大數據時代下流動人員人事檔案管理信息化建設研究

楊瑞雪

摘 要：我國現階段經濟建設和產業(yè)發(fā)展正處在重要階段，各地區(qū)城市對于人力資源需求急劇增長，這也使得我國各地區(qū)城市中出現了規(guī)模十分龐大的流動人口，在這一背景下，如何高效率且高質量開展流動人員人事檔案管理工作就顯得至關重要。大數據時代下運用信息技術開展流動人員人事檔案管理能夠充分發(fā)揮大數據技術、計算機技術、現代通信技術先進功能優(yōu)勢，提高流動人員人事檔案信息管理效率和利用的便利性，降低人為因素所導致管理失誤發(fā)生的概率。因此，各地區(qū)政府相關部門要不斷加大投入力度，加快流動人員人事檔案管理信息化建設進程。文章將在明確流動人員人事檔案管理特點基礎上，闡述大數據時代下流動人員人事檔案管理信息化的價值優(yōu)勢，并提出幾點實現檔案管理信息化的思路和要點。

關鍵詞：大數據時代；流動人員；人事檔案管理；信息化建設

Research on the Information Construction ofFloating Personnel File Management in the Era of Big Data

Yang Ruixue

（Baotou Human Resources and Social Security Bureau，Inner Mongolia Baotou 014060）

Abstract：Chinas economic construction and industrial development are at an important stage and the demand for human resources in cities in various regions increases rapidly，which make a very large scale of floating population in cities in various regions of China.In this context，how to carry out the management of floating personnel files with high efficiency and high quality is very important.In the era of big data，the use of information technology to carry out the management of floating personnel files can give full play to the advanced functional advantages of big data technology，computer technology and modern communication technology，improve the efficiency and convenience of utilization of floating personnel files，and reduce the probability of management errors caused by human factors.Therefore，the relevant departments of departments should constantly increase their investment to accelerate the information construction process of floating personnel file management.On the basis of clarifying the management characteristics of floating personnel files，the article puts forward some ideas on how to realize the information of file management.

Key words：the era of big data;floating personnel;personnel files management;information construction

當前，我國各地區(qū)經濟發(fā)展處在不平衡且產業(yè)經濟較為集中的關鍵時期，尤其表現在東西部經濟建設與發(fā)展方面，某種程度上導致了人口流動較為頻繁，跨區(qū)域流動人員數量較大，流動范圍較廣且流動頻率較高，使得流動人員人事檔案管理難度不斷提升，如果仍以傳統(tǒng)紙質檔案管理模式進行信息接收、更新、查詢、利用與流轉，必然會因人為誤差導致人事檔案管理質量下降，而且也無法滿足新時代下人事檔案管理服務的新要求。大數據時代背景下，加強對流動人員人事檔案管理信息化建設則能夠改變傳統(tǒng)人才市場管理服務模式，有效提高流動人員人事檔案管理效率和質量，尤其能夠根據流動人員人事檔案管理特點和新時代管理需求予以管理模式的創(chuàng)新，使其更加貼合流動人員人事檔案管理實際情況。

一、流動人員人事檔案管理特點

隨著各地區(qū)城市化建設與經濟高質量發(fā)展，城市流動人員數量越來越多，尤其在經濟結構與社會結構轉變下，人才流動頻率越來越高，這也為流動人員人事檔案管理提出了新的要求，其特點也越來越復雜。

第一，較高的流動性特點。流動人員人事檔案管理工作的流動性特點可以從兩方面來解釋，其一是不同階段流動人員個人具體表現的記載流程與指向；其二是伴隨著流動人員本身在各地區(qū)之間的流動而形成檔案的跟隨流動。

第二，較廣的分散性特點。各地區(qū)城市中不同類的流動人員的檔案管理屬于分割式模式，例如在非入編部門就業(yè)或者未選擇就業(yè)的應屆畢業(yè)生檔案往往是由其所在地人才流動服務機構存放和管理，這種分割式管理模式必然使得流動人員人事檔案較為分散且覆蓋面積較廣。［1］

第三，較大的易失性特點。流動人員在各地區(qū)流動過程中常常會出現檔案無法與人同步流轉的情況，特別是部分地區(qū)對于流動人員人事檔案管理工作存在管理不到位、管理體制不健全、管理模式不完善的問題，很大一部分流動人員的人事檔案容易丟失。

第四，較高利用率和管理難度。流動人員人事檔案管理復雜性較高，但利用率也較高，其大多數是流動人員本身在流動過程中的直接使用，還有一部分則是用人單位在招納人員時進行查閱個人檔案信息，而頻繁的流動過程必然會出現多家用人單位對檔案的查閱，其利用率會大大提升，但由于流動人員人事檔案信息常常更新，在信息收集、整理、保管和利用等多個環(huán)節(jié)中會產生連鎖反應，其管理難度較大。［2］

