退役軍人檔案管理必要性及優(yōu)化方法思考

摘 要：退役軍人檔案是記錄退役軍人服役期間的重要證明，事關(guān)做好退役軍人服務(wù)保障、安全保密以及幫扶援助等具體工作，對(duì)全面了解退役軍人檔案管理工作的問(wèn)題深刻認(rèn)識(shí)做好退役軍人檔案管理工作具有重要意義。本文強(qiáng)調(diào)了做好退役軍人檔案管理的必要性，詳細(xì)闡述了退役軍人檔案管理面臨的主要問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題，提出了具體的優(yōu)化方案。

關(guān)鍵詞：退役軍人；檔案管理；優(yōu)化

在現(xiàn)代社會(huì)中，退役軍人檔案管理是對(duì)退役軍人個(gè)人信息和入伍、服役、退役等期間情況的全面記錄，是對(duì)軍人服役經(jīng)歷、核定待遇和儲(chǔ)備應(yīng)急備戰(zhàn)人才的重要依據(jù)。退役軍人檔案管理不僅涉及退役軍人的權(quán)益保障，對(duì)于退役軍人的安置、國(guó)防建設(shè)以及社會(huì)穩(wěn)定等方面也具有重要的意義。

一、退役軍人檔案管理的必要性

1.保障退役軍人的權(quán)益

退役軍人是國(guó)家和軍隊(duì)的寶貴財(cái)富，退役軍人檔案是記錄和反映退役軍人在軍隊(duì)服役期間主要表現(xiàn)的重要文件，是評(píng)價(jià)和確認(rèn)其軍事職務(wù)、軍銜和榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)等信息的重要依據(jù)。通過(guò)對(duì)退役軍人檔案的管理，可以確保其權(quán)益得到充分保障，包括享受退休待遇、醫(yī)療保健和社會(huì)福利等。同時(shí)，退役軍人檔案管理也有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決軍人權(quán)益受損的問(wèn)題，維護(hù)軍人的尊嚴(yán)和榮譽(yù)。

2.是提供戰(zhàn)時(shí)召回和儲(chǔ)備力量的依據(jù)

在國(guó)家面臨緊急情況或戰(zhàn)爭(zhēng)爆發(fā)時(shí)，往往需要?jiǎng)訂T和召回退役軍人來(lái)增加國(guó)防力量。這就需要有一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)，能夠準(zhǔn)確記錄和管理退役軍人的信息，以便在需要時(shí)能夠快速找到合適的人選并調(diào)動(dòng)。退役軍人檔案中記錄的軍事背景和專(zhuān)業(yè)知識(shí)是評(píng)估其適合性和可用性的重要依據(jù)。通過(guò)分析檔案中的信息，可以確定退役軍人的軍事技能、專(zhuān)長(zhǎng)和經(jīng)驗(yàn)以及在不同部隊(duì)和崗位的表現(xiàn)。這些信息可以幫助軍方在戰(zhàn)時(shí)召回和調(diào)配人員時(shí)做出明智的決策，確保最佳的戰(zhàn)斗力和戰(zhàn)略配備。同時(shí)，退役軍人檔案管理也是國(guó)家對(duì)退役軍人的關(guān)懷和尊重的體現(xiàn)，有利于提高軍人的士氣和戰(zhàn)斗力。此外，在和平時(shí)期，退役軍人檔案還可以用于儲(chǔ)備力量的管理和調(diào)度。

3.有利于社會(huì)穩(wěn)定

退役軍人是社會(huì)的重要組成部分，他們?cè)谲婈?duì)服務(wù)期間積累了豐富經(jīng)驗(yàn)和技能，通過(guò)對(duì)退役軍人檔案的管理，可以了解退役軍人的專(zhuān)業(yè)技能和工作經(jīng)驗(yàn)，為他們的再就業(yè)提供有力支持。及時(shí)了解退役軍人的去向和動(dòng)態(tài)，防止軍人資源被濫用或泄露，可以更好地了解退役軍人的需求和期望，促進(jìn)他們順利融入社會(huì)，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，從而為他們提供更好的服務(wù)和支持，有助于維護(hù)社會(huì)的和諧和穩(wěn)定。

