檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建

李晶

摘 要：隨著社會的發(fā)展，人們越來越發(fā)現(xiàn)了檔案的重要性。其主要的原因就在于，檔案能夠非常好的反應(yīng)出當(dāng)時的歷史事態(tài)。但是在當(dāng)前來看，我國的檔案工作一直存在一些問題，其主要的原因就是我國的檔案安全保障管理機(jī)制不夠成熟。甚至在一些單位中，這種檔案安全保障管理機(jī)制都是不存在的?；谶@種情況，必然就需要進(jìn)行改革。本文就從當(dāng)前建立檔案安全管理機(jī)制的重要性入手，來探究如何來建造檔案安全管理機(jī)制。

關(guān)鍵詞：檔案安全；安全保障；管理機(jī)制

什么是檔案？簡單的說就是歷史資料。這些歷史資料包括的就是當(dāng)時的歷史事件的具體內(nèi)容，如果這件事情在若干年后依舊沒有被人提起，那么這份檔案的存在意義就不大。但是多年以后如果關(guān)于這件事情依舊被人提起，而且牽扯重大，那么這份檔案的價(jià)值就非常的高。由于檔案是留給未來的，所以，每一份檔案的具體價(jià)值如何，是很難評判的。在這種情況下，就需要對所有的檔案做好管理，尤其是其安全保障管理機(jī)制。

1 檔案安全管理機(jī)制構(gòu)建的必要性

在當(dāng)前來看，檔案安全管理機(jī)制的構(gòu)建是非常重要的。其主要的原因有這么幾點(diǎn)：首先是能夠保證檔案不丟失。檔案丟失是一個非常常見的事情。這其中原因有很多。除了少數(shù)被人為偷走的檔案之外，大部分的檔案都是因?yàn)闀r間太久，在轉(zhuǎn)移的時候忘記而丟掉的。尤其是在早些年，我國的檔案都是紙質(zhì)檔案，這種檔案會發(fā)生嚴(yán)重的腐蝕現(xiàn)象。一些陳舊的檔案如果管理的不好，會出現(xiàn)腐蝕自毀的現(xiàn)象。而檔案安全管理機(jī)制的構(gòu)建，在很大的程度上是能夠保證檔案不丟失。其次就是能夠確保機(jī)密不外流。在很多的企業(yè)和事業(yè)單位中，其檔案中都是會有著一系列的機(jī)密。這些機(jī)密還不能夠銷毀，因此只能夠?qū)⑵洚?dāng)做一個機(jī)密檔案進(jìn)行儲存。所以，建設(shè)檔案安全保障管理機(jī)制是非常重要的。最后就是能夠降低其發(fā)展風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)橐粋€單位的檔案庫幾乎就是記載了這個單位的全部內(nèi)容，從其發(fā)展，到現(xiàn)今，都是記錄其中的。在這種情況下，就需要進(jìn)行全面的保護(hù)。

2 案安全管理機(jī)制構(gòu)建原則

第一，全面監(jiān)控原則。在檔案安全管理機(jī)制的構(gòu)建原則中，最為核心的一個原則就是全面監(jiān)控原則。畢竟，檔案作為一個單位重要的內(nèi)容之一，因?yàn)槠渲猩婕暗降膬?nèi)容太多，一旦被盜竊，那么所遭受的損失是非常嚴(yán)重的。這還不同于以往的時代，在人工檔案的時代，如果檔案出現(xiàn)丟失，那么是能夠快速發(fā)現(xiàn)的。但是在當(dāng)前社會中，檔案都是電子化的。如果對方只是單純的復(fù)制一份，那么是難以發(fā)現(xiàn)。因此就需要進(jìn)行全面的監(jiān)控，才能夠保證其不會出現(xiàn)問題。

第二，相對穩(wěn)定原則。這個原則是檔案安全管理機(jī)制構(gòu)建原則中第二個要提到的部分。因?yàn)樵谶M(jìn)行檔案安全管理機(jī)制構(gòu)建的時候，機(jī)制如果不夠穩(wěn)定，那么就會出現(xiàn)很大的問題，讓其顯得毫無意義。這是不能夠允許的。這種機(jī)制要長期且具有一定發(fā)展性的，能夠不斷變化，這樣才能夠滿足單位的需求。

第三，實(shí)事求是原則。檔案安全關(guān)系到國家利益問題，也是國家的大事。因此，其安全保障體系要全面規(guī)范化和系統(tǒng)化，其要以實(shí)踐為基礎(chǔ)，以各單位的基本條例為保障，一定不能夠照抄或照搬國外的相關(guān)理論，有悖于我國的國情，造成檔案安全保障管理機(jī)制形同虛設(shè)