二、大數據時代下流動人員人事檔案管理信息化建設的優(yōu)勢

（一）有效提高流動人員人事檔案利用時效

以往進行流動人員人事檔案管理工作時，常常集中在流動人員人事檔案相關信息查閱需求，然而受到流動人員人事檔案管理相關特點影響，海量的信息內容導致紙質檔案數量極為龐大，要進行人事檔案信息的更新調閱，往往需要投入大量人力物力，而且人事檔案管理實效也較低。而通過信息化建設，則能夠將紙質人事檔案進行數字化，所有流動人員人事檔案信息的調閱、查詢均可通過信息化設備進行操作，大大減少了煩瑣的人力資源管理工作流程，有利于實現人事檔案管理服務程序的簡化和服務效率的提升。此外，在流動人員人事檔案管理信息化建設之后，人事檔案管理信息系統(tǒng)中可設置審批權限和審批流程，明確人事檔案信息的接收、更新、查閱等相關服務范圍以及服務流程，從而建設更加規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化的流動人員人事檔案服務管理機制，這在很大程度上會提高流動人員人事檔案信息管理和利用的時效。［3］

（二）有效節(jié)約流動人員人事檔案管理成本

由于流動人員人事檔案信息較為龐雜，紙質檔案數量較為龐大，在進行人事檔案信息的更新、收集、查閱時，需要借助大量的人力資源來予以開展。而且對于流動人員人事檔案信息的整理、歸檔、保存工作流程較為煩瑣，基于此種情況，傳統(tǒng)方式檔案管理不但效率低下，而且成本較高，且難以真正提供高質量、專業(yè)化的檔案信息服務和個性化檔案管理服務。而大數據時代背景下，流動人員人事檔案管理的信息化建設，則能夠實現人事檔案管理服務的自動化、信息化，甚至于可進行智能化服務，會大大增強流動人員人事檔案信息的共享性和查閱的便利性，對檔案管理人力的需求也會不斷下降，節(jié)約了大量人事檔案管理成本，如此就可將節(jié)省的人力資源、物力資源、資金投入到人事檔案信息挖掘和流動人員信息服務等專業(yè)化與個性化服務當中，進而從整體上提高流動人員人事檔案管理的效率和質量，實現人力資源市場人才管理的可持續(xù)發(fā)展。［4］

三、大數據時代下流動人員人事檔案管理信息化建設的思路

（一）收集流動人員信息并科學規(guī)劃人事檔案信息化建設

要想加強大數據時代下流動人員人事檔案管理信息化建設的整體進程，就必須注重對流動人員相關信息的完善，積極轉變思想觀念，牢固樹立大數據共享理念，對當地所有流動人員人事檔案信息予以全面且細致的調查、了解和分析，才能為打造高效化、信息化檔案數據管理和交流機制奠定堅實基礎。在實際操作過程當中，人力資源相關公共服務部門需不斷加大宣傳力度，所有人社系統(tǒng)內部單位與工作人員必須認識到流動人口人事檔案管理信息化建設所具有的價值，使所有工作人員都能夠積極主動地參與到信息化建設工作當中。管理部門要圍繞流動人員人事檔案管理信息化建設相關內容、理念、程序和作用進行全面深入的了解，并正確引導所有工作人員加大大數據相關技術和知識的學習，以保證所有參與到流動人員人事檔案管理信息化建設的工作人員都能夠具備滿足信息化建設要求的操作能力和技術。［5］

（二）注重人事檔案管理硬件與軟件建設

一方面，需加大投入力度，加強對人事檔案管理信息化建設中硬件與軟件的規(guī)劃和配備。尤其在大數據時代背景下，各項先進科技成果的更新迭代不斷加快，而且對科技成果的轉化也越來越便利，這就需要及時進行軟硬件的購置和更新。新時代背景下，流動人員人事檔案管理工作信息化建設必須依靠先進且完善的軟硬件來提供支持和保障，才能夠滿足不斷變化和發(fā)展的流動人口人事檔案管理工作實際需求，在進行各項軟硬件設備與設施規(guī)劃建設實踐過程中，相關人力資源公共服務部門需要緊密結合流動人員人事檔案管理信息化建設相關特點和具體目標以及實際需求，進一步加大檔案管理信息化建設的力度，投入足夠資金來進行硬件設備的購入和軟件設施的安裝，配備先進適用的基礎軟件設備和硬件設施，才能夠為流動人員人事檔案管理信息化建設效果的提升奠定基礎。［6］

另一方面，對于軟件也要積極進行開發(fā)投入，以外包和合作的方式，依據流動人員人事檔案管理具體要求和各項工作內容進行細化，并設計出符合流動人員人事檔案管理相關工作內容、流程和細節(jié)等方面要求的定制化軟件，以保證軟件功能能夠滿足流動人員人事檔案管理相關工作標準要求。［7］另外，當前我國5G通信技術已廣泛推廣和應用，這一技術成果將為大數據技術提供更加廣闊的應用空間，對于流動人員人事檔案管理信息化建設相關規(guī)劃也必須要能夠采用先進的5G通信技術，結合現代化軟件和硬件進行相關工作的銜接和規(guī)劃部署，從而緊跟時代發(fā)展步伐，奠定堅實的技術基礎。

