文書檔案助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展探析

摘 要：對于醫(yī)院工作來說，文書檔案工作至關(guān)重要，不僅是醫(yī)院信息管理的重要組成部分，也為醫(yī)院的長期發(fā)展提供了不可或缺的數(shù)據(jù)支撐。本文針對三明市第二醫(yī)院的文書檔案管理相關(guān)問題展開分析，并提出相應(yīng)的解決策略，希望對整個醫(yī)院行業(yè)的文書檔案管理工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：文書；檔案；醫(yī)院；發(fā)展

近些年，我國醫(yī)院的管理模式逐漸完善，相關(guān)領(lǐng)域的管理方法也變得越來越科學。對于醫(yī)院的文書檔案管理來說，相較于過去也有了長足的進步。然而，有些醫(yī)院在文書檔案管理方面仍然存在各種各樣的問題，如果這些問題得不到解決，很可能影響文書檔案工作的管理效率，甚至有可能制約醫(yī)院的長遠發(fā)展。

一、醫(yī)院文書檔案保管和利用的現(xiàn)狀分析

1.檔案利用率低

醫(yī)院檔案的存儲方式通常包括紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式，但由于檔案數(shù)量龐大，存儲方式不合理，導致檔案難以查找、調(diào)取和利用。例如，紙質(zhì)檔案可能會因為存儲空間不足而被堆放在角落里，導致被遺忘或難以找到；電子檔案存儲方式可能不規(guī)范，導致檔案丟失或被損壞。另外，醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)該是一個完整的體系，包括檔案的編制、歸檔、保管、借閱和銷毀等方面的環(huán)節(jié)，但是在實踐中，由于管理制度不完善，導致檔案利用率低。例如，醫(yī)院可能缺乏檔案管理人員，檔案管理制度不完善，導致檔案無法及時收集整理、歸檔、保管和借閱，從而影響檔案的利用率。醫(yī)院檔案的利用率與醫(yī)務(wù)人員的檔案利用意識有很大關(guān)系。如果醫(yī)務(wù)人員對檔案的重要性認識不夠，就會輕視檔案的利用價值，導致檔案利用率低下。

2.檔案利用范圍狹窄，作用十分有限

醫(yī)院檔案的編制需要遵照一定的規(guī)范，如按照病人姓名、住院號以及科室等展開分類編制，并且需要注明填寫人和審核人員的姓名、日期等信息，在使用過程中，也是這些信息在發(fā)揮作用。然而，在三明市第二醫(yī)院的文書檔案實際使用過程中，這些檔案信息的應(yīng)用范圍過于狹窄。一方面，由于調(diào)取檔案的流程比較煩瑣，一部分醫(yī)務(wù)人員省略了這一步驟，沒能充分發(fā)揮文書檔案的對照作用。還有一部分醫(yī)務(wù)人員過于重視醫(yī)院檔案的安全性和機密性，在使用過程中不愿意承擔這一風險，造成文書檔案使用不夠充分；另一方面，醫(yī)院檔案利用范圍狹窄、作用有限的問題還與醫(yī)務(wù)人員的檔案利用意識有關(guān)。由于醫(yī)務(wù)人員忙于工作或者對檔案的認識不夠，導致檔案的利用效果不佳。

3.重視程度不夠，文書檔案保管水平低下

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)療機構(gòu)日常工作中的重要組成部分，包括醫(yī)療記錄、檢驗報告、醫(yī)囑和手術(shù)記錄等。然而，在實際運作中，醫(yī)院對文書檔案的重視程度不夠，文書檔案管理水平低下的問題比較突出，主要原因之一是缺乏專業(yè)的文書檔案管理人員。首先，醫(yī)院的文書檔案管理人員需要具備專業(yè)知識和技能，但是在實際操作中，醫(yī)院的文書檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓和指導，導致文書檔案管理水平低下。其次，文書檔案管理流程不規(guī)范也是重要問題。文書檔案的管理需要遵照一定的流程，如按照規(guī)定的分類編制、保管和銷毀文書檔案，但在實際操作中，醫(yī)院的文書檔案管理流程不規(guī)范，影響了文書檔案的管理效果。另外，還有一個重要問題就是文書檔案處理不及時。醫(yī)院的文書檔案需要及時處理和歸檔，但是在實際操作中，由于醫(yī)務(wù)人員的繁忙和文書檔案管理制度不完善，導致文書檔案處理不及時，影響文書檔案的利用效果。

