高校人力資源管理信息化 轉(zhuǎn)型路徑研究

卿芳梅

當(dāng)前我國(guó)正在全面推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，開(kāi)放大學(xué)是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的先行者，但是內(nèi)部管理的信息化程度還不夠，在人力資源管理方面存在信息系統(tǒng)支撐不足、工作自動(dòng)化程度不夠、檔案數(shù)據(jù)化程度不高等問(wèn)題，本文在進(jìn)一步闡述人力資源管理信息化意義的基礎(chǔ)上，總結(jié)了人力資源管理信息化轉(zhuǎn)型的路徑，為高校人力資源管理信息化轉(zhuǎn)型提供參考。

2023年3月，中共中央、國(guó)務(wù)院印發(fā)的《數(shù)字中國(guó)建設(shè)整體布局規(guī)劃》指出，建設(shè)數(shù)字中國(guó)是數(shù)字時(shí)代推進(jìn)中國(guó)式現(xiàn)代化的重要引擎，要大力實(shí)施國(guó)家教育數(shù)字化戰(zhàn)略行動(dòng)。教育信息化和現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育工作對(duì)現(xiàn)代化教育事業(yè)發(fā)展意義重大，但當(dāng)前部分高校在人力資源管理信息化方面建設(shè)不足，不利于教育信息化和國(guó)家教育數(shù)字化戰(zhàn)略行動(dòng)的全面展開(kāi)。

開(kāi)放大學(xué)人力資源管理信息化現(xiàn)狀

開(kāi)放大學(xué)是在廣播電視大學(xué)基礎(chǔ)上建立的一所新型高等學(xué)校，是我國(guó)集中力量發(fā)展終身教育的一個(gè)創(chuàng)舉。辦學(xué)40多年來(lái)，開(kāi)放大學(xué)系統(tǒng)走出了“先進(jìn)傳播手段+名師名教”的發(fā)展之路，初步形成了“互聯(lián)網(wǎng)+教育”的新模式。信息化是開(kāi)放大學(xué)的顯著特征，但近些年開(kāi)放大學(xué)的信息化發(fā)展未能完全跟上時(shí)代的節(jié)拍，系統(tǒng)太多、APP 泛濫、部門(mén)割據(jù)、數(shù)據(jù)孤島等問(wèn)題盤(pán)根錯(cuò)節(jié)，信息技術(shù)應(yīng)用存在散、慢、亂的問(wèn)題（2020，荊德剛），人力資源管理信息化的發(fā)展尤為遲緩。

信息系統(tǒng)支撐不足 目前部分開(kāi)放大學(xué)尚未建立專門(mén)的人力資源管理信息系統(tǒng)，部分開(kāi)放大學(xué)在辦公系統(tǒng)中嵌入了人力資源管理的模塊，能處理部分人力資源管理工作，但是與人力資源管理的專業(yè)性匹配度不夠、對(duì)業(yè)務(wù)流程支撐不足。人力資源管理工作中大量依靠紙質(zhì)材料，如工資工作表涉及要素多，經(jīng)常出現(xiàn)一張A3紙橫向打印都難以完整展示該項(xiàng)表格的全部?jī)?nèi)容，不便于管理者全面了解信息；在業(yè)務(wù)審批時(shí)，由于紙質(zhì)文件只能按照行政層級(jí)“串行作業(yè)”逐級(jí)審批，且無(wú)法遠(yuǎn)程審閱審批，嚴(yán)重影響工作效率。

工作自動(dòng)化程度不夠 人力資源管理過(guò)程中經(jīng)常涉及政策調(diào)整、人員變動(dòng)、崗位調(diào)整、績(jī)效考核等多種管理要素的調(diào)整，最后逐步傳遞影響到工資薪酬和社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)上，工作中涉及大量的統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)運(yùn)算。由于信息化程度不足，人力資源管理人員不僅要收集、調(diào)整、統(tǒng)計(jì)大量的人力資源信息，還要分析內(nèi)部人員的數(shù)量、結(jié)構(gòu)、質(zhì)量等的變動(dòng)情況，總工作量大，管理效率低，管理者很難及時(shí)全面掌握人力資源狀況的動(dòng)態(tài)，不利于充分調(diào)動(dòng)教職員工工作的積極性。

