公共圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)施效果評(píng)價(jià)實(shí)踐案例研究*
——以東莞圖書館和昆西公共圖書館為例

邱建恒

(東莞圖書館,廣東 東莞 523071)

東莞圖書館是我國率先踐行圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃的公共圖書館之一,自2002年至今已制定和執(zhí)行《東莞市圖書館新館建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃綱要(2002—2010)》《東莞圖書館“十二五”發(fā)展規(guī)劃》《東莞圖書館“十三五”戰(zhàn)略規(guī)劃》和《東莞圖書館“十四五”戰(zhàn)略規(guī)劃》等發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃,在圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃方面累積了大量經(jīng)驗(yàn)及研究成果。除東莞圖書館外,筆者還選取了美國的昆西公共圖書館及其制定的《昆西公共圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃:2019—2022》進(jìn)行研究。昆西公共圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃的目標(biāo)有具體的量化要求,便于其對目標(biāo)效果進(jìn)行評(píng)估。公共圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃的制定是一個(gè)集策劃、實(shí)施、評(píng)估與修正為一體的動(dòng)態(tài)循環(huán)過程,目的是幫助公共圖書館隨時(shí)適應(yīng)外界環(huán)境及自身業(yè)務(wù)形式的變化,實(shí)現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展[1]。

1 東莞圖書館的戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)施效果評(píng)價(jià)實(shí)踐案例

1.1 《東莞圖書館“十三五”戰(zhàn)略規(guī)劃》的實(shí)施與評(píng)價(jià)措施

《東莞圖書館“十三五”戰(zhàn)略規(guī)劃》包含5個(gè)戰(zhàn)略方向、20個(gè)目標(biāo)、63個(gè)策略、192條行動(dòng)和120個(gè)指標(biāo)。為保證該戰(zhàn)略規(guī)劃的有效實(shí)施,東莞圖書館采取了以下管理措施:一是要求各部門于每月月末提交月度總結(jié)計(jì)劃及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)報(bào)表。二是要求各部門于每年年中提交半年總結(jié)計(jì)劃,并上報(bào)上級(jí)部門全館半年工作總結(jié)計(jì)劃。三是要求各開放部門于每季度末統(tǒng)計(jì)關(guān)鍵服務(wù)指標(biāo)數(shù)據(jù),與同期數(shù)據(jù)進(jìn)行對比分析,針對存在的問題提出改進(jìn)措施。四是要求辦公室及時(shí)匯總會(huì)議審議,并提交至館長辦公室。五是要求各部門于每年年末提交年度工作總結(jié)計(jì)劃,并上報(bào)上級(jí)部門全館年度工作總結(jié)計(jì)劃。六是要求各開放部門統(tǒng)計(jì)每年的關(guān)鍵服務(wù)指標(biāo)數(shù)據(jù),對照年度目標(biāo)撰寫完成情況報(bào)告,由辦公室匯總并提交至館長辦公室進(jìn)行審議。此外,東莞圖書館還不定期召開不同主題的中層會(huì)議及重大項(xiàng)目專題會(huì),跟蹤監(jiān)測關(guān)鍵績效目標(biāo)的完成情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、研究對策。

1.1.1 落實(shí)部門工作目標(biāo)責(zé)任制?！稏|莞圖書館“十三五”戰(zhàn)略規(guī)劃》規(guī)定了每條行動(dòng)的主要負(fù)責(zé)部門和協(xié)助部門,以及每個(gè)指標(biāo)的落實(shí)部門和目標(biāo)值。東莞圖書館各部門都要根據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃內(nèi)容和要求,明確部門職責(zé)和任務(wù),落實(shí)部門工作目標(biāo)責(zé)任制,積極完成關(guān)鍵績效指標(biāo),保障戰(zhàn)略規(guī)劃的實(shí)施和執(zhí)行[2]。

1.1.2 采用中期檢查的方式考核戰(zhàn)略規(guī)劃的實(shí)施情況?！稏|莞圖書館“十三五”戰(zhàn)略規(guī)劃》實(shí)施的第三年進(jìn)入中期階段,中期檢查主要是考察行動(dòng)落實(shí)及指標(biāo)的完成情況。2018年,東莞圖書館針對該戰(zhàn)略規(guī)劃的執(zhí)行與實(shí)施情況開展了中期檢查工作,根據(jù)檢查結(jié)果編寫《中期檢查報(bào)告》,報(bào)告內(nèi)容包含整體狀況、執(zhí)行的具體情況、規(guī)劃的調(diào)整、指標(biāo)完成情況和中期調(diào)整等五個(gè)部分。

