推進(jìn)新時(shí)代公立醫(yī)院檔案管理工作的思考

趙征

摘 要：文章梳理了新時(shí)代背景下，公立醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)、意義、存在的問(wèn)題，提出了推進(jìn)新時(shí)代公立醫(yī)院檔案管理工作的方法以及疫情防控檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。深刻闡述了新時(shí)代背景下要充分利用信息技術(shù)把公立醫(yī)院復(fù)雜而數(shù)量龐大的資料轉(zhuǎn)化成電子文檔，通過(guò)人工智能技術(shù)對(duì)采集的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析，構(gòu)建相應(yīng)智能模型，在預(yù)防、診斷、咨詢和病理分析等方面為公立醫(yī)院提供全面、精準(zhǔn)分析，為公立醫(yī)院在行政管理、醫(yī)療資源配置、醫(yī)療人才培養(yǎng)等方面提供科學(xué)依據(jù)，科學(xué)開(kāi)發(fā)和利用檔案資源助推公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代背景下；公立醫(yī)院；檔案管理 ；信息技術(shù)；開(kāi)發(fā)利用

新時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)、5G、VR、大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等高新技術(shù)不斷應(yīng)用于醫(yī)療領(lǐng)域，使公立醫(yī)院的醫(yī)療水平持續(xù)提升，相應(yīng)的醫(yī)院檔案管理工作也面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。公立醫(yī)院的檔案保管范疇不斷拓展，大體可分為業(yè)務(wù)類檔案和管理類檔案。其中，業(yè)務(wù)類檔案涉及病例、設(shè)備、科研、教學(xué)、音視頻和照片等檔案；管理類檔案涉及文書、人事、財(cái)務(wù)、基建等檔案。對(duì)公立醫(yī)院來(lái)說(shuō)，尤其是遇到突如其來(lái)的重大疫情，如何快速準(zhǔn)確篩選出對(duì)當(dāng)前疫情防控和治療有借鑒價(jià)值的檔案，積極發(fā)揮公立醫(yī)院的主導(dǎo)作用，新時(shí)代背景下，更是擺在公立醫(yī)院檔案管理者面前的重要課題。筆者在內(nèi)蒙古自治區(qū)中醫(yī)醫(yī)院多年從事檔案管理工作，就新時(shí)代背景下如何做好公立醫(yī)院檔案管理和疫情防控檔案的開(kāi)發(fā)利用工作做以下思考。

1 新時(shí)代公立醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)

1.1 具有高效性

新時(shí)代公立醫(yī)院檔案管理工作將依托互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和信息化處理技術(shù)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)以及使用，并構(gòu)建相應(yīng)的醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案管理者通過(guò)采取新的錄入和存儲(chǔ)方式，將大部分檔案信息資源轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)信息，為使用者提供迅速、精準(zhǔn)的檢索服務(wù)，并推送所需背景資料和相應(yīng)聯(lián)想內(nèi)容，以更全面的內(nèi)容和更直接的服務(wù)方式，充分展現(xiàn)公立醫(yī)院檔案所帶來(lái)的全面、便捷的服務(wù)。

1.2 具有主動(dòng)性

新時(shí)代公立醫(yī)院檔案管理工作要積極引進(jìn)和學(xué)習(xí)人工智能技術(shù)，對(duì)采集的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘，將其中的價(jià)值運(yùn)用于醫(yī)療行政管理和診療工作中。通過(guò)人工智能對(duì)以往大量的診療數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，構(gòu)建相應(yīng)智能模型，在預(yù)防、診斷、咨詢和病理分析等方面提供全面、精準(zhǔn)的分析。通過(guò)對(duì)管理類檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，得到醫(yī)院管理領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)，為醫(yī)院行政管理、醫(yī)療資源配置、醫(yī)療人才培養(yǎng)等方面提供科學(xué)依據(jù)。

