企業(yè)檔案異地備份工作探討

王賢

摘 要：檔案安全是檔案工作的底線，企業(yè)對重要檔案異地備份是防止重大自然災(zāi)害和公共突發(fā)事件對檔案造成危害的重要手段?；跈n案異地備份工作的重要性，文章重點闡述企業(yè)檔案異地備份的實施過程，即“爭制選簽，雙選做查”八字方針，以期對后續(xù)企業(yè)開展檔案異地備份工作提供參考。

關(guān)鍵詞：異地備份；檔案備份；檔案安全

檔案安全是檔案工作的底線，對重要檔案備份是保護檔案安全，減少人為因素和自然因素對檔案造成危害的主要方式，而實施異地備份則是防止地震、臺風、洪水等重大自然災(zāi)害以及戰(zhàn)爭等突發(fā)公共事件對檔案損壞的災(zāi)備方案，是實現(xiàn)安全、高效、長期保管檔案的重要手段。

一、檔案異地備份的發(fā)展歷程

檔案異地備份由來已久，早在公元前11世紀的西周，為了便于日常政務(wù)利用，保護正本的安全，便會制作檔案副本，由各類文書主管部門和有關(guān)部門保存，這是檔案異地備份早期雛形。20世紀30年代，中央秘書處規(guī)定中央下發(fā)的文件和各地上報的文件，均實行“三套制”，一份送共產(chǎn)國際代存，一份送文件保管處集中保存，一份呈請中央領(lǐng)導人批辦。正是這種異地備份的容災(zāi)做法，為保管黨內(nèi)重要檔案資料作出了突出貢獻。1962年，在“南水北調(diào)”工程長江水利辦存放水文檔案的大樓爆炸事件后，中央提出有關(guān)部門要把檔案復制四份，存放全國不同地方。

國內(nèi)檔案工作者對檔案異地備份的研究，比較早的是1999年廈門市檔案館的曾少雄，從9·21臺灣大地震觸發(fā)對城建檔案異地備份的思考。2008年，汶川地震使檔案資源遭受重大損失，為檔案從業(yè)者敲響容災(zāi)警鐘。2009年，全國檔案館工作會議上提出要各級國家檔案館通過建立異地備份庫等形式，對重要檔案及其電子文件實行異地備份，確保檔案信息資源的絕對安全，檔案異地備份進入發(fā)展期，各專家學者對檔案異地備份的緊迫性、備份機制以及管理策略等方面的研究與討論也逐步增多，持續(xù)到2018年后有所回落。

二、企業(yè)檔案異地備份保存的意義

1.檔案安全的要求

實施檔案異地備份是保證實體檔案安全的需要。2001年，美國“9·11”事件導致大樓中的很多公司因重要信息毀滅而宣告破產(chǎn)。2008年的5.12汶川地震，2010年的青海玉樹地震、舟曲泥石流，均導致大量檔案資料遭受無法彌補的毀滅性危害。各類自然災(zāi)害發(fā)生讓檔案實體時刻處在危險的境遇之中，如不采取異地備份將可能給企業(yè)帶來不可彌補的損失。

實施檔案異地備份是保證電子檔案安全的需要。隨著企業(yè)檔案信息化進程的加快，產(chǎn)生了大量的電子檔案數(shù)據(jù)，包括原生電子檔案以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本。如果發(fā)生軟硬件故障、操作失誤以及網(wǎng)絡(luò)攻擊等情況，將會導致檔案信息遭受非法篡改、刪除，使數(shù)據(jù)失真、受損。為了有效保護檔案安全，需要在日常備份的基礎(chǔ)上，增加實施異地備份，多重手段、多重防御，以達到提高應(yīng)對風險的能力。

2.落實相關(guān)規(guī)定的要求

國家出臺了相關(guān)法律法規(guī)，國家檔案局也起草多份國家標準和行業(yè)標準，為檔案異地備份提供制度支撐?！吨腥A人民共和國檔案法》第三十九條規(guī)定“檔案館可以對重要電子檔案實行異地備份保管”?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提到，扎實做好檔案數(shù)字資源備份工作，完善備份機制，實現(xiàn)館（室）藏全部檔案數(shù)字資源完整備份，重要電子檔案異地異質(zhì)備份，積極探索備份新途徑，加強備份工作全過程安全監(jiān)控，切實保障檔案數(shù)字資源安全。《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》指出，三套載體最好分開保存，有條件的單位應(yīng)將一套置于距離300公里以上、不在同一流域的地點保存或不同的建筑物內(nèi)保管。此外，《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等標準中也均對異地備份做出相關(guān)規(guī)定。