二、制約醫(yī)院文書檔案管理的瓶頸分析

1.不具備科學管理理念

制約醫(yī)院文書檔案管理科學開展的問題眾多，其中最主要的問題就是院方對于文書檔案管理不夠重視，這體現(xiàn)在相關(guān)人員不具備足夠的科學管理理念，整體上科學管理的氛圍不夠濃厚?？茖W管理理念的缺失會造成缺乏管理的科學性。尤其文書檔案中包含數(shù)量眾多的隱私信息，這些信息一旦暴露，會對相關(guān)人員造成很多不利的影響，如果醫(yī)院文書檔案管理缺乏科學的方法和手段，不能夠結(jié)合信息時代的各種管理技術(shù)，科學的統(tǒng)籌、規(guī)劃數(shù)據(jù)，很有可能會導致文書檔案管理效果不佳。另外，內(nèi)部沒有建立完善的信息系統(tǒng)也是三明市第二醫(yī)院文書檔案管理效果不夠理想的主要問題，制約著整體管理效率的提升。醫(yī)院文書檔案管理中缺少完善的信息系統(tǒng)，無法全面、準確地管理和查詢文書檔案，也不便于文書檔案的共享和利用。缺乏有效的評估和反饋機制對于醫(yī)院文書檔案管理的科學發(fā)展也是一種強有力的阻礙。醫(yī)院文書檔案管理缺乏有效的評估和反饋機制，無法及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題，也無法為文書檔案管理提供科學的依據(jù)和指導。

2.專業(yè)素質(zhì)不高

醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院管理中不可或缺的一環(huán)，文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)對于醫(yī)院文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。然而，在實際運作中，文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高成為制約檔案管理工作發(fā)展的瓶頸，最突出的表現(xiàn)就是他們?nèi)狈I(yè)知識和技能，無法規(guī)范化、標準化管理文書檔案，也無法有效地利用文書檔案為醫(yī)院的發(fā)展和改進提供支持。另外，相關(guān)人員缺少全面的管理思路也是制約文書檔案管理工作推進的主要問題。醫(yī)院文書檔案管理人員缺乏全面的管理思路，只關(guān)注文書檔案管理的表面問題，缺乏對管理工作的整體把握和規(guī)劃，無法提高工作效率和質(zhì)量。他們在專業(yè)素質(zhì)方面的不足還體現(xiàn)在缺乏服務(wù)意識和溝通能力，無法與醫(yī)院的其他部門和人員建立良好的協(xié)作關(guān)系，也無法向醫(yī)院管理層提供科學的依據(jù)和建議。

3.管理機制不完善

管理機制不完善會影響醫(yī)院文書檔案管理工作的規(guī)范化和科學化，使得醫(yī)院文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量得不到有效保障。而機制上的不完善會影響文書檔案工作的下一步發(fā)展，對于整個醫(yī)院的工作也會形成制約。而醫(yī)院管理機制又涉及法律法規(guī)，在這一方面的缺失會造成缺乏明確的法律規(guī)定和政策指導，導致醫(yī)院文書檔案管理缺乏法律依據(jù)和管理標準，從而影響了醫(yī)院文書檔案管理機制的完善程度。除了管理機制外，管理制度的疏漏也是重要問題。三明市第二醫(yī)院在文書檔案管理制度和流程上存在不足，導致文書檔案管理工作缺乏有效的組織和管理，從而影響了文書檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。要想完善管理機制，必須有足夠的投入，尤其是醫(yī)院文書檔案管理需要投入大量的人力、物力和財力等資源，但是該院缺乏足夠的投入，導致醫(yī)院文書檔案管理機制不完善，影響了醫(yī)院文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

三、優(yōu)化醫(yī)院文書檔案助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的具體對策

1.加大投入，改善基礎(chǔ)