2 新時(shí)代公立醫(yī)院檔案管理工作的意義

2.1 有助于信息資源的保存

公立醫(yī)院檔案管理最重要的價(jià)值在于信息資源的無(wú)差錯(cuò)、無(wú)遺漏保存。在當(dāng)今信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)的重要性和價(jià)值愈發(fā)突出，要適應(yīng)信息化條件下醫(yī)療環(huán)境的變化，必須構(gòu)建以數(shù)據(jù)信息為中心的發(fā)展模式，推動(dòng)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)信息化、智能化轉(zhuǎn)型。其中，醫(yī)院檔案管理起著基礎(chǔ)性、支撐性的作用。公立醫(yī)院檔案管理不是簡(jiǎn)單的信息收集和存檔，而是基于在完善的管理體系和管理制度下，由專業(yè)的管理人員有針對(duì)性地篩選收集信息、高質(zhì)量地核查整理信息、有目的地分析利用信息，進(jìn)而使信息資源得到完整的保存和充分的利用。

2.2 有助于信息資源的利用

公立醫(yī)院檔案管理的價(jià)值在于信息資源的加工和利用。以往由于技術(shù)受限，數(shù)據(jù)中潛在的價(jià)值信息被忽略，醫(yī)藥中的規(guī)律、醫(yī)院發(fā)展中的決策等往往通過(guò)價(jià)格高昂、費(fèi)時(shí)耗力的科學(xué)試驗(yàn)和深入實(shí)際的調(diào)查研究等方式進(jìn)行探索和驗(yàn)證。在信息化條件下，大數(shù)據(jù)技術(shù)和相應(yīng)的軟件技術(shù)可以快速專業(yè)地對(duì)醫(yī)院檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，形成科學(xué)準(zhǔn)確的規(guī)律和結(jié)論，從而提升醫(yī)院的科學(xué)研究水平，提高醫(yī)院的科學(xué)決策能力。與此同時(shí)，通過(guò)醫(yī)院間信息平臺(tái)共享、創(chuàng)建個(gè)人健康檔案、提供個(gè)性化治療方案等推動(dòng)公立醫(yī)院業(yè)務(wù)的創(chuàng)新發(fā)展。

3 推進(jìn)新時(shí)代公立醫(yī)院檔案管理工作存在的問(wèn)題

3.1 檔案管理的意義未得到重視

受制于醫(yī)院“重業(yè)務(wù)輕管理”的舊觀念，公立醫(yī)院檔案管理工作一直處于邊緣地位，缺少對(duì)檔案管理工作的有效指導(dǎo)和研究。檔案管理投入的資金和設(shè)備不足，限制了檔案的信息化建設(shè)和檔案數(shù)據(jù)的分類整合加工，增加了后期調(diào)用檔案的困難，阻礙了檔案信息在醫(yī)院工作中的高效利用。

3.2 檔案管理工作沿用傳統(tǒng)模式

醫(yī)院檔案管理缺乏規(guī)范化的管理體系和管理制度，一直沿用傳統(tǒng)的工作模式，不能根據(jù)醫(yī)院新的發(fā)展需求及時(shí)更新管理模式和管理方式，檔案的完整性、準(zhǔn)確性、可用性難以判斷。醫(yī)院檔案管理缺少專業(yè)的人才隊(duì)伍。信息化能力水平不足，缺少構(gòu)建檔案信息平臺(tái)和數(shù)據(jù)加工處理維護(hù)的技術(shù)。醫(yī)院檔案管理缺少先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備，仍使用落后的管理和技術(shù)維持醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)。檔案管理設(shè)備陳舊老化，不利于檔案管理信息化建設(shè)，影響檔案管理的工作質(zhì)量。

