基于安全保障前提下干部人事檔案信息化利用探討

摘 要：在大數(shù)據(jù)背景下，干部人事檔案信息化是必然趨勢，本文主要從干部人事檔案信息化建設(shè)的必要性、建設(shè)現(xiàn)狀展開分析，指出當(dāng)前干部人事檔案信息化建設(shè)的弊端與實質(zhì)性沖突，給出基于安全保障前提下的靈活性解決方案，并結(jié)合具體案例展開探討。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；信息化；安全保障

干部人事檔案是考察和了解干部的重要依據(jù)，檔案中的“三齡兩歷”情況更是體現(xiàn)干部“德、能、勤、績、廉”等方面的直接材料，與干部隊伍建設(shè)、干部崗位任免等工作具有很大的關(guān)聯(lián)。近些年，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，干部人事檔案信息化建設(shè)成為檔案管理和利用的有效途徑。2018年11月，中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》第二十六條指出，組織人事部門及其干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸和利用能力，建立健全安全、便捷、共享及高效的干部人事檔案信息化管理體系。

一、傳統(tǒng)干部人事檔案信息化建設(shè)的必要性

傳統(tǒng)干部人事檔案管理均采用紙質(zhì)化管理模式，并非信息化管理模式。一方面，近些年信息化技術(shù)才開始應(yīng)用于干部人事檔案材料形成與管理，大量信息材料形成時并不具備信息化的條件；另一方面，相較于紙質(zhì)化檔案真實性核驗的傳統(tǒng)性與直接性，信息化檔案材料鑒真手段尚未有明確的標(biāo)準(zhǔn)。隨著社會不斷發(fā)展，紙質(zhì)化管理模式的弊端已經(jīng)逐步顯露，不僅體現(xiàn)在因保存不善導(dǎo)致的材料缺失，甚至正本檔案丟失現(xiàn)象始終存在，還表現(xiàn)在對干部任免、評鑒考察等數(shù)據(jù)分析時效率低下等方面。因此，紙質(zhì)化管理模式已經(jīng)嚴(yán)重制約了干部人事檔案的利用價值與效率，不能對組織考察干部工作產(chǎn)生明顯助力。

從當(dāng)代檔案管理的發(fā)展方向看，大數(shù)據(jù)的語境與背景對干部人事檔案管理工作提出了新的要求，即采用信息化模式管理干部人事檔案。信息化模式不僅能夠有效匯總并精細(xì)化分類各項干部人事檔案數(shù)據(jù)，從中提取具備參考價值的信息，還能根據(jù)具體崗位的干部選用具體需求特點，為領(lǐng)導(dǎo)層選人用人決策提供參考，有效彌補(bǔ)了紙質(zhì)化管理模式的短板。

二、干部人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.干部人事檔案信息化建設(shè)的背景

近幾年，干部人事檔案信息化已經(jīng)具備了體系基礎(chǔ)，并非各地市“單打獨斗”的探索或單一層面的嘗試。從制度角度看，中共中央在2021年印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨組織工作條例》第四十條就明確提出，“組織部門應(yīng)當(dāng)聚焦主責(zé)主業(yè)，健全工作機(jī)制，優(yōu)化工作流程，加強(qiáng)調(diào)查研究，注重運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和信息化手段，提高工作效能”。同年9月起，包括中組部在內(nèi)的黨的各級組織部門陸續(xù)提出，應(yīng)當(dāng)推動組織系統(tǒng)信息化工作向系統(tǒng)性數(shù)字化轉(zhuǎn)型新階段邁進(jìn)。這無疑從指導(dǎo)思想上明確了干部人事檔案信息化建設(shè)的重要性與必要性，確立了干部人事檔案管理方式的發(fā)展方向；從操作角度看，電子檔案的具體管理與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)也已經(jīng)明確，可操作性基礎(chǔ)已經(jīng)具備，如2017年3月1日施行的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）就是有效規(guī)范電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，為干部人事檔案信息化建設(shè)提供了可操作性的標(biāo)準(zhǔn)。

2.當(dāng)前干部人事檔案信息化建設(shè)的弊端

從當(dāng)前干部人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀看，依然存在兩方面問題。一方面，現(xiàn)在最為廣泛的干部人事檔案管理方式依然是紙質(zhì)檔案。這當(dāng)然是受到了干部人事檔案的形成時間在前的影響，同時，也造成了當(dāng)前所謂的“干部人事檔案信息化”基本上等同于“將紙質(zhì)材料以可視方式電子化”，造成了電子化干部人事檔案只是一種“高清照片”意義的存在。例如，“三齡兩歷”等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)依然是“影像”，尚未形成可精準(zhǔn)提取的“數(shù)據(jù)”；另一方面，干部人事檔案信息化建設(shè)安全性存疑一直被詬病。電子檔案本身具有易被偽造、篡改和刪除而不留痕跡等弊端，可能導(dǎo)致關(guān)鍵信息失真失實。同時，由于當(dāng)前管理體制下檔案信息不公開、不透明的管理模式，使檔案信息保證真實性和可追溯性難，直接導(dǎo)致電子檔案信息全流程“防偽難”問題。

