高校學生人事檔案管理工作常見問題分析及應對策略研究

摘要：高校學生人事檔案對單位人才遴選及評價、學生合法權益維護有重要的支撐作用。高校學生人事檔案管理具有工作內容多、參與對象多及參考依據(jù)少的特征。論文從實務入手，對高校學生人事檔案管理工作中的常見問題及成因深入剖析，進而提出針對性強的應對策略，促進高校學生人事檔案管理工作不斷優(yōu)化。

關鍵詞：高校學生人事檔案 人事檔案管理 檔案轉遞

黨的二十大報告強調“青年強，則國家強”，提出“全黨要把青年工作作為戰(zhàn)略性工作來抓”的重要要求。對高校而言，深入貫徹落實黨的二十大精神，為全面建設社會主義現(xiàn)代化國家培養(yǎng)更多的拔尖創(chuàng)新人才，是保障自身可持續(xù)發(fā)展的重要戰(zhàn)略舉措。在與拔尖創(chuàng)新人才培養(yǎng)相關的諸多工作中，學生人事檔案管理雖不起眼，但價值重大，不僅對學生個人利益實現(xiàn)能夠產生直接影響，也在一定程度上影響著上述戰(zhàn)略舉措的實施進程。因此，科學有效地開展學生人事檔案管理工作，是每所高校在前進道路上必須深入研究的關鍵課題之一。

一、高校學生人事檔案的價值

高校學生人事檔案是干部（企業(yè)職工）人事檔案的重要組成部分之一，主要形成于學生在高校的求學階段，具體包括招考信息、個人履歷、黨（團）類信息、獎懲信息、成績信息、畢業(yè)設計（答辯）信息、學歷學位信息和就業(yè)信息等內容，是記錄學生在校學習經(jīng)歷的重要材料，與高校學籍檔案共同構成高校學生類檔案。高校學生人事檔案的價值主要體現(xiàn)在以下兩方面。

（一）為單位人才遴選及評價工作提供依據(jù)

一方面，高校學生人事檔案可以全面展現(xiàn)畢業(yè)生個人基本情況、社會關系、求學過程、學習情況等重要信息，配合筆試、面試等手段，可以更深入地挖掘畢業(yè)生個人特質，為用人單位開展人才遴選工作提供必要參考；另一方面，按照《干部人事檔案工作條例》的內容規(guī)定，干部人事檔案中的多類材料來源于高校學生人事檔案，如“履歷類材料”涉及干部本人在高校期間的學習經(jīng)歷信息，“學歷學位、專業(yè)技術職務（職稱）、學術評鑒和教育培訓類材料”涉及干部本人在高校期間的畢業(yè)信息等。因此，在干部人事檔案專項審核工作中，高校學生人事檔案可以作為確認干部求學經(jīng)歷真實性的重要評價支撐。

（二）為維護學生個人合法權益提供可能

高校學生人事檔案與學生日后升學、就業(yè)、轉正定級、薪資發(fā)放、工齡計算、專業(yè)技術職務申報、行政職務晉升和社會保險待遇申領等重要事項休戚相關。檔案材料是否完備，記錄內容是否充分、合理，直接影響上述業(yè)務能否正常辦理。如果發(fā)生相關爭議，高校學生人事檔案往往也會成為學生個人通過勞動仲裁、民事或行政訴訟等法律手段維護自身合法權益的重要憑證。

二、高校學生人事檔案管理工作的主要特征

對于高校學生人事檔案管理工作，可以從狹義、廣義兩個角度分析。狹義的高校學生人事檔案管理工作僅包括與高校學生人事檔案相關的收存管用等業(yè)務工作；廣義的高校學生人事檔案管理工作除包括常規(guī)業(yè)務工作外，還包括與高校學生人事檔案相關的各種關系的綜合管理工作，如以學生人事檔案為核心的權屬關系管理，參與學生人事檔案管理工作的高校內外不同部門之間的關系管理等。具體來說，高校學生人事檔案管理工作的主要特征可以用“兩多一少”概括。