三、企業(yè)檔案異地備份現(xiàn)存的問題

1.對檔案異地備份的重要性認識不足

目前，一些大型國企、央企以及經(jīng)濟較發(fā)達城市的檔案館都陸續(xù)開展了館藏檔案異地備份工作，但一些小型企業(yè)或經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)的檔案館，由于存在僥幸心理，對檔案異地備份工作重視程度不夠，導致工作推進緩慢，至今仍未實施。

2.企業(yè)內(nèi)部缺乏資源支持

實施檔案異地備份是一個長周期的工作，且備份后數(shù)據(jù)安全的維護均需要投入大量的人力和物力。由于企業(yè)的資金預算相對緊張，檔案部門也并非處于一線生產(chǎn)地位，往往難以得到領(lǐng)導的支持，導致備份工作舉步維艱。

3.缺乏詳細的規(guī)范標準支持

目前，尚未有可以直接指導檔案異地備份工作開展的規(guī)范標準，僅在相關(guān)文件中提出需要實施檔案異地備份的要求。但是，對于異地備份開展方式、執(zhí)行標準、存儲要求和安全保密要求等沒有更為詳細的規(guī)定，企業(yè)無法及時規(guī)范開展檔案異地備份工作。

4.選址不符合規(guī)范

檔案異地備份地點要兩地相距300公里以上，且不在同一流域或同一地震帶上，對于電子檔案備份還不應(yīng)在同一電網(wǎng)。目前，很多企業(yè)選定的異地備份地址未達到該要求，如果兩地相距過近，發(fā)生的自然災(zāi)害會同步受到影響，從而失去了異地備份的意義。

四、企業(yè)檔案異地備份的實施內(nèi)容

對于企業(yè)檔案異地備份，已有大量學者和檔案工作人員對其提出了獨有的見解。因此，筆者在現(xiàn)有學者和檔案工作的研究基礎(chǔ)上，對企業(yè)檔案異地備份實施內(nèi)容進行總結(jié)，即“爭制選簽，雙選做查”八字方針。

一是爭取支持。企業(yè)檔案部門應(yīng)對分管領(lǐng)導展開專項匯報，讓領(lǐng)導認識檔案異地備份對于災(zāi)后檔案重建工作、保護檔案安全的重要性，爭取企業(yè)專項資金支持，用以購買相應(yīng)的設(shè)備，使企業(yè)穩(wěn)定、規(guī)范開展異地備份工作。

二是建立制度。企業(yè)檔案部門應(yīng)在國家、行業(yè)和地方檔案管理標準的要求下，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部實際情況建立異地備份管理制度和工作細則，如企業(yè)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范、異地備份實施策略和機制、異地備份數(shù)據(jù)恢復方案、異地備份安全管理制度等，細化管理細則、責任劃分、備份范圍、備份方式和備份周期等，使其更具有操作指導性，為本企業(yè)異地備份工作的開展提供完善的制度保障。

三是謹慎選址。加強對備選地址的考察，除滿足基礎(chǔ)的距離、流域和地震帶要求外，還要調(diào)查歷史上的地震、洪水和泥石流等自然災(zāi)害發(fā)生頻率。異地備份的雙方相隔距離越遠，氣候、地質(zhì)和水文條件差異越大的同時，受到自然災(zāi)害和突發(fā)公共事件損害的可能性越小。此外，還要綜合考慮備份地點的庫房條件、保管設(shè)備設(shè)施和人員資質(zhì)等需要。

四是簽訂協(xié)議。為了有效保障雙方合作長期穩(wěn)定，應(yīng)簽訂檔案異地備份協(xié)議，對雙方的權(quán)利義務(wù)、費用、資源、備份介質(zhì)、移交方式和頻率、保管條件和要求、安全保密等方面有明確規(guī)定、協(xié)商一致，公平公正，以維護雙方的合法權(quán)益，保證備份介質(zhì)和數(shù)據(jù)的安全。