檔案數(shù)據(jù)化程度不高 當(dāng)前，開(kāi)放大學(xué)的人力資源管理業(yè)務(wù)檔案的信息化程度低，人事檔案基本是通過(guò)紙質(zhì)材料保存，人員基本信息電子化數(shù)據(jù)涵蓋范圍較窄，且存在數(shù)據(jù)更新不及時(shí)等情況，部分工作需要在紙質(zhì)檔案中反復(fù)查找比對(duì)準(zhǔn)確信息；人力資源管理政策及工作要求等信息管理不規(guī)范，部分通過(guò)主管部門(mén)培訓(xùn)方式獲得的工作要求和實(shí)施細(xì)則散落于不同時(shí)期的經(jīng)辦人，未能歸檔整理，不利于工作要求和業(yè)務(wù)信息的精準(zhǔn)傳達(dá)，容易導(dǎo)致操作失誤。

開(kāi)放大學(xué)人力資源管理信息化建設(shè)的重要意義

增強(qiáng)人才選育的科學(xué)性 依托信息化和大數(shù)據(jù)技術(shù)，人力資源部門(mén)能通過(guò)系統(tǒng)直觀地掌握全校人力資源數(shù)量、質(zhì)量、結(jié)構(gòu)、使用情況和績(jī)效貢獻(xiàn)，提升人才選育的科學(xué)性。一方面，系統(tǒng)清晰記錄學(xué)校各崗位工作的閑忙程度、工作產(chǎn)出和工作質(zhì)量，結(jié)合二級(jí)單位提出的人力資源需求與內(nèi)外部人力資源供給情況，可以準(zhǔn)確為學(xué)校的發(fā)展提供合適的人才支撐。另一方面，通過(guò)系統(tǒng)可以為人才發(fā)展培育提供集成式的支持環(huán)境。通過(guò)制度、文件的展示，讓教職工精準(zhǔn)掌握學(xué)校的相關(guān)要求，尤其是幫助新入校教職工迅速了解學(xué)校的情況和工作要求，明確個(gè)人發(fā)展方向，匯入學(xué)校發(fā)展大流。同時(shí)，通過(guò)歸集培訓(xùn)資源，能提升培訓(xùn)的便捷性和培訓(xùn)內(nèi)容的針對(duì)性，促進(jìn)教職工持續(xù)優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、提升履職能力；通過(guò)系統(tǒng)檔案管理功能，能方便工作人員在職權(quán)范圍內(nèi)查看相關(guān)人員的歷史表現(xiàn)情況、重要獎(jiǎng)懲信息、個(gè)人履歷等情況，有助于提高考核、考察的科學(xué)性。

提高人力資源管理效率 人力資源管理信息化利用先進(jìn)的信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)作支撐，使管理流程更科學(xué)、處理更快捷，自動(dòng)化程度更高，效率將大幅度提高。高校人力資源管理工作有大量的信息需要匯總、統(tǒng)計(jì)和分析，特別是人員基礎(chǔ)信息更新、考勤、薪酬和人事檔案等較為繁瑣的事務(wù)更是如此，人工統(tǒng)計(jì)消耗了大量的人力和時(shí)間，通過(guò)系統(tǒng)可以使管理人員從繁瑣的事務(wù)性工作中解脫出來(lái)，不僅減輕了工作量和工作壓力，而且有利于保證工作成果的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，提高了人力資源管理效率。

提升人力資源信息記錄準(zhǔn)確性和傳遞高效性 在傳統(tǒng)模式下，人力資源管理信息主要依賴于紙質(zhì)文件方式傳遞，傳導(dǎo)效率低、歸檔難度高，尤其對(duì)于多地辦學(xué)的開(kāi)放大學(xué)而言管理成本更高。通過(guò)系統(tǒng)的電腦端或個(gè)人手機(jī)端的隨身通訊，極大地提高人力資源管理信息傳遞的效率。一是依托人力資源信息化平臺(tái)，學(xué)校將人力資源管理制度規(guī)定、工作安排和要求、重要人力資源信息核對(duì)與反饋等迅速、準(zhǔn)確地傳遞給全員，提高運(yùn)行效率和執(zhí)行力。二是學(xué)校各管理部門(mén)與人力資源部門(mén)實(shí)現(xiàn)即時(shí)互動(dòng)，各部門(mén)在考勤、崗位調(diào)整、工作記錄、培訓(xùn)、績(jī)效管理等在記錄的同時(shí)就傳遞到了人力資源管理部門(mén)，提升管理效率。三是人力資源管理系統(tǒng)可以將員工信息以數(shù)據(jù)的方式集中記錄和呈現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)員工自助請(qǐng)假考勤、查詢個(gè)人信息及薪酬福利享受情況等，減少接待員工現(xiàn)場(chǎng)查詢的工作量，提升教職工的滿意度和歸屬感。