二、退役軍人檔案管理的任務(wù)

退役軍人檔案管理的任務(wù)包括信息收集、檔案整理、保密管理和信息利用等方面。首先，信息收集是退役軍人檔案管理的基礎(chǔ)工作，包括個(gè)人基本信息、軍事經(jīng)歷和獎(jiǎng)懲記錄等方面。其次，檔案整理是分類(lèi)整理、歸檔和保存收集到的信息，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和可用性。保密管理是退役軍人檔案管理的重要環(huán)節(jié)，要確保檔案信息的安全和保密，防止被泄露和濫用。最后，是將退役軍人檔案信息應(yīng)用于相關(guān)領(lǐng)域，包括人才評(píng)價(jià)、退休福利和安置等方面，為退役軍人提供更好的服務(wù)和支持。

三、退役軍人檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案數(shù)據(jù)管理不規(guī)范

在退役軍人檔案管理中，存在著數(shù)據(jù)管理不規(guī)范的問(wèn)題，包括檔案信息的錄入、整理和存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)中可能存在錯(cuò)誤、遺漏或混亂的情況，導(dǎo)致檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性受到影響。檔案在各部門(mén)交接過(guò)程中，可能出現(xiàn)檔案損壞、混亂及缺失的現(xiàn)象。在一些地區(qū)或單位中，檔案的存放環(huán)境可能較差，如濕度過(guò)高、溫度不穩(wěn)定、儲(chǔ)存設(shè)備設(shè)施老化等，這可能導(dǎo)致檔案的損壞或無(wú)法正常使用。

2.檔案保密性不足

退役軍人的檔案涵蓋了其身份信息、家庭背景和軍事經(jīng)歷等重要信息。因此，需要高度保密，這些敏感信息一旦被泄露，不僅會(huì)給退役軍人個(gè)人帶來(lái)嚴(yán)重的損害，還可能影響國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定。然而，目前在檔案管理過(guò)程中，存在著信息被泄露和被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，這將給退役軍人的個(gè)人安全和社會(huì)穩(wěn)定帶來(lái)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

3.管理技術(shù)水平不先進(jìn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，許多基層軍人安置檔案管理仍未建立完整的電子檔案管理系統(tǒng)，按一定要求開(kāi)展傳統(tǒng)檔案的搜索查找、使用、分析和分享是極其困難的，不僅導(dǎo)致退役軍人在處理相關(guān)問(wèn)題時(shí)消耗大量時(shí)間和精力，還增加了檔案管理的復(fù)雜度，容易出現(xiàn)各種錯(cuò)誤。此外，由于缺乏有效的信息化管理工具，檔案管理的效率和準(zhǔn)確性難以得到保證。即使在開(kāi)展電子檔案管理時(shí)，也存在遺漏和丟失的情況，顯示出檔案管理的精細(xì)化程度不夠，對(duì)檔案分級(jí)和分項(xiàng)管理的意識(shí)不強(qiáng)，缺乏統(tǒng)一的管理理念。

4.退役軍人檔案數(shù)字化管理任務(wù)量大

構(gòu)建人事檔案數(shù)字檔案館工程需要處理的信息資源有兩類(lèi)，一是現(xiàn)有實(shí)物檔案的數(shù)字化，二是現(xiàn)有信息資源的整合。實(shí)物檔案的數(shù)字化是數(shù)字檔案工程實(shí)施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需要投入大量的人力和物力實(shí)施掃描、OCR識(shí)別和數(shù)據(jù)錄入大量的紙質(zhì)檔案等操作。由于實(shí)物檔案的形成和來(lái)源渠道復(fù)雜，所開(kāi)展的數(shù)字化處理也千差萬(wàn)別。雖然有一些全文掃描可以通過(guò)使用OCR軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，但由于人工干擾大，實(shí)際可行性不高。而且，更多類(lèi)型的實(shí)體檔案只能通過(guò)圖形掃描的方式處理，并輔以人工添加關(guān)鍵字和重要文件的摘要，這一步也是數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)中較耗時(shí)的環(huán)節(jié)。