3.3 檔案數(shù)據(jù)未能得到充分利用

公立醫(yī)院檔案管理除了儲(chǔ)備醫(yī)院基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，還應(yīng)包括數(shù)據(jù)的加工總結(jié)，從而指導(dǎo)業(yè)務(wù)開(kāi)展和戰(zhàn)略決策。醫(yī)院檔案管理存在信息化程度較低、數(shù)據(jù)錄入更新遲延、信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)不善等問(wèn)題，導(dǎo)致建立面向居民個(gè)人的健康檔案、實(shí)現(xiàn)醫(yī)療健康信息互通共享等健康數(shù)據(jù)工作進(jìn)展緩慢。醫(yī)院檔案管理還存在檔案數(shù)據(jù)分析軟硬件落后、分析技術(shù)欠缺等問(wèn)題，使得檔案數(shù)據(jù)還僅僅停留于為醫(yī)療活動(dòng)提供依據(jù)支持，不能從檔案數(shù)據(jù)中科學(xué)總結(jié)規(guī)律，不能充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)在醫(yī)院科學(xué)研究和戰(zhàn)略部署上的價(jià)值。

4 結(jié)合醫(yī)院事業(yè)發(fā)展，推進(jìn)新時(shí)代公立醫(yī)院檔案管理工作

4.1 提高思想認(rèn)識(shí)，重視檔案管理

檔案管理實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵在于單位領(lǐng)導(dǎo)班子的重視，因此，必須把檔案管理作為公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展中的短板高度重視。把醫(yī)院檔案管理作為統(tǒng)籌醫(yī)院發(fā)展和安全的重要組成部分，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，加大對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。要及時(shí)收集、整理檔案，保證業(yè)務(wù)類和管理類檔案及時(shí)歸檔、分類保存。要認(rèn)真核查、統(tǒng)計(jì)檔案，保證檔案的真實(shí)性、完整性。要充分認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高運(yùn)用信息化技術(shù)整理檔案的意識(shí)，不斷提升信息化服務(wù)能力，以適應(yīng)檔案管理信息化改革的需要。

4.2 完善管理體系和制度，規(guī)范檔案工作流程

科學(xué)規(guī)范的管理體系和制度是檔案資源質(zhì)量的有效保障。要強(qiáng)化檔案管理部門建設(shè)，配齊配強(qiáng)管理機(jī)構(gòu)和人員，完善管理責(zé)任分工機(jī)制，明確管理人員的工作責(zé)任和工作內(nèi)容，確保檔案管理覆蓋全面、流程暢通；要規(guī)范檔案管理流程，在檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、使用、銷毀等方面建立嚴(yán)格的管理制度和工作流程，確保檔案內(nèi)容完整、工作流程規(guī)范、交接手續(xù)齊全；要做好檔案統(tǒng)計(jì)總結(jié)工作，對(duì)收集的檔案及時(shí)分類整理、登記在案，定期對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，更好地掌握檔案總體情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題；要健全考核監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的考核評(píng)價(jià)，以評(píng)促改，推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)完善；要健全對(duì)檔案工作的監(jiān)督機(jī)制，保證檔案工作開(kāi)展的高效有序，以保障檔案內(nèi)容的完整準(zhǔn)確。

4.3 細(xì)化疫情防控檔案管理，科學(xué)推進(jìn)檔案開(kāi)發(fā)利用

2020年以來(lái)，面對(duì)新冠疫情，內(nèi)蒙古中醫(yī)院積極借鑒各方信息資源，在抗擊新冠疫情過(guò)程中積累了豐富而寶貴的經(jīng)驗(yàn)，尤其是采用中醫(yī)、中藥治療不同情況的患者效果顯著，并積累了豐富的臨床經(jīng)驗(yàn)和大量的數(shù)據(jù)信息。這些信息資源至關(guān)重要，通過(guò)對(duì)疫情防控檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，進(jìn)一步推進(jìn)新時(shí)代公立醫(yī)院檔案建設(shè)。

