基于中外合作辦學(xué)的教務(wù)管理人員工作效能優(yōu)化探究

尹瑞珉

摘要：“中外合作辦學(xué)”是新形勢下我國高等教育領(lǐng)域內(nèi)出現(xiàn)的新型辦學(xué)模式，這一模式給我國的高等教育帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。教務(wù)管理是高校管理工作的重中之重，它的效率、準(zhǔn)確性直接關(guān)系到學(xué)校教學(xué)運行秩序的好壞。中外合作辦學(xué)的教務(wù)管理人員處于合作辦學(xué)中教學(xué)管理工作的中心樞紐位置，在外方與中方、學(xué)校與學(xué)院、學(xué)院之間以及中、外師生之間都起著橋梁和紐帶作用，其工作效能的提高，對于保障中外合作辦學(xué)項目教學(xué)運行順利實施、達到理想教學(xué)效果、進而培育出具有國際視野的專業(yè)化人才具有重要意義。

關(guān)鍵詞：中外合作辦學(xué)；教務(wù)管理人員；工作效能

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）07-0003-02

按照《中華人民共和國中外合作辦學(xué)條例》的規(guī)定：中外合作辦學(xué)通常是指外國教育機構(gòu)同中國教育機構(gòu)在中國境內(nèi)合作舉辦的以中國公民為主要招生對象的教育機構(gòu)，目前所稱的中外合作辦學(xué)一般是指國家鼓勵在高等教育等領(lǐng)域開展的中外合作辦學(xué)。作為新形勢下我國高等教育領(lǐng)域內(nèi)出現(xiàn)的新型辦學(xué)模式，中外合作辦學(xué)給我國的高等教育帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。教務(wù)管理是學(xué)校與教學(xué)活動有關(guān)的行政工作，包括計劃管理、學(xué)籍管理、成績管理、畢業(yè)管理等各項工作，是高校管理工作的重中之重，它的效率、準(zhǔn)確性直接關(guān)系到學(xué)校教學(xué)運行秩序的好壞。與一般院系教務(wù)管理工作不同，中外合作辦學(xué)的教務(wù)管理工作有其獨特性，教務(wù)管理人員處于合作辦學(xué)中教學(xué)管理工作的中心樞紐位置，其工作效能的高低，直接關(guān)系到合作辦學(xué)的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)效果。

一、中外合作辦學(xué)教務(wù)管理工作的獨特性

中外合作辦學(xué)教務(wù)管理工作，除了完成學(xué)校及學(xué)院安排的和其他院系相同的日常教務(wù)管理工作之外，還要從事以下和教務(wù)管理工作有關(guān)的外事工作。

從上表可以看出，中外合作辦學(xué)教務(wù)管理工作涉及中方和外方院校方方面面的工作，內(nèi)容繁雜，對教務(wù)管理人員也提出了更高的要求。

二、當(dāng)前影響中外合作辦學(xué)教務(wù)管理人員工作效能的突出問題

1.信息共享機制欠缺，權(quán)、責(zé)不清導(dǎo)致部門之間相互推諉扯皮時有發(fā)生，影響辦事效率。與一般院系不同，中外合作辦學(xué)的正常教學(xué)運行涉及教學(xué)、學(xué)工、外事、行政等多個部門。不同的準(zhǔn)確信息掌握在不同的部門，如外教授課安排和學(xué)生涉外成績在教學(xué)口，但外教來華計劃以及學(xué)生涉外成績郵寄工作的日常聯(lián)絡(luò)信息在外事口，外國師生來華期間的食宿、交通、通訊等事務(wù)需要院行政辦公室進行協(xié)調(diào)，學(xué)生各類獎項評定等信息掌握在學(xué)工口。各個部門之間各司其職但又相互交織在一起：教學(xué)口需要從外事口了解外教來華計劃來進行課程講授的安排，外事口需要院辦公室協(xié)調(diào)才能告知外教來華的食宿、交通等安排。再比如，中方交換生的出國成績掌握在教學(xué)口，但是學(xué)生口進行學(xué)生獎學(xué)金的評定，成績是必不可少的重要信息，等等。但是目前，經(jīng)常存在各部門間溝通不暢的情況，比如涉及交換生成績的問題時，外事口往教學(xué)口推，認(rèn)為教學(xué)口是學(xué)生成績的主管部門，但是教學(xué)口因為無法跟外方直接聯(lián)系，不知道學(xué)生涉外成績什么時候能郵寄回國內(nèi)，所以無法將學(xué)生涉外成績轉(zhuǎn)換成中方成績。