（三）以人事檔案服務機制創(chuàng)新提高信息聯網服務水平

對流動人員人事檔案管理進行先進信息化建設，是助推人事檔案管理服務更新與創(chuàng)新的有力支撐，其充分體現了當前人力資源市場人事檔案相關服務理念上的轉變和服務模式以及服務機制等全過程與根本性的改革。人力資源市場人事檔案管理信息化建設必須能夠從多方面予以服務機制的創(chuàng)新推進，尤其要充分發(fā)揮流動人員人事檔案管理相關信息化功能優(yōu)勢。［8］

其一，要加強對人事檔案管理相關制度的創(chuàng)新，以人事檔案袋新模式為基礎，對流動人員人事檔案管理相關制度和機制予以改進優(yōu)化，形成硬性制度約束，強化多元數據綜合利用，形成符合流動人員人事檔案管理實際需求的檔案管理制度。

其二，要注重對人事檔案服務體系的創(chuàng)新，依據國家現行相關行動方案所提出的“全國一張網”建設要求，人力資源相關管理部門需不斷提高自身人事檔案管理信息化服務水平，加強對流動人員人事檔案信息的收集、查詢、服務等相關標準化服務體系的建立和完善，從而實現人力資源服務與“互聯網+”模式有機融合，打造現代人事互聯網精準對接模式，從而提高流動人員人事檔案管理覆蓋范圍，以跨行業(yè)服務能力取勝，從整體上提高流動人員人事檔案的服務能力。［9］

（四）注重網絡與數據庫相關技術更新發(fā)展

人力資源檔案管理相關部門的流動人員人事檔案管理信息內容的整理工作量較大，而且各項信息內容較為龐雜。所以，在具體開展人事檔案管理工作過程中，必須注重信息共享化，而信息共享根本基礎在于相應數據庫的建立和完善，從而使人事檔案管理可實現自動化、共享化與智能化。因此，在當前流動人員人事檔案管理信息化建設過程當中，必須要注重對數據庫相關技術的更新，綜合運用大數據技術、計算機技術、云計算技術、互聯網技術，針對流動人員人事檔案信息予以準確分類，對于其中所存在信息缺失部分，需加大搜集力度，并進行整理、歸檔和動態(tài)化更新，以此滿足流動人員人事檔案調用和及時查閱相關需求。另外，流動人員人事檔案管理信息共享可提高檔案利用率，實現檔案信息查閱的便利，這也需要加強人力資源市場流動人員檔案管理相關工作的互聯網建設，使流動人員人事檔案信息調閱、流轉更為方便快捷，但需要注意嚴格按照相關管理制度和具體流程操作，以確保流動人員人事檔案信息管理工作的規(guī)范化與標準化開展，根據不同地區(qū)實際流動人員具體情況，制定相應規(guī)范細則，從而確保流動人員人事檔案管理工作的有序開展。［10］

四、結語

結上所述，無論是從社會經濟與文明進步發(fā)展，還是現代化、科技化建設的發(fā)展來講，流動人員人事檔案管理信息化建設都是必然的趨勢。在各項先進科技和設備的支持下，信息化建設能夠保證流動人員人事檔案管理效率和質量的提升，也能切實提高利用率。這就需要相關部門結合流動人員人事檔案管理特點和現狀，引入大數據時代下新型信息技術、計算機技術、現代通信技術以及相關設備，以完善硬件設備不斷推動流動人員人事檔案管理工作向著數字化與智慧化方向邁進，從而實現人事檔案管理的高效化與精準化，為充分發(fā)揮人力資源公共服務價值提供有力的支撐。

參考文獻：

［1］馬愛萍.大數據時代下流動人員人事檔案管理信息化建設研究［J］.就業(yè)與保障，2022，6（8）：148-150.

［2］許昊.淺談大數據時代下流動人員人事檔案信息化建設［J］.明日，2021，12（14）：26.

［3］張海宏.淺談大數據時代下流動人員人事檔案信息化建設［J］.內蒙古科技與經濟，2019，10（18）：33-34.

［4］黃芳.大數據時代對流動人員人事檔案管理信息化建設的途徑探索［J］.城建檔案，2020，0（1）：26-27.

［5］朱靜.大數據時代流動人員人事檔案管理使用困境與對策［J］.辦公室業(yè)務，2019，10（12）：140.

［6］王云.大數據時代流動人員人事檔案管理使用困境與對策探究［J］.經濟與社會發(fā)展研究，2020，3（5）：196.

［7］王維.大數據時代流動人員人事檔案管理的困境及對策分析［J］.辦公室業(yè)務，2022，12（15）：163-165.

［8］李香玉.大數據時代流動人員人事檔案管理使用困境與對策［J］.山東檔案，2021，2（5）：49-49.

［9］劉艷，饒麗.大數據環(huán)境下流動人員人事檔案信息化建設之我見［J］.現代企業(yè)文化，2020，10（20）：119.

［10］丁春玲.大數據時代下人事檔案電子化管理研究［J］.蘭臺內外，2021，13（24）：27-28.

（責任編輯 朱夢琳）