5.檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不足

部分檔案管理人員嚴(yán)重缺乏責(zé)任感，沒(méi)有采取分類(lèi)管理的方式，而是將所有與退役軍人相關(guān)的檔案信息資料存儲(chǔ)在個(gè)人檔案下。盡管檔案信息管理系統(tǒng)可以通過(guò)退役軍人的姓名檢索其電子檔案，但檢索出的內(nèi)容混亂，導(dǎo)致管理人員無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)完整提取所需的信息資料，從而降低了電子檔案的管理效率，存在嚴(yán)重的不規(guī)范化管理問(wèn)題。

四、退役軍人檔案管理工作的改進(jìn)辦法

1.隊(duì)伍建設(shè)專(zhuān)業(yè)化

檔案管理工作需要專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的支持。相關(guān)人員應(yīng)接受培訓(xùn)，了解檔案管理的基本原則和操作規(guī)范，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。對(duì)檔案管理人員展開(kāi)培訓(xùn)，提高其檔案管理知識(shí)和技能，加強(qiáng)保密意識(shí)和法律法規(guī)意識(shí)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。首先，制訂科學(xué)合理的培訓(xùn)計(jì)劃是提高檔案管理水平的前提。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)明確培訓(xùn)的目標(biāo)、內(nèi)容、方式和時(shí)間，以確保培訓(xùn)有序開(kāi)展。培訓(xùn)的目標(biāo)應(yīng)與組織的業(yè)務(wù)需求和檔案管理的實(shí)際情況相結(jié)合，既要考慮到現(xiàn)有的檔案管理水平，也要考慮到未來(lái)的發(fā)展需求。培訓(xùn)內(nèi)容則應(yīng)涵蓋檔案管理的各個(gè)方面，如檔案的分類(lèi)、存儲(chǔ)、檢索、利用等。培訓(xùn)方式可以根據(jù)實(shí)際情況選擇課堂講授、在線(xiàn)學(xué)習(xí)、實(shí)地操作等。

其次，提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)也是提高檔案管理水平的重要途徑。檔案管理不僅需要專(zhuān)業(yè)的技能，還需要良好的職業(yè)素養(yǎng)，如責(zé)任心、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?。根?jù)實(shí)際需要定期核實(shí)核對(duì)人事檔案，確保所有檔案信息填報(bào)格式規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

2.退役軍人檔案管理工作流程設(shè)計(jì)優(yōu)化

為確保退役軍人檔案的準(zhǔn)確性和完整性，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致麻煩和糾紛，流程設(shè)計(jì)可以提高退役軍人檔案管理工作的效率，減少冗余和重復(fù)工作，提高工作質(zhì)量和效果。

（1）檔案收集

建立退役軍人檔案的收集渠道和機(jī)制，包括從軍隊(duì)、地方各級(jí)退役軍人事務(wù)部以及退役軍人服務(wù)中心等獲取相關(guān)信息。傳統(tǒng)的檔案收集方式通常涉及大量的紙質(zhì)文件和手工記錄，容易導(dǎo)致信息丟失、重復(fù)收集以及工作時(shí)間的浪費(fèi)。而采用數(shù)字化收集方式可以大大提高工作效率，減少人力資源的浪費(fèi)，提高檔案管理的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性。此外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受到自然災(zāi)害、人為破壞或盜竊的威脅，而數(shù)字化收集方式可以通過(guò)加密和權(quán)限控制等技術(shù)手段，提高檔案的安全性和保密性，避免信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，建立健全檔案管理制度和流程，明確責(zé)任和權(quán)限，規(guī)范檔案收集的流程和要求。