（一）工作內容多

從具體業(yè)務劃分看，高校學生人事檔案管理工作一般包括新生人事檔案接收和審核、移交入庫、日常保管和利用、校內培養(yǎng)材料形成和歸檔、離校檔案轉遞及離校后檔案未轉出管理等多項內容。各項業(yè)務工作雖在形式上相對獨立，有不同的實施要求，但相互之間聯(lián)系緊密，共同對高校學生人事檔案管理質量提升產生重要影響。

（二）參與對象多

除學生個人以外，實際參與高校學生人事管理工作的對象可以分為兩類：第一類是高校內部的各相關管理部門，如檔案館、學生所在的教學科研單位、招生就業(yè)部門和教務部門等。多個管理部門參與實際業(yè)務，相互配合，是高校學生人事檔案管理工作的一大特點。第二類是高校外部的各相關服務對象，如提出學生就業(yè)政治審查申請的用人單位、需要高校協(xié)助開具學生親屬關系證明用以辦理公證服務的公證機構等。外部服務對象的參與度和影響力日趨增加，也是目前高校學生人事檔案管理工作的客觀趨勢。

（三）參考依據(jù)少

在現(xiàn)行有效的上級管理文件中，僅有《高等學校檔案管理辦法》關于“學生類”檔案歸檔范圍的相關規(guī)定內容，可以用作高校學生人事檔案管理的適度參考依據(jù)，而具體工作如何開展，參與對象的權責如何劃分等問題尚未有明確的管理制度規(guī)定。此外，有觀點認為，《干部人事檔案工作條例》可以看成高校學生人事檔案管理的基本依據(jù)，但從嚴格意義上講，該文件僅適用于具有干部身份人員的人事檔案管理工作，盲目照搬存在實施范圍限制。因此，在缺少充分參考依據(jù)的前提下，不少具體工作流程和細節(jié)只能依靠自身探索建立與完善，這導致高校在開展學生人事檔案管理工作時經(jīng)常找不到有效抓手，從而陷入茫然無措的尷尬處境。

三、高校學生人事檔案管理工作常見問題分析

高校學生人事檔案管理工作是一項兼具復雜性和多元化的系統(tǒng)工程，無論是業(yè)務環(huán)節(jié)處理不好，還是工作要素把握不清，都會給高校和學生個人帶來不必要的風險隱憂，甚至是較大的現(xiàn)實損失。實務中，高校學生人事檔案管理工作常見問題主要體現(xiàn)在如下幾個方面。

（一）歸檔工作質量待提升

在A大學與學生C返還原物糾紛案件中，雙方曾圍繞學生C是否具有畢業(yè)證書等問題展開法庭交鋒。其間學生C曾向法院提供一份畢業(yè)證芯掃描件作為佐證，學生C自稱該佐證是從存檔單位S地人才服務中心取得的。但S地人才服務中心向法院復函指出，根據(jù)檔案管理相關規(guī)定，畢業(yè)證書及證書復印件不計入個人人事檔案內。由此，原有證據(jù)的真?zhèn)涡源嬉?，在很大程度上影響了后續(xù)訴訟結果。

通過上述司法爭議，不難發(fā)現(xiàn)高校學生人事檔案管理工作存在一定短板，那就是有效管理依據(jù)不完善，以致歸檔材料范圍界定存在缺陷，重要材料歸檔不齊全。以《高等學校檔案管理辦法》為例，其中規(guī)定的學生類檔案歸檔范圍并不包括有效的畢業(yè)證書（學位證書）復印件等重要材料，且未對應歸檔的具體材料名稱、內容格式和形成質量要求等要素進行明確說明。

（二）相關權屬待厘清

在檔案利用環(huán)節(jié)，經(jīng)常有學生提出疑問，檔案記錄的主要是個人信息，包含家庭情況、身體健康程度、婚姻與否等隱私內容，但利用查閱只能通過校內相關單位授權具有利用資格的工作人員開展，個人不能直接查詢。對于此疑問，高校從業(yè)人員往往也不能給出讓學生信服的合理解釋，以致產生爭議。

