(guī)范化、標準化，是為后續(xù)檔案工作提供基礎(chǔ)的部分。第四十四條規(guī)定，檔案館和企事業(yè)單位、機關(guān)等對發(fā)現(xiàn)檔案存儲出現(xiàn)安全隱患的，應(yīng)立即采取措施，消除安全隱患。對發(fā)生了損毀、盜用、遺失情況的檔案資料，應(yīng)當及時向檔案管理部門報告，做到對問題的及時處理。

（三）深入加強檔案工作數(shù)字化建設(shè)

檔案工作往往以繁雜的文字工作為主，在工作過程中需要對大量復(fù)雜的文字進行整理、歸納、分類。在面對不同的類型和內(nèi)容的檔案資料時，以人力為主要工作方式，難免出現(xiàn)誤差和漏洞，在這樣的情況下，數(shù)字化管理建設(shè)就顯得十分重要。在科技發(fā)展過程中，數(shù)據(jù)處理功能在計算機等設(shè)備中出現(xiàn)了多種工作方式，檔案工作的復(fù)雜性，以及所需要的準確性和規(guī)整性，對提升改革檔案工作方式提出了要求。現(xiàn)代企事業(yè)檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案仍舊是主要承載單位，對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化程度是評價整體檔案數(shù)字化程度的標準。企事業(yè)單位應(yīng)當按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31 -2017）、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T62-2017）等標準規(guī)范，選擇具有運營資質(zhì)和專業(yè)水準的外包企業(yè)為檔案數(shù)字化提供相應(yīng)的配置能源、掃描儀和人力等，按照現(xiàn)有需求導(dǎo)向，由遠及近完成先前存量檔案的數(shù)字化工作。對于新歸檔的檔案資料，則逐步進行數(shù)據(jù)化管理，以循序漸進的方式完成檔案數(shù)據(jù)化工作。

三、當前檔案工作存在的問題

（一）內(nèi)部工作架構(gòu)存在不足

現(xiàn)代企事業(yè)單位的檔案工作架構(gòu)存在不足，其中的不足能夠從橫向縱向兩個視角進行審視。橫向視角來看，檔案工作架構(gòu)中缺乏的是具有法律效益的監(jiān)管部門，即企業(yè)內(nèi)沒有具有執(zhí)法權(quán)力的部門。如今檔案工作的安全性被越來越重視，在新《中華人民共和國檔案法》中提到了“至少兩名具有行政執(zhí)法證的人員，才能開展檔案依法整治工作”，在現(xiàn)實情況下，企事業(yè)機構(gòu)往往不具備行政執(zhí)法能力的人員，又或者是對該部門的人員配置并不到位，導(dǎo)致無法滿足崗位人員需求。在這樣的情況下，檔案工作的依法管理部分便出現(xiàn)盲目性、隨機性。從縱向視角來看，企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案工作意識薄弱，檔案部門作為企業(yè)發(fā)展的重要部門，同時是領(lǐng)導(dǎo)部門做出決策的重要參考標準，許多單位內(nèi)部對檔案工作的意識薄弱，沒有將檔案工作作為日程中的重要一環(huán)，存在重業(yè)務(wù)輕檔案的現(xiàn)象，內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)較為混亂，工作目標安排不夠清晰，導(dǎo)致工作效率質(zhì)量下降。歸檔范圍不明確同樣是較為突出的問題，新《中華人民共和國檔案法》和國家檔案主管部門對歸檔范圍有著明確的要求，這包括了歸檔范圍、歸檔期限等。然而，存在部分單位未按照國家要求執(zhí)行歸檔工作，從而經(jīng)常出現(xiàn)歸檔范圍錯誤，材料收集不全面等問題。綜合上述問題能夠看出，當前我國檔案工作的整體架構(gòu)存在問題，而新《中華人民共和國檔案法》為重新搭建組織結(jié)構(gòu)提供了條件。

（二）專業(yè)素養(yǎng)堅實度較低

如今的企事業(yè)單位改革進程導(dǎo)致許多曾經(jīng)的基層員工或者非專業(yè)檔案工作人員被調(diào)度在檔案工作當中。同時，部分單位對檔案工作的不重視，結(jié)合專業(yè)能力較低的工作人員，從而形成惡性循環(huán)。從檔案工作的內(nèi)在性質(zhì)來說，其具有較強的政策性和專業(yè)性，因此對人員的專業(yè)能力有較高的要求。但如今檔案作用發(fā)揮較為滯后。同時，檔案工作日?？菰?、乏味，以重復(fù)的工作內(nèi)容為主，因此，在單位中得不到領(lǐng)導(dǎo)較多的賞識。在多方面原因的構(gòu)成下，檔案工作對人員素養(yǎng)的要求本應(yīng)處于較高水準，但因需求與供應(yīng)之間不成正比，便放低了門檻，對一些非專業(yè)的人員進行任用，這樣的情況在偏遠地區(qū)、經(jīng)濟較落后地區(qū)更加明顯。不斷出現(xiàn)的兼職檔案工作人員，增加了人員流動性，無法形成固定的人員工作結(jié)構(gòu)，從而導(dǎo)致檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)培育逐漸落后。

