基于干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的高校人事檔案管理探究

摘 要：干部人事檔案專項(xiàng)審核工作是保障干部人事檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確的一項(xiàng)重要舉措。本文從干部人事檔案專項(xiàng)審核工作實(shí)際出發(fā)，分析高校人事檔案工作現(xiàn)狀及存在問題，提出提升人事檔案工作質(zhì)效的解決策略，同時(shí)提出高校人事檔案工作管理新思路。

關(guān)鍵詞：人事檔案；專項(xiàng)審核；檔案管理

干部人事檔案是我國人事管理工作的一個(gè)重要方面，是反映個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料[1]，也是組織選人、用人的重要參考依據(jù)。干部人事檔案審核，是對干部人事檔案制度化、規(guī)范化、科學(xué)化管理的體現(xiàn)。

1 干部人事檔案專項(xiàng)審核工作概述

2012年中組部要求對重點(diǎn)管理干部和組織部長的檔案進(jìn)行集中審核，隨后于2014年在全國部署開展干部人事檔案專項(xiàng)清理工作，2018年提出將專項(xiàng)審核工作完成“全覆蓋”，對所有干部檔案進(jìn)行審核認(rèn)定。至此，高校中的所有管理人員、教師、專業(yè)技術(shù)人員均納入審核范圍，審核內(nèi)容主要包括對出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間——“三齡”；學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷——“兩歷”；干部身份——“一身份”，并形成《干部基本信息審核認(rèn)定表》。2018年11月，中組部頒布《干部人事檔案工作條例》，進(jìn)一步規(guī)范干部人事檔案工作，要求“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”[2]，使干部人事檔案審核工作真正做到“應(yīng)審盡審”，成為干部人事管理常態(tài)化工作的一部分。

2 高校人事檔案管理現(xiàn)狀

2.1 高校學(xué)生人事檔案管理現(xiàn)狀

學(xué)生人事檔案是人事檔案的重要組成部分，大致分為入學(xué)前檔案及在校期間形成檔案兩部分。因我國目前并沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定學(xué)生檔案材料的規(guī)范制式及內(nèi)容清單，所以各學(xué)校學(xué)生人事檔案內(nèi)容及名稱均不盡相同，但錄取、學(xué)籍、成績、畢業(yè)、學(xué)位幾大類材料均需齊全。各高校的學(xué)生人事檔案管理模式也各不相同，基本分為由檔案館統(tǒng)一管理、由學(xué)生處或教務(wù)處負(fù)責(zé)管理及各院系分別管理三種情況。目前山西醫(yī)科大學(xué)學(xué)生人事檔案管理工作已由檔案館統(tǒng)一管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)生處下設(shè)學(xué)生人事檔案中心統(tǒng)一指導(dǎo)及進(jìn)行日常工作、各院系分級管理的新模式。

2.2 職工人事檔案管理現(xiàn)狀

高校職工人事檔案管理干部、工人、離退休及去世人員的人事檔案。其中干部人事檔案在高校的人事檔案管理中又是重中之重。干部人事檔案中包含了履歷類，自傳和思想類，考核鑒定類，學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評鑒和教育培訓(xùn)類材料，政審、審計(jì)和審核類材料，黨、團(tuán)類材料，表彰獎(jiǎng)勵(lì)類材料，違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類材料，工資、任免、出國和會(huì)議代表類材料，其他可供組織參考的材料，共十大類[3]。多數(shù)高校的職工人事檔案由組織人事部門進(jìn)行管理，部分高校則由學(xué)校檔案館進(jìn)行管理。山西醫(yī)科大學(xué)的職工人事檔案由檔案館與組織部共同成立、隸屬于檔案館的人事檔案部進(jìn)行管理，管理模式為人事檔案部負(fù)責(zé)干部人事檔案的日常管理及數(shù)字化工作，組織人事部門負(fù)責(zé)人事檔案的審核認(rèn)定。

3 基于干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的高校人事檔案問題分析

根據(jù)中組部相關(guān)要求，山西醫(yī)科大學(xué)自2013年成立工作組、積極編制相關(guān)工作手冊、開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，逐人逐項(xiàng)進(jìn)行審核認(rèn)定，現(xiàn)已達(dá)到干部人事檔案專項(xiàng)審核全覆蓋，并嚴(yán)格落實(shí)“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”的要求，對提任干部檔案、新進(jìn)人員檔案、轉(zhuǎn)入人員檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，將審核工作常態(tài)化。自審核工作開展以來，發(fā)現(xiàn)一些不容忽視的問題。

