試析新形勢下政府部門檔案管理創(chuàng)新服務(wù)

摘 要：在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會持續(xù)發(fā)展的背景下，我國檔案管理工作得到進(jìn)一步的完善升級，在一定程度上推動了政府服務(wù)工作的改革創(chuàng)新。檔案可詳細(xì)記錄工作詳情、政府活動等，并對相關(guān)數(shù)據(jù)展開整合分析，為后續(xù)工作的有序?qū)嵤┨峁┍Ｕ?。基于此，文章從政府部門檔案管理工作走向與趨勢入手、分析具體的工作原則、重點(diǎn)闡述新形勢下政府部門檔案管理服務(wù)工作的創(chuàng)新升級，以期在全新的發(fā)展形勢下提升檔案管理工作合理性、信息化、精細(xì)化和現(xiàn)代化，時刻順應(yīng)時代發(fā)展需要，提升政府部門的服務(wù)質(zhì)量與水平。

關(guān)鍵詞：政府部門；檔案管理；創(chuàng)新服務(wù)

受社會發(fā)展形勢的影響，我國檔案管理工作正逐漸朝著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展，各類科學(xué)技術(shù)手段得到了有效升級，可對社會發(fā)展過程中的管理、文化、制度等方面的改革與創(chuàng)新工作提供有效參考。但從實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀展開分析，我國政府部門當(dāng)前仍存在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力不足、信息缺乏時效性和管理效率不高等問題，如何提升政府部門的經(jīng)營能力、引進(jìn)現(xiàn)代化高新技術(shù)、保證檔案資料的時效性與完整性以及深挖檔案資料潛在價值信息，應(yīng)當(dāng)是相關(guān)部門后續(xù)的工作重心。

一、政府部門檔案管理工作走向與趨勢

1.黨全面領(lǐng)導(dǎo)檔案工作的開展

現(xiàn)階段，我國不斷加強(qiáng)對檔案管理工作的重視。檔案管理主要作用是為黨和國家的日常工作、滿足群眾實(shí)際需要提供有效參考，是國家意志的集中體現(xiàn)，只有加大檔案管理工作力度，方可充分發(fā)揮檔案的政治價值，體現(xiàn)其道德教化、歷史保護(hù)、提升素質(zhì)的重要作用，確立以黨的領(lǐng)導(dǎo)為核心、以服務(wù)群眾生活為目標(biāo)的工作內(nèi)涵。歷史檔案在一定程度上為我國提供了精神教育，明確了我國主要工作路線。由此，檔案管理工作具有為黨和國家服務(wù)的重要責(zé)任，是我國檔案管理工作未來發(fā)展的主要原則，需要相關(guān)部門及人員提高對檔案管理工作的重視。

2.檔案管理工作走向“社會模式”

從現(xiàn)階段的檔案管理工作模式展開分析，近年來，我國整體改革環(huán)境及方向發(fā)生了翻天覆地的改變，社會模式逐漸滲透到檔案管理工作中。第一，元治理理論的落實(shí)是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作向社會模式發(fā)展的基礎(chǔ)，要求全體社會成員及單位機(jī)構(gòu)共同參與社會治理，可為后續(xù)開展社會化檔案管理工作提供科學(xué)的指導(dǎo)依據(jù)。第二，政事分離規(guī)范了社會化檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，各類政策制度的不斷調(diào)整、落實(shí)使得我國檔案管理部門的具體權(quán)責(zé)范圍得到了進(jìn)一步的細(xì)化、規(guī)范，部分管理權(quán)責(zé)下放，使得檔案管理工作內(nèi)容逐漸豐富，檔案管理工作逐漸由國家式轉(zhuǎn)為社會式，群眾參與度不斷提高。第三，社會力量為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作向社會模式發(fā)展提供動力，有效突破了以往封閉、保守的管理模式，使得廣大社會群體與組織主動參與檔案管理工作中，服務(wù)主體逐漸發(fā)生改變，充分體現(xiàn)了檔案管理工作價值，有效推動檔案管理工作的社會化發(fā)展進(jìn)程。