2.教務(wù)管理人員國際化服務(wù)能力欠缺，不利于合作項目順暢運行。中外合作辦學(xué)項目雖然在國內(nèi)的發(fā)展有一定的年頭，但是中外合作辦學(xué)教務(wù)管理人員相應(yīng)的跨文化管理能力的發(fā)展卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后。目前多數(shù)院校的合作辦學(xué)項目教務(wù)管理人員基本都是從非中外合作辦學(xué)院系調(diào)入，普遍特點是年齡大、學(xué)歷低，沒有跨文化學(xué)習(xí)的背景和能力。他們的管理方式多沿襲傳統(tǒng)的行政性教學(xué)管理模式，管理者和被管理者通常是簡單的控制和被控制的關(guān)系，管理缺乏針對性，服務(wù)意識欠缺。

三、優(yōu)化中外合作辦學(xué)教務(wù)管理人員工作效能的建議

1.建立透明有效的信息共享平臺機制。為保障工作順暢運行，應(yīng)建立透明有效的信息共享平臺機制，使教學(xué)、外事、學(xué)工、行政口做到信息共享，提高工作效率。借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，充分利用學(xué)校、學(xué)院網(wǎng)站發(fā)布工作信息，做到公務(wù)公開化；充分發(fā)揮校訊通、qq群、MSN、微信等現(xiàn)代通訊設(shè)備的作用，通過以上聯(lián)絡(luò)方式發(fā)布本部門和其他部門有相關(guān)的工作內(nèi)容，使各種通知上傳下達效率提升；在班內(nèi)指定班長或?qū)W習(xí)委員作為學(xué)生教務(wù)聯(lián)絡(luò)員，進行各種和中外合作辦學(xué)項目的教學(xué)、外事、學(xué)工相關(guān)事項的傳達。

2.制度建設(shè)明確各部門職責(zé)。完善合作辦學(xué)項目的學(xué)籍管理、成績管理、外事管理制度，通過學(xué)院工作制度建設(shè)，明確規(guī)范的工作流程；制定成績證明、學(xué)籍證明、出國證明等相應(yīng)的文本模板，避免重復(fù)做無用功；每項涉及多部門的涉外工作，特別是對外學(xué)費、中外方成績轉(zhuǎn)換等重要事項，均擬定負(fù)責(zé)人和協(xié)調(diào)人，由負(fù)責(zé)人統(tǒng)領(lǐng)，協(xié)調(diào)人配合；在保證信息資源共享的前提下，定期召集各項工作負(fù)責(zé)人開會，相互通報近期需與其他部門配合的工作，保障外教來華期間的上課、考試、住宿、交通、返程等安排都能順暢無誤；同時，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)加強監(jiān)督管理，各部門負(fù)責(zé)人實行定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作制，防止工作因權(quán)職不清導(dǎo)致互相推諉。