3.1 材料缺失情況較為普遍

在干部人事檔案專項(xiàng)審核工作發(fā)現(xiàn)的問題中，檔案材料缺失情況較為普遍，集中在學(xué)歷學(xué)位材料缺失、派遣證缺失、過往工作材料缺失等。學(xué)歷學(xué)位材料的缺失，主要是錄取材料、博士專家推薦書、學(xué)位材料的缺失，也有少數(shù)情況是某一學(xué)習(xí)階段全部材料缺失，其原因主要為材料未按要求及時(shí)歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞過程中因各種原因?qū)е聦W(xué)歷學(xué)位檔案變成死檔或棄檔。派遣證的缺失多數(shù)出現(xiàn)在較早時(shí)期，可能由于工作或人員隸屬關(guān)系變更等過程中出現(xiàn)遺失或未改派情況。過往工作材料缺失，則可能與工作過程中檔案材料形成部門分散、形成時(shí)間不固定、形成的材料未能及時(shí)歸檔有關(guān)。檔案內(nèi)容不全，干部人事檔案的認(rèn)定工作將無法開展，因此缺失材料的補(bǔ)充也成為了干部人事檔案專項(xiàng)審核工作最先要解決的問題。

3.2 歸檔材料不規(guī)范

干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中也發(fā)現(xiàn)，檔案材料存在必要項(xiàng)未填寫、照片未張貼、書寫筆跡不符合歸檔要求、簽字蓋章不完備，甚至有的材料前后字體不一致、疑似非本人填寫等情況。歸檔材料的不規(guī)范，在審核過程中因其真實(shí)性、完整性的欠缺，也影響著審核工作的綜合判斷。同時(shí)，材料不完整、書寫筆跡不符合歸檔要求等問題，也同樣影響著檔案的憑證作用。

3.3 信息填寫前后不一致

個(gè)別檔案存在出生時(shí)間前后不一致、參加工作時(shí)間或入黨時(shí)間前后不一致、出生時(shí)間與身份證號(hào)體現(xiàn)出生年月不一致等問題。不一致原因大致分為以下幾方面：因入學(xué)、入黨、入伍、參加工作等年齡不夠故意修改出生年月，出生年月存在陰陽歷轉(zhuǎn)換，某份檔案材料由他人代寫，身份證上的出生時(shí)間與實(shí)際情況不符，參加工作實(shí)際時(shí)間早于派遣時(shí)間，部分未簽署合同及繳納社保的臨時(shí)性工作誤認(rèn)為參加工作時(shí)間，參加工作時(shí)間或入黨時(shí)間記不清隨意填寫等。出現(xiàn)信息填寫前后不一致的情況，在審核工作中需經(jīng)多方考證、按相關(guān)規(guī)章制度要求調(diào)取憑據(jù)材料，才能準(zhǔn)確判斷并進(jìn)行認(rèn)定。

3.4 工作經(jīng)歷時(shí)間無法連接

審核時(shí)可根據(jù)招工登記表、轉(zhuǎn)正定級表、報(bào)到證、勞動(dòng)合同及入伍登記表等確定干部參加工作時(shí)間，通過考核材料、任免材料、職稱評定材料及工資確定工作經(jīng)歷的各個(gè)階段情況，但往往因關(guān)鍵材料欠缺或材料中關(guān)鍵信息缺失，出現(xiàn)不同單位間調(diào)動(dòng)具體時(shí)間無法確定或在本單位各部門工作起始時(shí)間無法查考的情況，從而導(dǎo)致認(rèn)定過程中工作經(jīng)歷時(shí)間無法連接。主要原因是相關(guān)材料未及時(shí)歸檔或并未形成、關(guān)鍵信息漏填錯(cuò)填等，從而給認(rèn)定工作造成一定的難度。

4 高校提升人事檔案工作質(zhì)效的解決策略

學(xué)生人事檔案的建立標(biāo)志著個(gè)人人事檔案的開始，高校人事檔案管理工作應(yīng)從學(xué)生人事檔案及職工人事檔案兩方面同時(shí)入手，齊抓共管、協(xié)同共治，才能真正提升人事檔案工作質(zhì)效。