1.2 《東莞圖書館“十四五”戰(zhàn)略規(guī)劃》的改進(jìn)措施

1.2.1 動(dòng)態(tài)調(diào)整戰(zhàn)略規(guī)劃方案。東莞圖書館根據(jù)《東莞圖書館“十三五”戰(zhàn)略規(guī)劃》的實(shí)際執(zhí)行情況,對《東莞圖書館“十四五”戰(zhàn)略規(guī)劃》進(jìn)行了調(diào)整,要求各部門于每年年末進(jìn)行年度工作總結(jié)分析,提交下年工作計(jì)劃草案,由辦公室匯總提交給戰(zhàn)略規(guī)劃小組審議,以確定下年工作重點(diǎn),并開展年度檢查工作。此外,東莞圖書館還根據(jù)社會(huì)環(huán)境的變化,及時(shí)把握行業(yè)發(fā)展動(dòng)向,隨時(shí)調(diào)整戰(zhàn)略規(guī)劃方案,以科學(xué)推動(dòng)公共圖書館事業(yè)的發(fā)展。

1.2.2 制度化管理。東莞圖書館專門出臺(tái)了《東莞圖書館發(fā)展規(guī)劃編制與實(shí)施規(guī)程》,內(nèi)容分為發(fā)展規(guī)劃的類型、發(fā)展規(guī)劃的管理職能部門、長期規(guī)劃的編制與執(zhí)行和年度計(jì)劃的編制與實(shí)施等四個(gè)方面。其中,東莞圖書館明確要求各部門對照規(guī)劃要求,將各自負(fù)責(zé)的行動(dòng)納入部門年度或長期工作任務(wù);對照戰(zhàn)略規(guī)劃文本,督促各部門落實(shí)年度行動(dòng),并檢查行動(dòng)完成情況;開展中期檢查工作,考察各項(xiàng)行動(dòng)和戰(zhàn)略指標(biāo)的落實(shí)完成情況,根據(jù)實(shí)際狀況和環(huán)境變化,隨時(shí)調(diào)整行動(dòng)和指標(biāo)量。

1.2.3 自上而下逐級(jí)分解落實(shí)?！稏|莞圖書館“十四五”戰(zhàn)略規(guī)劃》的各目標(biāo)下均設(shè)置了相應(yīng)的指標(biāo),從領(lǐng)導(dǎo)層面、小組層面和個(gè)人層面自上而下地落實(shí)發(fā)展目標(biāo),將宏觀的戰(zhàn)略規(guī)劃細(xì)分為可操作性較強(qiáng)的具體行動(dòng)綱領(lǐng),并根據(jù)績效指標(biāo)對目標(biāo)和行動(dòng)的完成落實(shí)情況進(jìn)行量化考核,以確保戰(zhàn)略規(guī)劃的有效性。

2 昆西公共圖書館的戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)施效果評(píng)價(jià)實(shí)踐案例

2.1 《昆西公共圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃:2019—2022》介紹

昆西公共圖書館是一家市政公共圖書館,位于美國伊利諾伊州昆西市,主要為昆西市民提供服務(wù)。目前,昆西公共圖書館內(nèi)有23人全職工作,8人兼職工作。昆西公共圖書館基金會(huì)成立于1997年,通過遺贈(zèng)和支持特殊項(xiàng)目的方式支持圖書館服務(wù)的開展,由董事會(huì)負(fù)責(zé)管理[3]。昆西公共圖書館的愿景為創(chuàng)造、支持和促進(jìn)一個(gè)有文化的社區(qū),其使命是為讀者提供閱讀材料、工具和活動(dòng)計(jì)劃,以滿足讀者的終身學(xué)習(xí)、文化和娛樂需求。表1為《昆西公共圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃:2019—2022》目標(biāo),其戰(zhàn)略規(guī)劃以表格的形式羅列了目標(biāo)、策略、完成步驟、責(zé)任人、合作伙伴、所需資源、時(shí)限、注意事項(xiàng)等,直觀且操作性強(qiáng)[4]。

表1 《昆西公共圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃:2019—2022》目標(biāo)

2.2 昆西公共圖書館在戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)施評(píng)價(jià)中的具體做法

