淺析檔案安全防護(hù)和應(yīng)急管理

佘瑩

【摘要】檔案信息在現(xiàn)代社會(huì)中的作用越來(lái)越重要，許多檔案在日常的管理中需要注重檔案安全的防護(hù)和應(yīng)急管理措施。本文主要從這一角度出來(lái)，提出了幾點(diǎn)檔案安全防護(hù)的措施。

【關(guān)鍵詞】檔案安全；防護(hù)管理；應(yīng)急管理

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，檔案作為各項(xiàng)事件的記錄載體，開(kāi)始在社會(huì)中扮演越來(lái)越重要的作用。因?yàn)闄n案信息重要性越來(lái)越高，人們對(duì)檔案的重視程度也隨之提高，檔案本身的安全保護(hù)工作也開(kāi)始呈現(xiàn)出一種極為重要的保護(hù)意義。這就要求檔案管理人員經(jīng)常對(duì)管理的檔案進(jìn)行安全檢查，并給予及時(shí)和安全的保護(hù)。同時(shí)要對(duì)檔案保管室的安全性和保密性給與高度的關(guān)注和重視，只有這樣才能保障檔案信息的安全性，才能保證檔案信息所具有的各種突出性的作用，以及我國(guó)信息體系的建設(shè)性。經(jīng)過(guò)筆者的分析總結(jié)，可以采取以下幾種檔案安全防護(hù)和應(yīng)急管理的措施。

一、嚴(yán)格的工作人員進(jìn)出檔案管理庫(kù)制度

對(duì)檔案采取安全管理工作，首先需要對(duì)工作人員的進(jìn)出進(jìn)行嚴(yán)格的管理和控制。因?yàn)闄n案管理科室是檔案管理部門(mén)中最為重要的地方，相關(guān)的工作人員必須要根據(jù)制定的嚴(yán)格制度進(jìn)出。科室的制度主要包括這樣幾個(gè)內(nèi)容：非檔案管理科室工作人員嚴(yán)禁出入檔案管理科室，如果遇到緊急情況必須要進(jìn)入科室就需要做好詳盡的登記記錄；在檔案管理室內(nèi)禁止出現(xiàn)明火，做好消防安全保護(hù)工作；下班后要對(duì)檔案管理室進(jìn)行嚴(yán)密的巡視和關(guān)閉窗門(mén)等，保護(hù)整個(gè)檔案管理室的安全性。

二、做好檔案管理室內(nèi)溫度和濕度的控制工作

現(xiàn)階段我國(guó)檔案資料多數(shù)仍然為紙質(zhì)資料，這就對(duì)檔案管理室內(nèi)的溫度和濕度提出嚴(yán)格的要求，必須要將其控制在良好的室內(nèi)溫度和濕度中，這樣才能延長(zhǎng)檔案資料使用壽命。檔案管理室內(nèi)一般設(shè)置有控制室內(nèi)溫度和濕度的設(shè)備，要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行查看，確保室內(nèi)的溫度和濕度保證在一定的范圍之內(nèi)。根據(jù)相關(guān)部門(mén)制定的規(guī)則，檔案管理室內(nèi)的溫度一般要控制在十四攝氏度到二十四攝氏度之間，相對(duì)濕度則保持在45%-60%之間。一旦在檢查過(guò)程中，出現(xiàn)任何溫度和濕度異常的情況，要立刻采取及時(shí)有效的措施加以調(diào)整和制止，從而使得溫度和濕度恢復(fù)到正常的狀況。

同時(shí)，還有一些相對(duì)于高檔的檔案管理室選擇利用恒溫的機(jī)器設(shè)備來(lái)確保檔案管理室內(nèi)溫度和濕度，從而不斷延長(zhǎng)檔案的使用壽命。

三、檔案管理室內(nèi)的“八防”措施

許多檔案管理科是在對(duì)檔案進(jìn)行管理和保護(hù)過(guò)程中，從八個(gè)方面加以注意和保護(hù)，這八個(gè)方面被稱(chēng)之為檔案管理的“八防”措施。

（一）防火消防措施。檔案資料一般為紙質(zhì)資料，所以防火工作是保護(hù)檔案安全的重中之重。這就要相關(guān)的工作人員一定要經(jīng)常性的檢查檔案管理室內(nèi)的電路，避免因?yàn)榫€路老化導(dǎo)致引發(fā)的火災(zāi)。同時(shí)，要在檔案管理室內(nèi)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的火災(zāi)預(yù)防制度，并且在檔案管理室內(nèi)安放大量滅火設(shè)備和滅火器材等。

