財務(wù)共享模式下的費(fèi)用報銷優(yōu)化研究

摘 要：隨著全球經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，企業(yè)集團(tuán)財務(wù)集中管控的趨勢越發(fā)明顯，企業(yè)集團(tuán)如何構(gòu)建財務(wù)共享中心，完善企業(yè)財務(wù)流程，降低運(yùn)營成本變得日益重要。而費(fèi)用報銷作為集團(tuán)企業(yè)財務(wù)共享中心的核心應(yīng)用之一，政策性強(qiáng)、涉及面廣、質(zhì)量難以控制，其管控直接影響企業(yè)的財務(wù)管理水平與效率。本文以繽特力貿(mào)易（蘇州）有限公司財務(wù)共享中心為研究對象，分析了財務(wù)共享中心費(fèi)用報銷模塊的流程，了解其在運(yùn)營實(shí)施中的實(shí)際情況，挖掘其中存在的問題并提出針對性建議，從而提升財務(wù)共享中心的服務(wù)水平，也給同行業(yè)企業(yè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享；財務(wù)共享中心；費(fèi)用報銷；流程優(yōu)化

一、引言

隨著全球經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，企業(yè)之間的競爭日益激烈，尤其是人員冗余、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、分支眾多的大型企業(yè)，在面對復(fù)雜多變的經(jīng)濟(jì)環(huán)境時，提高資源配置效率、降本增效迫在眉睫。傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式已難以滿足企業(yè)管理的需求，企業(yè)集團(tuán)財務(wù)集中管控的趨勢越發(fā)明顯，標(biāo)準(zhǔn)化、高效率的數(shù)據(jù)需求愈發(fā)強(qiáng)烈。與此同時，信息技術(shù)的飛速發(fā)展為企業(yè)探索財務(wù)管理的發(fā)展與優(yōu)化提供了更多的可能性，財務(wù)共享中心成了眾多企業(yè)的選擇。在取得一些成效的同時，如何提高財務(wù)共享中心的運(yùn)營效果、優(yōu)化財務(wù)共享中心流程成了眾多企業(yè)面臨的重要問題。根據(jù)2022年中國共享服務(wù)領(lǐng)域調(diào)研報告顯示，受調(diào)研企業(yè)共享服務(wù)中心覆蓋度最高的業(yè)務(wù)流程是費(fèi)用報銷，報銷作為集團(tuán)企業(yè)財務(wù)共享中心的核心應(yīng)用之一，政策性強(qiáng)、涉及面廣、質(zhì)量難以控制，其效率與企業(yè)的財務(wù)管理水平與效率息息相關(guān)。

20世紀(jì)80年代，流程管理阻礙了企業(yè)集團(tuán)發(fā)展，許多企業(yè)患上“大企業(yè)病”導(dǎo)致運(yùn)營效率低下，而財務(wù)管理是企業(yè)管理的核心，將流程再造理論用于財務(wù)管理，兩者的結(jié)合產(chǎn)生了財務(wù)共享服務(wù)。熊磊（2015）認(rèn)為財務(wù)共享服務(wù)是標(biāo)準(zhǔn)化、流程化共享服務(wù)的財務(wù)工作新模式。楊寅等（2016）認(rèn)為財務(wù)共享服務(wù)是將企業(yè)集團(tuán)可標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和再造。何瑛、周訪（2013）以流程再造理論為基礎(chǔ)，驗證成功實(shí)施財務(wù)共享服務(wù)的核心因素及相互關(guān)系。隨著對財務(wù)共享中心的研究逐漸深入，也有一小部分學(xué)者將目光聚焦于財務(wù)共享模式下的某一模塊來進(jìn)行探析與優(yōu)化。費(fèi)用報銷是財會工作中占用時間最長的流程，重復(fù)性較高，業(yè)務(wù)需求量不斷增加，適合應(yīng)用財務(wù)共享模式。周奇鳳學(xué)者在2020年對重慶鋼鐵在財務(wù)共享模式下的費(fèi)用報銷管理進(jìn)行了探析，結(jié)合具體的報銷流程，明確財務(wù)共享下費(fèi)用報銷管控的優(yōu)勢，并提出了改進(jìn)建議。深入推進(jìn)了對財務(wù)共享中心的費(fèi)用報銷模塊的研究。