3.干部人事檔案信息化建設(shè)實質(zhì)性沖突

上述兩方面因素固然有干部人事檔案自身特點，但從結(jié)論看，其實質(zhì)是干部人事檔案信息化建設(shè)靈活性的缺失問題。

（1）干部人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)單一且非結(jié)構(gòu)化

由于干部人事檔案信息化建設(shè)在目前依然處于紙質(zhì)材料“影像化”階段，這就造成干部人事檔案數(shù)據(jù)庫其實是單一的圖片信息數(shù)據(jù)庫，干部“三齡兩歷”等基礎(chǔ)信息并未作為“數(shù)據(jù)”而存在。而且，由于圖片中的主要信息無法以數(shù)字化形式提取，自然也無法被“結(jié)構(gòu)化”利用，更無從談起數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。這就使得干部人事電子檔案的實質(zhì)變成了瀏覽權(quán)限被嚴(yán)格限制的“電子相冊”，對數(shù)據(jù)利用的靈活性大打折扣。

（2）干部人事檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)客觀條件尚未全面具備

從技術(shù)角度看，雖然當(dāng)前的OCR等文字自動識別技術(shù)相對成熟，但作為必須絕對精準(zhǔn)提純的信息，在大量紙質(zhì)檔案存在手寫字體差異、語言表述非結(jié)構(gòu)化等情形下，OCR技術(shù)不可能保證對全部人事信息展開準(zhǔn)確無誤的提取與分類。因此，應(yīng)全面摒棄圖片化的干部人事檔案信息存檔方式，改為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存檔的信息提取與校準(zhǔn)工作，但因工作量龐大且復(fù)雜，也不具備一蹴而就的客觀條件，使得分析利用干部人事信息的基礎(chǔ)支撐不足。

（3）干部人事檔案信息化建設(shè)的安全標(biāo)準(zhǔn)要求嚴(yán)格

干部人事檔案信息化安全性的要求主要有載體安全性與傳輸安全性兩方面內(nèi)容。載體安全性是指存儲介質(zhì)對信息安全因素所造成的影響，如電子檔案儲存形式、防磁條件以及機(jī)械損傷等內(nèi)容；傳輸安全性則主要指在電子檔案管理過程中存在的網(wǎng)絡(luò)傳輸安全，具體指專用網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、專網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)對接及隔離等。比如，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》第5條就是基于電子文件真實性、完整性和有效性保證，對信息系統(tǒng)提出的各項規(guī)范性要求，其在第5.2條中，對電子檔案管理系統(tǒng)的基本功能等做了指向性規(guī)定。該規(guī)定實際上為電子文件從形成到輸出創(chuàng)造了一個穩(wěn)定且封閉的環(huán)境，目的在于確保電子檔案從輸入到輸出的全過程中，在物理環(huán)境與操作環(huán)境中可以同時保真，其嚴(yán)格程度高于普通的紙質(zhì)檔案保存標(biāo)準(zhǔn)。但同時，該規(guī)定也將管檔人員對干部人事數(shù)據(jù)的運(yùn)用權(quán)限限定在同一個封閉空間，缺乏數(shù)據(jù)綜合研判、數(shù)據(jù)與結(jié)論導(dǎo)出等方面的靈活性支持。

（4）結(jié)論

從這幾點不難看出，電子檔案的客觀條件與安全性其實制約了檔案的靈活性，即由于實踐中與客觀條件制約下的數(shù)據(jù)庫建設(shè)受到限制，加之電子檔案管理規(guī)定中的安全性保障措施，使得當(dāng)前的干部人事電子檔案更類似于只能在專網(wǎng)特定終端瀏覽影像的圖像管理系統(tǒng)，無法充分利用其信息展開結(jié)構(gòu)化分析。對靈活性的制約，實際上就是對干部人事電子檔案應(yīng)用功能的制約，不僅不利于信息化管理模式的推廣，還會限制干部人事檔案在選人用人、考察干部等方面發(fā)揮參謀助手的作用。