4.1 完善工作制度、厘清管理權(quán)限

高校干部人事檔案管理工作，可依據(jù)中組部頒布的《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化相關(guān)制度，編制標(biāo)準(zhǔn)化流程，從而使干部人事檔案的各項(xiàng)工作能夠建章立制、有章可循、按章辦事。同時(shí)建立賬簿，對人事檔案管理全流程登記造冊，做到“事事留痕”。依照《干部人事檔案工作條例》，由組織人事部門或組織人事部門明確的負(fù)責(zé)干部人事檔案工作的機(jī)構(gòu)從事干部人事檔案管理工作，每管理1000卷檔案配備1名專職工作人員[4]。目前山西醫(yī)科大學(xué)人事檔案工作為專人負(fù)責(zé)，但專職人員人數(shù)尚有不足。

在學(xué)生人事檔案的管理工作中，可根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》并結(jié)合單位實(shí)際，編制“學(xué)生人事檔案管理辦法”，細(xì)化相關(guān)制度規(guī)范。山西醫(yī)科大學(xué)已由檔案館負(fù)責(zé)學(xué)生人事檔案的各項(xiàng)工作的管理模式，經(jīng)學(xué)校大力支持、逐步過渡、多方努力，轉(zhuǎn)變?yōu)橛蓪W(xué)生處下設(shè)學(xué)生人事檔案中心進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)日常性工作及培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督、抽查等工作，院系安排專人負(fù)責(zé)新生檔案整理及畢業(yè)生檔案整理、轉(zhuǎn)遞工作的新模式。此模式仍在試行過程中，通過與院系的緊密聯(lián)系及恰當(dāng)?shù)目荚u機(jī)制，能夠更好的調(diào)配院系工作人員共同配合新生及畢業(yè)生檔案工作的開展，有效推進(jìn)學(xué)生人事檔案規(guī)范化管理。

4.2 加強(qiáng)專、兼職人事檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)

高校人事檔案工作人員的管理水平及工作態(tài)度，直接影響著高校人事檔案的質(zhì)量。高校應(yīng)選配政治過硬、專業(yè)素養(yǎng)高的復(fù)合型人才專職從事人事檔案管理工作。干部人事檔案管理工作應(yīng)按照每1000卷檔案配備1名專職工作人員的配比進(jìn)行人員配置，合理的人員配比才能更加高效、精準(zhǔn)的完成干部人事檔案相關(guān)工作任務(wù)。同時(shí)在干部人事檔案各歸檔部門設(shè)立兼職檔案工作人員，建立聯(lián)絡(luò)制度，完善收集網(wǎng)絡(luò)，確保按時(shí)、按要求將真實(shí)、有效、完整的檔案材料完成歸檔。學(xué)生人事檔案管理工作雖無明確規(guī)定人員配比，但仍應(yīng)按照2008年印發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求，配備專職檔案工作人員，同時(shí)由院系安排專人擔(dān)任兼職檔案工作人員進(jìn)行分級管理。積極組織專、兼職人事檔案工作人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)及檔案法律法規(guī)宣講，使檔案隊(duì)伍不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，提升專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)水平及檔案意識(shí)，適應(yīng)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。

4.3 嚴(yán)格材料審核機(jī)制，確保檔案材料真實(shí)、有效、可用材料審核貫穿于檔案管理工作始終。

首先采取前端控制策略，在檔案形成初期，通過檔案知識(shí)宣傳普及，讓檔案材料形成部門及填報(bào)人員樹立人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，在材料填寫時(shí)認(rèn)真書寫、仔細(xì)核對、字跡清晰、盡量避免涂改等。其次要嚴(yán)把“入口關(guān)”，在檔案材料歸檔時(shí)做好鑒別、檢查、審核工作，對不真實(shí)、不完整、不規(guī)范、不齊全、有涂改的材料，向歸檔部門進(jìn)行反饋，并根據(jù)實(shí)際情況予以剔除、補(bǔ)充或加蓋公章。再次，在檔案管理及檔案審核過程中，對于材料缺失或未及時(shí)歸檔的情況，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系相關(guān)部門按要求補(bǔ)充完整或盡快辦理移交，提高檔案齊全性、內(nèi)容準(zhǔn)確性。最后，還應(yīng)在檔案管理權(quán)限發(fā)生變更時(shí)，再次對全部檔案材料進(jìn)行審核及催要，待檔案齊全完整、確認(rèn)無誤后，再進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)遞工作，避免因未及時(shí)歸檔造成檔案不完整的情況。