二、政府部門開展檔案管理的工作原則

第一，靈活性與規(guī)范性。政府部門需要嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)開展檔案管理工作，提升檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時，在工作落實(shí)期間，也需要綜合參考相關(guān)政府部門的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)性質(zhì)等，靈活調(diào)整現(xiàn)有工作方案，保證其滿足實(shí)際工作需要。第二，保障權(quán)益職責(zé)。相關(guān)主管部門需要明確不同崗位的具體工作范圍、內(nèi)容及責(zé)任，保證各項(xiàng)工作落實(shí)到位，避免出現(xiàn)相互推諉、權(quán)責(zé)不明等問題。第三，實(shí)現(xiàn)制定與執(zhí)行工作的有效融合。檔案管理工作制度、模式需要隨著我國政府部門的實(shí)際改革需要不斷優(yōu)化創(chuàng)新，并保證其落實(shí)到位，可在實(shí)際工作中不斷優(yōu)化、完善、總結(jié)，有效提高我國檔案管理工作質(zhì)量。第四，落實(shí)動靜結(jié)合的工作原則。政府部門在開展檔案管理工作期間，需要注意隨著時代的發(fā)展合理調(diào)整與轉(zhuǎn)變?nèi)藛T素養(yǎng)、管理觀念和工作模式，落實(shí)動靜結(jié)合的工作理念，將其與先進(jìn)技術(shù)、國際交流相結(jié)合，起到一定的完善、創(chuàng)新作用。

三、新形勢下政府部門檔案管理服務(wù)工作的創(chuàng)新升級

1.完善管理制度

開展檔案管理的優(yōu)化、創(chuàng)新工作需要科學(xué)、先進(jìn)的檔案管理制度支持，進(jìn)而保證檔案管理工作的規(guī)范性及標(biāo)準(zhǔn)性。一是需要規(guī)范現(xiàn)有的檔案審核流程，調(diào)整審核管理工作機(jī)制，保障整體工作效率。二是做好相關(guān)部門的協(xié)調(diào)工作，形成以檔案管理部門為核心、其他部門為主體的修檔制度，定期開展檔案資料的完善、歸納和整理，做好保密工作，創(chuàng)設(shè)完善的檔案管理保密機(jī)制，提升資料信息的私密性，突出檔案管理工作的價值。三是綜合政府部門自身發(fā)展現(xiàn)狀，有針對性地推行檔案制度管理機(jī)制。四是完善并落實(shí)長期、高效的檔案管理機(jī)制，積極引進(jìn)雙軌制工作模式，提升檔案數(shù)據(jù)的實(shí)用性及精確性。同時，綜合其他先進(jìn)技術(shù)手段，滿足數(shù)字化存儲要求，使得檔案管理工作朝著智能化、信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

2.搭建管理系統(tǒng)

作為開展社會服務(wù)的主要機(jī)構(gòu)，政府需要順應(yīng)全新社會發(fā)展形勢，從以下幾點(diǎn)整合現(xiàn)有檔案管理工作。其一，創(chuàng)新文檔一體化管理體系，保證各項(xiàng)政府公文、政策法規(guī)等第一時間對外公示，保證信息共享性、流通性。同時，在日常開展檔案管理工作期間，應(yīng)統(tǒng)一整合、歸檔重要文件、資料，提升重要文件私密性，并利用文檔一體化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理、政府電子政務(wù)等工作模塊的融合發(fā)展，拓寬檔案管理工作的覆蓋范圍；其二，政府應(yīng)當(dāng)從人性化、便捷性的角度出發(fā)，優(yōu)化電子文件的歸檔、管理工作，提升廣大群眾的檔案調(diào)閱精準(zhǔn)性、便捷性和高效性。例如，可利用公眾號、客戶端等平臺拓寬政務(wù)服務(wù)渠道，提升網(wǎng)絡(luò)窗口覆蓋率，并精簡訪問流程，使用戶可直接利用終端設(shè)備查閱各項(xiàng)信息，充分展現(xiàn)系統(tǒng)價值，滿足不同用戶對于政府檔案信息的需求。其三，相關(guān)單位需積極創(chuàng)立政府檔案網(wǎng)站建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)站平臺功能及內(nèi)容的多樣性，提高信息更新速率，保證資料實(shí)時性，提升群眾的使用滿意度。政府部門應(yīng)做好網(wǎng)站的細(xì)分工作，在完善其服務(wù)性能的同時，需要積極融合政府部門的信息公示需要，合理宣傳檔案要點(diǎn)新聞，加設(shè)公開網(wǎng)絡(luò)窗口，提升公眾的檢索、調(diào)閱和下載便捷性。另外，相關(guān)管理負(fù)責(zé)人需要積極承擔(dān)自身職責(zé)，主動更新網(wǎng)站信息，優(yōu)化平臺設(shè)計，保證其頁面簡約、美觀，內(nèi)容豐富、詳盡，盡量聘請專業(yè)人士設(shè)計，并通過不斷地研討、試行、整改，確保網(wǎng)站平臺可充分發(fā)揮其使用價值。