人力資源管理信息化轉(zhuǎn)型的路徑

構(gòu)建人力資源管理信息系統(tǒng)是信息化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ) 人力資源管理信息系統(tǒng)是信息化轉(zhuǎn)型的具體載體和核心工具，承擔(dān)著信息集中管理、溝通和流程記錄的核心功能，是信息化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)。當(dāng)前市場(chǎng)上有很多成熟的人力資源管理信息系統(tǒng)解決方案可供選擇，我們可以結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況優(yōu)選之后再進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，以適應(yīng)開(kāi)放大學(xué)的實(shí)際業(yè)務(wù)需求。首先，人力資源管理部門(mén)與學(xué)校管理層進(jìn)行深入溝通，明確信息系統(tǒng)建設(shè)的核心需求，并由信息科技部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況統(tǒng)籌做好預(yù)算、立項(xiàng)等采購(gòu)前置工作。其次，選擇合適的系統(tǒng)供應(yīng)商，選擇管理思路、架構(gòu)與自身需求最匹配的系統(tǒng)，進(jìn)行系統(tǒng)二次開(kāi)發(fā)匹配自身的管理流程。再次，在實(shí)施過(guò)程中要保持系統(tǒng)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)與人力資源管理部門(mén)的密切溝通，明確需求、細(xì)化設(shè)計(jì)、設(shè)置參數(shù)，并做好系統(tǒng)測(cè)試后正式投入運(yùn)營(yíng)。最后，持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)，根據(jù)管理需要不斷優(yōu)化完善系統(tǒng)功能，始終保持系統(tǒng)對(duì)管理職能的全流程支撐。

優(yōu)化人力資源管理流程是信息化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵 人力資源管理信息化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵是流程的優(yōu)化與再造，在信息化工具的介入下，實(shí)現(xiàn)常規(guī)業(yè)務(wù)流程化、業(yè)務(wù)流程信息化、流程信息數(shù)據(jù)化，從而更好地服務(wù)學(xué)校的戰(zhàn)略目標(biāo)和教職員工。首先，深入開(kāi)展人力資源管理流程調(diào)研。對(duì)招聘與離職管理、績(jī)效管理、薪酬管理、檔案管理等不同業(yè)務(wù)模塊的管理事項(xiàng)進(jìn)行解構(gòu)，梳理業(yè)務(wù)流程，分解管理動(dòng)作，了解每個(gè)步驟的目的、執(zhí)行者和時(shí)間消耗，形成工作流程圖。厘清各項(xiàng)管理職能的內(nèi)在邏輯，比如薪酬受教職工崗位聘用、出勤情況、考核結(jié)果等因素影響，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中就應(yīng)該將上一個(gè)流程的工作結(jié)果數(shù)據(jù)自動(dòng)關(guān)聯(lián)到下一個(gè)流程，通過(guò)程式化的參數(shù)設(shè)計(jì)自動(dòng)計(jì)算。其次，研究人力資源管理流程優(yōu)化。通過(guò)工作關(guān)聯(lián)部門(mén)及人力資源管理部門(mén)的內(nèi)部研究，以職責(zé)為核心，研究在信息化環(huán)境下流程優(yōu)化的方案，減少冗余環(huán)節(jié)和不必要的程序，增加流程運(yùn)轉(zhuǎn)的并行環(huán)節(jié)，提高整體效率，形成流程優(yōu)化方案。最后，持續(xù)改進(jìn)流程，優(yōu)化方案實(shí)施后依然需要定期評(píng)估效果，并根據(jù)反饋和新的需求進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。