4.4 精準(zhǔn)高效完成畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作

2015年前，學(xué)生人事檔案轉(zhuǎn)遞由郵政機(jī)要通信渠道轉(zhuǎn)遞，轉(zhuǎn)遞人員固定，不易出現(xiàn)送錯(cuò)、遺失等問題，即使對方不接收檔案，檔案也會(huì)被安全退回到發(fā)檔單位，但有著轉(zhuǎn)遞時(shí)間長、查詢轉(zhuǎn)遞狀態(tài)不便捷等缺點(diǎn)。自2015年6月起，學(xué)生人事檔案轉(zhuǎn)遞方式改由“郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞”方式進(jìn)行，雖轉(zhuǎn)遞狀態(tài)便于查詢、轉(zhuǎn)遞速率有效提升，但隨之而來的檔案安全隱患也不容忽視。因部分學(xué)生對檔案重要性的認(rèn)識(shí)不足、派遣單位與檔案實(shí)際存放單位不一致、簽收不規(guī)范等原因，常出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞后“無人問津”“人檔分離”，多年后無法找到人事檔案的情況。高校應(yīng)積極開展畢業(yè)生檔案知識(shí)講座或其他形式的宣傳活動(dòng)，提升畢業(yè)生檔案意識(shí)，要求其畢業(yè)后及時(shí)通過檔案轉(zhuǎn)遞信息掌握檔案去向，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到檔案所在單位報(bào)到并確認(rèn)檔案材料是否如期到達(dá)。同時(shí)在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作結(jié)束后，高校學(xué)生人事檔案管理部門應(yīng)建立檔案轉(zhuǎn)遞信息庫，匯總畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞詳細(xì)信息如轉(zhuǎn)遞單位、詳細(xì)地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、學(xué)生姓名聯(lián)系方式及轉(zhuǎn)遞單號(hào)等，便于畢業(yè)生進(jìn)行查詢及多年后備查。檔案接收單位應(yīng)做好接收檔案的核對、登記工作，認(rèn)真填寫回執(zhí)單并進(jìn)行反饋。只有這樣，才能有效減少“檔案遺失”“死檔”“棄檔”等現(xiàn)象。

4.5 繼續(xù)加大干部人事檔案信息化建設(shè)力度

干部人事檔案的信息化建設(shè)能夠在保障檔案實(shí)體安全方面起到極為重要的作用，有效避免檔案實(shí)體發(fā)生涂改、缺失、損毀等情況。同時(shí)做好干部人事檔案信息化，也是提升人事檔案管理效力的重要手段。山西醫(yī)科大學(xué)于2014年12月全面實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化管理，在職稱評定、人事檔案審核認(rèn)定、任前檔案審核、養(yǎng)老保險(xiǎn)核算等專項(xiàng)工作及日常查閱工作中，利用效率均有極大提升。另外，干部人事檔案信息化也可作為干部信息庫建設(shè)的基礎(chǔ)，通過對檔案主要信息的提取、錄入、更新、維護(hù)，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)及組織人事部門了解干部情況、動(dòng)議干部等提供信息支持 [5]。

4.6 創(chuàng)新電子文件歸檔及信息資源共享的人事檔案管理新模式

在檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的新形勢下，電子文件歸檔也勢必成為人事檔案工作未來將要面對的問題。現(xiàn)如今，許多高校已普及OA辦公模式，但人事檔案的歸檔有時(shí)會(huì)變成將OA中的電子文件下載打印后加蓋公章、移交歸檔，造成人力、物力和時(shí)間的浪費(fèi)?？蓮闹贫冉ㄔO(shè)、優(yōu)化系統(tǒng)、開啟試點(diǎn)等方面著手，積極推動(dòng)人事檔案電子文件歸檔新模式的轉(zhuǎn)變。[6]如果可以實(shí)現(xiàn)電子文件對接，既可有效的節(jié)省人力、物力與時(shí)間，又可避免在檔案數(shù)字化過程中可能出現(xiàn)的人為失誤。

高校人事檔案管理工作應(yīng)緊跟數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐，在符合保密工作要求、確保檔案信息安全的前提下，整合并建立信息資源共享數(shù)據(jù)庫，推進(jìn)高校檔案信息資源共享建設(shè)，在檔案管理、檔案信息變更、檔案信息使用中實(shí)現(xiàn)同步更新和及時(shí)調(diào)取，提高工作效率、降低管理成本，為高校人才服務(wù)提供有效的大數(shù)據(jù)支持。同時(shí)在國家、政府、學(xué)校層面通過大數(shù)據(jù)分析，精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)、評估高校人才結(jié)構(gòu)，為人才發(fā)展計(jì)劃提供可靠數(shù)據(jù) [7]。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：曹陽（1986— ），研究生學(xué)歷，山西醫(yī)科大學(xué)檔案館館員，研究方向?yàn)楦咝Ｈ耸聶n案管理。