3.重視人才建設(shè)

為有效提升政府部門檔案管理工作質(zhì)量，需要積極引進(jìn)、聘請、培養(yǎng)專業(yè)化人才。相關(guān)部門需要重視人才建設(shè)工作，保證其專業(yè)能力及職業(yè)素養(yǎng)能夠滿足后續(xù)的工作需要。首先，需要主動開展培訓(xùn)教育活動，以高素養(yǎng)、嚴(yán)要求、標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化為主要依據(jù)，培養(yǎng)能力過硬、作風(fēng)優(yōu)良、政治正確、道德高尚的檔案管理人才團(tuán)隊，綜合檔案管理工作專業(yè)性高的要求，積極創(chuàng)新以老帶新、以強(qiáng)帶弱和以幫帶促的工作方式，為政府檔案管理工作源源不斷地培養(yǎng)出專業(yè)化人才。其次，完善人員服務(wù)意識，相關(guān)人員需要認(rèn)識到檔案管理工作的公共性、服務(wù)性特點(diǎn)，明確作為社會服務(wù)人員的崗位職責(zé)，主動完善自身服務(wù)意識并創(chuàng)新服務(wù)方法，探究檔案管理工作的新思路，提升群眾滿意度。最后，完善現(xiàn)有人才培養(yǎng)制度，依據(jù)行業(yè)及社會形式發(fā)展需要制定可行、高效的檔案管理培訓(xùn)活動方案，保證其常態(tài)化、規(guī)范化開展。此外，還需提升培訓(xùn)工作的針對性、實(shí)效性，引導(dǎo)相關(guān)管理人員主動引進(jìn)國內(nèi)外的成功工作經(jīng)驗(yàn)，依據(jù)自身發(fā)展特點(diǎn)合理調(diào)整并落實(shí)到實(shí)際工作中，做好檔案總結(jié)工作，及時發(fā)現(xiàn)其不足，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步創(chuàng)新升級，為后續(xù)開展社會服務(wù)工作創(chuàng)造有利條件。

4.確?？茖W(xué)優(yōu)化

從現(xiàn)階段的日常服務(wù)工作來看，檔案管理的主要工作內(nèi)容就是將具體的音頻、視頻、圖片和文字等資料做好分類、歸納，并按照預(yù)定的標(biāo)準(zhǔn)、格式合理調(diào)整、存儲。第一，統(tǒng)一現(xiàn)有檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)注意在多元檔案管理工作期間，依據(jù)不同的資料類型合理分類，并創(chuàng)立統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)及機(jī)制，保證數(shù)據(jù)的共享性、融合性。相關(guān)部門應(yīng)主動完善并挖掘政府部門下發(fā)的各類規(guī)章制度，明確具體的工作規(guī)范及要求，保證各檔案管理人員可主動承擔(dān)自身職責(zé)。同時，需要綜合不同部門對于文件的使用需要，統(tǒng)一文件的格式與數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)，保證內(nèi)部檔案資料的共享性，并為其檔案管理工作主體創(chuàng)立通用的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)據(jù)的集成性。第二，創(chuàng)新現(xiàn)有檔案管理工作流程，從完善數(shù)字平臺建設(shè)及規(guī)范資料內(nèi)容形式等方面提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。保證檔案管理工作的進(jìn)一步強(qiáng)化、細(xì)化，需要相關(guān)人員合理審核、收集、整合及處理現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的精確性、完善性和參考性。第三，需要加大過程管理力度。在實(shí)際開展檔案管理工作期間，需要深入貫徹落實(shí)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展需要，仔細(xì)研究各工作細(xì)節(jié)，提升檔案管理數(shù)據(jù)質(zhì)量，重視對前端及過程的控制，創(chuàng)建科學(xué)、合理的監(jiān)督評價機(jī)制，實(shí)現(xiàn)評價量化，進(jìn)而有針對性、合理地開展各類應(yīng)對措施，提升檔案管理工作水平。