目前關(guān)于財務(wù)共享中心的案例大多都集中在理論研究上，僅有少部分學(xué)者關(guān)注財務(wù)共享中心內(nèi)的某一模塊。而本文的研究從企業(yè)財務(wù)共享下的費(fèi)用報銷模塊出發(fā)，從費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)這一微觀角度對企業(yè)財務(wù)共享中心的報銷模塊中存在的問題提出了具體的優(yōu)化方案，彌補(bǔ)以往財務(wù)共享服務(wù)理論研究全而不精不深的缺陷，補(bǔ)充拓展了財務(wù)共享服務(wù)的內(nèi)容，為財務(wù)共享服務(wù)理論研究做出了一定貢獻(xiàn)。

二、財務(wù)共享模式下費(fèi)用報銷管理現(xiàn)狀

1.公司簡介

繽特力（Plantronics）于1990年成立，是一家通信系統(tǒng)設(shè)備制造企業(yè)。企業(yè)是一家綜合性的視頻會議、音頻會議系統(tǒng)制造商，專門開發(fā)、制造和銷售高質(zhì)量音視頻會議系統(tǒng)以及解決方案。在漫長的發(fā)展歷程中，繽特力于2019年完成了最后一次合并，在全球形成了75個辦公地點(diǎn)，擁有6500多名員工，僅國內(nèi)便有多家下屬公司，服務(wù)區(qū)域遍及中國各地，不僅有蘇州、深圳、北京、西安、濟(jì)南、沈陽、上海、成都、廣州、中山共10個辦事處，還在北京、蘇州、深圳、上海、成都以及廣州設(shè)有分公司。

繽特力貿(mào)易（蘇州）有限公司財務(wù)共享中心于2007年在蘇州成立，財務(wù)共享中心負(fù)責(zé)亞太地區(qū)的AP、AR等業(yè)務(wù)，包括報銷審批。其報銷服務(wù)范圍包括中國大陸、中國香港、中國臺灣、印度、印度尼西亞、日本、韓國、新西蘭、菲律賓、泰國等區(qū)域，服務(wù)對象多，服務(wù)范圍廣。

2.財務(wù)共享中心費(fèi)用報銷流程

（1） 報銷申請

報銷人員用自己的賬號登錄報銷系統(tǒng)，在報銷系統(tǒng)內(nèi)新建報銷單。在報銷單內(nèi)將每筆費(fèi)用依次添加后保存報銷單并提交審核申請。系統(tǒng)自動生成報銷單封面，包含不同的編號、費(fèi)用類型、金額總數(shù)等信息。報銷單審核成功后，報銷人員需要將其打印裝訂投遞到相應(yīng)的地點(diǎn)并登記提交；外地分公司的員工則需要將紙質(zhì)版報銷單郵寄至財務(wù)共享中心，由財務(wù)人員進(jìn)行登記提交。

（2） 部門負(fù)責(zé)人審批

報銷單提交審核后，需要一系列相關(guān)人員進(jìn)行審批。報銷審批主要是在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行。首先進(jìn)行審批的就是所在部門的負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人需要登錄賬號，在待辦事項中對員工的報銷單進(jìn)行審批，負(fù)責(zé)查看此次報銷申請的事由和費(fèi)用支出是否符合本單位的業(yè)務(wù)發(fā)展需要。

（3） 財務(wù)人員審批

部門負(fù)責(zé)人審批后，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批同意的原始單據(jù)將在系統(tǒng)內(nèi)被轉(zhuǎn)到財務(wù)部門初審，財務(wù)人員在費(fèi)用報銷系統(tǒng)對單據(jù)進(jìn)行審核，查驗費(fèi)用類型是否填寫正確，審核發(fā)票的信息準(zhǔn)確與否、原始單據(jù)影像是否清晰完整以及交易時間、交易地點(diǎn)、交易方以及報銷金額的填寫是否與發(fā)票顯示一致、報銷金額是否符合規(guī)定等。審核無誤后財務(wù)人員將報銷單通過，進(jìn)入下一級財務(wù)主管審批，如果信息有誤，將退回至員工重新進(jìn)行提交。