五是選擇備份范圍。對于需要異地備份的檔案范圍沒有明確規(guī)定，有條件的企業(yè)可以實行館藏檔案全備份。如果館藏檔案的數(shù)量大、種類多，短期內(nèi)完成全部館藏的異地備份工作難度較大，應(yīng)根據(jù)重要程度、保管期限、產(chǎn)生時間和使用頻率等劃分優(yōu)先級，分步實施，逐步、有序推進。

例如，保管期限為永久的檔案、公司運作必需的檔案，公司重點、特色業(yè)務(wù)產(chǎn)生的檔案以及利用率較高的檔案等優(yōu)先備份。

六是選定備份方式。企業(yè)應(yīng)當根據(jù)館藏容量、資金和人員等實際情況，綜合考慮各類檔案異地備份方式和備份載體，既要量力而行，又要盡力而為，有條件的企業(yè)可以綜合使用多種備份方式，最大限度地保護檔案安全。目前，國內(nèi)檔案異地備份方式主要有：

（1）在線異地備份。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將本企業(yè)的檔案資源備份至接收方。在線異地備份的數(shù)據(jù)可被多臺計算機或網(wǎng)絡(luò)設(shè)備讀取，方便數(shù)據(jù)共享，備份頻率高。但是，建議通過專用網(wǎng)絡(luò)傳輸，以保證檔案信息安全。

（2）建立異地備份中心。建立異地備份中心，將重要檔案集中備份，存儲介質(zhì)或設(shè)備集中部署，性價比高、集中管理效益高，但需要綜合考慮異地備份中心的地理位置、配套設(shè)施等，一次投入成本以及后續(xù)的維護成本較高。適用于大型國有企業(yè)，資金實力較為雄厚，且由集團牽頭組織建立，統(tǒng)一規(guī)劃，集團內(nèi)各成員單位均可使用。此種方式中小型企業(yè)實現(xiàn)較為困難。

（3）離線異地備份。將本企業(yè)檔案資源存儲在可脫離計算機保留的載體介質(zhì)上，并將備份載體運輸至接收方保管。離線備份不受計算機和網(wǎng)絡(luò)的限制，資金投入成本相對較低，操作方便，硬件可便捷配置。但數(shù)據(jù)量巨大時，存放介質(zhì)較多，加大管理難度。并且，當發(fā)生災(zāi)害時需逐份讀取恢復。離線備份的介質(zhì)類型選擇較多，表1比較了各類載體類型，企業(yè)可根據(jù)實際情況綜合選擇。

（4）異地備份外包。企業(yè)將檔案異地備份工作外包至其他公司。異地備份的軟硬件設(shè)備設(shè)施由外包公司承擔，本企業(yè)僅需支付外包租借費用即可。但保密性能得不到保障，市場可以提供專業(yè)檔案異地備份的供應(yīng)商并不多，服務(wù)效果得不到保證。

企業(yè)還可以積極探索與政府所屬公共檔案館合作的新模式，專業(yè)檔案館異地備份存儲條件規(guī)范、人員技術(shù)有保證、管理系統(tǒng)安全可靠，企業(yè)也可為公共檔案帶來額外的經(jīng)濟效益，雙方可互利互惠。

表1 離線備份常見載體對照表

載體類型 容量 價格 硬件

設(shè)備 保管時間 有無國內(nèi)標準 綜合評價

光盤 容量小，最大單盤容量300G 單盤價格較為便宜 電腦、藍光光驅(qū) 檔案級CD、DVD光盤的保存壽命大于20年，檔案級藍光光盤的保存壽命大于30年 《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》《檔案數(shù)字化光盤標識規(guī)范》《電子檔案存儲用可錄類藍光光盤（BD-R）技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》 優(yōu)點：價格低，便于操作，不易被篡改，保管期限較長。缺點：容量小，備份及讀取速度慢。

硬磁盤 容量大 相對較高 電腦 保管時間短，硬磁盤在5年左右 《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范》 優(yōu)點：容量大、傳輸速度快、使用方便。

