成人教育學(xué)生檔案管理的問題及新思考

李培風(fēng)

摘 要：由于我國高等教育從“精英化”向“大眾化”的轉(zhuǎn)化，而成人教育作為高校教育的一部分，它在學(xué)生事務(wù)管理工作方面所面臨的問題和情況也不斷增加，對于管理的要求越來越趨向于專業(yè)化。國內(nèi)外教育界也越來越把成人教育中的學(xué)生管理檔案工作當(dāng)成關(guān)注的焦點。本文從成人教育的特征入手，經(jīng)過對成人教育學(xué)生檔案管理工作的一系列思考分析，從而提出幾點意見，希望能對成人教育學(xué)生檔案的管理有所用處。

關(guān)鍵詞：成人教育；教育特點；學(xué)生檔案管理；學(xué)生檔案管理問題

一、成人教育學(xué)生檔案的特點

成人教育學(xué)生檔案能夠反映出學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的行為表現(xiàn)，它是學(xué)生管理的重要部分。在教育事業(yè)地不斷革新下，多樣化的辦學(xué)方式逐漸出現(xiàn)在成人教育之中，而成人教育的特殊性以及多樣化辦學(xué)決定了其管理任務(wù)的復(fù)雜多樣性。

成人教育學(xué)生材料復(fù)雜，是因為它有著極其廣泛的生源以及它多樣化的辦學(xué)。也因為這樣使得成人教育材料變得十分復(fù)雜，從而給檔案管理帶來更大的挑戰(zhàn)。與此同時，檔案存放地點分散，在繼續(xù)教育學(xué)院、成人教育學(xué)院乃至于成教處都有存放，導(dǎo)致了學(xué)生檔案的難以管理，使得它們無法統(tǒng)一歸檔。而且學(xué)生的檔案對于學(xué)生受教育的情況有著十分重要的作用，它會隨著受教育的時間不斷累積，具有可變動的特點。無論是學(xué)習(xí)地點或者是學(xué)籍變動都會給它帶來變化。學(xué)生檔案是學(xué)生受教育的一個重要見證，更是學(xué)籍的一個證明，它里邊記載了關(guān)于學(xué)生在受教育期間的成績、行為表現(xiàn)、學(xué)歷等重要的記載。對于學(xué)生未來工作或是再學(xué)習(xí)都是必不可少的，這也就決定了它需要一個良好的管理。

二、成人教育學(xué)生檔案管理存在的問題

（一）制度不完善，缺乏對檔案的管理

出于許多原由，許多高校對高層次崗位和繼續(xù)教育的培養(yǎng)力度不夠以及不夠重視成人教育的學(xué)生檔案，導(dǎo)致了檔案工作人員無法全面的收集和利用，也因此抑制了檔案收集者的主動性。再者，由于管理制度的不規(guī)范，出現(xiàn)了許多漏洞。雖然2008年的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中有對高校檔案進行分類，并且指明了對他們的處理方向。但卻缺少了對整個流程規(guī)范的具體形容。也因為如此，使得高校對成人教育檔案存在較隨便的態(tài)度。例如不仔細填寫檔案、不認真整理等情況。從而使成人教育檔案出現(xiàn)了許多信息上的紕漏、錯誤，使得這些檔案不能以真實的面貌展現(xiàn)在師生、社會的面前。

（二）管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，機構(gòu)不完善

成人教育管理檔案的管理人員比較隨便，甚至有些高校連專門管理的崗位都不曾設(shè)定，一般都是由兼職數(shù)個崗位的高校人員兼任，且大多數(shù)兼任的人甚至不曾受過專業(yè)的訓(xùn)練，導(dǎo)致了其對檔案業(yè)務(wù)知識的缺乏和技術(shù)建檔的陌生，沒有足夠的能力去正確處理檔案工作。再加上兼職者本身有著其他的任務(wù)，缺乏實踐和精力，沒有辦法嚴格地把關(guān)，使得檔案管理效益更加低下，產(chǎn)生了很多紕漏。除此之外，監(jiān)督力度也成為了檔案管理的一個問題。很多學(xué)生對檔案存在無所謂的態(tài)度，隨便填寫，而主管部門也不進行及時的檢查就隨意上交。

（三）管理形式老舊，效率低下

對于成人教育學(xué)生的檔案資料通常和別的文件隨便放在一起，導(dǎo)致資料經(jīng)常破損、遺失。其中，由于管理不善，許多學(xué)生檔案資料都欠缺說服力，例如填寫不完整、沒有加蓋公章、不按規(guī)定填寫等。隨著科技的進步，無論是什么行業(yè)幾乎都離不開網(wǎng)絡(luò)，但是由于一系列檔案管理問題，成人教育的學(xué)生檔案大多數(shù)還是運用紙質(zhì)填寫的方式，無法快速應(yīng)對檔案信息需求者的需求。

三、對成人教育學(xué)生檔案管理工作改進的思考

（一）做好宣傳，增強在校人員對檔案管理的認識

眾所周知成人教育的學(xué)生主要是來自已工作的成年人，因此分布極其廣泛、所獲取信息的時間也較長。他們所擁有的檔案資料不僅需要校內(nèi)管理人員的配合，也需要校外管理人員的合作。因此，利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以很好的宣傳，使得大家都了解到學(xué)生檔案的重要性，同時也需要按期對檔案管理人員進行培訓(xùn)工作，從而加強他們的管理能力和意識。

只有重視檔案管理，才能夠更好的保存檔案資料，使他們的可靠性、真實性更強，從而使得成人教育的學(xué)生未來工作道路或者是出國進修時能有更加真實可靠的學(xué)習(xí)信息。

（二）利用現(xiàn)代化管理手段，完善管理形式

利用計算機管理軟件，網(wǎng)絡(luò)資源來進行檔案的管理是現(xiàn)代化管理的手段。以現(xiàn)代化的管理手段來達到檔案信息與信息技術(shù)的結(jié)合，從而使原先落后的管理模式向先進的現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)化，使得檔案管理工作效率提高、信息分享更為迅速。由于現(xiàn)今的管理技術(shù)，管理由知識管理向信息管理轉(zhuǎn)變。為了避免管理模式的落后，高校在管理時應(yīng)注重創(chuàng)新。要提高管理者的積極性，利用現(xiàn)代化管理工具，快速完成查閱、檢索等檔案信息傳遞。

（三）改進管理工作和服務(wù)形式

首先，要建設(shè)一個檔案管理隊伍，這個隊伍既可以加強宣傳又能夠使管理人員對檔案服務(wù)管理的有更進一步的認識，進而提升服務(wù)質(zhì)量。其二，要健全制度規(guī)章，建立合理的流程以及崗位。要有完整可執(zhí)行的規(guī)章制度，使得工作環(huán)節(jié)有條不紊，工作順利進行。并且適當(dāng)引入競爭，合理安排工作，把被動工作變成主動服務(wù)，發(fā)展具有針對性的服務(wù)工作。從而讓整個學(xué)生檔案管理工作能正真服務(wù)于學(xué)生、老師、社會。

檔案的工作不能局限于當(dāng)下，要與時俱進。不但要服務(wù)他人，更要有品質(zhì)的服務(wù)。這就要求服務(wù)者要提高服務(wù)態(tài)度，增強服務(wù)意識，規(guī)范服務(wù)行為，以滿懷地?zé)崆槿ッ鎸γ恳粋€被服務(wù)者，從而更好的應(yīng)對教職工、學(xué)生乃至社會人員的不同需求。使得檔案管理工作能夠不斷地發(fā)展進步。

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