（2）檔案整理

建立健全退役軍人檔案管理信息化系統(tǒng)是提高工作效率的關(guān)鍵。檔案整理是保證檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。檔案整理包括對(duì)檔案材料開(kāi)展分類(lèi)、歸檔、編目、鑒定和修整等工作。通過(guò)檔案整理，可以使檔案材料更加規(guī)范、完整以及準(zhǔn)確，保證檔案的可讀性和可利用性，確保檔案信息簡(jiǎn)潔明了，讓相關(guān)人員能夠在第一時(shí)間快速查找。通過(guò)建立統(tǒng)一的電子檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和查詢(xún)，可以大大減少人力和物力資源的浪費(fèi)，提高檔案整理的速度和準(zhǔn)確性。

另外，加強(qiáng)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化也是優(yōu)化工作的重要環(huán)節(jié)。制定統(tǒng)一的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和流程，明確檔案整理的要求和步驟，可以避免因?yàn)閭€(gè)人主觀因素導(dǎo)致檔案整理工作的混亂和低效。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案整理過(guò)程的監(jiān)督和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問(wèn)題，確保檔案整理工作的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。

（3）檔案保管

檔案保管包括檔案室的建設(shè)、相關(guān)設(shè)備設(shè)施的配備、檔案的存儲(chǔ)和保護(hù)等方面。應(yīng)當(dāng)建立專(zhuān)門(mén)的智能化檔案保管庫(kù)，配備恒溫恒濕等環(huán)境控制設(shè)施，確保檔案的長(zhǎng)期保存和防止損壞。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案保管庫(kù)的安全管理，采取必要的措施防止盜竊、火災(zāi)等意外事件的發(fā)生。確保檔案的安全性、完整性和可用性，防止檔案的遺失、損毀和被泄露，加強(qiáng)維護(hù)檔案系統(tǒng)運(yùn)行的安全性。

（4）檔案利用

檔案利用是管理體系的重要目標(biāo)之一。退役軍人檔案不僅僅是一份記錄，還是一份寶貴的歷史遺產(chǎn)。檔案利用包括利用檔案開(kāi)展科研、教育和宣傳等工作以及為退役軍人提供服務(wù)和幫助。通過(guò)檔案利用，可以更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用，推動(dòng)軍事歷史學(xué)科的發(fā)展，為社會(huì)和退役軍人提供更好的服務(wù)和支持。

3.退役軍人檔案的精細(xì)化管理辦法

第一，嚴(yán)把退役軍人接收的源頭關(guān)，確保檔案的安全性、可靠性和有效性。退役軍人的個(gè)人檔案承載了大量的敏感信息，包括個(gè)人隱私和國(guó)家安全等方面的內(nèi)容。因此，在接收退役軍人檔案時(shí)，應(yīng)確保操作人員經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的背景審查，并具備相應(yīng)的資質(zhì)和職業(yè)道德。只有確保了接收檔案的人員具備可靠性和專(zhuān)業(yè)性，才能避免因操作人員的失誤或不當(dāng)行為導(dǎo)致檔案信息被泄露或篡改。

第二，嚴(yán)把退役軍人檔案增量材料的鑒別關(guān)，是保證檔案可靠性的重要環(huán)節(jié)。隨著科技的不斷進(jìn)步，各類(lèi)文書(shū)材料越來(lái)越易于偽造和篡改。為了確保人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，應(yīng)采取科學(xué)有效的技術(shù)手段和審查措施，鑒別檔案增量材料，包括電子文檔的數(shù)字簽名認(rèn)證、文件完整性驗(yàn)證等方法。只有嚴(yán)格鑒別檔案的增量材料，才能保證檔案的完整性和可信度。另外，檔案的價(jià)值在于其能夠提供持久、可靠的信息。因此，需要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)，負(fù)責(zé)檔案的保存和管理。同時(shí)，也需要定期更新檔案，以反映退役軍人的最新?tīng)顩r。