（4） 財務(wù)主管審批

由財務(wù)人員審核后的報銷單最后需要由財務(wù)主管進(jìn)行統(tǒng)一審批，財務(wù)主管審批通過后，報銷單下一步將會轉(zhuǎn)移到付款單位，由財務(wù)人員進(jìn)行最后的紙質(zhì)單據(jù)審核。

（5） 紙質(zhì)版報銷單核驗、付款與檔案整理

財務(wù)主管審批通過后，將由財務(wù)人員去指定地點(diǎn)收集報銷人員投遞的紙質(zhì)版報銷單，并在提交表中一一核對報銷單號、金額，填寫接收日期，完成紙質(zhì)報銷單的交接。將紙質(zhì)報銷單內(nèi)粘貼的紙質(zhì)發(fā)票與系統(tǒng)內(nèi)的影像進(jìn)行核驗對比，核驗金額等信息，核驗無誤后，準(zhǔn)備進(jìn)行付款。將付款信息發(fā)送到相應(yīng)的付款單位，進(jìn)行網(wǎng)銀支付。報銷處理完成后，財務(wù)共享中心人員負(fù)責(zé)實(shí)物單據(jù)的歸檔整理（見圖1）。

三、財務(wù)共享中心費(fèi)用報銷問題分析

在財務(wù)共享模式下，企業(yè)總部與各個分公司之間建立了統(tǒng)一的費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行了統(tǒng)一的費(fèi)用報銷管控，但是在運(yùn)行的過程中，還存在著一些問題。

1.紙質(zhì)發(fā)票的大量使用浪費(fèi)大量人力物力

發(fā)票作為報銷最主要的憑證，在報銷過程中很多時候都會被使用。例如，提交報銷申請時，員工需要上傳紙質(zhì)發(fā)票的影像以及電子發(fā)票，在報銷通過后，員工需要將紙質(zhì)發(fā)票和打印出來的電子發(fā)票郵寄回財務(wù)共享中心。與此同時，紙質(zhì)發(fā)票的拍照上傳、電子發(fā)票的下載與上傳以及電子發(fā)票的打印都耗費(fèi)了大量的人力和物力。發(fā)票的報銷、錄入等都需要耗費(fèi)大量的人力、物力。除此之外，還存在報銷票據(jù)造假、運(yùn)輸中丟失、儲藏破損等問題，煩瑣的手續(xù)極大地造成了資源浪費(fèi)。所以，應(yīng)當(dāng)盡量增加電子發(fā)票比例，減少紙質(zhì)發(fā)票的使用，這是企業(yè)集團(tuán)實(shí)現(xiàn)報銷自動化的關(guān)鍵所在。

2.退回修改單據(jù)重復(fù)審批

本研究統(tǒng)計了2022年9月到2023年2月共6個月的數(shù)據(jù)，共涉及單據(jù)1755張，正常審批通過1452張，退回重新審核的有303張，正常通過率有82.7%，退回單據(jù)率達(dá)到17.3%。

企業(yè)內(nèi)部資料顯示，被退單的原因主要有：交易日期填寫錯誤、費(fèi)用類型選擇錯誤、附件影像不清晰、附件影像不全、票據(jù)開具有誤與其他共6條原因（見圖2）。由于報銷錄入、拍照上傳等環(huán)節(jié)都是人工完成的，這些問題難免會出現(xiàn)，但這些問題并不影響這筆支出的合理性，并不是實(shí)質(zhì)性的錯誤，一些問題并不需要部門領(lǐng)導(dǎo)的再次審批，如交易時間填寫錯誤、費(fèi)用類型選擇錯誤、附件影像不清晰、附件影像不全等問題，僅需要簡單修改就可以通過審核。