產生這一問題的根源在于高校學生人事檔案管理領域有多種緊密相連的權屬尚待厘清。具體包括：第一，高校學生人事檔案的所有權。誰應該擁有對高校學生人事檔案進行占有、使用、收益和處分的權利，學界眾說紛紜，莫衷一是。第二，學生的個人信息權。從《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國個人信息保護法》相關規(guī)定出發(fā)，學生知情權、決定權等在內的重要個人信息權益應該在檔案利用中加以重視并給予保護，但實務中對此缺少足夠的關注。第三，委托代理權。依托《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》相關規(guī)定要求，在檔案管理領域國家與高校之間形成“委托-代理”機制；同時高校通過制定檔案管理制度和實施細則，賦予校內相關二級機構學生人事檔案日常事務處理權限等手段，形成高校與內部二級機構之間的檔案管理“委托-代理”機制。上述雙層“委托-代理”機制的建立，確保了高校在學生人事檔案管理領域職能的有效履行。另外，學生也可以依據(jù)《民法典》相關規(guī)定要求，授權委托他人代為辦理個人人事檔案利用服務。當然在具體業(yè)務中，上述不同委托代理權之間可能會因利益需求不同產生一定的沖突。

（三）檔案轉遞工作體系待優(yōu)化

高校學生人事檔案轉遞工作相關的法律糾紛時有發(fā)生。例如，高校畢業(yè)生M與Y公司保管合同糾紛案件。M畢業(yè)離校后，個人人事檔案通過機要方式由學校統(tǒng)一轉寄到用人單位Y公司，但由于客觀原因M未實際在Y公司工作。后續(xù)M擬辦落戶事項時才發(fā)現(xiàn)個人人事檔案丟失，要求Y公司承擔賠償責任。但Y公司否認收到過M的個人人事檔案，最后因證據(jù)不足，M的訴訟請求并未獲得法院支持。

通過上述司法案例開展深入分析，發(fā)現(xiàn)在實務中還存在如下問題：第一，高校通過郵政部門轉遞學生人事檔案后，會保留與此相關的郵件交寄單等材料，也會發(fā)送給用人單位檔案接收回執(zhí)單，但對用人單位檔案接收回執(zhí)的催收力度有待加強。另外，如無特殊要求，郵政部門一般也不會將郵件接收憑證材料返回高校，致使高校學生人事檔案轉遞信息無法形成閉合。第二，不少學生缺乏對個人人事檔案的足夠重視，離校時忽視對個人人事檔案去向的關注，等到真正需要利用個人人事檔案時已無從查找。此外，《中華人民共和國郵政法》第四十九條對郵件查詢時間做了規(guī)定，一旦超期查詢，學生個人人事檔案找尋工作難度將會大大提升。第三，雖然《中華人民共和國郵政法》第四十五條至第四十七條對于郵政“損失賠償”相關事宜進行了說明，但僅限于與保價或所收資費保持一定比例的金錢賠償，如遇相關訴訟，學生本人提出的由郵局協(xié)助補辦檔案的現(xiàn)實訴求往往難以滿足，在一定程度上加重了檔案轉遞丟失給學生帶來的不利后果。

（四）未及時轉出檔案的處理機制待完善

出于多種客觀原因，不少高校學生離校后，其個人人事檔案并未及時轉出學校，且后續(xù)無論是高校方面，還是學生個人方面，都未對該問題給予足夠重視，致使學生人事檔案長期積壓在高校檔案庫房，等到學生真正需要使用人事檔案時，才發(fā)現(xiàn)上述問題的存在。此時，如果學生再與高校溝通檔案利用服務，往往會因個人人事關系已不在高校而遭到拒絕，從而產生爭議。

針對上述問題，首先應該確定檔案未轉出是暫存還是滯留。檔案暫存一般符合現(xiàn)行政策要求，高校按照和學生簽訂的檔案保管協(xié)議要求，履行離校學生人事檔案的暫時保管和提供利用的工作職責；檔案滯留則是一種不合理的現(xiàn)象，屬于典型的檔案應轉出而未轉出，高校和學生之間也未曾簽訂有效的檔案保管協(xié)議，雙方權責極不明確，易于埋下風險隱患。

四、高校學生人事檔案管理工作常見問題應對策略

高校學生人事檔案管理是一項綜合性較強的工作，涉及檔案學、管理學和法學等多種學科專業(yè)理論，需要每位從業(yè)者認真學習并深入實踐，同時需要各參與方共同努力，加強協(xié)作，制定科學有效的應對策略。