4.3.1新冠肺炎疫情防控檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的重要意義。隨著新冠的流行，內(nèi)蒙古中醫(yī)院積極調(diào)取非典時(shí)期形成的檔案，篩取有價(jià)信息，并針對(duì)新冠的特殊性采取有效防控和治療措施。通過(guò)篩查密切接觸者、擴(kuò)大檢測(cè)、充分隔離等措施不僅為新冠，也為其他傳染病預(yù)防治療提供借鑒。中醫(yī)藥在打贏新冠疫情防控阻擊戰(zhàn)中功不可沒(méi)，也是內(nèi)蒙古中醫(yī)院經(jīng)驗(yàn)的一大亮點(diǎn)，進(jìn)一步推動(dòng)內(nèi)蒙古中醫(yī)院醫(yī)學(xué)創(chuàng)新發(fā)展，這些都離不開(kāi)中醫(yī)藥檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。檔案使得中醫(yī)藥診療規(guī)律得到總結(jié)，通過(guò)數(shù)字化技術(shù)，中醫(yī)藥服務(wù)成為數(shù)字化醫(yī)學(xué)，通過(guò)檔案信息利用，研究人員對(duì)中醫(yī)藥進(jìn)一步優(yōu)化，使古老的中醫(yī)藥歷久彌新，借助信息技術(shù)煥發(fā)出更大生機(jī)活力。因此，做好醫(yī)學(xué)創(chuàng)新成果收集整理工作，再經(jīng)過(guò)科學(xué)加工處理后，實(shí)現(xiàn)信息共享，滿足醫(yī)學(xué)研究人員的信息需求，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值、進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)學(xué)創(chuàng)新發(fā)展具有重要意義。公立醫(yī)院做好疫情防控檔案信息資源的建設(shè)，為建立有效應(yīng)對(duì)新流行病的體系和能力，推動(dòng)公共衛(wèi)生系統(tǒng)的進(jìn)步具有重要的參考價(jià)值。

4.3.2新冠疫情防控檔案開(kāi)發(fā)利用的難點(diǎn)。首先是缺乏重要性認(rèn)識(shí)。大多檔案專業(yè)人員觀念落后，習(xí)慣于原有的檔案管理模式，“重管輕用”思想根深蒂固，對(duì)新冠疫情防控檔案的巨大價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化率不高，調(diào)取和甄選檔案極不方便，使新冠疫情防控檔案信息資源無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有作用。其次是信息量大且橫向交流不足。新冠肺炎疫情防控檔案包含方方面面，如政策文件、醫(yī)學(xué)研究、新聞報(bào)道和社會(huì)綜合，既包括文件資料，也包括電子資料，數(shù)量龐大，收集和整理較為困難，很難及時(shí)將這些信息開(kāi)發(fā)加工并加以利用。新冠疫情波及面廣，信息來(lái)源分散，各部門掌握的信息資源內(nèi)向性強(qiáng)，缺乏橫向交流。政府、公共衛(wèi)生部門、醫(yī)療機(jī)構(gòu)和新聞媒體各自控制的信息資源難以流通，很難做到資源共享。最后是投入不足。許多公立醫(yī)院檔案部門在檔案開(kāi)發(fā)利用方面投入不足，軟硬件更新速度慢，信息化、智能化管理水平低，開(kāi)發(fā)利用方式較為落后。加之現(xiàn)有檔案開(kāi)發(fā)人員信息化管理水平普遍不高，無(wú)法熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)和人工智能等技術(shù)，限制了疫情防控檔案的開(kāi)發(fā)利用水平。