3.報銷制度不夠完善

雖然企業(yè)對報銷制度進(jìn)行了統(tǒng)一完善和規(guī)范，但是報銷制度和政策未對報銷流程最后的報銷單回收做出規(guī)定，出現(xiàn)了報銷單裝訂不統(tǒng)一以及回收時點(diǎn)混亂的問題。一是報銷單裝訂不統(tǒng)一問題，外地分公司郵寄回財務(wù)共享中心的報銷單裝訂不統(tǒng)一，時常出現(xiàn)未打印封面、封面與內(nèi)容不符、多個報銷單內(nèi)容混合的情況。二是回收時點(diǎn)混亂的問題，為了方便，經(jīng)常有員工在報銷單還未完成審核的情況下就已經(jīng)將報銷單郵寄回了財務(wù)共享中心。當(dāng)報銷單被退回或部分退回，報銷單的編號和內(nèi)容就會發(fā)生改變，財務(wù)人員不僅要保管報銷單，更要關(guān)注報銷單是否被退回或部分退回，再對報銷單進(jìn)行打印和整理。在這個過程中，耗費(fèi)了大量的時間和精力。

四、財務(wù)共享模式下費(fèi)用報銷管理改進(jìn)建議

1.推動影像系統(tǒng)升級，推廣電子發(fā)票的使用

對于紙質(zhì)發(fā)票，可以利用OCR技術(shù)來識別，光學(xué)字符識別（Optical Character Recognition OCR）是離線（Off-line）字符識別?，F(xiàn)有技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)多張發(fā)票混拍上傳，系統(tǒng)對混拍票據(jù)進(jìn)行自動分割、子圖自動分類和子圖的結(jié)構(gòu)化識別，支持對增值稅發(fā)票、火車票、機(jī)票、出租車票、定額發(fā)票等常見發(fā)票的識別，準(zhǔn)確率超過99%。借助這項技術(shù)，員工可以隨時隨地使用智能手機(jī)進(jìn)行拍照上傳，系統(tǒng)自動識別多個發(fā)票，對發(fā)票進(jìn)行切割，提取關(guān)鍵文字，自動填寫進(jìn)系統(tǒng)。另外，考慮到實(shí)際操作過程中存在發(fā)票墨水印字不清、紅章覆蓋驗證碼等特殊場景導(dǎo)致OCR識別出現(xiàn)錯漏，增設(shè)了手工補(bǔ)錄，員工稍加修改，便可以提交報銷申請。這樣可以大大減輕員工的報銷負(fù)擔(dān)，減少因填寫有誤而造成的退單情況。

2.優(yōu)化整合報銷流程，簡化二次審批流程

在原來的報銷流程當(dāng)中，單據(jù)到達(dá)共享中心后，單據(jù)存在交易日期填寫有誤、費(fèi)用類型選擇有誤等非實(shí)質(zhì)性錯誤會被退回，當(dāng)修改完單據(jù)后，還需要重新經(jīng)過所有審批，浪費(fèi)大量時間，因此在二次審批中應(yīng)取消部門負(fù)責(zé)人的審核，如圖3所示：

當(dāng)單據(jù)被財務(wù)共享中心退回時，修改后的單據(jù)可以直接提交到共享中心退單人處，由退單人進(jìn)行再次審核，該退單人熟悉該筆報銷單的情況，審核效率比其他人員快。因為單據(jù)此前已經(jīng)通過部門負(fù)責(zé)人的審批，取得了部門負(fù)責(zé)人的同意，所以直接跳過部門負(fù)責(zé)人的重復(fù)審批，簡化流程，提高效率，不影響對費(fèi)用報銷風(fēng)險的把控。經(jīng)過這樣的優(yōu)化，縮短了費(fèi)用報銷的流程，減少了重復(fù)勞動，節(jié)省了大量的時間，減少了費(fèi)用報銷所耗費(fèi)的時間。

3.完善報銷政策，定期開展員工培訓(xùn)