首先，要解決醫(yī)院文書檔案管理工作中的現(xiàn)存問題，提升整體工作效率和質(zhì)量，醫(yī)院要采取更為科學的方法，提升文書檔案的管理效率和質(zhì)量，避免其中隱含的風險發(fā)展成問題。例如，可以加大投入和改善基礎(chǔ)，引進先進的文書檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合各種信息化手段，提高檔案數(shù)字化程度，盡量減少人工操作的環(huán)節(jié)，以減少檔案管理人員的工作壓力，從而提高文書檔案管理的工作效率。其次，醫(yī)院還可以投入更多資源來提高文書檔案管理的質(zhì)量。比如，院方可以完善醫(yī)院的文書檔案管理制度和流程，通過培訓等方法加強文書檔案管理人員的能力，提升他們的專業(yè)素養(yǎng)，使其認識到自身工作的重要性，自覺在工作中嚴格遵守流程，進而提高文書檔案管理的質(zhì)量。另外，結(jié)合相應(yīng)的信息技術(shù)手段培訓員工，建立健全信息化體系，實現(xiàn)文書檔案管理與醫(yī)院信息化管理的有機結(jié)合以及文書檔案電子化管理，提高醫(yī)院信息化建設(shè)的水平。最后，加強檔案管理，防止文書檔案管理過程中出現(xiàn)疏漏和錯誤，避免因管理不規(guī)范而導致醫(yī)患關(guān)系緊張和矛盾。

2.提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接關(guān)系到醫(yī)院文書檔案管理水平的高低。為提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，可以強化培訓，提高其專業(yè)技能和素養(yǎng)，讓他們掌握最新的文書檔案管理理論和實踐操作技能，做到業(yè)務(wù)熟練、技能嫻熟。另外，醫(yī)院還可以通過制度實行輪崗。定期組織文書檔案管理人員輪換崗位，讓他們互相了解、學習，掌握不同崗位的文書檔案管理工作的流程和要求，提高其管理能力和協(xié)作能力。然后，醫(yī)院需要定期組織經(jīng)驗交流，讓管理人員將自己的經(jīng)驗分享出來，從整體上提升管理質(zhì)量和效率。在定期交流中，檔案管理人員可以相互學習、相互啟發(fā)，提高文書檔案管理技能和管理水平。醫(yī)院還要建立一整套完善的制度，通過制度來約束醫(yī)院文書檔案管理工作，其中要明確文書檔案管理人員的職責和權(quán)利，規(guī)范文書檔案管理工作的流程和標準，以提高工作效率和工作質(zhì)量。醫(yī)院領(lǐng)導也要給予檔案相關(guān)工作足夠的關(guān)心，要關(guān)心文書檔案管理人員的工作情況，及時解決他們遇到的問題和困難，提高文書檔案管理人員的工作積極性和工作熱情。

3.構(gòu)建科學的管理機制

構(gòu)建科學的管理機制可以提高醫(yī)院文書檔案管理的效率和質(zhì)量。第一，醫(yī)院需要建立規(guī)范的文書檔案管理制度，明確文書檔案管理的目標、職責、流程、標準和要求，使各個環(huán)節(jié)有章可循、有標準可依。第二，醫(yī)院還要完善文書檔案管理流程，包括文書的申請、審核、存放、借閱以及銷毀等流程，確保文書檔案管理的全過程能夠規(guī)范化、標準化，讓整個工作按照流程開展。第三，醫(yī)院要明確責任制，明確文書檔案管理的責任主體和責任范圍，規(guī)范文書檔案管理的職責和權(quán)限，從而確保文書檔案管理責任落實到位。一旦出現(xiàn)相關(guān)問題，可以追責，這也是對全部管理人員的一種警醒。然后，醫(yī)院還要充分利用信息技術(shù)，建立信息化管理平臺，將文書檔案管理工作納入信息化管理，實現(xiàn)文書檔案管理的信息化、數(shù)字化及智能化，提高文書檔案管理的效率和質(zhì)量。除此之外，醫(yī)院還要通過管理機制對人員開展定期培訓，提升其業(yè)務(wù)水平和管理能力，建立績效考核制度，激勵文書檔案管理人員創(chuàng)新工作，提高工作效率和質(zhì)量。最后，建立切實有效的監(jiān)督機制。建立文書檔案管理的內(nèi)部審計機制，及時發(fā)現(xiàn)和糾正文書檔案管理中的問題，從而確保文書檔案管理的規(guī)范化和有效性。

