數(shù)字信息化背景下高校辦公室檔案管理工作效能提升路徑分析

陳曦 王翀

【摘 ?要】 隨著計算機技術(shù)的迅速發(fā)展和網(wǎng)絡技術(shù)的普及，數(shù)字化已經(jīng)深入到人們生活的方方面面。因此，高校的檔案信息管理工作也應該與時俱進，充分利用先進的計算機技術(shù)資源，對高校的檔案信息進行科學有效的管理。文章將首先分析和闡述辦公室檔案的重要性以及辦公室檔案管理的特點，最后基于這些分析提出效能提升路徑，希望能夠推動高校辦公室檔案管理的進一步完善。

【關鍵詞】 信息化；高校辦公室檔案；工作效能；電子檔案

高校的檔案管理系統(tǒng)應用于日常教學管理和學生過程性成績記錄等方面，是學校各項工作的具體體現(xiàn)，具有重要的教學意義。隨著信息化建設的不斷發(fā)展，計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在教育領域的廣泛應用，檔案的數(shù)字化建設已成為高校數(shù)字化建設的重要組成部分。根據(jù)《普通高等學校檔案管理辦法》的要求，高校檔案管理的建設也成為評價高校教學管理水平的重要標準之一。數(shù)字化檔案建設對高校教學的日常管理工作進行了重要優(yōu)化，有助于促進教學評估對教學質(zhì)量改進的反響，并提高高校管理效率。

互聯(lián)網(wǎng)加速了信息的傳遞與擴散，推動了教育行業(yè)的蓬勃發(fā)展，尤其是高校的變革。在高等教育領域，高校的檔案管理一直是教學管理的關鍵環(huán)節(jié)。由于學生信息不斷變動：新生入學、大四畢業(yè)、各種成績和獎懲記錄等，信息管理員需要頻繁地更新學生檔案，如果仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，將會增加信息管理的負擔，并容易出現(xiàn)信息錯誤和遺漏。為提升管理效率，高校檔案管理信息化應運而生。

一、數(shù)字信息化背景下高校辦公室檔案管理工作的重要性

隨著我國高等教育的快速發(fā)展和高等教育大眾化進程的加快，我國已擁有3000多所高校，其中本科院校（含獨立學院）近2000所。這些高校普遍規(guī)模龐大，招生人數(shù)眾多。然而，由于缺乏有效的交流機制和統(tǒng)一的管理平臺，高校內(nèi)部的日常事務數(shù)據(jù)存儲和使用存在著獨立分散的情況。與此同時，隨著互聯(lián)網(wǎng)和電子政務建設的不斷推進，“數(shù)字校園”的建設趨勢正在穩(wěn)步增長。為適應這一新形勢，《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》明確提出要“建立科學合理的高校檔案信息管理系統(tǒng)”，以更好地滿足學生需求，提升學校信息化水平。

因此，如何利用先進的計算機技術(shù)有效解決傳統(tǒng)手工檔案管理模式存在的問題，已成為高校亟待解決的重要問題之一。高校檔案管理信息化是高校管理工作的基礎和核心，通過信息化系統(tǒng)建設，學校能夠?qū)W生的日常學習活動、畢業(yè)生就業(yè)情況、人事關系調(diào)動等進行有效管理，為學校管理工作打下良好的基礎，為教學和管理提供有效的數(shù)據(jù)支持和參考。

二、數(shù)字信息化背景下高校辦公室檔案管理工作的特點及可行性

（一）數(shù)字信息化背景下高校辦公室檔案管理工作的特點

近年來，高校的學生規(guī)模不斷擴大，學生檔案信息變得日益繁雜。高校通常缺乏專門的檔案管理人員，而是由教師或輔導員負責，如果仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，將需要大量人力和物力資源。此外，紙質(zhì)管理方式容易導致學生隱私泄露，安全性堪憂。

為解決這些問題，高校檔案信息管理系統(tǒng)應運而生，為學校提供了一個便捷的電子信息平臺。相較于傳統(tǒng)的管理方式，高校學生檔案信息管理系統(tǒng)具備以下優(yōu)勢：

安全性：檔案信息存儲于后臺數(shù)據(jù)庫中，有效解決了紙質(zhì)檔案易于修改和保存困難的問題。相關用戶可以無限次地查閱和使用檔案信息，無須擔心紙質(zhì)材料的損壞。

便利性：基于高校檔案信息管理系統(tǒng)，學校管理員和教職工可以快速操作檔案信息，學生也能便捷地查詢自己的相關信息。

易維護性：電子化檔案管理不再需要設置紙質(zhì)檔案庫房，也減少了大量從事檔案管理工作的人員需求。系統(tǒng)能夠自動化完成部分檔案管理工作，只需少量電腦和工作人員即可實現(xiàn)對全校學生檔案信息的管理。