（一）加強制度規(guī)范化建設，不斷提升歸檔工作質量

一方面，上級部門應抓緊研究制定高校學生人事檔案管理領域的法律法規(guī)，細化歸檔范圍、歸檔材料名稱和樣式等內容，為高校學生人事檔案管理各項工作提供科學指引。另一方面，高校應在嚴格遵循相關法律法規(guī)的工作基礎上，制定符合自身實際的管理制度和實施細則，對歸檔責任、歸檔質量要求、歸檔時間和歸檔渠道等問題進行詳細闡釋，確保應歸檔的各項材料完整、及時、高質量地歸入高校學生人事檔案。同時，高校還應建立歸檔范圍動態(tài)調整機制，更好地反映上級主管部門的最新工作要求。例如，自2023年起，就業(yè)報到證不再作為必需的存檔材料。據(jù)此，高校應對原有學生人事相關材料歸檔范圍及歸檔方式等要素進行相應修訂，并通過自身工作渠道將政策要求明確告知校內外相關單位和人員，以最大限度降低政策實施風險。

（二）堅持正確的工作目標導向，厘清高校學生人事檔案各類權屬

一方面，雖然干部人事檔案與高校學生人事檔案在性質、內涵等方面并不完全一致，但《干部人事檔案工作條例》已經(jīng)明確指出，干部人事檔案屬于黨和國家所有。這在一定程度上為厘清高校學生人事檔案所有權困惑提供了科學的理論支撐。高校學生人事檔案管理應將保障學生人事檔案國家所有權完全實現(xiàn)作為一切工作開展的邏輯起點，通過制度設計、程序規(guī)范、合理授權等手段，不斷完善內部檔案工作領域的“委托—代理”機制，切實履行好肩負的管理職責。另一方面，在檔案利用服務中，高校既要充分保障學生知情權等個人信息權及委托權的實現(xiàn)，也要嚴格控制檔案內容知悉范圍，嚴格遵守檔案利用工作規(guī)范，充分保護學生個人及其家庭隱私。此外，對于不同權屬之間的可能沖突，高校要在堅持原則的前提下，促進平等溝通，實現(xiàn)共贏。

（三）注重管理方式改進，多措并舉優(yōu)化高校學生人事檔案轉遞工作體系

一方面，高校要密切保持與郵政部門、用人單位等單位的日常工作聯(lián)系，圍繞學生人事檔案轉遞信息建立完整的工作證據(jù)鏈條，包括發(fā)檔單、交寄單、收檔回執(zhí)發(fā)送記錄和收檔單位簽收記錄等重要資料，各項工作證據(jù)之間應相互銜接，形成閉環(huán)，全面、真實地反映學生人事檔案的流轉去向。另一方面，高校還要通過多種工作渠道，廣泛開展宣傳和培訓，不斷增強學生的個人人事檔案意識，提升學生對個人人事檔案重要性的關注程度。此外，可適當借鑒干部人事檔案數(shù)字化工作要求，通過數(shù)字化掃描或學生工作業(yè)務系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)對接方式，建立高校學生人事檔案電子資源倉庫，為日后開展檔案利用和學生人事檔案丟失后的材料補辦工作奠定基礎。

（四）牢固樹立法治思維，不斷完善未及時轉出高校學生人事檔案處理機制

一方面，對于正常的檔案暫存，高校應參照相關法律法規(guī)要求制定檔案暫存協(xié)議，明確協(xié)議期限、權責分配、協(xié)議期滿后檔案處置等關鍵事項，并主動與學生溝通，確保學生在完全知曉個人權利、義務的基礎上與學校簽訂協(xié)議；另一方面，對于檔案滯留問題，高校應嚴格按照《中共中央組織部人力資源社會保障部等五部門關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》等相關文件要求開展工作，及時將滯留檔案轉至具有接收權限的收檔單位。此外，高校要加強與離校學生本人的聯(lián)系，講清檔案滯留的風險和相關政策要求，必要時可以在正式媒體上發(fā)布公開信息，這樣既能在一定程度上化解自身風險，也能充分保障學生的合法權益。

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作者單位：北京工業(yè)大學檔案館（校史館）