3 檔案安全管理機(jī)制構(gòu)建設(shè)想

3.1檔案安全保障隊(duì)組織建設(shè)機(jī)制

組織建設(shè)是檔案安全的基石。為此，建議建立一套完善的檔案安全管理體系。綜上可知，全面的管理和落實(shí)，有利于體現(xiàn)其嚴(yán)肅性和重要性，只有樹立起絕對的權(quán)威性，才能夠真正體現(xiàn)檔案安全保障管理體系的重要性，因此，只有將檔案安全機(jī)構(gòu)的工作交給的本單位的最高領(lǐng)導(dǎo)人員主管，才能夠切實(shí)保障其安全性。各級檔案安全組織的職能主要是負(fù)責(zé)與檔案安全相關(guān)的規(guī)劃、投資、安全政策、資源利用和事故處理等方面的決策和實(shí)施。因此，需根據(jù)《檔案法》等相關(guān)法律、制度和規(guī)范，建立各級機(jī)構(gòu)的檔案安全保護(hù)策略和安全目標(biāo)以及實(shí)施細(xì)則，并予以貫徹實(shí)施。

3.2制度建設(shè)機(jī)制

檔案管理制度是否具有嚴(yán)密性、合理性、科學(xué)性等特點(diǎn)，直接影響到檔案的安全與否。檔案在搜集、建立、保管的過程中，時刻都存在著被破壞、篡改，嚴(yán)重的情況下，還可能出現(xiàn)丟失的可能性，因此，為了實(shí)施檔案的安全保管，有必要實(shí)施一套完善且嚴(yán)格的管理制度，將不安全因素消滅在萌芽中，以達(dá)到檔案在管理過程中的安全性。第一，完善檔案從保管到保密的相關(guān)制度，且認(rèn)真梳理相關(guān)制度和方法，有不完善的地方及時改正，努力做到從檔案的搜集到保管的全程管理。第二，歸檔前要請專業(yè)人員做業(yè)務(wù)指導(dǎo)。一旦形成檔案，就不能夠更改，同時，其在形成的過程中藥權(quán)責(zé)分明。第三，建立科學(xué)的歸檔制度，檔案在進(jìn)行歸檔的時候，相關(guān)工作人員要對需要建檔的檔案進(jìn)行全面且認(rèn)真的檢查，仔細(xì)甄別即將歸檔的檔案是否真實(shí)且可靠。然后，存儲介質(zhì)要使用可靠且安全的介質(zhì)，檢測其安全性，依據(jù)嚴(yán)格的保管制度，完善對其的保管標(biāo)準(zhǔn)。同時要采取不定期檢測形式，對載體、存儲介質(zhì)進(jìn)行檢查，以達(dá)到檔案安全的目的。同時利用嚴(yán)密的維護(hù)措施，建立本單位的檔案使用制度。特別是對數(shù)字檔案的使用者做出明確的規(guī)定，使數(shù)字檔案更加安全。

3.3風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制

目前，許多行業(yè)的管理都引入風(fēng)險(xiǎn)管理的思想。在檔案保管領(lǐng)域，檔案安全同樣面臨諸多自然與人為的風(fēng)險(xiǎn)，因此，建立風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制成為必需。

在這里，我們認(rèn)為，風(fēng)險(xiǎn)管理就是以可接受的費(fèi)用識別、控制、降低或消除可能影響檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的過程。它是以科學(xué)的管理方法實(shí)現(xiàn)檔案最大安全保障的活動的總稱。風(fēng)險(xiǎn)管理通過風(fēng)險(xiǎn)評估識別風(fēng)險(xiǎn)大小，通過制定檔案安全保護(hù)方針、采取適當(dāng)控制目標(biāo)與方式對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，使風(fēng)險(xiǎn)被避免、轉(zhuǎn)移或降至對檔案產(chǎn)生最小破壞的水平。

檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制包括檔案安全風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃制定、風(fēng)險(xiǎn)評估、風(fēng)險(xiǎn)控制、風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告。檔案安全風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃制定是整個風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃的首要環(huán)節(jié)，是整體協(xié)調(diào)和控制風(fēng)險(xiǎn)管理的過程。主要是各級檔案保管部門根據(jù)本單位具體情況，制定本部門全面、動態(tài)的檔案安全保障計(jì)劃。

4 總結(jié)

檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建在很大的程度上來看是一個單位發(fā)展的重要內(nèi)容之一。畢竟，如果一個單位的檔案都存在著問題，那么其發(fā)展也必然是存在一定的問題的。這是時代的要求，也是社會的要求。

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