3.重視教務(wù)管理人員國際化服務(wù)及管理能力培養(yǎng)。中外合作辦學(xué)教務(wù)管理人員和一般院系教務(wù)管理人員不同，不僅需要具備基本的教務(wù)管理能力，還要有較好的跨文化交際能力和管理能力，以便順利完成合作項目與教學(xué)活動相關(guān)的行政工作，提高教務(wù)管理工作效能，更好的服務(wù)中外師生。為實現(xiàn)這一目的，應(yīng)從以下方面入手：第一，加強對國家中外合作辦學(xué)規(guī)章制度和法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，樹立良好的思想意識，做愛國守法公民。第二，加強外語聽說讀寫譯能力的培養(yǎng)，做到能獨立和合作辦學(xué)院校相關(guān)負(fù)責(zé)人進行收發(fā)郵件、接打電話，并迎接合作院校各類教學(xué)檢查，同時，還能做到和外方來華教師順暢無誤交流溝通，處理外教有關(guān)日常教學(xué)運行的請求和疑問，提高國際化服務(wù)和管理質(zhì)量。第三，學(xué)習(xí)管理學(xué)知識以及國外文化，更好地了解中西方管理文化差異。教務(wù)管理工作看似是簡單重復(fù)勞動，實際上在工作中需要用到很多管理學(xué)、人力資源管理的計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等知識，掌握這些知識，對于做好中外合作辦學(xué)教務(wù)管理工作，提高工作效能是大有裨益的。另外，在課程安排、授課、考試管理方面，要充分尊重中外教師的文化差異。例如，外方教師重視學(xué)生學(xué)習(xí)的過程大于結(jié)果，且在試卷命題方面有自己的觀點和模式，因此，外教來華授課期間，應(yīng)充分尊重外方的授課和命題習(xí)慣，不能完全按照中方教師的教學(xué)管理規(guī)程去要求外方教師。第四，加強計算機運用能力的學(xué)習(xí)。隨著信息化時代的到來，越來越多的教務(wù)管理工作是通過現(xiàn)代教務(wù)管理系統(tǒng)完成的，比如外方教師的授課安排、考試安排、調(diào)課安排，以及特別重要的交換生涉外成績、中外學(xué)生學(xué)籍信息核對等相關(guān)的工作，都需要依賴于現(xiàn)代教務(wù)管理系統(tǒng)。通過現(xiàn)代教務(wù)管理系統(tǒng)不僅能夠節(jié)省工作時間，同時也大大提高了工作的準(zhǔn)確性。所以，加強中外合作辦學(xué)教務(wù)管理人員計算機運用能力的學(xué)習(xí)是當(dāng)務(wù)之急，也是優(yōu)化中外合作辦學(xué)教務(wù)管理人員工作效能的應(yīng)有之義。

4.引入合理機制，激發(fā)效能優(yōu)化。中外合作辦學(xué)教務(wù)管理人員和其他院系教務(wù)管理人員一樣，從事的工作細(xì)致、繁雜，也正因為此，教務(wù)管理人員常常會出現(xiàn)心理不適、人員流動過于頻繁等問題。針對中外合作辦學(xué)教務(wù)管理人員工作任務(wù)繁重、壓力大的現(xiàn)狀，學(xué)校、學(xué)院方面也應(yīng)采取一定的措施，提高中外合作辦學(xué)教務(wù)管理人員的工作效能：第一，規(guī)范合作辦學(xué)教務(wù)管理人員選拔程序，構(gòu)建職稱和學(xué)歷結(jié)構(gòu)合理的中外合作辦學(xué)教務(wù)管理人員隊伍。第二，提供機會使合作辦學(xué)教務(wù)管理人員到外方合作院校學(xué)習(xí)合作辦學(xué)模式、文化背景及管理方式，以便提高其跨文化交際技能、了解合作方文化差異，提升工作水平。第三，加強對中外合作辦學(xué)教務(wù)管理人員收入、績效以及精神層面的激勵和考量，確保教務(wù)管理人員隊伍的穩(wěn)定性；第四，暢通職稱晉升和申請科研渠道，保障教務(wù)管理人員權(quán)利，為中外合作辦學(xué)教務(wù)管理人員發(fā)展提供更大的空間。

四、結(jié)語

綜上所述，中外合作辦學(xué)教務(wù)管理工作有其自身的獨特性和重要性，優(yōu)化中外合作辦學(xué)教務(wù)管理人員的工作效能，使其工作規(guī)范化、順暢化、有效化，對于做好中外合作辦學(xué)教務(wù)管理工作，進而保障中外合作辦學(xué)項目教學(xué)運行過程的順利實施、達到理想教學(xué)效果、培育出具有國際視野的專業(yè)化人才，具有重要意義。

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