（二）數(shù)字信息化背景下高校辦公室檔案管理工作的可行性

從國家政策層面來看，中共中央的決策部署、檔案法的修訂以及相關法規(guī)的制定，都對新時期檔案管理事業(yè)的發(fā)展提出了更高的要求。作為事業(yè)單位的重要組成部分，高校檔案館應該積極響應國家相關政策，并制定深入貫徹落實的工作計劃。

在信息化時代，高校檔案館應該創(chuàng)新檔案工作模式。一方面，積極推進高校檔案的數(shù)字化建設，包括完成傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的數(shù)字化工作；另一方面，利用各種現(xiàn)代信息技術(shù)，做好高校檔案數(shù)字資源的保存、管理和服務，以實現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化，推動數(shù)字校園、智慧校園的建設。鑒于國家政策的提倡和高校檔案管理現(xiàn)代化的急切需求，高校檔案數(shù)字化建設有著巨大的發(fā)展空間。

從高校管理工作層面來看，信息化時代下，隨著高校業(yè)務活動的增加，檔案數(shù)量也呈現(xiàn)迅猛增長的趨勢。這種增長帶來了對各類檔案查詢和利用頻率的不斷提升，給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適應當前的工作環(huán)境，因此檔案管理工作亟須創(chuàng)新。新興的數(shù)據(jù)庫技術(shù)為這一挑戰(zhàn)提供了良好的解決方案，通過建立一個高效的數(shù)據(jù)庫平臺，可以整合高校中的所有檔案資源，利用互聯(lián)網(wǎng)進行檔案信息的統(tǒng)一管理。此外，利用數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可以滿足人們多樣化的信息需求，最重要的是實現(xiàn)檔案信息的真正共享。因此，數(shù)據(jù)庫技術(shù)為新時代的檔案數(shù)字化建設工作提供了新的發(fā)展空間。

三、數(shù)字信息化背景下高校辦公室檔案管理工作存在的問題

盡管一些高校在檔案數(shù)字化建設方面取得了一定進展，但仍然存在一些問題。大多數(shù)高校檔案館的數(shù)字化工作仍處于初級階段，他們僅僅利用計算機、掃描儀等數(shù)字設備將傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，而后續(xù)的數(shù)字著錄和標引工作進展緩慢。此外，檔案數(shù)據(jù)庫檢索模塊的功能還不夠完善，整體檢索效率仍有待進一步提升。

（一）高校的檔案數(shù)字化意識仍然薄弱

盡管國家檔案局、各省檔案局以及組織部在決策和發(fā)展規(guī)劃中強調(diào)了對檔案工作的重視，但高校內(nèi)部對檔案工作的認識仍顯薄弱。教職工和學生對高校檔案數(shù)字化建設的進展和內(nèi)容了解不足。此外，檔案管理理念也需要更新，許多人仍然將檔案管理工作簡單地理解為檔案的查閱。然而，高校檔案管理工作是一個系統(tǒng)全面的工程，包括多個方面，而查閱檔案只是其中的一部分。同時，檔案工作也是高校其他工作的基礎，例如人員調(diào)動和決策制定都需要利用相關檔案。如果人們對檔案數(shù)字化工作了解不足，缺乏檔案數(shù)字化意識，將會限制新時期檔案數(shù)字化建設工作的進展。

（二）高校檔案數(shù)字化工作仍需優(yōu)化

高校檔案數(shù)字化建設是一項長期的系統(tǒng)性工程，涉及多部門和多方面的工作。由于各種主客觀原因，各級高校的檔案數(shù)字化需要花費相當長的時間。首先，高校檔案是在行政管理、教學、科研等多種業(yè)務活動過程中形成的原始記錄，代表了高校各個歷史時期的建設和發(fā)展，因此，高校檔案卷宗龐大、條目繁多，使得檔案數(shù)字化工作的工程量巨大，需要耗費較長時間。其次，檔案管理工作中存在諸多問題，導致數(shù)字化工作的重點難以明確。由于資金、設備和人力等方面的限制，以及檔案管理人員日常工作任務繁重，檔案數(shù)字化工作難以高效開展；高校檔案是在不同歷史時期形成的，部分檔案可能已經(jīng)丟失，導致現(xiàn)存檔案資料不完整；部分檔案可能采用了與現(xiàn)行檔案截然不同的分類標準，導致檔號等信息不一致，從而增加了數(shù)字化過程的時間成本?？紤]到高校日常管理工作對檔案管理的深度依賴，因此高校檔案數(shù)字化工作需要進一步優(yōu)化提升。