5.引進(jìn)信息化技術(shù)

一方面，需要政府部門適當(dāng)增加資金投入力度，保證檔案的信息化、電子化和數(shù)據(jù)化，并以完善的設(shè)備設(shè)施作為主要支撐，加大對庫房條件、硬件設(shè)備設(shè)施的投資力度，確保閱覽室、庫房等場所規(guī)劃合理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的長效化、合理化，并積極引進(jìn)高端硬件裝置，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化發(fā)展提供基礎(chǔ)保障；另一方面，需保證技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性，相關(guān)部門除了做好硬件設(shè)備設(shè)施的安裝建設(shè)工作，也需要應(yīng)用統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)，及時迭代升級，確保檔案信息數(shù)據(jù)采集工作的規(guī)范性及精確性。同時，統(tǒng)一采集標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)格式，明確制定錄入標(biāo)準(zhǔn)以及紙質(zhì)化資料轉(zhuǎn)為數(shù)字化文件的技術(shù)規(guī)范，并嚴(yán)格落實(shí)對應(yīng)的存儲格式、序號編碼和音圖轉(zhuǎn)換等工作原則。在引進(jìn)信息化技術(shù)期間，若是政府部門主要以采購的方式外包升級整個檔案管理信息化建設(shè)工作，需要相關(guān)部門做到嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，從資深、專業(yè)、誠信的企業(yè)選擇合適的合作對象，并管理監(jiān)督整個建設(shè)過程，依據(jù)《檔案信息管理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定政策，保障檔案管理信息化建設(shè)工作有序推進(jìn)。各基層政府可積極發(fā)揮小程序等軟件優(yōu)勢，引導(dǎo)用戶將個人信息作為登錄認(rèn)證條件，有效提升群眾的檔案查詢效率，保證資料私密性的同時，出臺各類電子檔案備份處理規(guī)定，主動探究強(qiáng)化檔案資料安全的方法，避免出現(xiàn)風(fēng)險隱患問題，影響檔案信息的私密性。

6.落實(shí)精細(xì)化管理

為保證檔案管理工作的有效落實(shí)，相關(guān)管理人員需要積極提升自身的職責(zé)感、使命感，端正工作態(tài)度，關(guān)注檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)展，及時判斷其中隱含的各類風(fēng)險隱患問題，做到第一時間反饋，并與相關(guān)責(zé)任人提出合理的應(yīng)對方案及解決措施，有效提升檔案管理工作效能，提升政府服務(wù)質(zhì)量。由此，相關(guān)人員就需要加強(qiáng)對檔案管理工作安全性、保密性的重視，靈活利用防火墻、數(shù)字證書和信息加密等手段，結(jié)合技術(shù)人員的能力特點(diǎn)對現(xiàn)有文件采取加密防護(hù)，創(chuàng)建完善的安全防護(hù)網(wǎng)，防止數(shù)據(jù)出現(xiàn)被篡改、泄露和丟失等問題，并利用相關(guān)的平臺系統(tǒng)為廣大群眾提供高效、便捷的檔案管理服務(wù)工作。另外，由于不同用戶的社會地位、行業(yè)需要不同，對于檔案文件的調(diào)閱類型也各有不同，需要相關(guān)檔案管理人員對現(xiàn)有文件展開詳細(xì)分類，明確不同類別檔案的受眾，落實(shí)最小權(quán)限原則，做好用戶訪問的審核工作，保證信息的安全性，并細(xì)化為具體的用戶、任務(wù)、檔案，精細(xì)化管理各項(xiàng)資料，做好長期、系統(tǒng)管理的準(zhǔn)備，保證政府檔案管理服務(wù)工作的優(yōu)質(zhì)化、精細(xì)化。