（二）防水措施。檔案庫(kù)房應(yīng)該建立在十燥的環(huán)境下，盡量設(shè)置在辦公區(qū)的高層，遠(yuǎn)離低地勢(shì)；庫(kù)房?jī)?nèi)不設(shè)供水管道；檔案管理工作人員盡量不要在庫(kù)房?jī)?nèi)喝水，以防損壞檔案

（三）防潮措施。檔案庫(kù)房管理工作人員應(yīng)該嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度和濕度，避免檔案潮濕現(xiàn)象的出現(xiàn)，保障檔案庫(kù)房的通風(fēng)性良好，常對(duì)庫(kù)房進(jìn)行防潮處理，確保檔案庫(kù)房干燥通風(fēng)。

（四）防霉措施。檔案發(fā)霉現(xiàn)象在檔案庫(kù)房中經(jīng)常出現(xiàn)，其原因是在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)密集陰暗環(huán)境的影響下，微生物極易發(fā)生霉變。因此檔案庫(kù)房要及時(shí)清理檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的各種垃圾和灰塵；經(jīng)常對(duì)庫(kù)房進(jìn)行通風(fēng)，保障檔案庫(kù)房的十燥；對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行空氣凈化，保障檔案庫(kù)房?jī)?nèi)空氣清新；進(jìn)行一些防霉處理；確保檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度和濕度在合理的范圍內(nèi)。

（五）防蟲(chóng)措施。首先在檔案庫(kù)房的選址時(shí)，最好遠(yuǎn)離潮濕陰暗的環(huán)境，遠(yuǎn)離易產(chǎn)生蟲(chóng)害的廚房、貨倉(cāng)等地；其次，在進(jìn)行檔案入庫(kù)前，要對(duì)庫(kù)房進(jìn)行防蟲(chóng)害預(yù)處理，在角落內(nèi)放置驅(qū)蟲(chóng)藥物，做好預(yù)防措施；最后，一旦發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害現(xiàn)象，要及時(shí)處理，對(duì)受害的檔案也要進(jìn)行處理，盡最大可能的減少損失。

（六）防光措施。光的直接照射對(duì)檔案具有破壞性，尤其是紫外線，會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)變脆，壽命降低。檔案庫(kù)房應(yīng)盡量建設(shè)在沒(méi)有窗戶(hù)的房屋內(nèi)，減少光照。

（七）防塵措施。灰塵會(huì)對(duì)檔案造成隱形的破壞與污染，在檔案管理工作中，檔案管理人員不可忽視灰塵對(duì)檔案的破壞作用。檔案管理工作人員應(yīng)該經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行清理，保持其清潔度；盡量采取一些行之有效的空氣凈化措施；減少人員的出入，避免帶來(lái)更多的灰塵。

（八）防盜措施。檔案庫(kù)房應(yīng)該安裝防盜報(bào)警系統(tǒng)，設(shè)立安全預(yù)警機(jī)制；檔案管理工作人員進(jìn)出庫(kù)房要及時(shí)鎖好門(mén)窗并確保門(mén)窗的牢固性，發(fā)現(xiàn)安全隱患，及時(shí)上報(bào)，及時(shí)解決

四、定期檢查、清點(diǎn)檔案

檔案人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)應(yīng)該遵循相關(guān)工作制度和規(guī)范定期對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)工作。尤其是在進(jìn)行檔案遷移或更換庫(kù)房的工作時(shí)，一定要認(rèn)真、細(xì)致地做好庫(kù)房的檢查、清點(diǎn)工作，確保庫(kù)房?jī)?nèi)檔案無(wú)問(wèn)題。

五、檔案應(yīng)急管理

檔案的應(yīng)急管理工作十分重要，檔案的應(yīng)急管理是指在發(fā)生災(zāi)害時(shí)，及時(shí)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行搶救，盡最大可能的減少災(zāi)害損失在檔案管理工作中，管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)具體情況設(shè)立檔案應(yīng)急管理方案，組織專(zhuān)人進(jìn)行培訓(xùn)和預(yù)演，加強(qiáng)檔案管理工作人員的危機(jī)處理能力。

六、結(jié)束語(yǔ)

作為國(guó)家重要的信息資源之一，檔案對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步具有重大的推動(dòng)作用，在日常的檔案管理工作中，一定要對(duì)檔案的安全防護(hù)工作加以重視，在日常的生產(chǎn)與生活中，相關(guān)的檔案行業(yè)工作者應(yīng)該注重對(duì)檔案安全防護(hù)工作方式方法的研究，在工作中不斷總結(jié)，尋找最優(yōu)方法，以期能夠?yàn)闄n案安全防護(hù)工作和應(yīng)急管理提供更大的幫助。

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