四、新《中華人民共和國檔案法》創(chuàng)新改革檔案工作的建議

（一）強化基礎(chǔ)制度建設(shè)

新《中華人民共和國檔案法》的提出，為我國檔案工作制度建設(shè)提出了新的要求，也為加強整體基礎(chǔ)制度建設(shè)提供了依據(jù)。首先，建立完善的檔案管理制度，是保證檔案工作順利開展和工作未來發(fā)展長遠的基礎(chǔ)條件。例如，將新《中華人民共和國檔案法》與單位自身體系建設(shè)、發(fā)展需求等進行融合，針對檔案資源體系、安全管理架構(gòu)等方面制定專項計劃，從根源上建設(shè)完整規(guī)范化的制度體系。其次，加強人員管理模式的推進，明確各崗位職能，設(shè)立具體的賞罰體系，形成實用性強、管理效力明確的制度體系。

（二）樹立培養(yǎng)人員意識

檔案工作需要較強的專業(yè)程度和邏輯意識，并需要自身擁有足夠的耐心，不急不躁。在如今新《中華人民共和國檔案法》的推動下，檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)亟待提升。首先，開設(shè)專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)課程，針對檔案工作的工作流程，細化到每一步，滲透式講解檔案工作的內(nèi)涵和意義，從根本上讓員工提高對檔案工作的重視程度。工作專業(yè)技能需要付出較多精力與時間進行培養(yǎng)，確保參訓(xùn)人員對檔案工作有徹底深入的了解，技能水平上做到掌握牢固。其次，為培養(yǎng)精神作風好、專業(yè)水平優(yōu)秀的檔案團隊，單位應(yīng)注重工作中的鼓勵與激勵政策，提高員工興奮程度，加強內(nèi)部工作黏性。同時，加強紀律作風教育，嚴守行業(yè)紅線，對出現(xiàn)本質(zhì)問題的員工有明確的懲罰措施。

（三）加強數(shù)字化管理模式

檔案工作數(shù)字化管理是發(fā)展的必然趨勢，單位應(yīng)充分學(xué)習理解新《中華人民共和國檔案法》對數(shù)字化檔案管理方面提出的要求，對以往現(xiàn)存的檔案進行數(shù)據(jù)化處理，按照文件類型、顏色、等級進行合理分類。同時，加強數(shù)字化外用設(shè)備的供應(yīng)，計算機、掃描儀等應(yīng)做到及時補充，保證檔案數(shù)字化進程。為保證檔案數(shù)字化管理進程，引入先進的數(shù)字化管理技術(shù)，例如，與具有資質(zhì)和規(guī)模的外包公司合作，進行數(shù)字化模式建設(shè)。其次，優(yōu)化群眾服務(wù)通道，充分利用數(shù)字化建設(shè)手段，方便群眾使用檔案信息服務(wù)功能。檔案工作數(shù)字化須從內(nèi)部資料數(shù)據(jù)處理及外部群眾溝通渠道方面進行建設(shè)，以符合時代和社會發(fā)展要求。

（四）建立檔案工作的監(jiān)審制度

監(jiān)審制度是保證檔案工作安全性和規(guī)范性的基礎(chǔ)，檔案工作具有服務(wù)性，對領(lǐng)導(dǎo)來說，是下達和做出決策性意見的重要參考。因此，檔案工作人員需要具有較強的工作意識，對檔案工作有足夠的重視。監(jiān)審制度是輔助增強這一目的的重要部分，監(jiān)審制度應(yīng)對工作人員的業(yè)務(wù)操作有明確的認知與判斷，同時需要培養(yǎng)具有行政法治效力的監(jiān)審人員，發(fā)揮依法治理的強大能效。

結(jié)束語

綜上所述，新《中華人民共和國檔案法》對檔案工作提出了多方面的要求，數(shù)字化、制度化、標準化、規(guī)范化四個重點，是未來檔案工作改革創(chuàng)新的主要依據(jù)。檔案工作應(yīng)充分注重本次新《中華人民共和國檔案法》提出的要求，根據(jù)單位自身發(fā)展特點和體系進行審視，從而做出改善，以保證檔案工作的長遠發(fā)展和穩(wěn)定的工作進程，為全國檔案工作進步作出貢獻。

參考文獻

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[2]劉賢賀.檔案法制建設(shè)路徑探討：以新檔案法為依據(jù)[J].蘭臺內(nèi)外，2023（3）：34-36.

作者簡介：何珊（1981— ），女，漢族，廣西容縣人，廣西廣播電視臺，編輯，本科。研究方向：檔案管理。