4.加強檔案資源的開發(fā)利用

醫(yī)院文書檔案工作不能過時，不能落后，需要及時開發(fā)和利用，采用更為高效、科學的方法來提升文書檔案管理工作的效率。比如醫(yī)院可以積極嘗試使用信息技術(shù)來構(gòu)建完善的文書檔案管理系統(tǒng)，數(shù)字化保存文書檔案，這樣不僅能夠避免紙質(zhì)文書檔案使用過程中的磨損、損壞等問題，還能通過計算機調(diào)用來提高工作效率。除此之外，醫(yī)院還可以積極參考其他醫(yī)院對于文書檔案管理采用的科學方法，結(jié)合本院的實際情況靈活調(diào)整，形成適合本院的科學方法。文書檔案管理的開發(fā)工作要眾人參與，醫(yī)院領(lǐng)導還要廣泛聽取一線管理人員的意見和建議，優(yōu)化現(xiàn)有的管理工作，在方法和制度上逐步完善，這也是開發(fā)工作的一部分。醫(yī)院也要在文書檔案管理方面適當加大投資，提升相關(guān)設(shè)備設(shè)施的使用效率，幫助改善文書檔案管理工作。還可以借鑒國外醫(yī)院在文書檔案管理方面采取的方法和應(yīng)用工具，結(jié)合本院的實際條件不斷嘗試，積極總結(jié)，發(fā)現(xiàn)新方法、新工具在應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題，選擇科學的方法加以解決，讓整個文書檔案管理流程更加完善、科學。

5.拓寬檔案利用范圍，提高其利用率

醫(yī)院需要結(jié)合文書檔案的實際管理情況，有針對性地開展工作。比如可以充分利用檔案信息資源，幫助醫(yī)院領(lǐng)導開展管理協(xié)作，制訂相應(yīng)的流程和計劃，完善工作總結(jié)。還可以利用檔案信息資源，為醫(yī)院工作質(zhì)量的評價提供幫助，因為文書檔案中有大量的數(shù)據(jù)作為支撐，在開展相關(guān)工作時會變得更加輕松。

同時，還能利用檔案信息資源為經(jīng)濟責任審計、自查、項目建設(shè)和醫(yī)院財務(wù)部門債權(quán)債務(wù)檢查等提供相應(yīng)的檔案資料。想要拓寬檔案的利用率，就需要檔案系統(tǒng)接入其他系統(tǒng)，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，由其他系統(tǒng)人員在需要時調(diào)取，并加以利用。醫(yī)院可以將檔案使用較為頻繁的工作環(huán)節(jié)展開必要的檔案調(diào)取設(shè)置，讓醫(yī)務(wù)人員使用時通過權(quán)限驗證，避免越權(quán)調(diào)取檔案，這樣既能保證文書檔案的安全性和私密性，還能讓相關(guān)信息在醫(yī)務(wù)工作中發(fā)揮作用。

四、結(jié)束語

近些年，我國醫(yī)院整體管理水平快速提升，不僅在醫(yī)療技術(shù)的應(yīng)用上直逼國際先進水平，在信息管理方面也取得了長足的進步。對于醫(yī)院來說，文書檔案管理工作至關(guān)重要，由于很多檔案包括患者的隱私信息，醫(yī)院要給予足夠的重視，才能在保證文書檔案安全性的基礎(chǔ)上充分發(fā)揮它們的作用。本文以三明市第二醫(yī)院為例，分析了一些文書檔案管理工作中的現(xiàn)存問題，并提出了相應(yīng)的解決對策，希望業(yè)內(nèi)人士能夠積極參考，結(jié)合所在醫(yī)院的實際情況，靈活調(diào)整方法加以應(yīng)用，進一步提升醫(yī)院文書檔案管理工作的質(zhì)量。

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（作者單位：三明市第二醫(yī)院）

作者簡介：劉婧（1985—），女，漢族，福建南平人，本科，館員，研究方向：醫(yī)院文書檔案。