4.3.3新冠疫情防控檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用策略。要充分認(rèn)識(shí)疫情防控檔案開(kāi)發(fā)利用的重要意義，樹立“一盤棋”思想，將疫情防控檔案開(kāi)發(fā)利用工作與疫情防控工作同謀劃、同部署、同推進(jìn)、同落實(shí)、形成工作合力，把疫情防控檔案開(kāi)發(fā)作為一項(xiàng)重要政治任務(wù)做實(shí)做細(xì)。要深入挖掘疫情防控檔案信息資源，形成科學(xué)、系統(tǒng)、有序、便于利用的檔案信息資源；要充實(shí)檔案信息服務(wù)的內(nèi)容。圍繞新冠疫情?重要文件、防控工作經(jīng)驗(yàn)積極開(kāi)展檔案信息的深度加工和專題編研工作，建立重要專題數(shù)據(jù)庫(kù)；要全面推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。新冠疫情防控檔案具有原始性、數(shù)量大、分散性的特點(diǎn)，檔案工作者要迅速且準(zhǔn)確地為利用者提供所需要的檔案信息，必須對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息做數(shù)字化和智能化的加工處理，并以此為契機(jī)推動(dòng)檔案信息化建設(shè)；要強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，培養(yǎng)人才隊(duì)伍，利用信息化手段建立電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將收集到的全部資料做數(shù)字化處理，統(tǒng)一分類存儲(chǔ)，既可以將新冠疫情防控檔案長(zhǎng)久保存，又可以方便信息查閱，通過(guò)檔案網(wǎng)站和移動(dòng)終端實(shí)現(xiàn)更高水平的精準(zhǔn)、便捷服務(wù)。

4.4 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高人才專業(yè)素養(yǎng)

新時(shí)代公立醫(yī)院檔案管理對(duì)人才隊(duì)伍建設(shè)提出了更高要求，管理人員不僅要具備基本的檔案管理知識(shí)，還要具備信息技術(shù)的知識(shí)和創(chuàng)新性的思路。因此，要加強(qiáng)人才培養(yǎng)體系建設(shè)，提供全面的培養(yǎng)渠道，科學(xué)的考核體系和透明的晉升機(jī)制，建設(shè)能力強(qiáng)、素質(zhì)高的人才梯隊(duì)；要加大醫(yī)院檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)，特別是信息技術(shù)人才的引進(jìn)，確保管理隊(duì)伍的知識(shí)結(jié)構(gòu)適應(yīng)新時(shí)代檔案管理的需要；要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)能力的培養(yǎng)，結(jié)合管理人員的崗位職責(zé)和工作內(nèi)容有針對(duì)性地開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，通過(guò)外派交流學(xué)習(xí)、邀請(qǐng)專家指導(dǎo)等方式不斷增強(qiáng)檔案管理人員的技術(shù)能力和職業(yè)素養(yǎng)，提高公立醫(yī)院檔案管理的整體質(zhì)量和效率。

4.5 建立健全保密制度，保障檔案安全

檔案保密工作是公立醫(yī)院檔案管理中必不可缺的環(huán)節(jié)，檔案管理人員要強(qiáng)化保密意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)涉密載體和涉密信息設(shè)備的管理，嚴(yán)格保密工作程序，保障檔案信息安全。與此同時(shí)，醫(yī)院要加大對(duì)保密設(shè)備和保密技術(shù)的資金投入，在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，避免出現(xiàn)信息泄漏或遭受攻擊的不良問(wèn)題出現(xiàn)。

4.6 引入信息化技術(shù)，推動(dòng)檔案管理改革創(chuàng)新

信息化建設(shè)是公立醫(yī)院檔案管理發(fā)展的大趨勢(shì)，也是推動(dòng)醫(yī)院智能化轉(zhuǎn)型的重要抓手。在醫(yī)院檔案管理中要積極引入信息化系統(tǒng)，突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的桎梏，促進(jìn)檔案管理向信息化、電子化方向發(fā)展。要運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理和存儲(chǔ)，并建立檔案的查詢、檢索等功能，便于工作人員隨時(shí)調(diào)取和使用檔案；在檔案信息資源庫(kù)的建設(shè)上要拓展檔案信息的應(yīng)用渠道，推動(dòng)健康信息共享互通平臺(tái)建設(shè)，加強(qiáng)醫(yī)院與醫(yī)院、醫(yī)院與醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間的科研合作；要面向個(gè)人開(kāi)放電子健康檔案，方便群眾看病就醫(yī)和進(jìn)行個(gè)人健康管理；醫(yī)院要購(gòu)置功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行分析研究，為業(yè)務(wù)開(kāi)展、學(xué)術(shù)研究和戰(zhàn)略決策提供可靠、充足的理論依據(jù)。

（作者單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)中醫(yī)醫(yī)院）