三、安全保障前提下的靈活性解決方案

在討論如何強(qiáng)化干部人事檔案靈活性之前，我們必須意識到，紙質(zhì)檔案和電子檔案并非對立關(guān)系，而是需要同時處理好二者交互方式的檔案管理方式。因此，在強(qiáng)化干部人事檔案信息化建設(shè)的過程中，要合理處理檔案信息的具體應(yīng)用途徑，謀求靈活性與安全性之間的平衡。在安全性得以保障的前提下，著重強(qiáng)化干部人事檔案數(shù)據(jù)意義上的靈活性與運(yùn)行環(huán)境中的靈活性，是當(dāng)前行之有效的解決途徑。

1.作為前提保障的安全性要求

由于干部人事檔案的內(nèi)容極為豐富，無論基于干部人事檔案自身信息的保密要求，還是對干部個人信息與隱私的保護(hù)，均需要將安全性作為前置條件。因此，干部人事檔案信息可被分為兩類，一是符合安全標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵性基礎(chǔ)信息；二是必須開展封閉式管理的其他信息。前者可以作為強(qiáng)化干部人事檔案靈活性的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提升檔案利用價值，后者則必須經(jīng)過嚴(yán)格保護(hù)，不宜突破管理規(guī)定的限制。

從干部人事檔案的形式看，紙質(zhì)材料圖像化的電子檔案實際上全部屬于必須開展封閉式管理的其他信息。這主要是因為此類信息是紙質(zhì)材料的完全“復(fù)刻版”，本質(zhì)上除存檔形式外，查詢與管理模式上依然應(yīng)當(dāng)遵循紙質(zhì)材料模式，故此類檔案不應(yīng)直接作為強(qiáng)化電子檔案靈活性的內(nèi)容，即不能直接對外展示或查閱。

從干部人事檔案的信息分類看，部分信息實際不涉及秘密。比如，干部的出生年月、民族、學(xué)歷以及現(xiàn)任職情況等信息，在多數(shù)干部任免公示過程中均屬于公開信息。此類信息大多屬于檔案基礎(chǔ)信息采集項，屬于符合安全標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵性基礎(chǔ)信息。但是，檔案中也會有部分內(nèi)容涉密或涉及個人隱私內(nèi)容，此類數(shù)據(jù)信息必須給予對應(yīng)級別的安全保護(hù)，不能隨意查閱、對比或分析，需要以封閉模式管理，故屬于必須封閉式管理的其他信息。

2.檔案數(shù)據(jù)靈活性強(qiáng)化方式

由于紙質(zhì)檔案對應(yīng)影像化后的圖像，缺乏可被分析利用層面的數(shù)據(jù)化的實質(zhì)內(nèi)容，因此，其中的全部信息點究竟是完全符合安全性要求還是同時包含不同安全級別的數(shù)據(jù)，并不能從單純形式上甄別。因此，提純影響數(shù)據(jù)并實行精準(zhǔn)數(shù)據(jù)化甄別與分析，是強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)靈活性的首要工作。該環(huán)節(jié)可采取兩步走模式：一是采用OCR等技術(shù)自動抓取紙質(zhì)檔案信息，實現(xiàn)初步數(shù)據(jù)化；二是由管檔人員人工校準(zhǔn)初步數(shù)據(jù)，并將無法自動提取的數(shù)據(jù)人工補(bǔ)錄，形成基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫。由于實踐中大量干部人事檔案基礎(chǔ)信息會因統(tǒng)計需要或匯總呈報組織部門，此處的第一步驟也可根據(jù)實際情況展開數(shù)據(jù)抓取。

基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫形成后，就需要篩選與甄別具體信息項。此處至少有兩項標(biāo)準(zhǔn)值得參考：一方面，從安全性角度出發(fā)，有必要將檔案信息的涉密或涉隱私程度作為重要標(biāo)準(zhǔn)，分級評估全部基礎(chǔ)信息項是否符合檔案管理安全性標(biāo)準(zhǔn)；另一方面，從實用性角度出發(fā)，有必要評估檔案信息是否能充分發(fā)揮干部人事檔案價值、輔助組織選人用人決策。只有同時滿足了上述兩方面標(biāo)準(zhǔn)，才能作為可以使用的信息選項，并形成最終的專項信息數(shù)據(jù)庫。

經(jīng)過上述步驟形成的專項信息數(shù)據(jù)庫，實際上同時具備了一定程度的信息可公開性與實用性，管檔部門完全可以用其制作簡易干部畫像與干部質(zhì)量橫向比較，并可在一定范圍內(nèi)公開。而互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)等基于公開渠道與弱保密性的分析手段，也可以直接或間接利用專項信息數(shù)據(jù)庫的信息展開分析，在增強(qiáng)干部人事檔案靈活性的同時，充分提升信息利用的技術(shù)含量。