第三，嚴(yán)把退役軍人檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)的出口關(guān)，是有效防止檔案信息被泄露的重要措施。在檔案的轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，往往存在著信息傳遞的風(fēng)險(xiǎn)。為了減少檔案信息被非法獲取或篡改的可能性，應(yīng)建立起嚴(yán)密的轉(zhuǎn)遞手續(xù)和安全措施，包括嚴(yán)格的身份驗(yàn)證、加密傳輸通道以及監(jiān)控和審計(jì)措施等。只有確保檔案轉(zhuǎn)遞的出口關(guān)，才能有效保護(hù)檔案信息的安全性和機(jī)密性。

第四，嚴(yán)把退役軍人檔案的借閱利用關(guān)是保護(hù)個(gè)人隱私和維護(hù)檔案完整性的重要環(huán)節(jié)。在檔案的借閱和利用過(guò)程中，應(yīng)建立起嚴(yán)格的權(quán)限管理機(jī)制和審批流程。只有通過(guò)合法渠道和程序獲得授權(quán)的人員才能實(shí)施檔案的借閱和利用。此外，為了防止檔案被濫用和損壞，可以采取監(jiān)控、限制操作權(quán)限以及禁止外部網(wǎng)絡(luò)接入，以及建立無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)等措施。

4.檔案管理數(shù)字化

通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，數(shù)字檔案還可以在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)、查詢(xún)以及利用的一體化服務(wù)。從工作內(nèi)容上看，人事檔案數(shù)字化建設(shè)主要包括兩個(gè)部分，一是通過(guò)數(shù)據(jù)掃描、數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)庫(kù)等多種技術(shù)，將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案；二是將各種分散的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在著大量的手工操作和人力成本，而電子檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和批量處理，大大提高了檔案管理的效率。電子檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)多部門(mén)、多地點(diǎn)之間的檔案共享和協(xié)作，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在傳遞和存儲(chǔ)過(guò)程中可能出現(xiàn)的遺漏和損壞問(wèn)題。退役軍人檔案可以在需要的時(shí)候快速共享給相關(guān)部門(mén)，提高了信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。電子檔案管理系統(tǒng)可以通過(guò)權(quán)限設(shè)置和加密技術(shù)，確保檔案的安全性和完整性。退役軍人檔案中包含著大量的敏感信息，如個(gè)人身份證號(hào)、軍銜、獎(jiǎng)懲情況及軍事機(jī)密等，采用電子檔案管理系統(tǒng)可以有效防止非法獲取、濫用和篡改。

5.利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，構(gòu)建信息共享平臺(tái)

首先，數(shù)字化處理退役軍人檔案，并存儲(chǔ)在云空間，極大節(jié)省了空間和時(shí)間成本。同時(shí)，數(shù)字化檔案還可以通過(guò)云端存儲(chǔ)和共享，實(shí)現(xiàn)多部門(mén)之間的信息共享和協(xié)同工作，提高了工作效率。

其次，利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)退役軍人檔案的全面分析。傳統(tǒng)的檔案管理方式只能提供有限的信息，無(wú)法開(kāi)展深入分析和挖掘。通過(guò)大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可以全面分析退役軍人檔案中的各種數(shù)據(jù)，從中發(fā)現(xiàn)一些隱藏的規(guī)律和關(guān)聯(lián)性。此外，利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)退役軍人檔案管理的智能化。傳統(tǒng)的檔案管理方式需要人工整理和歸檔，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏，而通過(guò)大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)退役軍人檔案的智能化管理。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，退役軍人檔案管理工作需要加強(qiáng)各部門(mén)協(xié)作和溝通，協(xié)同保障退役軍人的權(quán)益，建立健全檔案管理制度，確保信息準(zhǔn)確記錄和及時(shí)更新，采取一系列措施來(lái)提高檔案管理水平，保障檔案保密效果和提高檔案管理人員的意識(shí)水平，只有這樣，才能有效保障退役軍人的權(quán)益，進(jìn)一步提升退役軍人事務(wù)管理的水平，促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展。

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（作者單位：濟(jì)寧市軍隊(duì)離退休干部休養(yǎng)服務(wù)中心）

作者簡(jiǎn)介：楊苗（1976—），女，漢族，山東濟(jì)寧人，本科，中級(jí)，研究方向：檔案。