針對報銷單回收過程中裝訂不統(tǒng)一以及回收時點(diǎn)混亂的問題，需要對報銷單回收方面的制度加以完善。在報銷原始憑證的整理上，模板和報銷要求由財務(wù)共享服務(wù)中心統(tǒng)一制定，對于特殊的報銷情況說明也要做出統(tǒng)一要求，并且在完善報銷政策后組織財務(wù)人員進(jìn)行座談、培訓(xùn)，增加對新規(guī)定的認(rèn)識和了解。組織全員進(jìn)行報銷政策和相關(guān)制度的學(xué)習(xí)，請相關(guān)人員對報銷政策進(jìn)行解讀，提高大家對報銷政策的理解，以提高工作效率。

五、啟示

作為財務(wù)共享中心的重要組成部分，報銷管理并不是一步到位的，這是一個循序漸進(jìn)、持續(xù)完善的過程，更需要企業(yè)建立動態(tài)化的長效優(yōu)化機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)財務(wù)管理的轉(zhuǎn)型與突破。企業(yè)應(yīng)該對本企業(yè)的費(fèi)用報銷系統(tǒng)進(jìn)行充分研究，結(jié)合自身條件，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況和使用場景減少不必要或重復(fù)的流程，新增自動化和智能化的系統(tǒng)和平臺，減少人工干預(yù)，從而改造成適合本企業(yè)發(fā)展的費(fèi)用報銷流程，降低報銷難度，減少退單，同時減輕財務(wù)共享中心員工的負(fù)擔(dān)，為企業(yè)創(chuàng)造更高的價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]張瑞君，陳虎，張永冀.企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享服務(wù)的流程再造關(guān)鍵因素研究——基于中興通訊集團(tuán)管理實(shí)踐[J].會計研究，2010（7）：57-64.

[2]何瑛，周訪.我國企業(yè)集團(tuán)實(shí)施財務(wù)共享服務(wù)的關(guān)鍵因素的實(shí)證研究[J].會計研究，2013（10）：59-66+97.

[3]吳益軍，張高峰，張穎.企業(yè)國際化過程中的組織創(chuàng)新——服務(wù)共享中心的建立和管理[J].世界經(jīng)濟(jì)研究，2003（3）：85-89.

[4]張慶龍.中國企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享中心：案例啟示與對策思考[J].會計之友，2015（22）：2-7.

[5]熊磊.財務(wù)共享服務(wù)下管理會計信息化有效實(shí)施策略[J].會計之友，2015（8）：7-9.

[6]楊寅，劉勤，黃虎，等.智能財務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營管理研究[J].會計之友，2020（19）：143-147.

[7]王光明，嚴(yán)紅艷.OCR技術(shù)在會計信息系統(tǒng)中的應(yīng)用流程[J].財會通訊，2005（1）：65-66.

[8]戴重輝.A公司增值稅電子發(fā)票應(yīng)用場景存在的問題及完善措施[J].財務(wù)與會計，2021（6）：68-70.

[9]帥振威.電子發(fā)票報銷的無紙化探討——數(shù)字化轉(zhuǎn)型助力解決高校科研經(jīng)費(fèi)“報銷繁”[J].財會通訊，2021（7）：148-151.

[10]黃慶華，杜舟，段萬春，等.財務(wù)共享服務(wù)中心模式探究[J].經(jīng)濟(jì)問題，2014（7）：108-112.

[11]周奇鳳.財務(wù)共享模式下費(fèi)用報銷管理探析——以重慶鋼鐵為例[J].財會通訊，2020（4）：102-105+114.

[12]趙璐璐，蘇旭，李越.電子發(fā)票單套報銷入賬歸檔流程研究——以H金融企業(yè)為例[J].會計之友，2023（5）：78-83.

[13]程平，王文怡.基于RPA的財務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報銷優(yōu)化研究[J].會計之友，2018（13）：146-151.

作者簡介：梁雅婷（1997.09— ），女，漢族，山西臨汾人，本科，桂林電子科技大學(xué)南寧研究院，研究方向：會計信息化。