缺點：保存時間短、不耐摔。

磁帶 容量大，LTO8磁帶可達到12TB 磁帶價格便宜，但需要的軟件（備份軟件）和硬件（磁帶機）價格較高 專用備份軟件，專用磁帶機 根據(jù)DA/T83-2019《檔案數(shù)據(jù)存儲用LTO磁帶應(yīng)用規(guī)范》第11.3描述：保存時間超過10年的磁帶，更新或轉(zhuǎn)換。因此，磁帶作為檔案數(shù)據(jù)存儲時的壽命為10年 《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》《檔案數(shù)據(jù)存儲用LTO磁帶應(yīng)用規(guī)范》 優(yōu)點：容量大、穩(wěn)定性強、傳輸速度穩(wěn)定。缺點：保存時間短、更新?lián)Q代速度快，新版本磁帶機可能不兼容舊版本磁帶。

縮微膠片 存儲密度高，每幅膠片能濃縮A0圖紙大小 價格高 膠片掃描儀、膠片沖洗設(shè)備、膠片讀取設(shè)備 保管時間長，100年以上。在一定的溫濕度條件下保存壽命可達500年 《縮微攝影技術(shù)在16mm卷片上拍攝檔案的規(guī)定》《縮微攝影技術(shù)在A6平片上拍攝檔案的規(guī)定》《檔案縮微品保管規(guī)范》《檔案縮微品制作記錄格式和要求》《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術(shù)規(guī)范》《特殊和超大尺寸制止檔案數(shù)字圖像輸出到縮微膠片上的技術(shù)規(guī)范》 優(yōu)點：保存時間最長，技術(shù)標準最為完善。缺點：部分格式，如數(shù)據(jù)庫文件、三維CAD文件、音視頻文件等無法復制成為縮微膠片。數(shù)字膠片的出現(xiàn)有望解決該問題，目前正在研究階段

七是實施備份。萬事俱備后，企業(yè)便可正式異地傳輸工作。如果是離線異地備份，需由專人定期將備份載體運送至備份地點，在條件允許的情況下還應(yīng)當專車運輸，需要采用牢固、可靠的方式包裝，避免運輸過程中載體受損。接收方與寄送方需當面交接清點，保留交接記錄。未經(jīng)允許，接收方不可打開查看和使用。如果是在線異地備份，需通過技術(shù)手段保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?，如鋪設(shè)或租借專用線纜傳輸數(shù)據(jù)、增加安全密鑰、身份認證、分級授權(quán)、預警提醒和斷電保護等功能，防止未經(jīng)授權(quán)訪問、修改、破壞檔案信息，有條件的企業(yè)可采用區(qū)塊鏈等最新技術(shù)維護檔案信息的真實、完整、可用和安全。系統(tǒng)中應(yīng)當保留相關(guān)日志記錄。

八是定期檢查。檔案異地備份并不是將備份載體送至接收單位就算結(jié)束了，還需要后續(xù)的定期檢測與維護，一旦備份的數(shù)據(jù)發(fā)生故障、無法恢復，那異地備份將毫無作用。企業(yè)需要有專人根據(jù)不同載體的檢測周期定期抽檢，檢測時發(fā)現(xiàn)問題的備份載體應(yīng)立即更新和數(shù)據(jù)遷移，保證異地備份載體的安全和長期可讀。通過在線備份方式可以增加數(shù)據(jù)預警、數(shù)據(jù)檢測、數(shù)據(jù)保全和數(shù)據(jù)恢復等各項功能，并定期對備份數(shù)據(jù)實行恢復測試，確保備份數(shù)據(jù)在發(fā)生損毀時能順利恢復。

五、結(jié)語

檔案是整個社會的珍貴財富，在自然災(zāi)害和突發(fā)公共事件發(fā)生頻率逐步增高的今天，檔案人員必須具有前瞻意識和風險意識，居安思危，未雨綢繆，通過各類手段保護檔案實體和信息的安全。同時，要加強對先進信息技術(shù)的學習，以適應(yīng)快速發(fā)展的社會環(huán)境，只有這樣才能提高企業(yè)災(zāi)害應(yīng)對能力，促進檔案事業(yè)長足發(fā)展，更好地發(fā)揮檔案的價值。

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（作者單位：廣西防城港核電有限公司）