《昆西公共圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃:2019—2022》目標(biāo)1的第一個(gè)策略為宣傳并堅(jiān)決貫徹規(guī)劃落實(shí),第二個(gè)策略為全員參與,使全館人員在充分了解該戰(zhàn)略規(guī)劃的前提下,全身心地投入規(guī)劃實(shí)踐。昆西公共圖書館規(guī)定,要在行動(dòng)產(chǎn)生結(jié)果及績效評(píng)估完成后,立即向全館員工通報(bào),以迅速做出相應(yīng)的行動(dòng)調(diào)整;定期向讀者宣傳戰(zhàn)略規(guī)劃內(nèi)容和匯報(bào)戰(zhàn)略規(guī)劃行動(dòng)進(jìn)展,幫助讀者了解和監(jiān)督其戰(zhàn)略規(guī)劃執(zhí)行情況;明確評(píng)估的具體時(shí)間,把績效評(píng)估作為檢驗(yàn)戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)施效果的重點(diǎn)手段之一,以提升戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)施效果。

3 東莞圖書館與昆西公共圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)施效果評(píng)價(jià)實(shí)踐的對比分析及啟示

3.1 對比分析

一方面,兩家公共圖書館都以量化的方式展示戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)施效果,明確責(zé)任部門、責(zé)任人員及時(shí)限,注重全館員工的共同參與;另一方面,兩家公共圖書館都強(qiáng)調(diào)戰(zhàn)略規(guī)劃的動(dòng)態(tài)管理,定期對戰(zhàn)略規(guī)劃的實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)估,并根據(jù)實(shí)際情況動(dòng)態(tài)調(diào)整和完善戰(zhàn)略規(guī)劃內(nèi)容。在戰(zhàn)略規(guī)劃執(zhí)行方面,東莞圖書館設(shè)立了專門的規(guī)劃管理部門,確保能夠達(dá)到預(yù)期的實(shí)施效果;昆西公共圖書館的戰(zhàn)略規(guī)劃更加細(xì)化,在為期4年的戰(zhàn)略規(guī)劃中設(shè)立了7個(gè)目標(biāo),每個(gè)目標(biāo)都有相應(yīng)的精確執(zhí)行策略,且對實(shí)施過程及效果評(píng)價(jià)的標(biāo)識(shí)更加明確。

3.2 思考與啟示

3.2.1 重視戰(zhàn)略規(guī)劃的實(shí)施效果。公共圖書館的戰(zhàn)略規(guī)劃主要分為4個(gè)階段,即前期準(zhǔn)備階段、規(guī)劃分析階段、規(guī)劃制定與發(fā)布階段及規(guī)劃實(shí)施與評(píng)價(jià)階段。其中,規(guī)劃實(shí)施與評(píng)價(jià)階段的重要性較高,公共圖書館只有通過評(píng)價(jià)的方式評(píng)估規(guī)劃實(shí)施的效果,才能保證戰(zhàn)略規(guī)劃的科學(xué)性、合理性與可行性,動(dòng)態(tài)調(diào)整戰(zhàn)略規(guī)劃內(nèi)容,保障規(guī)劃實(shí)施效果。

3.2.2 構(gòu)建科學(xué)的實(shí)施效果評(píng)價(jià)體系。公共圖書館構(gòu)建科學(xué)的實(shí)施效果評(píng)價(jià)體系,有助于其保障戰(zhàn)略規(guī)劃的科學(xué)性、有效性。公共圖書館應(yīng)明確相關(guān)定質(zhì)和定量指標(biāo),以隨時(shí)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整戰(zhàn)略規(guī)劃方案;以多種評(píng)價(jià)手段開展績效評(píng)估工作,保障戰(zhàn)略規(guī)劃的科學(xué)、有效實(shí)施。此外,公共圖書館還可通過參加全國公共圖書館評(píng)估定級(jí)的方式,檢驗(yàn)戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)施的有效性,或聘請第三方機(jī)構(gòu)對其進(jìn)行評(píng)估,根據(jù)客觀的評(píng)價(jià)結(jié)果及時(shí)調(diào)整戰(zhàn)略規(guī)劃目標(biāo)。

3.2.3 跟蹤、交流評(píng)估結(jié)果。公共圖書館應(yīng)定期跟蹤戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)施進(jìn)程,通過網(wǎng)站、公眾號(hào)、發(fā)放宣傳單等途徑向上下級(jí)部門、相關(guān)組織機(jī)構(gòu)、全體員工和讀者宣傳分享戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)施效果評(píng)價(jià)結(jié)果,在擴(kuò)大自身影響力的同時(shí),為公共圖書館事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的群眾基礎(chǔ)。