7.提高技術(shù)利用率

從實(shí)際情況展開分析，政府部門在開展檔案管理工作期間應(yīng)盡量凸顯其自動性、互動性、數(shù)字化和電子化特征，將提升檔案資料的實(shí)際利用效率作為主要原則，順應(yīng)各類技術(shù)的研發(fā)、使用趨勢，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)手段，創(chuàng)立高效、完善的數(shù)字化檔案庫。一方面，需要相關(guān)人員主動利用掃描、加密、數(shù)據(jù)庫和身份認(rèn)證等數(shù)字應(yīng)用技術(shù)，合理存儲紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并完善、更新、補(bǔ)充和修改相應(yīng)的信息資料，設(shè)立統(tǒng)一的數(shù)字平臺，利用提取關(guān)鍵字、自動檢索、篩選和管理等方式實(shí)現(xiàn)政府檔案管理工作的自動化管理，并綜合數(shù)碼掃描識別、OCR識別和電子標(biāo)簽等方式收集相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，提升檔案管理工作的科學(xué)性、精確性，為后續(xù)開展批量檔案處理提供有力支撐。同時，積極利用互動管理模式，創(chuàng)新一對多聯(lián)動工作方法，有效提升政府部門檔案管理工作的現(xiàn)場工作能力，或靈活使用各類具有在線交互性能的軟件，實(shí)現(xiàn)線上多人同時查閱檔案，并就某一項(xiàng)內(nèi)容展開交流，保證服務(wù)效率；另一方面，應(yīng)提高對防蟲、防火、防水、防潮和防雷等安全防護(hù)的重視，提高工作標(biāo)準(zhǔn)，選擇適宜地點(diǎn)設(shè)計檔案庫房，引進(jìn)各類高端設(shè)備設(shè)施，提高環(huán)境綠化率，進(jìn)一步避免風(fēng)沙、有毒有害氣體對檔案安全性的影響。同時，不同檔案的存儲載體需要使用不同的方式保存，如光盤、U盤等，對于外部環(huán)境要求較高的設(shè)備設(shè)施，需定期檢測其溫濕度及磁場強(qiáng)度。另外，也需要定期檢修電腦、掃描儀、打印機(jī)和錄音設(shè)備等器材，及時排除使用隱患，并做好后續(xù)的檢修記錄工作，提升信息存儲安全性。例如，部分機(jī)密文件可利用紙質(zhì)存儲或?qū)Ｓ迷O(shè)備設(shè)施等方式，有效延長資料存儲時間，提升資料存儲的穩(wěn)定性。

四、結(jié)論

綜上，在全新的時代發(fā)展背景下，政府部門在開展檔案管理工作期間，需要充分發(fā)揮自身的主觀創(chuàng)造性，積極吸收并落實(shí)先進(jìn)的工作觀念，綜合自身發(fā)展需要，從完善管理制度、搭建管理系統(tǒng)、重視人才建設(shè)、確保科學(xué)優(yōu)化、引進(jìn)信息化技術(shù)、落實(shí)精細(xì)化管理和提高技術(shù)利用率等方面入手，遵循預(yù)定的檔案管理工作開展規(guī)律，保證檔案管理工作的先進(jìn)性，及時解決各類風(fēng)險隱患問題，為后續(xù)開展針對性優(yōu)化調(diào)整提供有力支撐。

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（作者單位：中國煙臺SOS兒童村）

作者簡介：董琳（1985—），女，漢族，煙臺萊陽人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理及應(yīng)用技術(shù)研究。