四、數(shù)字信息化背景下高校辦公室檔案管理工作的效能提升路徑

（一）優(yōu)化高校檔案數(shù)字化建設工作

1. 合理規(guī)劃和加強管理

高校應當對檔案數(shù)字化建設工作進行合理規(guī)劃和有效管理，借助系統(tǒng)優(yōu)化不斷提升工作效率。首先，高校領導應該統(tǒng)籌規(guī)劃并提供指導，確保檔案數(shù)字化建設的前期各項工作有序開展。檔案相關部門應當咨詢專家意見，根據(jù)高校的實際情況明確工作計劃、流程、內(nèi)容、目標和要求，完善技術(shù)標準，突出工作重點，確保檔案數(shù)字化建設工作在合理、有序、高質(zhì)量的計劃下進行。其次，在檔案數(shù)字化過程中，檔案部門可以根據(jù)檔案的價值、開放水平和用戶利用頻率靈活選擇數(shù)字化對象，并在必要時進行調(diào)整。例如，可以優(yōu)先對內(nèi)容繁多的學生檔案和基建檔案進行數(shù)字化工作。在完成檔案數(shù)字化工作后，對數(shù)字檔案的驗收同樣至關重要。高校應制定統(tǒng)一標準，并組成評估小組，由領導、專家學者和檔案工作人員共同定期評估檔案數(shù)字化工作目標的完成情況和工作質(zhì)量。

2. 培養(yǎng)檔案管理的復合型人才

高校要實現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化管理，需要培養(yǎng)具備合理知識結(jié)構(gòu)和多方面技能的復合型人才。然而，在當前領域，缺乏領軍人才、創(chuàng)新人才等優(yōu)秀人才已成為嚴重問題。因此，在十四五規(guī)劃期間，高校需要注重檔案數(shù)字化建設工作所需人才隊伍的建設，重點培養(yǎng)各類優(yōu)秀人才，并積極引進優(yōu)秀人才，以不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。這樣做能為高校檔案數(shù)字化管理工作注入新的動力，為推進檔案數(shù)字化建設培養(yǎng)后備力量，打造強大的人才隊伍。

（二）不斷完善高校的檔案信息檢索系統(tǒng)

為了更好地管理和開發(fā)高校的檔案信息資源，可利用現(xiàn)代信息技術(shù)，特別是數(shù)據(jù)庫技術(shù)，完善檔案信息管理系統(tǒng)，提高數(shù)字檔案的檢索效率。在數(shù)字檔案的著錄和標引過程中，應對檢索系統(tǒng)進行優(yōu)化，采用規(guī)范化的檔案詞條作為檔案編輯標簽，并對這些標簽進行層級分類和科學有序排列。在排列標簽時，應保持檔案之間有關聯(lián)性的原則，便于檔案的檢索和使用，并根據(jù)實際檢索和使用需求靈活調(diào)整標簽排列?；谶@些標簽，可以配備合理的目錄和索引，甚至組建思維導圖索引，搭建數(shù)字檔案網(wǎng)絡體系，不斷增強檔案之間的關聯(lián)性，更好地滿足人們對檔案資料的查閱和使用需求。

（三）提升檔案管理的現(xiàn)代化水平

在合理的財務支持下，高校應抓住信息化發(fā)展的機遇，升級必要的硬件設施，如電腦、掃描儀、保密柜等。同時，引入先進的內(nèi)網(wǎng)管理系統(tǒng)，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以便后續(xù)的開發(fā)和利用。然而，隨著黑客攻擊手段的不斷提高，數(shù)字化檔案管理的安全性無法完全保證。因此，在當前安全技術(shù)無法完全避免黑客攻擊的情況下，最大限度地保護數(shù)字化高校檔案的安全成為重中之重，加強防火墻、采用多重密鑰、監(jiān)控技術(shù)等措施勢在必行。

為確保數(shù)字化高校檔案的安全管理與保存，高校檔案管理人員和其他用戶應采取以下措施：不將計算機接入公共信息網(wǎng)絡，在可能的情況下最好不接入互聯(lián)網(wǎng)；不在安裝有檔案管理系統(tǒng)的計算機上使用移動存儲設備；不在計算機上安裝從互聯(lián)網(wǎng)上下載的應用軟件；如出現(xiàn)計算機需要維修的情況，應在專人監(jiān)督下在本部門內(nèi)部進行維修。

五、結(jié)語

在當前信息化建設高速發(fā)展的背景下，對高校檔案的現(xiàn)狀進行分析，有助于了解當前檔案工作存在的困境和改進的空間，為高校檔案管理工作提供變革的參考。適當采用數(shù)字化檔案管理方式不僅能提高高校檔案管理人員的工作效率，還能增強檔案使用的便捷性和利用率，最大程度地發(fā)揮檔案管理的效益。然而，信息化帶來的安全挑戰(zhàn)與傳統(tǒng)檔案管理有著明顯差異。因此，高校檔案管理人員應在逐步引進信息化檔案管理技術(shù)的同時，需要不斷完善安全保密措施，走出適合新時代的高校檔案管理發(fā)展之路。

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