人力資源數(shù)據(jù)治理是信息化轉(zhuǎn)型的核心 在信息化環(huán)境下，所有的管理運(yùn)作和管理流程，體現(xiàn)的都是數(shù)據(jù)流，數(shù)據(jù)的客觀真實(shí)性直接決定了人力資源管理業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性，數(shù)據(jù)治理至關(guān)重要。一是要做好存量數(shù)據(jù)的清理，人力資源管理的延續(xù)性非常強(qiáng)，存量數(shù)據(jù)的清理與錄入是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程。在基礎(chǔ)信息方面，可以以人事檔案專審數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，把重要的檔案資料信息化，作為各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。二是建立數(shù)據(jù)審核確認(rèn)機(jī)制，在系統(tǒng)建設(shè)時(shí)要充分考慮各類管理數(shù)據(jù)調(diào)整的發(fā)起、復(fù)核、審批流程，通過(guò)系統(tǒng)的功能保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。要建立數(shù)據(jù)調(diào)整確認(rèn)機(jī)制，所有數(shù)據(jù)的變化都需要至少雙人復(fù)核確認(rèn)，重要數(shù)據(jù)的調(diào)整需要經(jīng)過(guò)有權(quán)審批人的審批，確保數(shù)據(jù)調(diào)整的合法性和準(zhǔn)確性。三是要建立不同數(shù)據(jù)間的交叉核驗(yàn)機(jī)制，各類人力資源管理數(shù)據(jù)存在很強(qiáng)的內(nèi)部關(guān)聯(lián)性，將有關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)參數(shù)化后，可以對(duì)不同數(shù)據(jù)間的邏輯進(jìn)行交叉比對(duì)，從而確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。四是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)參數(shù)管理，在數(shù)據(jù)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)方面，按照業(yè)務(wù)邏輯對(duì)相關(guān)的結(jié)果數(shù)據(jù)進(jìn)行拆解實(shí)現(xiàn)參數(shù)化，從而實(shí)現(xiàn)常規(guī)業(yè)務(wù)辦理的自動(dòng)化。如，職工的工資受工作年限、崗位、考核、考勤和學(xué)校分配方案等影響，把影響因素進(jìn)行拆解后形成工資分配參數(shù)，比如每年由于工作年限自然增長(zhǎng)導(dǎo)致工資分配變化應(yīng)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)生成調(diào)整數(shù)據(jù)。

與其他部門(mén)良性互動(dòng)是信息化轉(zhuǎn)型的保障 人力資源管理是高校順暢運(yùn)轉(zhuǎn)的核心，在人力資源管理信息化轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，人力資源管理部門(mén)要與其他部門(mén)建立良性互動(dòng)。一是要實(shí)現(xiàn)人力資源管理信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)間的互聯(lián)互通，建立人力資源管理信息系統(tǒng)與學(xué)校的辦公系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、即時(shí)通訊系統(tǒng)等數(shù)據(jù)交互，確保數(shù)據(jù)的自動(dòng)推送和互認(rèn)，比如教務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)的教師工作量可以每月定期向人力資源管理信息系統(tǒng)推送數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)教師工作量聯(lián)動(dòng)核算教師績(jī)效工資。二是形成人力資源管理事項(xiàng)的溝通討論機(jī)制，通過(guò)會(huì)議、討論或工作坊等溝通渠道對(duì)重要事項(xiàng)進(jìn)行交流、協(xié)商，研究解決方案，強(qiáng)化對(duì)業(yè)務(wù)的系統(tǒng)支持。三是強(qiáng)化培訓(xùn)支持，在系統(tǒng)上線之前進(jìn)行充分培訓(xùn)，結(jié)合崗位制作操作手冊(cè)，確保系統(tǒng)用戶對(duì)系統(tǒng)的使用和操作有充分的了解，充分利用好系統(tǒng)功能。

[作者單位：廣州開(kāi)放大學(xué)黨委教師工作部（組織人事處）]

基金項(xiàng)目：本文系1．廣西職業(yè)教育教學(xué)改革研究項(xiàng)目“平陸運(yùn)河助推經(jīng)濟(jì)騰飛背景下社區(qū)教育發(fā)展的研究與實(shí)踐”（課題號(hào)：GXSQJG2023B007）；2.廣西開(kāi)放大學(xué)校級(jí)課題“鄉(xiāng)村社區(qū)教育助力鄉(xiāng)村振興的研究與實(shí)踐”（課題號(hào)：2023XYB09）階段性研究成果。