四、干部人事檔案靈活性強(qiáng)化的實踐案例

本文提出的方案并非僅限于理論層面，事實上已經(jīng)有單位應(yīng)用于實踐，構(gòu)建了精準(zhǔn)化數(shù)據(jù)管理模式，強(qiáng)化了干部人事檔案基礎(chǔ)信息輔助領(lǐng)導(dǎo)決策功能。

1.實踐案例背景

近年來，J單位在所在地市干部人事檔案集中管理模式的基礎(chǔ)上，結(jié)合工作需要，對干部人事檔案構(gòu)建精準(zhǔn)化數(shù)據(jù)管理模式。

2.主要做法

（1）開展門類數(shù)據(jù)精準(zhǔn)劃分及專項管理

整合該單位干部的基本信息，區(qū)分為原始檔案信息與關(guān)鍵性基礎(chǔ)信息。對于原始檔案信息，依托該市干部人事檔案集中管理系統(tǒng)開展原始檔案信息查詢，保證信息的全面性。通過查閱干部人事檔案，“提純”干部“三齡兩歷”等關(guān)鍵性基礎(chǔ)信息 ，結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)干部信息管理系統(tǒng)，建立自有的關(guān)鍵性基礎(chǔ)信息專項管理模式。專項管理模式主要為除一般查詢功能外，還設(shè)有統(tǒng)計分析功能，可以綜合分析、橫向比較現(xiàn)有干部的年齡、性別、學(xué)歷等信息，干部信息一目了然，為選人用人提供直觀依據(jù)。同時，該管理模式確定專人維護(hù)，定期更新。

（2）強(qiáng)化數(shù)據(jù)信息安全建設(shè)工作

一是加強(qiáng)硬件方面的管理。全部數(shù)據(jù)提取、錄入、更新和管理等操作均在專用內(nèi)網(wǎng)的內(nèi)部電腦來操作，并對各類移動存儲設(shè)備的使用直接監(jiān)控，有效實現(xiàn)物理隔離與電子監(jiān)控相結(jié)合。二是加強(qiáng)權(quán)限方面管理。除要求查詢終端為保密設(shè)備外，還應(yīng)建立健全信息加密技術(shù)和瀏覽權(quán)限設(shè)置，針對不同層級與不同管理職責(zé)的人員設(shè)定不同的查閱與操作權(quán)限，降低信息的被泄露風(fēng)險。三是加強(qiáng)人員方面的管理。終端的數(shù)據(jù)整合及匯總工作由檔案管理部門負(fù)責(zé)，管理端賬戶、密碼等由專人管理，并不斷強(qiáng)化管理人員的安全保密意識，從人員思想意識角度提高干部人事檔案的保密性。

（3）實現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)信息化與移動端信息查詢

基于領(lǐng)導(dǎo)干部信息管理系統(tǒng)，該單位委托軟件公司進(jìn)一步開發(fā)App軟件，在確保數(shù)據(jù)傳輸與查閱安全性的情況下，切實提升關(guān)鍵性基礎(chǔ)信息查閱便捷性與及時性。一是強(qiáng)化查詢便利度。查閱人員無須局限在內(nèi)網(wǎng)臺式機(jī)電腦終端查詢，可以實現(xiàn)在保密手機(jī)、單機(jī)版平板電腦等其他移動終端查詢。二是保障數(shù)據(jù)安全。App的數(shù)據(jù)維護(hù)方法采用數(shù)據(jù)包更新模式，由管理人員通過特定途徑將數(shù)據(jù)包導(dǎo)入保密移動終端，實現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移全程留痕、全程監(jiān)控和全程保密。三是增加可查閱信息廣度。查閱人員在獲得授權(quán)后，可以實現(xiàn)基礎(chǔ)信息查閱全覆蓋，豐富查閱方式，既可以實現(xiàn)點對點單人查詢，也可以設(shè)置關(guān)鍵信息篩選查詢。同時，增設(shè)橫向?qū)Ρ炔樵児δ?，實現(xiàn)同類干部信息橫向比較，了解現(xiàn)有干部使用情況。

3.實踐案例的成效及影響

該實踐案例采用的精準(zhǔn)化數(shù)據(jù)管理模式不僅可以實現(xiàn)全方位、立體化的干部個人“畫像”，還能精準(zhǔn)匹配干部隊伍建設(shè)需求。同時，實現(xiàn)從人工操作到信息化、智能化的轉(zhuǎn)變，為精確掌握干部信息、拓寬選人用人視野、優(yōu)化干部隊伍提供結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)參考。

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（作者單位：濟(jì)南市紀(jì)檢監(jiān)察服務(wù)保障中心）

作者簡介：徐曉琳（1985—），女，漢族，山東萊州人，本科，研究方向：干部人事檔案管理、電子檔案管理。